Retour d'expérience mise en oeuvre One2Team

Diffuser les meilleures pratiques et
processus pour réussir les projets
stratégiques de transformation
(L’outillage des programmes / projets SI avec les OTC)
REX Ville de PARIS - 2003

 1 - Contexte et enjeux
 2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
 3 – Exemples concrets
 4 – Industrialisation de l’outillage des projets
 5 - Le retour d’expérience
Sommaire

 Réussir le SDI (ensemble de projets à piloter) et instaurer une culture projet
:
 mise en place d’une gouvernance des projets,
 mise en œuvre d’une organisation par projet,
 formalisation et diffusion des bonnes pratiques de gestion de projet
(application des pratiques par l’ensemble des acteurs)
 Parmi les principes directeurs des SDI :
 réaliser et déployer des applications dans un cadre organisé et
urbanisé,
 favoriser les progiciels pour les besoins couverts en standard,
 maîtriser les choix sur le long terme (intéropérabilité),
 accéder aux meilleurs services aux meilleurs prix,
SDI
Contexte et Enjeux

La Convention de Service
 Elle précise les rôles et responsabilités générales de la MOA (Directions) et
MOE (DSTI) dans le cadre des projets SI
 Identifie son besoin
 Organise l’AMOA
 Valide la solution proposée
 Pilote le projet
 Conduit le changement
 Effectue la recette fonctionnelle
 Administre les données
 Initie les évolutions fonctionnelles
 Fait les déclarations à la CNIL (fichiers
nominatifs)
MOA
 Conçoit et propose la solution
 Pilote la réalisation
 Choisit le mode de réalisation
 Effectue la recette technique
 Assure l ’exploitation
 Coordonne les fournisseurs
 Assure la sécurité
 Réalise la maintenance
MOE
Prestataires AMOA Sous-traitants
Orchestrer les conventions de Service
mise en place entre MOA et MOE

Le pilotage des grands projets : enjeux majeurs
TRANSVERSALITÉ
et COMMUNICATION
• Jusqu’à 10 projets majeurs
•Des acteurs impliqués sur
plusieurs projets
•Réutilisation
•3 à 6 instances
•Plan Qualité
•Processus projets à faire
respecter et à communiquer
VOLUME
D’INFORMATION
PROCESSUS
DE PILOTAGE
• 700 documents /Trim.
• 500 actions / Trim.
• 100 livrables / projet
COHERENCE ET
REFERENTIEL ENTRE
PROJETS
•5 à 10 chantiers
•4 à 5 équipes (MOA, MOE, AMOA,
AMOE, Editeur)
•Différents sites / départements
•Être opérationnel
immédiatement
Pilotage
des grands
projets

Facteurs
clé de
succès des
projets
«Sécuriser la réussite des grands
projets, avoir la visibilité
nécessaire sur le portefeuille»
« Collaborer et contrôler le
travail des sous-traitants.»
« permettre une collaboration
fluide et efficace sur les
projets,»
« Soutenir la mise en place et la
diffusion des bonnes pratiques,
clarifier jalons et
responsabilités »
Sous-
traitance
Management
Projets
Équipes
projet
Qualité
Recherche d’une solution OTC qui réponde aux
facteurs clefs de succès des projets

Sommaire
 1 - Contexte et enjeux

Instances de
décision
MOEMOA
Une solution collaborative
qui fédère les acteurs projet
Prestataires
MOEAMOA
Le choix se porte sur une solution fédératrice
et collaborative (OTC)
Directions de
programme et
projets
Clients
internes
DSI
Critères clés de choix :
Collaboratif - Simple– Centré sur apport de valeur opérationnelle à tous
les utilisateurs - Mise en œuvre rapide –Évolutif …
Intégrateurs

Choix de la solution OTC
Plate-forme
collaborative
ONE2TEAM
Gestion
collaborative des
processus et de
la qualité
Pilotage
collaboratif des
programmes /
projets
(portfolio
management)
Management des risques
Suivi d’actions,
Livrables,
Phases, jalons
Suivi de décisions,
Reporting projet,
Dashboard multi-projets,
…
Modélisation de
processus projet et métier,
Collaboration sur ces
processus,
Pilotage et suivi
d’avancement,
Indicateurs calculés,
Référentiel, Traçabilité et
auditabilité,
…
Collaboration
Documentaire
Knowledge
Management
Portail
collaboratif
projets et
communication
d’équipes
(travail en réseau)
Portail collaboratif,
Droits d’accès,
Broadcasting,
Annonces,
Collaboration sur objets
métier,
…
 Droits d’accès,
Versionning,
Notifications,
abonnements, alertes,
Circuits de validation,
Recherche full text,
Emprunt et restitution,
Méta-données et vues,
Publication et
Capitalisation
…

Chef du projet
Comité de pilotage
Sponsor
Transfert de
compétences
Communication
Un déploiement en mode projet
Technique
Définition des
pratiques
L’équipe projet
Chantier 1
Chantier 2
Chantier 2
Chantier 2

Généraliser aux projets
majeurs du SDI
Équiper un
premier projet
pilote
Nombredeprojets
X utilisateurs
Un déploiement en 3 étapes
Préparer la
généralisation
Projet 1 Projet 1
Projet 2
Projet 3
Projet 4
Projet 5
Projet X

Critères de choix du premier projet à déployer
 Le projet retenu :
 Projet représentatif des projets à outiller dans le futur
 Projet stratégique à réussir
 Chef de projet moteur
 Forte valeur ajoutée attendue
 Date de démarrage du projet coïncidant bien
 Lancement du projet en présence de la direction de projet, de l’éditeur /
intégrateur de l’OTC retenu (outil O2T) et du département qualité &
méthodes.

 Préparer l'environnement de production pour la formation
Exemple : reprise des documents, préparation de la liste des livrables, des risques, ...
 Faire valider les pratiques par les directeurs de projet SIRH (DSTI, MOA et Intégrateur)
 Préparer un support à donner aux utilisateurs lors des formations
 Formation des utilisateurs finaux (futurs utilisateurs de O2T)
 Accompagnement sur l'utilisation de One2team
 Identifier les pratiques à mettre en oeuvre (1er entretien avec chef de projet)
 Définir les pratiques (x ateliers selon les pratiques identifiées)
 Paramétrer l'outil (paramétrage des pratiques cibles dans O2T)
Détail des étapes de déploiement

Sommaire
 1 - Présentation du contexte et les enjeux

Le choix des processus projet clé à outiller
Une synthèse de différentes compétences
 Des grandes lignes directrices et principes de conduite de projet ont été établis
sur la base :
 du savoir faire et des méthodes du client (DSI)
 du guide de Management de Projet interne réalisé avec un prestataire
 des besoins exprimés par le projet pilote
 de l’expérience des consultants de l’éditeur / intégrateur One2Team (retours
d’expériences/ implémentation chez des clients)
 Sur la base de ces ligne directrices, durant les ateliers, nous avons pu définir
en détail le contenu de chaque pratique à traduire dans One2team.

Une démarche par pratique de gestion de projet
LA STANDARDISATION DES PRATIQUES – suite
La définition des pratiques cibles inclut :
 Les objectifs de la pratique
 La description du schéma de fonctionnement (enchaînement
des activités, règles de gestion et acteurs associés)
 Rôles et missions des acteurs du projet pour chacune des
activités identifiées :
Instance de décision
Directeur de projet
Chef de projet (chef de chantier)
Utilisateur pilote

Portail Projets
Gestion
documentaire
1
Suivi des actions
2
Suivi des risques
4
Suivi des
anomalies et
demandes
d’évolution
3
Reporting
6
Suivi des
livrables
5
Socle de capitalisation et de processus
Cible retenue
Les processus apportant le plus de valeur aux équipes
projets et au Management
VA équipes
VA Mgt
VA Orga

Exemples concrets :
Portail du programme
Arborescence du projet
Espaces collaboratifs par chantier
Espace « direction de projet »
Informations clé
…

Exemples concrets :
Collaboration documentaire
Recherche rapide
Droits d’accès
Gestion des versions
Collaboration à plusieurs
Circuits de validation …

Exemples concrets : Suivi des livrables
Clés de suivi des Livrables par chantier, par entité, par
période, par personne
Avancement collaboratif
Communication
Visuel retards, tendances …

Exemples concrets : Suivi des risques
Identification par chantier et au global
Qualification impact, probabilité
Plans d’actions risques
Visualisation consolidée projet par niveau de
risque

Exemples concrets : Suivi des faits techniques
Gestion du processus de traitement des faits
techniques
Anomalies
Demandes d’évolution
Utilisation

SOMMAIRE

Boite à outil pratiques
= environnement projet modèle
Passage à une démarche industrialisée
« boîte à outil projets»
Portail Projets
Gestion
documentaire
1
Suivi des actions
2
Suivi des risques
4
Suivi des
anomalies et
demandes
d’évolution
3
Reporting
6
Suivi des
livrables
5
Socle de capitalisation

Paramétrage pratiques génériques Besoins Locaux
(de chaque projet)
Gestion documentaire Suivi des livrables
Suivi des actions
Suivi des risques
Suivi des demandes
d’évolutionSuivi des anomalies
Reporting
Core model
Particularités
projet
90 % 10 %
+
 Découpage en phases
 Gestion documentaire
 Chantiers du projet
 Processus de
validation des doc.
 production du
Reporting
Projet SI paramétré dans One2Team
Passage à une démarche industrialisée
90% de socle commun pour tous les projets
En quelques jours, chaque nouveau projet est désormais
opérationnel

Le retour d’expérience
3.1 Constats et résultats obtenus après environ une année d’utilisation
 Unicité de la documentation projet
 Une Meilleure gestion des projets :
 Des acteurs responsables et impliqués,
 Un pilotage des projets par les livrables
 Mise en place d’un pilotage efficace des projets (mode « down top »),
 Des gains de temps notables pour chaque utilisateur :
 recherche d’information sur le projet,
 publication et notification des documents,
 préparation des reporting.

3.2 Les facteurs clefs de succès
 Le support du management et son implication (validation des pratiques)
 L’adhésion de la direction de projet SI à outiller avec O2T
 La nomination d’un « champion » au sein de chaque projet
 La formalisation des pratiques de gestion de projet en amont et la description
détaillées des missions des acteurs du projet,
 Faire adhérer aux pratiques définies
 La réalisation de revues d’appropriation (bilans intermédiaires)
 Doter l’organisation d’un « Centre de Compétences » O2T (administration
centrale – « gardien du temple »)
 Favoriser la culture du partage des bonnes pratiques

3.3 Les pièges à éviter
 Sous estimer le caractère technique de ces projets (O2T est sous tendu par
les NTIC),
 Déployer les pratiques en mode « big bang » (risque de rejet par les
utilisateurs),
 Vouloir « tout gérer » dans One2Team (ex : tout notifier via la messagerie
interne) : risque de « noyade »…

3.4 Quelques recommandations
 Ne pas sous estimer les ressources internes : projets consommateurs
(expression des besoins, paramétrage, formation, accompagnement et
administration)
 Faire la guerre aux « resquilleurs » (utilisation de la messagerie en parallèle
pour transférer des documents projets par exemple)
 Outiller avec One2Team des projets de taille significative pour un réel retour
sur investissement (durée, nombre d’acteurs, périmètre projet)

Résultats pour les projets
TRANSVERSALITÉ
et COMMUNICATION
Plateau projet
commun
Communication
Visibilité
Processus
communs
diffusés
VOLUME
D’INFORMATION
PROCESSUS
DE PILOTAGE
Auditabilité
Traçabilité
QUALITE et
AUDITABILITE
Référentiel
multi-projets
Ré-utilisation

Une forte utilisation de l’outil
1. Un fort volume d’informations géré sous One2Team qui
augmente régulièrement
 3000 documents créés
 2200 actions suivies
 300 faits techniques soulevés et traités
 x livrables à ce jour
 ….
2. Une utilisation régulière et forte par chaque projet :
 Exemple pour 1 grand projet :
 350 documents mis à jour par mois
 400 actions modifiées ou nouvelles par mois
 15 risques mis à jour par mois
 ….

 Gains qualitatifs :
 mutualisation documentaire, référencement commun
 suivi des validations documentaires
 suivi synthétique par chantier et responsable des actions
 suivi des risques
 suivi des anomalies et demandes d’évolutions documentaires
 Gains quantitatifs : Gains de temps : 25% à 30% de temps gagné p/r suivi
entièrement manuel
 Pour les points de suivi par chantier, édition rapide des listes
d’actions ainsi que leur statut d’avancement,
 Pour les suivi des anomalies et de demandes d’évolution,
 Pour la recherche de documents, le suivi des chrono…
Témoignage d’un chef de projet

SOMMAIRE
 6 - Questions

Exemple de pratique :
le processus de gestion des risques

 Objectif de la gestion des risques
 Suivre le portefeuille des risques tout au long du projet. Les risques projet sont
« officialisés » en réunion projet et chaque risque est qualifié : :
 Description du risque (ex : retard de la commande de la plate-forme de dév.)
 Classe de risque correspondante (ex : risque lié à des contraintes externes au projet)
 Facteur de risque (ex : marché non validé – refus provisoire contrôle légalité)
 Période probable d’apparition (ex : phase de Réalisation - Tests d’intégration)
 Conséquence (ex : décalage du planning – phase de réalisation retardée)
 Risque brut (ou criticité) (= probabilité d’apparition X gravité)
 Mesures d’atténuation retenues (aucune dans ce cas….)
 Chaque risque est affecté à un responsable du risque (chef de projet ou chef de
chantier) en charge de la mise sous contrôle du risque.
 Le responsable nomme, pour chaque risque, en acteur en charge de l’application et du
suivi des mesures d’atténuation décidés en réunion projet (plan d’actions lié à chaque
fiche risque).
 Le responsable prépare et présente en réunion projet suivante le reporting des risques
:
 présentation des risques pondérés (risque brut x niveau de risque actualisé)
 décision par l’instance de décision de lancer de nouvelles actions d’atténuation
 Identification et officialisation de nouveaux risques
Ateliers de définition des
pratiques cibles et
paramétrage
PROCESSUS

 Actualisation des niveaux de risques
(évaluation de l’impact des mesures
d’atténuation – actions)
 Calcul des risques pondérés à présenter
en réunion projet
 Préparation du reporting des risques
(point sur actions, risque pondéré,
proposition de nouvelles actions,..)
Préparatio
n du
reporting
Réunion projet
Suivi des
risques
 Reporting des risques par chaque
responsable (= passage en revue
des risques pondérés)
 Décision de lancer des actions
pour
atténuer le niveau de risque (plan
d’actions lié à chaque fiche risque)
 Officialisation de nouveaux
risques et nomination des
responsables avec évaluation du
risque brut (probabilité d’apparition
x gravité)
 Mise à jour du portefeuille de risques
 Lancement des actions décidées en
réunion projet avec affectation aux
acteurs en charge
 Suivi de l’avancement du plan d’actions
(points d’avancement périodique entre
responsable et acteur en charge)
Schéma de fonctionnement de la gestion des risques
Périodicité mensuelle
Périodicité bimensuelle
Périodicité mensuelle
Ateliers de définition des
pratiques cibles et
paramétrage
PROCESSUS

Création et qualification du risque dans l’outil
Affectation des acteurs en charge du lancement
et suivi des mesures d’atténuation (plan d’actions)
Risque identifié
Création et qualification
du risque
Lancement et suivi des
mesures d’atténuation
Préparation du reporting
des risques
Présentation du reporting
des risques
Risques actualisé
Acteur : Instance de décision ( comité de pilotage stratégique,…)
Activités :
 qualification du risque
 nomination d’un responsable du risque (responsable)
 décision des actions à lancer (plan d’actions)
Acteur : responsable du risque (directeur de projet / chef de chantier)
Activités :
 mise à jour du portefeuille des risques
 planification des actions décidées en réunion projet
 affectation des acteurs en charge du lancement
et du suivi des actions
Classe de risque
Facteur de risque
Période probable d’apparition
Description du risque
Conséquence
Risque brut (= probabilité d’apparition X gravité)
Mesures d’atténuation
Acteur : acteur en charge
Activités :
 lancement des mesures d’atténuation
 suivi du plan d’action (mesures d’atténuation lancées) et de leur impact sur le niveau de
risque
Acteur : responsable du risque (+ assistance acteur en charge)
Activités :
 actualisation du niveau de risque
 calcul du risque pondéré
Actualisation des niveaux de risques
Risques pondérés
Acteur : responsable du risque + instance de décision
Activités :
 Reporting du risque pondéré
 Actualisation du plan d’actions
(nouvelles mesures d’atténuation du risque)
Fiches risques actualisées
Mesures d’atténuation complémentaires
décidées (si nécessaire)
Exemples concrets : Suivi des risquesExemples concrets : Suivi des risques

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