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Introduction à la
notion de projet
Plan
 Quelques questions...
 Le projet
 Les acteurs concernés
 Le dossier de pré-étude
 Le management de projet
 communication, planification,
délais, coûts, risques, qualité
 Les outils
 Etude d'opportunité
 Planification, suivi des délais
suivi des coûts
 L'aide d'un logiciel
La sensibilisation à la notion de projet
C'est quoi la gestion
de projet ?...
Quelques questions...
Les caractéristiques d'un projet
La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et
une fin :
 Vrai ou faux ?...
Parmi les caractéristiques suivantes, identifier celles
qui s'appliquent au projet :
 Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse,
contraintes de délais, temporaire...
Parmi les adjectifs suivants, lesquels caractérisent le
résultat d'un projet :
 Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national,
régional...
Le projet
Le projet
Définition
 Un projet est un ensemble de tâches
indissociables permettant de
répondre à un besoin exprimé
 Il comprend également les
ressources nécessaires à sa
réalisation
 Il a une durée finie, caractérisée par
une date de début et une date de fin
 Il peut être multitechnique,
monotechnique, collectif ou individuel
Projet
Le projet : trois principes fondamentaux
Instauration systématique d'une phase d'exploration en
amont des projets
 Evaluer l'opportunité du projet
 Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance
 Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume
Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée
 Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires
Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote
 Fixer des objectifs clairs
 Réorienter si nécessaire
Le projet : les phases de vie
La pré-étude
 Elle permet au travers d'une identification première des actions, des
acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de
bâtir un dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité
L'étude
 Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les
contours du projet
La réalisation
 Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation
L'exploitation
 idem mais avec des rapports d'étape
Le désinvestissement
 Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant
Le projet : les phases de vie
Rapprochement avec les projets informatiques
Murissement
Prototypage
Industrialisation
M.P.P.
Généralisation Exploitation
Maintenance
J0 J1 J2 J3
temps
Pré-étude et statuts d'un projet
Quelques précisions sur la
phase d'étude
 Rien n'est acquis
 L'arbitrage est permanent
 Il peut s'écouler plusieurs mois
entre l'arbitrage et le début de la
réalisation
Une pré-étude n'est jamais perdue,
quelles qu'en soient les suites... Vert
Idée
Autorisable
Autorisé
Pré-étude
Arbitrage ?
Lancement ?
Rouge
Orange
Rejeté
Noir
Les acteurs concernés
Les acteurs : le chef de projet
Un animateur
 Il fédère l'équipe projet
Un Communicateur
 Il est en mesure à tous les
stades d'informer le comité de
pilotage
 Il informe également ses
partenaires
Un responsable
 Il dispose de moyens et
d'obligations
 Il doit tenir ses objectifs
Il ne porte pas tout sur
ses épaules...
Les acteurs : le chef de projet
Les missions du Chef de projet
 Définition du projet
 Planification du projet
 Pilotage du projet
 Négociations internes et externes au projet
 Animation des équipes
 Reporting interne et externe
 Gestion du fond documentaire
Les qualités d'un chef de projet
La perle rare
C o m p r e n d r e O b te n ir l'a d h é s io n S a v o ir p r o d u ir e V a in c r e le s o b s ta c le s
Q u a lité s d 'u n c h e f d e p r o je t
Imagination
Raisonnement
Savoir-faire
Expertise
Curiosité
Sensibilité
Ecoute
Ouverture d'esprit
Communication
Relationnel
Motivation
Influence
Solidarité
Responsabilité
Synthèse
Efficacité
Délégation
Direction
Mobilisation
Autonomie
Confiance
Créativité
Méthodologie
Initiative
Capacité à défendre
une idée
Capacité d'interpellation
Les acteurs : la structure de pilotage
Un élément indispensable au
déroulement du processus
 Prises de décisions
 Arbitrage
Un élément indispensable à la
pérennisation de la démarche
 Sollicitation de la Direction
 Facilitation auprès des autres
services (transversalités)
 Soutien au chef de projet
Un garant
 De la cohérence du projet avec
la stratégie et les objectifs de
l'entité
Les acteurs : l'équipe projet
La créativité permanente
 L'innovation et l'optimisation
doivent rester un souci
permanent
Des partenaires
 En considérant le projet dans sa
globalité et non exclusivement
au niveau de la tâche
La transparence
 Par la communication
 Plus tôt une dérive est connue,
mieux elle se gère
Le management d'un projet
Concrétisons...
Directeur
Comité de Projets
Comité de pilotage
Pilote
Chef de projet
Equipe projet
Directeur
Comité de Projets
Comité de pilotage
Pilote
Chef de projet
Equipe projet
Maire
Conseil municipal
Section urbanisme
Conducteur des TVX
Architecte
Artisans
Maire
Conseil municipal
Section urbanisme
Conducteur des TVX
Architecte
Artisans
Délais
Ce qui rassemble les acteurs
Visibilité
Dossier projet
Tableau de bord...
Les règles du jeu
Communication
Maîtrise des risques
Le projet
Risques
CoûtsQualité
Le dossier de pré-étude
Le dossier de pré-étude en phase exploratoire
Un instrument de réflexion et de communication
 Décloisonner, se poser les bonnes questions
Permettant de définir le contenu du projet
 Les actions, mais aussi les partenaires ou contributeurs
 Les marges de manoeuvre pendant qu'elles donnent encore un
degré de latitude. Il s'agira plus tard de gérer des contraintes...
Facilitant la validation de ce contenu
 Arbitrage, évaluation à partir de l'urgence, du retour financier et du
retour opérationnel, eclairage sur les risques
 Lettre de mission ... etc
Préparant la mise en place et la structuration du projet
 Optimisation avant mise en oeuvre
Le management de projet
Quand faut-il travailler par projet
Caractéristiques de l'opération Oui En partie Non
L'opération à mener est technique et humainement
complexe
4 2 0
Elle fait intervenir des personnes travaillant dans des
secteurs différents
6 4 0
Elle doit doit être conduite par une ou plusieurs
personnes possédant des compétences multiples
4 2 0
L'ampleur de cette opération est telle qu'il faudra mettre
en place un pilotage et des ressources propres
6 4 0
On veut s'assurer tout particulièrement des résultats
obtenus et contrôler au fur et à mesure l'avancement
4 2 0
Un hiérarchique ou plusieurs souhaite(nt) un
interloculteur unique sur cette opération
6 4 0
Il y a beaucoup de sous-traitants ou d'intervenants à
prévoir
4 4 0
Cette opération comporte beaucoup de facteurs de
risques et d'incertitudes
6 2 0
Cette opération rentre dans le cadre d'un projet plus
vaste
4 2 0
L'opération s'étend au moins sur plusieurs mois 4 2 0
Votre total
Entre 0 et 16 : Inutile de travailler en structure de projet
Entre 16 et 32 : Vous pouvez ou non travailler par projet
Au delà de 32 : Aucun doute, il faut travailler par projet
Pourquoi une gestion de projet ?...
L'inadéquation de l'environnement et de l'organisation
 Des structures organisationnelles stables
 Des produits de plus en plus fluides
Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur
compromis par la bonne gestion des contraintes :
 Qualité technique
 Délais
 Coûts
Favoriser l'atteinte des résultats
attendus
 Par l'optimisation de la planification
et des moyens
 Par l'optimisation de
l'organisation
Les avantages d'un fonctionnement par projet
Opération extraordinaire
Action à risques
Objectifs ambitieux
Exigence de délais
Situation temporaire
Management d'une équipe pluridisciplinaire
Autorité reconnue
 Commanditaire : maître d'ouvrage
 Responsable : maître d'oeuvre
Objectifs partagés
 Lettre de mission
Transversalité maîtrisée
 Equipe et contributions négociées et officialisées
Adaptation des ressources aux objectifs
Mobilisation
Rapidité
Coordination
Ressources
Attention à la planification du projet
La planification d'un projet doit être distinguée de celle
des activités menées à l'intérieur d'un service
Chef de
projet
Direction 1 Direction 2 Direction n
Planification de projet
Planification des charges
et des ressources de la direction 2
Les caractéristiques de la gestion de projet
Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié
 Essentiellement prévisionnel
 Transversal par rapport aux techniques
Non répétitive
 Mise en place d'une structure temporaire
Réactive
 Aléas de la réalisation, réarbitrages...
 Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement...
Personnalisée si possible par un chef de projet ayant
une obligation de résultat
Soumise à des contraintes
 Contraintes de délais, de ressources
Le management d'un projet
Les dix commandements du fonctionnement en projet
 1 Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et
avalise toute modification de ses objectifs
 2 Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux
objectifs stratégiques et de sa rentabilité
 3 La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées
 4 Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet
(délais, coûts, qualité)
 5 Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous-
projets avec des résultats intermédiaires et des dates-clés
Le management d'un projet
Les dix commandements (suite...)
 6 Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux
 7 Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître
d'oeuvre des objectifs de coûts, délais, performance
 8 Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre
 9 Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres
contributeurs du projet
 10 Chaque responsable de centre de compétences garantit
l'efficacité des moyens qu'il engage sur les projets
Le principe de la gestion d'un projet
Se fixer un référentiel
 Technique
 Financier
Comparer périodiquement la réalisation et le référentiel
 Evaluer périodiquement la réalisation
 Comparer réalisation et référentiel
 Déclencher des actions correctives
 Se fixer un nouveau référentiel
Effectuer des bilans
 Bilan de réalisation
 Bilan d'exploitation
Le principe : Se fixer un référentiel
Identifier les contraintes (délais, coûts...)
Elaborer les spécifications du projet
Préparer le plan de développement
 Décomposer le projet en tâches élémentaires
 Identifier tous les contributeurs
 Définir le séquencement des tâches
Effectuer des prévisions
 Durée
 Coût
Optimiser la référence
 Identifier les tâches déterminantes
 Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage
Le principe : évaluer périodiquement la réalisation
Remontée des informations sur :
 Ce qui est fait
 Qualité de ce qui est réalisé
 Coûts liquidés
 Temps passé
 Ce qui reste à faire
 Modification du cahier des charges
 Coûts prévisionnels
 Temps restant à allouer
Consolidation au niveau du projet
Communiquer...
Le principe : comparer réalisation et référentiel
Mise en évidence des écarts constatés
 Qualité technique
 Délais
 Coûts
Analyse de la cause de ces écarts
 Dérive constatée
 Dérive prévisionnelle en fin de projet
Proposition d'actions correctives
Informer le comité de pilotage...
La communication est essentielle
Application de la règle des 5 W
 Communiquer vers qui ?
 Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet
 Communiquer pourquoi ?
 Fédérer, mobiliser l'équipe projet
 Associer les utilisateurs finaux
 Communiquer quoi ?
 Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires,
l'organisation, le planning, l'avancement...
 Communiquer quand ?
 Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement
 Communiquer comment ?
 Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de
l'équipe est primordiale...
La gestion des risques
La finalité de tous les outils et méthodes liés au
management de projet, c'est la maîtrise des risques
Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un
planning", mais pour prendre des mesures préventives
Il faut donc :
 Développer la capacité d'analyse
au préalable
 Identifier et mettre en place
les mesures préventives
La typologie des risques
Risques organisationnels
 Clarté des objectifs, cahier des charges...
Risques de type humain
 Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation...
Risques commerciaux et marketing
 Offres de la concurrence, clients...
Risques techniques
 Normalisation, cohérence des spécifications, documentation...
Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance
Risques juridiques
Risques liés à la sécurité
Le principe : déclencher des actions correctives
Nature
 Réaffectation de moyens
 Affectation de nouvelles
ressources
 Modification de la cible
technique
 Nouveau découpage des tâches
 Arrêt du projet
Validation suivant l'importance
de ces actions
 Par le chef de projet
 Par la maîtrise d'ouvrage
Le principe : faire des bilans
Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation
 Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales
 Analyser ces écarts
 Capitaliser pour les futures réalisations
Des bilans d'exploitation
 Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus
 Comparer à l'étude de justification
 Capitaliser pour les futures
réalisations
La finalité des bilans
Les bilans intermédiaires
 Vérifier que les jalons sont respectés
 Analyser les causes de dérapage
 Aider à la prise de décision
Le bilan de fin de réalisation
 Tirer les enseignements du projet
 Faciliter la capitalisation pour des expériences futures
 Préparer les modalités de transfert à la maitrise d'ouvrage
Le ou les bilans d'exploitation
 Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion
de retour sur investissement)
 Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges,
d'amélioration du climat social, des conditions de travail...
Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?...
A chaque jalon d'étape
 Par le maître d'oeuvre pour le maître d'ouvrage
A chaque livrable
 Par le contributeur responsable pour le chef de projet
A la fin de réalisation
 Par le maître d'oeuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et
la structure de pilotage
Après une première étape d'exploitation
 Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité
La particularité du suivi des coûts
Les principes précédents s'appliquent au suivi des
coûts, cependant...
 Il faut prendre également en compte de nouveaux paramètres
La particularité du suivi des coûts
Il est nécessaire de faire un
suivi des coûts à avancement
donné
 Nécessaire à la reprogram-
mation éventuelle du projet
 Nécessaire à la connaissance
du coût final prévisionnel
Il est également nécessaire de
faire un suivi des coûts à
échéance donnée
 Nécessaire aux financiers
La gestion des coûts
La courbe en "S"prévisionnelle
Coût prévu à date "t"
Coût réalisé à date "t"
Coût
Temps
date "t"
Fin
Initiale
Fin prévisionnelle
Coût final prévu
La gestion des coûts
La courbe en "S" à la date "t"
 Estimer le reste à faire en fonction du pourçentage d'avancement
 Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel
Coût à date d'achèvement
Coût prévu à date "t"
Coût réalisé à date "t"
Coût
Evaluation du "Reste à faire"
Temps
date "t"
Fin
Initiale
Fin prévisionnelle
Ecart final
prévisionnel
Les outils
Les outils de pilotage
Des logiciels certes ...
Mais aussi...
 Des règles de management
 Des réunions préparées
 Un fond documentaire solide
 Un tableau de bord
 Un dossier projet
 Une communication adaptée
Le tableau de bord
Synthétique
 Des données chiffrées
 Des commentaires
Informatique
Aidant à la prise de décision
Disponible à chaque revue du projet
Il doit privilégier les représentations graphiques
ainisi que le qualitatif...
Le tableau de bord, un exemple
Des indicateurs, un peu
 Indicateurs de délais
 Indicateurs de coûts
 Indicateurs de performance
Des éléments de planning ... pas seulement
Mais aussi des commentaires
 Problèmes rencontrés
 Impact des problèmes sur le projet (analyse des risques en cas de
dérapage, de non respect d'un jalon...)
 Solutions envisagées
 Avantages/Inconvénients...
Phase de pré-étude : "Ardoise"
Aide à la Réalisation de Dossiers d'Investissements
sous Excel
Phase de mise en oeuvre : les logiciels courants
Quelques conseils ou remarques
 Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet
 Gérer un coût en KF, mais aussi en "Hommes*jours"
 L'acquisition de compétence sur l'outil nécessite du temps
 L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit
 Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre de
tâches
 La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches
 Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode
 Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil
Ces logiciels traitent de la planification et du suivi,
mais pas de l'étude d'opportunité
Les gestionnaires de projet : quelques définitions
La liste de préséance
 Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la durée,
l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintes
N° Nom Tâche prévue Durée
prévue
Début prévu Fin prévue Liaison OI code 01Q Responsable
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain 12s
3 Pré-étude 1s 2
4 Achat sous conditions 10s 3
5 Conception 16s 4DD+1s
6 Demande permis de construire 20s 5
7 Achat 1s 6
8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 20s 7
9 Finition extérieure 16s 8
10 Finition intérieure 20s 8
11 Réception 0s 9;10
Les gestionnaires de projet : définitions
Le diagramme de Gantt
 Certains logiciels ne font pas figurer directement les liaisons
 Il offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches
Nº Tâche / Table de structure initiale
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain
3 Pré-étude
4 Achat sous conditions
5 Conception
6 Demande permis de construire
7 Achat
8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA
9 Finition extérieure
10 Finition intérieure
11 Réception
A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O
1993 1994
Les gestionnaires de projet : définitions
Le réseau PERT : Program Evaluation Review
Technique
 La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle
 L'ordonnancement du projet est clairement représenté
Recherche terrain
2 12s
4 Jan 26 Mar
Conception
5 16s
13 Avr 5 Aoû
Achat sous
conditions
4 10s
5 Avr 16 Jui
Pré-étude
3 1s
29 Mar 2 Avr
CONSTRUCTION
AGENCE
1 455j
4 Jan 14 Oct
2 5 6 7 8
9
10 1143
1
Les gestionnaires de projet : définitions
Tâche critique
 Toute tâche qui en dérapant, fait déraper le projet dans sa globalité
Chemin critique
 Enchaînement de toutes les tâches critiques
Marge
 La marge est l'intervalle de temps sur lequel peut glisser une tâche
non critique sans affecter le reste du projet au-delà de cette marge,
la tâche devient critique
Le chemin critique est à surveiller étroitement...
La méthode de travail
à l`aide d`un logiciel
La méthode : phase de préparation
1 : Etablissement de la liste de préséance par chaque contributeur
2 : Saisie de toutes les contributions du projet par le chef de projet
3 : Optimisation et validation de la structure initiale du projet par
l'équipe projet (processus itératif)
4 : Saisie de la structure initiale par le chef de projet
1 2 3 4
La méthode : phase de mise en oeuvre
Nº Tâche / Table de suivi Durée Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle % achevé Nouv. duréeNouv. début Nouv.fin Nouv.%ach
1 CONSTRUCTION AGENCE 446j 4/1/93 3/10/94 4/1/93 NC 27%
2 Recherche terrain 12s 4/1/93 26/3/93 4/1/93 26/3/93 100%
3 Pré-étude 1s 29/3/93 2/4/93 29/3/93 2/4/93 100%
4 Achat sous conditions 11s 5/4/93 23/6/93 5/4/93 23/6/93 100%
5 Conception gros oeuvre 9s 20/4/93 23/6/93 20/4/93 23/6/93 100% 10s 26/3/93
6 Conception finitions 8s 24/6/93 19/8/93 NC NC 0% 50%
7 Demande permis de construire 20s 24/6/93 15/11/93 NC NC 0%
8 Achat 1s 16/11/93 22/11/93 NC NC 0%
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 25s 17/11/93 11/5/94 NC NC 0% 15/5/94
10 Finition extérieure 16s 12/5/94 5/9/94 NC NC 0%
11 Finition intérieure 20s 12/5/94 3/10/94 NC NC 0%
12 Réception 0s 3/10/94 3/10/94 NC NC 0%
Les supports de communication
 La fiche navette
 Le Gantt
 Le PERT
Faire preuve de la plus grande transparence
 Plus tôt le retard est communiqué, mieux il se gère
 Le dérapage des uns peut avoir une incidence sur les autres
Diffusion de l'information Remontée de
l'information
La méthode : phase de mise en oeuvre
1 : Communication remontante des évènements nouveaux par les
contributeurs et réunion pour prise de décision si nécessaire
2 : Mise à jour de la base projet et des nouveaux plannings
3 : Communication descendante par le chef de projet à partir des
trois supports de base
 Tableau des tâches
 Gantt
 PERT
1 2 3
La méthode : phase de mise en oeuvre
Un exemple de communication : le Gantt de suivi
Nº Tâche / Table de suivi
1 CONSTRUCTION AGENCE
2 Recherche terrain
3 Pré-étude
4 Achat sous conditions
5 Conception gros oeuvre
6 Conception finitions
7 Demande permis de construire
8 Achat
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA
10 Finition extérieure
11 Finition intérieure
12 Réception
D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M
1993 1994
27%
100%
100%
100%
100%
La méthode : phase de bilan
1 : Saisie et édition des états de bilan
2 : Analyse des écarts
 Origine des causes
 Reproductibilité des phénomènes
 Estimation des tâches
 Coordination.....
1 2
La méthode : phase bilan
Exemple d'édition de bilan
 Durée planifiée, prévue, réalisée
 Début planifié, prévu, réalisé
 Fin planifiée, prévue, réalisée
Nº Tâche / Table de bilan Durée planifiéeDurée prévueDurée réaliséeDébut planifiéDébut prévu Début réel Fin planifiée Fin prévue Fin réelle
1 CONSTRUCTION AGENCE 82s 89,2s 89,2s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 12/8/94 3/10/94 3/10/94
2 Recherche terrain 12s 12s 12s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 26/3/93 26/3/93 26/3/93
3 Pré-étude 1s 1s 1s 29/3/93 29/3/93 29/3/93 2/4/93 2/4/93 2/4/93
4 Achat sous conditions 10s 11s 11s 5/4/93 5/4/93 5/4/93 16/6/93 23/6/93 23/6/93
5 Conception gros oeuvre 8s 9s 9s 13/4/93 20/4/93 20/4/93 9/6/93 23/6/93 23/6/93
6 Conception finitions 8s 8s 8s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 5/8/93 19/8/93 19/8/93
7 Demande permis de construire 20s 20s 20s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 28/10/93 15/11/93 15/11/93
8 Achat 1s 1s 1s 29/10/93 16/11/93 16/11/93 5/11/93 22/11/93 22/11/93
9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA20s 25s 25s 29/10/93 17/11/93 17/11/93 21/3/94 11/5/94 11/5/94
10 Finition extérieure 16s 16s 16s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 15/7/94 5/9/94 5/9/94
11 Finition intérieure 20s 20s 20s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94
12 Réception 0s 0s 0s 12/8/94 3/10/94 3/10/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94
Plan de développement d'un projet
432 5
1 6
Essais
Schéma
Directeur
Etudes Développement Production Mise en
Oeuvre Maintenabilité
Euphorie
Inquiétude
Recherche
des
coupables
Panique
Punition
des
innocents
Promotion
de ceux
qui n'ont
pas
trempé
dans
l'affaire

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Introduction à la notion de projets

  • 2. Plan  Quelques questions...  Le projet  Les acteurs concernés  Le dossier de pré-étude  Le management de projet  communication, planification, délais, coûts, risques, qualité  Les outils  Etude d'opportunité  Planification, suivi des délais suivi des coûts  L'aide d'un logiciel La sensibilisation à la notion de projet C'est quoi la gestion de projet ?...
  • 4. Les caractéristiques d'un projet La caractéristique d'un projet est d'avoir un début et une fin :  Vrai ou faux ?... Parmi les caractéristiques suivantes, identifier celles qui s'appliquent au projet :  Démarche structurée, permanent, répétitif, innovant, transverse, contraintes de délais, temporaire... Parmi les adjectifs suivants, lesquels caractérisent le résultat d'un projet :  Immatériel, matériel, unique, mesurable, quantifié, flou, national, régional...
  • 6. Le projet Définition  Un projet est un ensemble de tâches indissociables permettant de répondre à un besoin exprimé  Il comprend également les ressources nécessaires à sa réalisation  Il a une durée finie, caractérisée par une date de début et une date de fin  Il peut être multitechnique, monotechnique, collectif ou individuel Projet
  • 7. Le projet : trois principes fondamentaux Instauration systématique d'une phase d'exploration en amont des projets  Evaluer l'opportunité du projet  Préciser ses objectifs de coût, de délai et de performance  Identifier les marges de manoeuvre : coût, délais, volume Maîtrise d'oeuvre responsable nommément désignée  Mobiliser et coordonner l'ensemble des compétences nécessaires Maîtrise d'ouvrage forte animée par un pilote  Fixer des objectifs clairs  Réorienter si nécessaire
  • 8. Le projet : les phases de vie La pré-étude  Elle permet au travers d'une identification première des actions, des acteurs, des coûts, des charges et des gains de toutes natures, de bâtir un dossier qui contribue à l'étude d'opportunité et de faisabilité L'étude  Une fois le projet retenu, elle conduit à figer de manière précis les contours du projet La réalisation  Elle s'accompagne d'un suivi et d'un bilan de réalisation L'exploitation  idem mais avec des rapports d'étape Le désinvestissement  Il peut faire partie de la pré-étude du projet suivant
  • 9. Le projet : les phases de vie Rapprochement avec les projets informatiques Murissement Prototypage Industrialisation M.P.P. Généralisation Exploitation Maintenance J0 J1 J2 J3 temps
  • 10. Pré-étude et statuts d'un projet Quelques précisions sur la phase d'étude  Rien n'est acquis  L'arbitrage est permanent  Il peut s'écouler plusieurs mois entre l'arbitrage et le début de la réalisation Une pré-étude n'est jamais perdue, quelles qu'en soient les suites... Vert Idée Autorisable Autorisé Pré-étude Arbitrage ? Lancement ? Rouge Orange Rejeté Noir
  • 12. Les acteurs : le chef de projet Un animateur  Il fédère l'équipe projet Un Communicateur  Il est en mesure à tous les stades d'informer le comité de pilotage  Il informe également ses partenaires Un responsable  Il dispose de moyens et d'obligations  Il doit tenir ses objectifs Il ne porte pas tout sur ses épaules...
  • 13. Les acteurs : le chef de projet Les missions du Chef de projet  Définition du projet  Planification du projet  Pilotage du projet  Négociations internes et externes au projet  Animation des équipes  Reporting interne et externe  Gestion du fond documentaire
  • 14. Les qualités d'un chef de projet La perle rare C o m p r e n d r e O b te n ir l'a d h é s io n S a v o ir p r o d u ir e V a in c r e le s o b s ta c le s Q u a lité s d 'u n c h e f d e p r o je t Imagination Raisonnement Savoir-faire Expertise Curiosité Sensibilité Ecoute Ouverture d'esprit Communication Relationnel Motivation Influence Solidarité Responsabilité Synthèse Efficacité Délégation Direction Mobilisation Autonomie Confiance Créativité Méthodologie Initiative Capacité à défendre une idée Capacité d'interpellation
  • 15. Les acteurs : la structure de pilotage Un élément indispensable au déroulement du processus  Prises de décisions  Arbitrage Un élément indispensable à la pérennisation de la démarche  Sollicitation de la Direction  Facilitation auprès des autres services (transversalités)  Soutien au chef de projet Un garant  De la cohérence du projet avec la stratégie et les objectifs de l'entité
  • 16. Les acteurs : l'équipe projet La créativité permanente  L'innovation et l'optimisation doivent rester un souci permanent Des partenaires  En considérant le projet dans sa globalité et non exclusivement au niveau de la tâche La transparence  Par la communication  Plus tôt une dérive est connue, mieux elle se gère
  • 17. Le management d'un projet Concrétisons... Directeur Comité de Projets Comité de pilotage Pilote Chef de projet Equipe projet Directeur Comité de Projets Comité de pilotage Pilote Chef de projet Equipe projet Maire Conseil municipal Section urbanisme Conducteur des TVX Architecte Artisans Maire Conseil municipal Section urbanisme Conducteur des TVX Architecte Artisans
  • 18. Délais Ce qui rassemble les acteurs Visibilité Dossier projet Tableau de bord... Les règles du jeu Communication Maîtrise des risques Le projet Risques CoûtsQualité
  • 19. Le dossier de pré-étude
  • 20. Le dossier de pré-étude en phase exploratoire Un instrument de réflexion et de communication  Décloisonner, se poser les bonnes questions Permettant de définir le contenu du projet  Les actions, mais aussi les partenaires ou contributeurs  Les marges de manoeuvre pendant qu'elles donnent encore un degré de latitude. Il s'agira plus tard de gérer des contraintes... Facilitant la validation de ce contenu  Arbitrage, évaluation à partir de l'urgence, du retour financier et du retour opérationnel, eclairage sur les risques  Lettre de mission ... etc Préparant la mise en place et la structuration du projet  Optimisation avant mise en oeuvre
  • 22. Quand faut-il travailler par projet Caractéristiques de l'opération Oui En partie Non L'opération à mener est technique et humainement complexe 4 2 0 Elle fait intervenir des personnes travaillant dans des secteurs différents 6 4 0 Elle doit doit être conduite par une ou plusieurs personnes possédant des compétences multiples 4 2 0 L'ampleur de cette opération est telle qu'il faudra mettre en place un pilotage et des ressources propres 6 4 0 On veut s'assurer tout particulièrement des résultats obtenus et contrôler au fur et à mesure l'avancement 4 2 0 Un hiérarchique ou plusieurs souhaite(nt) un interloculteur unique sur cette opération 6 4 0 Il y a beaucoup de sous-traitants ou d'intervenants à prévoir 4 4 0 Cette opération comporte beaucoup de facteurs de risques et d'incertitudes 6 2 0 Cette opération rentre dans le cadre d'un projet plus vaste 4 2 0 L'opération s'étend au moins sur plusieurs mois 4 2 0 Votre total Entre 0 et 16 : Inutile de travailler en structure de projet Entre 16 et 32 : Vous pouvez ou non travailler par projet Au delà de 32 : Aucun doute, il faut travailler par projet
  • 23. Pourquoi une gestion de projet ?... L'inadéquation de l'environnement et de l'organisation  Des structures organisationnelles stables  Des produits de plus en plus fluides Garantir l'atteinte d'un objectif en réalisant le meilleur compromis par la bonne gestion des contraintes :  Qualité technique  Délais  Coûts Favoriser l'atteinte des résultats attendus  Par l'optimisation de la planification et des moyens  Par l'optimisation de l'organisation
  • 24. Les avantages d'un fonctionnement par projet Opération extraordinaire Action à risques Objectifs ambitieux Exigence de délais Situation temporaire Management d'une équipe pluridisciplinaire Autorité reconnue  Commanditaire : maître d'ouvrage  Responsable : maître d'oeuvre Objectifs partagés  Lettre de mission Transversalité maîtrisée  Equipe et contributions négociées et officialisées Adaptation des ressources aux objectifs Mobilisation Rapidité Coordination Ressources
  • 25. Attention à la planification du projet La planification d'un projet doit être distinguée de celle des activités menées à l'intérieur d'un service Chef de projet Direction 1 Direction 2 Direction n Planification de projet Planification des charges et des ressources de la direction 2
  • 26. Les caractéristiques de la gestion de projet Tournée vers l'atteinte d'un objectif clair et quantifié  Essentiellement prévisionnel  Transversal par rapport aux techniques Non répétitive  Mise en place d'une structure temporaire Réactive  Aléas de la réalisation, réarbitrages...  Modification du cahier des charges, évolution de l'environnement... Personnalisée si possible par un chef de projet ayant une obligation de résultat Soumise à des contraintes  Contraintes de délais, de ressources
  • 27. Le management d'un projet Les dix commandements du fonctionnement en projet  1 Le maître d'ouvrage fixe les orientations générales du projet et avalise toute modification de ses objectifs  2 Le maître d'ouvrage est garant de la conformité du projet aux objectifs stratégiques et de sa rentabilité  3 La maîtrise d'ouvrage et la maîtrise d'oeuvre doivent être séparées  4 Le maître d'oeuvre est garant de la tenue des objectifs du projet (délais, coûts, qualité)  5 Le maître d'oeuvre détermine le découpage de son projet en sous- projets avec des résultats intermédiaires et des dates-clés
  • 28. Le management d'un projet Les dix commandements (suite...)  6 Le maître d'oeuvre fait résoudre les problèmes à tous les niveaux  7 Chaque service contributeur est responsable vis-à-vis du maître d'oeuvre des objectifs de coûts, délais, performance  8 Chaque contributeur informe systématiquement le maître d'oeuvre  9 Chaque contributeur communique sans contrainte avec les autres contributeurs du projet  10 Chaque responsable de centre de compétences garantit l'efficacité des moyens qu'il engage sur les projets
  • 29. Le principe de la gestion d'un projet Se fixer un référentiel  Technique  Financier Comparer périodiquement la réalisation et le référentiel  Evaluer périodiquement la réalisation  Comparer réalisation et référentiel  Déclencher des actions correctives  Se fixer un nouveau référentiel Effectuer des bilans  Bilan de réalisation  Bilan d'exploitation
  • 30. Le principe : Se fixer un référentiel Identifier les contraintes (délais, coûts...) Elaborer les spécifications du projet Préparer le plan de développement  Décomposer le projet en tâches élémentaires  Identifier tous les contributeurs  Définir le séquencement des tâches Effectuer des prévisions  Durée  Coût Optimiser la référence  Identifier les tâches déterminantes  Veiller à ce qu'elles présentent le moins de risque de dérapage
  • 31. Le principe : évaluer périodiquement la réalisation Remontée des informations sur :  Ce qui est fait  Qualité de ce qui est réalisé  Coûts liquidés  Temps passé  Ce qui reste à faire  Modification du cahier des charges  Coûts prévisionnels  Temps restant à allouer Consolidation au niveau du projet Communiquer...
  • 32. Le principe : comparer réalisation et référentiel Mise en évidence des écarts constatés  Qualité technique  Délais  Coûts Analyse de la cause de ces écarts  Dérive constatée  Dérive prévisionnelle en fin de projet Proposition d'actions correctives Informer le comité de pilotage...
  • 33. La communication est essentielle Application de la règle des 5 W  Communiquer vers qui ?  Utilisateurs finaux, équipe projet, Direction du projet  Communiquer pourquoi ?  Fédérer, mobiliser l'équipe projet  Associer les utilisateurs finaux  Communiquer quoi ?  Les objectifs, les enjeux, les risques, les résultats intermédiaires, l'organisation, le planning, l'avancement...  Communiquer quand ?  Au lancement, aux échéances annoncées, lors de tout évènement  Communiquer comment ?  Tous les moyens sont bons, mais l'implication du chef de projet et de l'équipe est primordiale...
  • 34. La gestion des risques La finalité de tous les outils et méthodes liés au management de projet, c'est la maîtrise des risques Le chef de projet n'est donc pas nommé pour "faire un planning", mais pour prendre des mesures préventives Il faut donc :  Développer la capacité d'analyse au préalable  Identifier et mettre en place les mesures préventives
  • 35. La typologie des risques Risques organisationnels  Clarté des objectifs, cahier des charges... Risques de type humain  Disponibilité des ressources, compétences, formation, motivation... Risques commerciaux et marketing  Offres de la concurrence, clients... Risques techniques  Normalisation, cohérence des spécifications, documentation... Risques liés à la maîtrise de la sous-traitance Risques juridiques Risques liés à la sécurité
  • 36. Le principe : déclencher des actions correctives Nature  Réaffectation de moyens  Affectation de nouvelles ressources  Modification de la cible technique  Nouveau découpage des tâches  Arrêt du projet Validation suivant l'importance de ces actions  Par le chef de projet  Par la maîtrise d'ouvrage
  • 37. Le principe : faire des bilans Des bilans intermédiaires et de fin de réalisation  Mesurer les écarts par rapport aux prévisions initiales  Analyser ces écarts  Capitaliser pour les futures réalisations Des bilans d'exploitation  Mesurer les retours opérationnels et financiers obtenus  Comparer à l'étude de justification  Capitaliser pour les futures réalisations
  • 38. La finalité des bilans Les bilans intermédiaires  Vérifier que les jalons sont respectés  Analyser les causes de dérapage  Aider à la prise de décision Le bilan de fin de réalisation  Tirer les enseignements du projet  Faciliter la capitalisation pour des expériences futures  Préparer les modalités de transfert à la maitrise d'ouvrage Le ou les bilans d'exploitation  Vérifier que le projet rapporte bien ce pour quoi il a été lancé (notion de retour sur investissement)  Il peut s'agir d'analyse de produits, de réduction de coûts ou de charges, d'amélioration du climat social, des conditions de travail...
  • 39. Quand faire un bilan, pour qui, par qui ?... A chaque jalon d'étape  Par le maître d'oeuvre pour le maître d'ouvrage A chaque livrable  Par le contributeur responsable pour le chef de projet A la fin de réalisation  Par le maître d'oeuvre et l'équipe projet pour la maîtrise d'ouvrage et la structure de pilotage Après une première étape d'exploitation  Par le contrôleur de gestion pour la structure de pilotage de l'entité
  • 40. La particularité du suivi des coûts Les principes précédents s'appliquent au suivi des coûts, cependant...  Il faut prendre également en compte de nouveaux paramètres
  • 41. La particularité du suivi des coûts Il est nécessaire de faire un suivi des coûts à avancement donné  Nécessaire à la reprogram- mation éventuelle du projet  Nécessaire à la connaissance du coût final prévisionnel Il est également nécessaire de faire un suivi des coûts à échéance donnée  Nécessaire aux financiers
  • 42. La gestion des coûts La courbe en "S"prévisionnelle Coût prévu à date "t" Coût réalisé à date "t" Coût Temps date "t" Fin Initiale Fin prévisionnelle Coût final prévu
  • 43. La gestion des coûts La courbe en "S" à la date "t"  Estimer le reste à faire en fonction du pourçentage d'avancement  Calculer le coût final prévisionnel, donc l'écart final prévisionnel Coût à date d'achèvement Coût prévu à date "t" Coût réalisé à date "t" Coût Evaluation du "Reste à faire" Temps date "t" Fin Initiale Fin prévisionnelle Ecart final prévisionnel
  • 45. Les outils de pilotage Des logiciels certes ... Mais aussi...  Des règles de management  Des réunions préparées  Un fond documentaire solide  Un tableau de bord  Un dossier projet  Une communication adaptée
  • 46. Le tableau de bord Synthétique  Des données chiffrées  Des commentaires Informatique Aidant à la prise de décision Disponible à chaque revue du projet Il doit privilégier les représentations graphiques ainisi que le qualitatif...
  • 47. Le tableau de bord, un exemple Des indicateurs, un peu  Indicateurs de délais  Indicateurs de coûts  Indicateurs de performance Des éléments de planning ... pas seulement Mais aussi des commentaires  Problèmes rencontrés  Impact des problèmes sur le projet (analyse des risques en cas de dérapage, de non respect d'un jalon...)  Solutions envisagées  Avantages/Inconvénients...
  • 48. Phase de pré-étude : "Ardoise" Aide à la Réalisation de Dossiers d'Investissements sous Excel
  • 49. Phase de mise en oeuvre : les logiciels courants Quelques conseils ou remarques  Intégrer dès l'origine la fonction gestion de projet  Gérer un coût en KF, mais aussi en "Hommes*jours"  L'acquisition de compétence sur l'outil nécessite du temps  L'outil ne restitue que ce qu'on lui fournit  Même avec un outil, il est délicat de gérer un grand nombre de tâches  La fréquence de suivi est liée à la durée des tâches  Il n'y a pas d'outil efficace sans méthode  Il n'y a pas de méthode opérationnelle sans outil Ces logiciels traitent de la planification et du suivi, mais pas de l'étude d'opportunité
  • 50. Les gestionnaires de projet : quelques définitions La liste de préséance  Un tableau sur lequel, pour chaque tâche, sont portés, la durée, l'enchaînement logique, d'éventuelles contraintes N° Nom Tâche prévue Durée prévue Début prévu Fin prévue Liaison OI code 01Q Responsable 1 CONSTRUCTION AGENCE 2 Recherche terrain 12s 3 Pré-étude 1s 2 4 Achat sous conditions 10s 3 5 Conception 16s 4DD+1s 6 Demande permis de construire 20s 5 7 Achat 1s 6 8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 20s 7 9 Finition extérieure 16s 8 10 Finition intérieure 20s 8 11 Réception 0s 9;10
  • 51. Les gestionnaires de projet : définitions Le diagramme de Gantt  Certains logiciels ne font pas figurer directement les liaisons  Il offre une présentation très visuelle de l'étalement des tâches Nº Tâche / Table de structure initiale 1 CONSTRUCTION AGENCE 2 Recherche terrain 3 Pré-étude 4 Achat sous conditions 5 Conception 6 Demande permis de construire 7 Achat 8 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 9 Finition extérieure 10 Finition intérieure 11 Réception A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O 1993 1994
  • 52. Les gestionnaires de projet : définitions Le réseau PERT : Program Evaluation Review Technique  La durée et l'importance des tâches n'apparaît pas de façon visuelle  L'ordonnancement du projet est clairement représenté Recherche terrain 2 12s 4 Jan 26 Mar Conception 5 16s 13 Avr 5 Aoû Achat sous conditions 4 10s 5 Avr 16 Jui Pré-étude 3 1s 29 Mar 2 Avr CONSTRUCTION AGENCE 1 455j 4 Jan 14 Oct 2 5 6 7 8 9 10 1143 1
  • 53. Les gestionnaires de projet : définitions Tâche critique  Toute tâche qui en dérapant, fait déraper le projet dans sa globalité Chemin critique  Enchaînement de toutes les tâches critiques Marge  La marge est l'intervalle de temps sur lequel peut glisser une tâche non critique sans affecter le reste du projet au-delà de cette marge, la tâche devient critique Le chemin critique est à surveiller étroitement...
  • 54. La méthode de travail à l`aide d`un logiciel
  • 55. La méthode : phase de préparation 1 : Etablissement de la liste de préséance par chaque contributeur 2 : Saisie de toutes les contributions du projet par le chef de projet 3 : Optimisation et validation de la structure initiale du projet par l'équipe projet (processus itératif) 4 : Saisie de la structure initiale par le chef de projet 1 2 3 4
  • 56. La méthode : phase de mise en oeuvre Nº Tâche / Table de suivi Durée Début prévu Fin prévue Début réel Fin réelle % achevé Nouv. duréeNouv. début Nouv.fin Nouv.%ach 1 CONSTRUCTION AGENCE 446j 4/1/93 3/10/94 4/1/93 NC 27% 2 Recherche terrain 12s 4/1/93 26/3/93 4/1/93 26/3/93 100% 3 Pré-étude 1s 29/3/93 2/4/93 29/3/93 2/4/93 100% 4 Achat sous conditions 11s 5/4/93 23/6/93 5/4/93 23/6/93 100% 5 Conception gros oeuvre 9s 20/4/93 23/6/93 20/4/93 23/6/93 100% 10s 26/3/93 6 Conception finitions 8s 24/6/93 19/8/93 NC NC 0% 50% 7 Demande permis de construire 20s 24/6/93 15/11/93 NC NC 0% 8 Achat 1s 16/11/93 22/11/93 NC NC 0% 9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 25s 17/11/93 11/5/94 NC NC 0% 15/5/94 10 Finition extérieure 16s 12/5/94 5/9/94 NC NC 0% 11 Finition intérieure 20s 12/5/94 3/10/94 NC NC 0% 12 Réception 0s 3/10/94 3/10/94 NC NC 0% Les supports de communication  La fiche navette  Le Gantt  Le PERT Faire preuve de la plus grande transparence  Plus tôt le retard est communiqué, mieux il se gère  Le dérapage des uns peut avoir une incidence sur les autres Diffusion de l'information Remontée de l'information
  • 57. La méthode : phase de mise en oeuvre 1 : Communication remontante des évènements nouveaux par les contributeurs et réunion pour prise de décision si nécessaire 2 : Mise à jour de la base projet et des nouveaux plannings 3 : Communication descendante par le chef de projet à partir des trois supports de base  Tableau des tâches  Gantt  PERT 1 2 3
  • 58. La méthode : phase de mise en oeuvre Un exemple de communication : le Gantt de suivi Nº Tâche / Table de suivi 1 CONSTRUCTION AGENCE 2 Recherche terrain 3 Pré-étude 4 Achat sous conditions 5 Conception gros oeuvre 6 Conception finitions 7 Demande permis de construire 8 Achat 9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA 10 Finition extérieure 11 Finition intérieure 12 Réception D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M 1993 1994 27% 100% 100% 100% 100%
  • 59. La méthode : phase de bilan 1 : Saisie et édition des états de bilan 2 : Analyse des écarts  Origine des causes  Reproductibilité des phénomènes  Estimation des tâches  Coordination..... 1 2
  • 60. La méthode : phase bilan Exemple d'édition de bilan  Durée planifiée, prévue, réalisée  Début planifié, prévu, réalisé  Fin planifiée, prévue, réalisée Nº Tâche / Table de bilan Durée planifiéeDurée prévueDurée réaliséeDébut planifiéDébut prévu Début réel Fin planifiée Fin prévue Fin réelle 1 CONSTRUCTION AGENCE 82s 89,2s 89,2s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 12/8/94 3/10/94 3/10/94 2 Recherche terrain 12s 12s 12s 4/1/93 4/1/93 4/1/93 26/3/93 26/3/93 26/3/93 3 Pré-étude 1s 1s 1s 29/3/93 29/3/93 29/3/93 2/4/93 2/4/93 2/4/93 4 Achat sous conditions 10s 11s 11s 5/4/93 5/4/93 5/4/93 16/6/93 23/6/93 23/6/93 5 Conception gros oeuvre 8s 9s 9s 13/4/93 20/4/93 20/4/93 9/6/93 23/6/93 23/6/93 6 Conception finitions 8s 8s 8s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 5/8/93 19/8/93 19/8/93 7 Demande permis de construire 20s 20s 20s 10/6/93 24/6/93 24/6/93 28/10/93 15/11/93 15/11/93 8 Achat 1s 1s 1s 29/10/93 16/11/93 16/11/93 5/11/93 22/11/93 22/11/93 9 Démolition, Gros oeuvre, HE, HA20s 25s 25s 29/10/93 17/11/93 17/11/93 21/3/94 11/5/94 11/5/94 10 Finition extérieure 16s 16s 16s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 15/7/94 5/9/94 5/9/94 11 Finition intérieure 20s 20s 20s 22/3/94 12/5/94 12/5/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94 12 Réception 0s 0s 0s 12/8/94 3/10/94 3/10/94 12/8/94 3/10/94 3/10/94
  • 61. Plan de développement d'un projet 432 5 1 6 Essais Schéma Directeur Etudes Développement Production Mise en Oeuvre Maintenabilité Euphorie Inquiétude Recherche des coupables Panique Punition des innocents Promotion de ceux qui n'ont pas trempé dans l'affaire