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Cours de gestion de projets Module 4 Le plan directeur Wiki Concept
Modules du cours Genèse des projets Phases d’un projet Les domaines de gestion Le plan directeur La planification essentielle La planification auxiliaire L’accompagnement, le suivi La finalisation du projet Une méthode propriétaire? Claude Michaud, janvier 2009. Ce diaporama est libre, vous pouvez le redistribuer et/ou le  modifier selon les termes de la Licence Art Libre. http://fr.wikipedia.org/wiki/copyleft, http://artlibre.org
Objectifs pédagogiques Identifier les raisons d’être d’un plan directeur Argumenter sur la nécessité de planifier progressivement (ou l’impossibilité de faire autrement) Décrire les composants essentiels d’un plan directeur Exprimer les objectifs d’un projet Définir des indicateurs qui pourront aider à déterminer le succès du projet Analyser différentes structures de plans directeurs Recommander une structure commune de plan directeur
Bonnes questions Pourquoi faut-il faire une planification initiale? Faut-il réunir tout cela dans un document avant de commencer pour de bon? A quoi ça sert si c’est de toute façon une estimative bien globale Quelles sont les marges d’erreur que l’on peut imaginer? Planification progressive? Un fil rouge? Tempête cérébrale et réflexion en plénum
Choisir ? ? A B D C
Rappel: avant de choisir! Problèmes ou opportunités Sélection initiale des problèmes / opportunités Création d’arbres de problèmes / opportunités Transformation en arbres d’objectifs Transformation en arbres d’objectifs 1a 2a 3a 4a Planification stratégique Traduction du plan stratégique (BSC) Identification de programmes possibles Programmes: actions, processus et projets 1b 2b 3b 4b Identification des alternatives de projets Evaluation des projets en relation aux critères 1 ère  classification des projets 5 7 8 Définition des critères  d’évaluation des projets 6
Perception initiale des alternatives du projet Cette alternative a besoin de quelles ressources? Elles sont disponibles? Elles sont difficiles à obtenir?  Elles coutent combien? ... Ça va coûter combien? 100? 200? 500? 1000? 5000? 10000? ... On le fait en combien de temps? 1 semaine? 15 jours? 1 mois? 6 mois? 1 année? Plus? ... Quelle est la probabilité pour que je me trompe dans mes prévisions? Il faut faire quoi au juste? Ressources Risques Délais Coûts Contenu
Comment donner des priorités aux projets? Jugement de spécialistes Consultants, associations professionnelles et techniques, groupes industriels... Arbres de décision Arbres classiques Epine de poisson Méthodes paramétriques Kepner & Tregoe Processus d’analyse multi-critères AHP – Processus d’analyse hièrarchique Liste d’atributs, avec ponctuation Plus élémentaire, mais ça fonctionne... Etc...
Comparaison des alternatives   Ponctuation Critères stratégiques 0 1 2 3 Cohérence avec la stratégie de l’organisation Sans Basse Moyenne Haute Impact sur l’image de l’organisation Sans Bas Moyen Haut Volonté politique, force de la gouvernance interne du projet Sans Basse Moyenne Haute Volonté politique / force de la gouvernance externe Sans Basse Moyenne Haute Impact de responsabilité sociale et sur l’environnement Sans Bas Moyen Haut Développement de compétences organisationnelles (core) Sans Bas Moyen Haut   Critères tactiques 0 1 2 3 Urgence Sans Basse Moyenne Haute Possibilité de réutilisation Sans Basse Moyenne Haute Difficulté technologique Haute Moyenne Basse Sans Temps de réalisation et implantation --- Court Moyen Long Disponibilité de RH Critique Rare Modérée Garantie Disponibilité de ressources matérielles et logistiques Critique Rare Modérée Garantie Relation bénéfices / coûts Moins de 1 De 1à 5 De 5 à 10 Plus de 10 Profil de risques Haut Moyen Bas Inexistant
Plan directeur -  Project charter On peut trouver une multitude de noms pour le même document, avec des objectifs très semblables: “ Plan directeur” “ Project Charter” “ Proposition exécutive  “ Proposition de projet”  “ Etude préliminaire de projet” C’est un document qui rendra officielle l’existence du projet, si il est approuvé par le client interne ou externe Il doit donner, au minimum, une première réponse aux trois ou quatre questions de base: Pourquoi? Quoi? Quand? Combien?  Il donne l’autorité au gérant du projet d’utiliser un certain nombre de ressources, du moins jusqu’à une nouvelle soumission à approbation Projet ABC
Exercice Décidez, en groupe, ce que vous inclueriez dans un plan directeur... Projet ABC Exercice en groupe
Plan directeur: exemples de contenu Nom du projet, titre, référence Historique de révision Opportunités identifiées ou problèmes à résoudre Historique de la situation, justificatives Client, parrain, gérant du projet, membres de la future équipe Objectifs qualitatifs et quantitatifs Contenu et liste de ce qui n’est pas inclus Exigences et nécessitée externes au projet Attentes de l’administration Relation avec d’autres projets et secteurs (internes, externes) Estimatives de coûts et délais Risques Glossaire de termes particuliers…
Elaboration du plan 1ère classification des projets 8 Elaboration du plan directeur 2ème classification des projets 19 20 Présentation du plan directeur Approbation du début de la phase de planification Annulation du projet 21 22 23 9 Objet du projet et situation actuelle Analyse d’impact du projet sur l’objet Facteurs critiques du succès du projet Profil d’incertitude du projet Prémisses et restrictions internes au projet Liste de la gouvernance du projet Etude initiale du projet Contenu et exclus attentes et résultats Evaluation de l’équipe, temps, argent, ressources Autres divers 10 11 12 13 14 15 17 18 16
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On ne peut contrôler ce que l’on ne peut mesurer  (Tom Demarco) Les objectifs réels sont toujours fixés en fonction des résultats que l’on veut obtenir en dehors du contexte interne du projet et se mesurent par l’impact (effectivité) du projet Les résultats de la gestion de projets, à proprement dit, peuvent être évalués par l’établissement d’une série d’indicateurs d’efficience et d’efficacité, qui seront mesurés par des métriques prédéterminées, à la fin des projets. L’impact (ou l’effectivité) du projet et de sa gestion devra être mesuré par le biais  d’indicateurs de l’objet visé par le projet , mesurés dans la phase de pré-projet, puis comparés avec de nouvelles mesures, effectuées dans la phase de pos-projet.
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Gp 04 Le Plan Directeur

  • 1. Cours de gestion de projets Module 4 Le plan directeur Wiki Concept
  • 2. Modules du cours Genèse des projets Phases d’un projet Les domaines de gestion Le plan directeur La planification essentielle La planification auxiliaire L’accompagnement, le suivi La finalisation du projet Une méthode propriétaire? Claude Michaud, janvier 2009. Ce diaporama est libre, vous pouvez le redistribuer et/ou le modifier selon les termes de la Licence Art Libre. http://fr.wikipedia.org/wiki/copyleft, http://artlibre.org
  • 3. Objectifs pédagogiques Identifier les raisons d’être d’un plan directeur Argumenter sur la nécessité de planifier progressivement (ou l’impossibilité de faire autrement) Décrire les composants essentiels d’un plan directeur Exprimer les objectifs d’un projet Définir des indicateurs qui pourront aider à déterminer le succès du projet Analyser différentes structures de plans directeurs Recommander une structure commune de plan directeur
  • 4. Bonnes questions Pourquoi faut-il faire une planification initiale? Faut-il réunir tout cela dans un document avant de commencer pour de bon? A quoi ça sert si c’est de toute façon une estimative bien globale Quelles sont les marges d’erreur que l’on peut imaginer? Planification progressive? Un fil rouge? Tempête cérébrale et réflexion en plénum
  • 5. Choisir ? ? A B D C
  • 6. Rappel: avant de choisir! Problèmes ou opportunités Sélection initiale des problèmes / opportunités Création d’arbres de problèmes / opportunités Transformation en arbres d’objectifs Transformation en arbres d’objectifs 1a 2a 3a 4a Planification stratégique Traduction du plan stratégique (BSC) Identification de programmes possibles Programmes: actions, processus et projets 1b 2b 3b 4b Identification des alternatives de projets Evaluation des projets en relation aux critères 1 ère classification des projets 5 7 8 Définition des critères d’évaluation des projets 6
  • 7. Perception initiale des alternatives du projet Cette alternative a besoin de quelles ressources? Elles sont disponibles? Elles sont difficiles à obtenir? Elles coutent combien? ... Ça va coûter combien? 100? 200? 500? 1000? 5000? 10000? ... On le fait en combien de temps? 1 semaine? 15 jours? 1 mois? 6 mois? 1 année? Plus? ... Quelle est la probabilité pour que je me trompe dans mes prévisions? Il faut faire quoi au juste? Ressources Risques Délais Coûts Contenu
  • 8. Comment donner des priorités aux projets? Jugement de spécialistes Consultants, associations professionnelles et techniques, groupes industriels... Arbres de décision Arbres classiques Epine de poisson Méthodes paramétriques Kepner & Tregoe Processus d’analyse multi-critères AHP – Processus d’analyse hièrarchique Liste d’atributs, avec ponctuation Plus élémentaire, mais ça fonctionne... Etc...
  • 9. Comparaison des alternatives   Ponctuation Critères stratégiques 0 1 2 3 Cohérence avec la stratégie de l’organisation Sans Basse Moyenne Haute Impact sur l’image de l’organisation Sans Bas Moyen Haut Volonté politique, force de la gouvernance interne du projet Sans Basse Moyenne Haute Volonté politique / force de la gouvernance externe Sans Basse Moyenne Haute Impact de responsabilité sociale et sur l’environnement Sans Bas Moyen Haut Développement de compétences organisationnelles (core) Sans Bas Moyen Haut   Critères tactiques 0 1 2 3 Urgence Sans Basse Moyenne Haute Possibilité de réutilisation Sans Basse Moyenne Haute Difficulté technologique Haute Moyenne Basse Sans Temps de réalisation et implantation --- Court Moyen Long Disponibilité de RH Critique Rare Modérée Garantie Disponibilité de ressources matérielles et logistiques Critique Rare Modérée Garantie Relation bénéfices / coûts Moins de 1 De 1à 5 De 5 à 10 Plus de 10 Profil de risques Haut Moyen Bas Inexistant
  • 10. Plan directeur - Project charter On peut trouver une multitude de noms pour le même document, avec des objectifs très semblables: “ Plan directeur” “ Project Charter” “ Proposition exécutive “ Proposition de projet” “ Etude préliminaire de projet” C’est un document qui rendra officielle l’existence du projet, si il est approuvé par le client interne ou externe Il doit donner, au minimum, une première réponse aux trois ou quatre questions de base: Pourquoi? Quoi? Quand? Combien? Il donne l’autorité au gérant du projet d’utiliser un certain nombre de ressources, du moins jusqu’à une nouvelle soumission à approbation Projet ABC
  • 11. Exercice Décidez, en groupe, ce que vous inclueriez dans un plan directeur... Projet ABC Exercice en groupe
  • 12. Plan directeur: exemples de contenu Nom du projet, titre, référence Historique de révision Opportunités identifiées ou problèmes à résoudre Historique de la situation, justificatives Client, parrain, gérant du projet, membres de la future équipe Objectifs qualitatifs et quantitatifs Contenu et liste de ce qui n’est pas inclus Exigences et nécessitée externes au projet Attentes de l’administration Relation avec d’autres projets et secteurs (internes, externes) Estimatives de coûts et délais Risques Glossaire de termes particuliers…
  • 13. Elaboration du plan 1ère classification des projets 8 Elaboration du plan directeur 2ème classification des projets 19 20 Présentation du plan directeur Approbation du début de la phase de planification Annulation du projet 21 22 23 9 Objet du projet et situation actuelle Analyse d’impact du projet sur l’objet Facteurs critiques du succès du projet Profil d’incertitude du projet Prémisses et restrictions internes au projet Liste de la gouvernance du projet Etude initiale du projet Contenu et exclus attentes et résultats Evaluation de l’équipe, temps, argent, ressources Autres divers 10 11 12 13 14 15 17 18 16
  • 14. Objectif... Le projet va servir à quoi ? ? Efficience Efficacité Effectivité
  • 15. Un projet est toujours au service de quelque chose! Client et nécessité Processus d’entreprise Produit Service Client et satisfaction Efficacité Effectivité Efficience Analyse de situation Projet Produit Service Effectivité (impact) du projet au service de... Efficience Efficacité Effectivité
  • 16. On ne peut contrôler ce que l’on ne peut mesurer (Tom Demarco) Les objectifs réels sont toujours fixés en fonction des résultats que l’on veut obtenir en dehors du contexte interne du projet et se mesurent par l’impact (effectivité) du projet Les résultats de la gestion de projets, à proprement dit, peuvent être évalués par l’établissement d’une série d’indicateurs d’efficience et d’efficacité, qui seront mesurés par des métriques prédéterminées, à la fin des projets. L’impact (ou l’effectivité) du projet et de sa gestion devra être mesuré par le biais d’indicateurs de l’objet visé par le projet , mesurés dans la phase de pré-projet, puis comparés avec de nouvelles mesures, effectuées dans la phase de pos-projet.
  • 17. Quelques types de projets Projet d’amélioration Projet d’implantation Projet de récupération Projet de rebut Processus Resultat 1 Resultat 2 Projet Rien Processus Projet Processus Clone Projet Resultat 1+x Processus Rien Projet
  • 18. Les résultats en chaîne Clients Nécessités / désirs Frontière Produits et services Organisation Resources Processus C O U R S D E G P
  • 19. Qui est intéressé ? – La gouvernance (Stakeholders) Exemple d’un projet de cours de gestion de projets Action éducationnelle Animateur “ Bénéficiaires” Gérant Collègues de travail Champ d’exercice des compétences Clients Département financier Institution Professeur Gérant de formation Equipe de formation Planificateur éducationnel
  • 20. Profil de risque Niveaux d’incertitude Variations Incertitudes prévisibles Incertitudes imprévisibles Chaos Adapté de Arnoud de Meyer, Christoph Loch, Michael T. Pich MIT SLOAN MANAGMENT REVIEW Winter 2002 Risque élevé Degré Restructuration physique d’un magasin 1 2 3 4 Niveau Degré Développement d’une campagne publicitaire 1 2 3 4 Niveau Degré Développement d’un MBA pour les cadres de l’entreprise 1 2 3 4 Niveau Degré Design d’une nouvelle ligne de produits de haut de gamme 1 2 3 4 Niveau
  • 21. Exercices Définition de quelques indicateurs EEE pour le projet Recommandations de structure de plan directeur Exercice en groupe
  • 22. Vérification des objectifs Raisons d’être d’un plan directeur Planifier progressivement Composants essentiels d’un plan directeur Exprimer les objectifs Définir des indicateurs de succès Structures de plans directeurs Recommander une structure commune