Ce diaporama a bien été signalé.
Nous utilisons votre profil LinkedIn et vos données d’activité pour vous proposer des publicités personnalisées et pertinentes. Vous pouvez changer vos préférences de publicités à tout moment.
L’implantation de la
gestion des bénéfices à la
STM
Présentée dans le cadre de la Journée de
recherche PMI-Montréal
Le 12 ...
Contenu de la présentation
Mise en contexte
Grandes étapes de l’implantation
Première étape : Conditions préalables à la g...
Mise en contexte
La Société de Transport de Montréal est une entreprise publique qui assure les
besoins de mobilité de la ...
• 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée
dans la deuxième version du Guide publiée ...
• 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée
dans la deuxième version du Guide publiée ...
Conditions préalables à la gestion des bénéfices
RÉSULTATS DE L’AUDIT : Attentes de la direction
6
Prérequis selon Qualisc...
Conditions préalables à la gestion des bénéfices (suite)
Arrimer les processus de gestion de projet et de GPP, incluant ou...
• 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée
dans la deuxième version du Guide publiée ...
9
Recherche et balisage
Les principes de la gestion des bénéfices selon l’APMG International :
Aligner les bénéfices avec ...
10
Recherche et balisage (suite)
Les principes de la gestion des bénéfices selon l’APMG International (suite) :
Gérer les ...
11
Source: Thorp, John and Fujitsu Consulting’s Center for Strategic Leadership. The information paradox, Realizing the bu...
12
A
ACTIVITÉS/PROJETS
Les activités (opérations
projets) produisent des
résultats mesurables R
RÉSULTATS
Les résultats d’...
13
Cartographie de la chaîne des bénéfices :
Bradley, Gerald. Benefit Realisation Management. Gower, 2e édition. P. 190.
R...
• 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée
dans la deuxième version du Guide publiée ...
15
La vision
Objectifs de la gestion de bénéfices
• Optimiser la contribution des projets aux objectifs stratégiques
• Fac...
16
Le processus (suite)
Suivi des bénéfices 2020 planifiés
• Bénéfices reliés aux indicateurs de performance du plan 2020
...
17
Intégration aux processus organisationnels
Identification
des bénéfices
Suivi bénéfices
2020 planifiés
Suivi
des indica...
Les formulaires
19
Les formulaires (suite)
Plan de réalisation des bénéfices en annexe à la charte de projet :
20
Les formulaires (suite)
Rapport annuel à recevoir des chargés de projet :
21
La gestion du changement
La gestion du changement est intégrée au Guide de gestion de projet
Phase d’identification :
•...
22
Stratégie d’implantation
Les parties prenantes :
• Les membres du comité GPP
• Les promoteurs de projet
• Les chargés d...
Enjeux et facteurs de succès de la Phase 1
Les enjeux :
• Le changement de culture
• La résistance au changement
• Les par...
• 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée
dans la deuxième version du Guide publiée ...
25
Priorités exprimées dans le cadre de l’audit 2013
Dans le cadre de l’audit 2013 des pratiques en gestion de portefeuill...
26
Priorités exprimées dans le cadre de l’audit 2013
Finaliser le changement culturel relié à l’identification et la récup...
27
Constats suite à la Phase 1 de l’implantation
Difficulté à obtenir un engagement lors de l’identification des bénéfices...
28
La Phase 2 de l’implantation
Objectifs:
Renforcer le lien entre l’identification des bénéfices et les objectifs stratég...
29
Ajustements au plan de réalisation des bénéfices
Plan de réalisation des bénéfices intégré à la charte de projet :
30
Premier rapport de suivi des bénéfices
Rapport de suivi des bénéfices planifiés par secteur par projet :
Prochaines étapes
31
Prochaines étapes (suite)
32
Conclusion
Commentaires et questions
33
34
Prochain SlideShare
Chargement dans…5
×

Journée de recherche Symposium : gestion des bénéfices à la stm

343 vues

Publié le

L'implantation de la gestion des bénéfices à la STM

Publié dans : Formation
  • Soyez le premier à commenter

Journée de recherche Symposium : gestion des bénéfices à la stm

  1. 1. L’implantation de la gestion des bénéfices à la STM Présentée dans le cadre de la Journée de recherche PMI-Montréal Le 12 septembre 2016
  2. 2. Contenu de la présentation Mise en contexte Grandes étapes de l’implantation Première étape : Conditions préalables à la gestion des bénéfices Deuxième étape : Recherche et balisage Troisième étape : Implantation Phase 1 Quatrième étape : Implantation Phase 2 Conclusion 2
  3. 3. Mise en contexte La Société de Transport de Montréal est une entreprise publique qui assure les besoins de mobilité de la population en offrant un réseau de transport collectif (bus et métro). Elle compte aujourd’hui plus de 9 000 employés. Un budget de 11,5 G$ a été approuvé par le CA en 2012 pour la priorisation des Projets d’investissements sur une période de 10 ans. La gestion de projet est décentralisée à la STM : les projets de grande envergure sont réalisés par la direction des projets majeurs, les autres projets sont réalisés aux TI, à l’ingénierie ou pris en charge par l’exploitation. La gestion de portefeuille de projets (GPP) a été initiée par les Projets Majeurs en 2005 et transférée à la direction Planification stratégique en 2007. Elle relève de la Direction budget et investissements depuis 2010. Un audit des pratiques en gestion de portefeuille de projets est réalisé tous les trois ans depuis 2006. C’est dans le cadre de l’audit GPP 2010 que la gestion des bénéfices a été identifiée comme étant une priorité. 3
  4. 4. • 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée dans la deuxième version du Guide publiée en novembre 2012. Grandes étapes de l’implantation • 2010 : Suivi des bénéfices est identifié comme une priorité par la haute direction lors de l’audit GPP 2010. • 2010-2011 : Conditions préalables à l’implantation du suivi des bénéfices sont mises en place et intégrées dans la première version du Guide d’accompagnement de gestion de projet publiée en septembre 2011. 4 • 2011-2012 : Recherche et balisage sur les pratiques en gestion des bénéfices auprès de divers organismes et publications. Conditions préalables Implantation Phase1 1. 2. • 2014-2016 : Ajustements au processus - consensus sur le plan de réalisation et suivi des bénéfices (pendant et après le projet). Publication d’un premier rapport de suivi des bénéfices et publication d’une politique de gestion des bénéfices. 3. Rechercheet balisage 4. Implantation Phase2
  5. 5. • 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée dans la deuxième version du Guide publiée en novembre 2012. Grandes étapes de l’implantation • 2010 : Suivi des bénéfices est identifié comme une priorité par la haute direction lors de l’audit GPP 2010. • 2010-2011 : Conditions préalables à l’implantation du suivi des bénéfices sont mises en place et intégrées dans la première version du Guide d’accompagnement de gestion de projet publiée en septembre 2011. 5 • 2011-2012 : Recherche et balisage sur les pratiques en gestion des bénéfices auprès de divers organismes et publications. Conditions préalables Implantation Phase1 1. 2. • 2014-2016 : Ajustements au processus - consensus sur le plan de réalisation et suivi des bénéfices (pendant et après le projet). Publication d’un premier rapport de suivi des bénéfices et publication d’une politique de gestion des bénéfices. 3. Rechercheet balisage 4. Implantation Phase2
  6. 6. Conditions préalables à la gestion des bénéfices RÉSULTATS DE L’AUDIT : Attentes de la direction 6 Prérequis selon Qualiscope
  7. 7. Conditions préalables à la gestion des bénéfices (suite) Arrimer les processus de gestion de projet et de GPP, incluant outils et indicateurs : 7
  8. 8. • 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée dans la deuxième version du Guide publiée en novembre 2012. Grandes étapes de l’implantation • 2010 : Suivi des bénéfices est identifié comme une priorité par la haute direction lors de l’audit GPP 2010. • 2010-2011 : Conditions préalables à l’implantation du suivi des bénéfices sont mises en place et intégrées dans la première version du Guide d’accompagnement de gestion de projet publiée en septembre 2011. 8 • 2011-2012 : Recherche et balisage sur les pratiques en gestion des bénéfices auprès de divers organismes et publications. Conditions préalables Implantation Phase1 1. 2. • 2014-2016 : Ajustements au processus - consensus sur le plan de réalisation et suivi des bénéfices (pendant et après le projet). Publication d’un premier rapport de suivi des bénéfices et publication d’une politique de gestion des bénéfices. 3. Rechercheet balisage 4. Implantation Phase2
  9. 9. 9 Recherche et balisage Les principes de la gestion des bénéfices selon l’APMG International : Aligner les bénéfices avec la stratégie • Permet d’évaluer la contribution d’un projet au plan stratégique Débuter en commençant par la fin • La solution devrait être développée en fonction des bénéfices et non l’inverse Utiliser des méthodes de livraison de projet qui mènent au succès • Gestion de projet, gestion du changement et gouvernance Intégrer les bénéfices à la gestion de la performance • Faire le lien entre les bénéfices et les indicateurs de performance, planifier la réalisation des bénéfices dans les budgets, faire le suivi des cibles de performance dans un tableau de bord, responsabiliser la réalisation des bénéfices dans un contrat de performance…
  10. 10. 10 Recherche et balisage (suite) Les principes de la gestion des bénéfices selon l’APMG International (suite) : Gérer les bénéfices dans une perspective GPP • Assurer une approche commune pour évaluer et comparer les projets entre eux Mettre en place une gouvernance efficace • Alignée, consistante et active Développer une culture de la performance • Obtenir l’engagement de tous dans le processus afin de changer les façons de faire de manière durable dans une perspective de générer de la valeur
  11. 11. 11 Source: Thorp, John and Fujitsu Consulting’s Center for Strategic Leadership. The information paradox, Realizing the business benefits of information technology. McGraw-Hill Ryerson, P. 42-43. Gestionduchangement Cycle complet de gouvernance Gestion de portefeuille Gestion de programme Gestion de projet Imputabilité active Indicateurs de mesure pertinents Les piliers de la gestion des bénéfices selon John Thorp : Recherche et balisage (suite)
  12. 12. 12 A ACTIVITÉS/PROJETS Les activités (opérations projets) produisent des résultats mesurables R RÉSULTATS Les résultats d’opérations et les livrables de projets engendrent les bénéfices B V VALEURBÉNÉFICES Ces bénéfices, une fois réalisés, donnent une valeur additionnelle quantifiable I INDICATEURS La valeur d’un bénéfice est calculée en utilisant ses indicateurs de valeur Traduit et adapté de «Understanding Benefits: An Executive Guide, Jed Simms, www.valuedeliverymanagement.com », par C.Emond, Qualiscope La chaîne de valeur des bénéfices de projet : Recherche et balisage (suite)
  13. 13. 13 Cartographie de la chaîne des bénéfices : Bradley, Gerald. Benefit Realisation Management. Gower, 2e édition. P. 190. Recherche et balisage (suite)
  14. 14. • 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée dans la deuxième version du Guide publiée en novembre 2012. Grandes étapes de l’implantation • 2010 : Suivi des bénéfices est identifié comme une priorité par la haute direction lors de l’audit GPP 2010. • 2010-2011 : Conditions préalables à l’implantation du suivi des bénéfices sont mises en place et intégrées dans la première version du Guide d’accompagnement de gestion de projet publiée en septembre 2011. 14 • 2011-2012 : Recherche et balisage sur les pratiques en gestion des bénéfices auprès de divers organismes et publications. Conditions préalables Implantation Phase1 1. 2. • 2014-2016 : Ajustements au processus - consensus sur le plan de réalisation et suivi des bénéfices (pendant et après le projet). Publication d’un premier rapport de suivi des bénéfices et publication d’une politique de gestion des bénéfices. 3. Rechercheet balisage 4. Implantation Phase2
  15. 15. 15 La vision Objectifs de la gestion de bénéfices • Optimiser la contribution des projets aux objectifs stratégiques • Faciliter l'identification et la mesure des bénéfices • Assurer le suivi et la réalisation des bénéfices Bénéfice : un avantage/gain réalisé lors de la livraison d’un projet et perçu comme tel par une partie prenante • Un bénéfice est mesuré (tangible) lorsque la valeur peut être mesurée avant et après le projet (ex. : Réduction des coûts, satisfaction de la clientèle) • Un bénéfice est non mesuré (intangible) lorsqu’il est difficile ou impossible à mesurer (ex. : Amélioration de l’efficacité, coûts évités)
  16. 16. 16 Le processus (suite) Suivi des bénéfices 2020 planifiés • Bénéfices reliés aux indicateurs de performance du plan 2020 • Détermination des bénéfices à suivre lors de la préparation du plan de réalisation des bénéfices • Suivi quadrimestriel – rapports de suivi de portefeuilles de projet • Est-ce que le projet est toujours en mesure de livrer ses bénéfices? Suivi des bénéfices 2020 réalisés Suivi annuel Mesure initiale et durée du suivi du portefeuille des projets à déterminer lors de la préparation du plan de réalisation des bénéfices Quantification mesurée par les indicateurs de performance du plan 2020 Fera l’objet d’un rapport produit annuellement et séparé du rapport de suivi du portefeuille des projets Suivi des indicateurs 2020 Suivi continu à travers le tableau de bord corporatif
  17. 17. 17 Intégration aux processus organisationnels Identification des bénéfices Suivi bénéfices 2020 planifiés Suivi des indicateurs Fermeture de projet (P5) Information de gestion Tableau de bord Gestion du changement Autorisation de projets (P1 & P2) Suivi bénéfices 2020 réalisés
  18. 18. Les formulaires
  19. 19. 19 Les formulaires (suite) Plan de réalisation des bénéfices en annexe à la charte de projet :
  20. 20. 20 Les formulaires (suite) Rapport annuel à recevoir des chargés de projet :
  21. 21. 21 La gestion du changement La gestion du changement est intégrée au Guide de gestion de projet Phase d’identification : • Évaluation de l’envergure du changement et de la capacité à changer Phase de planification : • Analyse des parties prenantes • Stratégie de gestion du changement Une équipe de 9 conseillers corporatifs en gestion du changement pour soutenir les chargés de projet
  22. 22. 22 Stratégie d’implantation Les parties prenantes : • Les membres du comité GPP • Les promoteurs de projet • Les chargés de projet • Les gestionnaires Les principes directeurs de la stratégie : • Approche graduelle • Approche ascendante (‘Bottom-up’) La stratégie : • Tenir des rencontres individuelles avec un échantillonnage de promoteurs pour connaître les pratiques sectorielles, les besoins et les résistances • Organiser des ateliers de « changeboxing » afin d’obtenir le consensus des chargés de projet et des gestionnaires sur les livrables (processus, formulaires) • Obtenir l’approbation des membres du comité GPP sur les grands principes et les livrables • Soutenir les équipes de projet en faisant de l’accompagnement
  23. 23. Enjeux et facteurs de succès de la Phase 1 Les enjeux : • Le changement de culture • La résistance au changement • Les paradigmes : ex. identifier les bénéfices pour justifier un projet • Peu d’entreprises ont réussi à mettre en place la gestion des bénéfices Les facteurs de succès : • S’assurer du soutien de la direction • S’inspirer des meilleures pratiques • Obtenir le consensus grâce au « changeboxing » • Mettre en pratique la théorie des petits pas 23
  24. 24. • 2012-2013 : Première version d’un processus de gestion des bénéfices intégrée dans la deuxième version du Guide publiée en novembre 2012. Grandes étapes de l’implantation • 2010 : Suivi des bénéfices est identifié comme une priorité par la haute direction lors de l’audit GPP 2010. • 2010-2011 : Conditions préalables à l’implantation du suivi des bénéfices sont mises en place et intégrées dans la première version du Guide d’accompagnement de gestion de projet publiée en septembre 2011. 24 • 2011-2012 : Recherche et balisage sur les pratiques en gestion des bénéfices auprès de divers organismes et publications. Conditions préalables Implantation Phase1 1. 2. • 2014-2016 : Ajustements au processus - consensus sur le plan de réalisation et suivi des bénéfices (pendant et après le projet). Publication d’un premier rapport de suivi des bénéfices et publication d’une politique de gestion des bénéfices. 3. Rechercheet balisage 4. Implantation Phase2
  25. 25. 25 Priorités exprimées dans le cadre de l’audit 2013 Dans le cadre de l’audit 2013 des pratiques en gestion de portefeuille de projets à la STM, des entrevues ont été réalisées avec des membres de la direction. Les priorités exprimées en lien avec la gestion des bénéfices sont les suivantes : Mettre l’emphase sur une meilleure gestion des bénéfices : • Réduire le délai entre le constat qu’un projet sera retardé et une demande de modification déposée au comité GPP afin de gérer l’impact sur les budgets et la récupération des bénéfices • Finaliser les mécanismes de captation des bénéfices une fois les livrables intégrés aux opérations • Mettre en place un mécanisme et des outils pour la reddition de compte sur les bénéfices de projet
  26. 26. 26 Priorités exprimées dans le cadre de l’audit 2013 Finaliser le changement culturel relié à l’identification et la récupération des bénéfices : • Tout bénéfice tangible devrait être identifié, tout comme la méthode d’évaluation de ce dernier, et par le fait même comment ce dernier sera capté • Continuer les efforts de récupération des bénéfices ‘Hard’ et fournir une rétroaction au Comité de direction élargi sur le % du retour des bénéfices • Suivre la récupération des bénéfices après la mise en service du projet
  27. 27. 27 Constats suite à la Phase 1 de l’implantation Difficulté à obtenir un engagement lors de l’identification des bénéfices mesurables Effritement des bénéfices au fur et à mesure que le projet se réalise et une fois transféré aux opérations Plus de 30% des projets du portefeuille ont un enjeu relativement à l’échéancier de leur projet et ces retards risquent d’avoir un impact sur la réalisation des bénéfices
  28. 28. 28 La Phase 2 de l’implantation Objectifs: Renforcer le lien entre l’identification des bénéfices et les objectifs stratégiques Capter, quantifier et suivre les bénéfices en cours de réalisation et une fois le projet transféré aux opérations : • Officialiser les rôles et les responsabilités Intégrer les économies au budget opérationnel
  29. 29. 29 Ajustements au plan de réalisation des bénéfices Plan de réalisation des bénéfices intégré à la charte de projet :
  30. 30. 30 Premier rapport de suivi des bénéfices Rapport de suivi des bénéfices planifiés par secteur par projet :
  31. 31. Prochaines étapes 31
  32. 32. Prochaines étapes (suite) 32
  33. 33. Conclusion Commentaires et questions 33
  34. 34. 34

×