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040 Septembre 2008
Projet d’Appui à la Gestion Economique
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  1. 1. N0 040 Septembre 2008 Projet d’Appui à la Gestion Economique PAGE PAGEinfo Revue finale des Initiatives à Résultats Rapides Promouvoir les réformes économiques Projet d’Appui à la Gestion Economique (PAGE) • Immeuble SOCAR • Boulevard de l’Indépendance B.P : 1590 Bujumbura-Burundi • Tél : (00 257 ) 22 24 95 95 • Fax : (00 257) 22 24 95 92 • e-mail : page@page.bi, www.page.bi Editorial Le programme gouvernemental de renforcement des capacités du leadership au Burundi vient de franchir une étape décisive avec l’achèvement de onze initiatives menées au sein de l’administration et la mise en œuvre de dix réformes dans le cadre du PAGE ( Projet d’Appui à la Gestion Economique) initiées depuis le mois de mars 2008. Il y a déjà eu une revue à mi-parcours au mois de mai de cette an- née sur l’efficacité de la méthode axée sur le résultat pour générer des résultats concrets sur un délai limité et court. La revue finale a per- mis aux initiateurs et à l’administration de procéder à l’évaluation des progrès accomplis à ce jour au regard des objectifs et performances adoptés. Sur les neuf Initiatives à Résultats Rapides (IRR) que le PAGE avai- ent inscrites sur son agenda à travers les chefs d’équipe des services bénéficiaires, sept ont réalisé des progrès satisfaisants, d’autres sont en cours de réalisation et seront mises à l’échelle parfois avec des décisions politiques du gouvernement pour être achevées. Rappe- lez-vous que neuf équipes avaient participé à l’élaboration des IRR sous l’appui technique de l’Institut de la Banque Mondiale. Les neuf équipes provenaient du Ministère de l’Economie, des Finances et de la Coopération au Développement (TVA, SIGEFI et Marchés Publics), du ministère de la Justice et garde des sceaux, du tribunal de Commerce, du SCEP, du SP/REFES, de l’ISTEEBU et du Ministère du Commerce, de l’Industrie et du Tourisme. Ce numéro de PAGEinfo va vous permettre chers lecteurs de redécou- vrir les concepts de base de la méth- ode à résultats rapides (MRR). Parmi les quelques initiatives en cours au Burundi, votre bulletin va vous présenter celles initiées par certains ministères bénéficiaires des appuis du projet PAGE. Vous aurez également l’appréciation du coordinateur du Projet d’Appui à la Gestion Economique PAGE . Vue des participants à la présentation de l’IRR du Ministère de la Justice et Garde des Sceaux Le Directeur Général des Recettes ouvrant la séance de présentation des IRR du ministère des Finances
  2. 2. 2 Projet d’Appui à la Gestion Economique PAGE PAGEinfo I. Les grandes étapes de la revue Préalablement, le Consultant intérnational a d’abord présenté le cadrage de l’atelier destiné à cette revue en insistant sur son objectif, les résultats attendus et en rappelant les trois dimensions clés pour réussir une IRR. Les chefs d’équipe des IRR respectives devaient ensuite présenter le guide méthodologique, les outils remplis montrant l’état d’avancement des activités inscrites à chaque objectif de performance IRR. Le guide méthod- ologique comporte les trois composantes à savoir: l’évaluation du plan de travail prévisionnel, l’organisation du suivi évaluation de l’initiative et les relations entre l’équipe et les leaders stratégique et politique. Tandis que les outils schéma- tisent les éléments suivants: la problématique, l’objectif de performance, en quoi l’objectif est-il ambitieux ; l’approche uti- lisée pour redresser le défi ; les acteurs principaux ; l’évaluation du plan de travail : jalons, ac- tivités; le niveau de réalisation estimé ; les obstacles rencontrés et solutions développées ; les obstacles potentiels et réponses suggérées ; les activités à venir pour l’atteinte des résultats ; les appuis externes requis pour attein- dre le résultat.Après cette séance d’explication, les coaches nationaux,le Consultant international en MRR ont permis un échange et une discussion en plénière sur les progrès obtenus dans la mise en oeuvre de l’IRR. Toutes les équipes ont utilisé le même schéma dans la présentation de leur activité. Il faut préciser qu’un ministère ou un projet qui a plusieurs initiatives est tenu de présenter chaque initiative avec un schéma identique pour rendre l’évaluation plus aisée. II. Appréciation du consultant international de l’IBM • Participation : la présente revue a connu une participation active de toutes les équipes qui ont manifesté une réelle volonté de réussir leurs IRRs. • Appropriation : toutes les équipes s’approprient convenablement le processus et la méthode. Certes, les difficultés majeures rencontrées par certaines équipes telles que la non disponibilité des décideurs politiques, la faible mobilisation des appuis externes, les procédures administra- tives assez longues mais incontournables (notamment le recrutement des consultants par exem- ple) se situent en dehors de leur compétence. • Composition de l’équipe IRR : Celle-ci doit normalement comporter des personnes suivantes pour la réussite des activités programmées : - les personnes ayant des responsabilités sur terrain, en rapport avec les activités de l’IRR ; - les personnes motivées dans le sens de l’atteinte des résultats. L’exemple à donner est celui de l’IRR Marchés Publics où la réforme se trouvait à un niveau faible de réalisation. Il a fallu qu’il y ait un changement de l’équipe du comité de suivi de la réforme des marchés publics en y mettant des personnes motivées pour pouvoir obtenir les résultats constatés. • L’implication de tous les partenaires : il s’agit essentiellement des supérieurs hiérarchiques, des leaders stratégiques et des coaches ex- ternes. La plupart des équipes IRR soulèvent l’indisponibilité des décideurs pour la signature,l’obtention en temps réel des documents, la non- tenue régulière des réunions de prise de décision, le retard dans l’acquisition des moyens de travail indispensables constituent un obstacle majeur dans le processus de mise en place des réformes. • La communication : Toutes les équipes IRR ont été unanimes qu’il faut améliorer la communication pour que chaque acteur sache exactement son rôle et responsabilité dans la mise en œuvre de l’IRR dont il fait partie. • Méthodologie de travail : Pour permettre aux gens de s’approprier la méthodologie et conduire le processus aux résultats ; le travail en équipe à tout moment a été vivement encouragé pour toutes les IRR. Ceci part du constat que cette revue de ces IRRs a été une occasion à certains membres de certaines équipes de se retrouver autour de ce travail pour lequel ils devaient normalement être régulièrement ensemble. En outre, il est important de toujours travailler sur base Principaux rôles à jouer dans les structures IRR * Circonscrit l'initiative * Passe en revue et appuie l'initiative * Mène la réflexion sur l'extension * Mène l'équipe au succès * Planifie et gère les réunions * Documente les réalisations et les recommandations * Utilisent leurs connaissances pour aider l'équipe à réussir * Exécutent les mesures d'action en entier et à temps * Participent à la fixation de l'objectif, à la planification et à la documentation * Guide le processus d'une vague à l'autre * Entraîne le dirigeant stratégique et le chef d'équipe à optimiser la performance de l'équipe Dirigeant stratégique Chef d'équipe Membres de l'équipe Coach Vue partielle des participants à la présentation de l’IRR-Commerce Le Consultant international Benjamina Mahasolo Randrianarivelo donnant son ap- préciation sur la réalisation des IRR
  3. 3. 3Projet d’Appui à la Gestion Economique PAGE PAGEinfo d’un plan de travail établi suivant les priorités avec des performances à atteindre (formation pour renforcement des capacités nécessaires, mise en place des textes d’application légaux et réglementaires, vulgarisation et mise à l’échelle des résultats. • Respect du timing (calendrier) : Les structures bénéficiaires commencent progressivement à s’attacher beaucoup au calendrier inscrit au plan de travail en vue d’atteindre les résultats dans les délais requis. C'est-à-dire que la méthode est en train d’introduire une discipline de respect du timing fixé lié au plan de travail. Le ministère de l’économie, des finances et de la coopération au dével- oppement a présenté les IRR à trois niveaux. Au niveau de la direction générale des marchés publics,du département des impôts et au niveau du projet SIGEFI. Concernant la réforme des marchés publics, il y a deux objectifs de per- formance à savoir la formation de 100 gestionnaires de credits publics sur le nouveau code des marchés publics et la mise en place des textes d’application de ce nouveau code avant le 04/10/2008 date de son entrée en vigueur. A travers cette initiative l’équipe chargée de la mise en place de cette réforme a été redynamisée et renforcée. La séance d’évaluation constate que l’initiative se déroule bien. Cette évaluation a également relevé quelques difficultés comme la non disponibilité des décideurs pour la signature, le retard dans l’obtention en temps réels des docu- ments et moyens indispensables dans le processus de mise en place des réformes,ainsi que le manque de connaissance des exigences de l’ IRR par les partenaires. Le point faible de cette initiative est la mise en place des textes d’application où l’évaluation a exprimé la crainte d’un dépasse- ment des délais convenus. Ducôtédel’introductiondelataxesurlavaleurajoutée(TVA), l’initiative poursuit un grand objectif de performance, finaliser l’élaboration du pro- jet de loi sur la TVA car il faut maximiser les recettes fiscales puisque avec l’entrée du Burundi dans l’east africa community, il y aura une baisse des recettes douanières. L’évaluation se réjouit de l’évolution de la réforme mais suggère d’accélérer d’avantage car il y a du retard par rapport aux préalables à l’introduction de la TVA . C’est notamment l’informatisation du Département des impôts,la formation du personnel et des partenaires, le plan de remboursement des crédits, des taxe et la conception des outils de gestion de la TVA. L’IRR du projet SIGEFI s’est fixé comme Objectif de performance : éditer une Balance Générale des Comptes fiables grâce à l’intégration des nouvelles fonctionnalités de SIGEFI en 90 jours à partir du 15 mars 2008. Ceci pour corriger la non fiabilité de la balance générale des comptes. C’est un travail d’équipe et la revue a dégagé les constats suivants : la faible implication des services techniques et le retard dans certaines activités indispensables à la réalisation de l’initiative comme la formation des utilisateurs et des informaticiens,la sécurité physique du système. D’après monsieur Nicodème NIMENYA ; Directeur Général des Recettes, ce qui se passe avec cet objectif montre la nécessité de généraliser la méthode des IRR au sein de tous les services d’un même ministère et de tout le gouvernement car maintenant certaines réformes vont plus vite que d’autres. Et les plus rapides n’arrivent pas à atteindre leurs objectifs à cause de l’interdépendance des services. Le tribunal du Commerce a présenté deux initiatives à résultats rapides avec les objectifs de performance suivants : “Réduire de 4 à 1 jour les délais de pro- duction des copies de jugements au Tribunal de commerce de Bujumbura dans l’intervalle du 15 mars 25 juin 2008” et “réduire de 3 mois les délais d’informatisation de la base de don- nées relative au Registre de commerce, passant de 9 à 6 mois à partir du 20 mars 2008”. Selon le leader stratégique de cette initiative monsieur Jean Anas- tase HICUBURUNDI, Président du Tribunal de Commerce. Le premier objectif est atteint mais pour le second objectif, l’équipe déplore un certain re- tard par rapport aux délais convenus DISPOSITIF D’INTERVENTION STRUCTURE RRI APPLICATION BURUNDI ROLES MAJEURS Dirigeant politique . S’assure de la conformité entre Résultats & Vision . Mobilise les décideurs . Leader sectoriel . Responsable direct . Représentants : - Associations, - Services techniques, - Communes, - …. Coaching . Circonscrit le champ d’intervention . Appuie le progrès de l’équipe . Mène l’équipe . Gère le processus . Aident l’équipe à réussir . Participent aux différentes étapes du processus Leader (s) Stratégique (s) Leader (s) Stratégique (s) Chef d’équipe Chef d’équipe - Dynamise le processus - Accompagne les acteurs - Appuie en méthodes -Communique les états d’avancement Membres d’équipe Membres d’équipe Vue partielle des participants à la présentation de l’IRR-Finances
  4. 4. 4 Projet d’Appui à la Gestion Economique PAGE PAGEinfo car il y a des aspects de l’informatisation complète du greffe de ce tribunal qui ne sont pas encore terminés. L’IRR du ministère de la Justice avait pour objectif de performance la sortie de la feuille de route pour la réforme du secteur de la Justice, à l’issue du forum élargi de tous les partenaires, en 100 jours à partir du 01 juin 2008. Cette feuille route est indispensable car l’étude diagnostique du secteur de la Justice est programmée depuis 2004 mais n’a jamais démarré malgré la disponibilité des ressources au projet PAGE. La revue finale constate que maintenant le leadership politique est bien engagé pour démarrer cette activité. Faut il souligner que ce jour même le chef de cabinet au ministère de la justice et garde des sceaux est venu à la séance avec le discours de lancement officiel de l’étude diagnostique. Le chef de cabinet était accompagné par les hauts magistrats de la cour suprême. Le Coordinateur du PAGE donne ses impressions sur la Méthode par Résultats Rapides J’ai participé à la 1ère Retraite Gouvernementale en mai 2007 et l’idée de Méthode par Résultats Rapides (MRR) m’a accroché. J’ai constaté que c’est une nouv- elle approche qui permet d’atteindre un objectif dans un délai court. La MRR peut être utilisée pour des réformes à long terme en les subdivisant sur des étapes courtes et successives. Au niveau du Projet PAGE, la MRR nous a donné un outil de plus de gestion et de suivi des activités des ministères. Avec l’introduction de la méthode, les ex- perts de PAGE travaillent directement avec les chefs d’équipe qui sont mobilisateurs des membres de leurs équipes. Je suis content des résultats atteints. On voit émerger une génération de fonctionnaires qui sont dé- terminés à atteindre des résultats tangibles en un peu de temps.Je souhaite que chaque activité du PAGE soit transformée en IRR en partenariat avec les ministères concernés. Et il faudrait former les équipes des IRR et les responsables des services bénéficiaires. De nouvelles IRR seront aussi formulées pour la continuation de la Méthode par Résultats Rapides. Les étapes en 100 jours Formuler Lancer Gérer le Progrès Faire passer à l’échelon supérieur Préparation Atelier de planification à 100 jours Réalisation accompagnée d’un mécanisme de suivi (Hebdo ou /15jours; Mi-parcours) Evaluation finale Extension et capitalisation T0 T1 à T100 >T100 <T0 Le Coordinateur du PAGE donnant son appréciation Vue partielle de hauts cadres du Ministère de la Justice et Garde des Sceaux

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