1. Comment rédiger le cahier des charges d’un
Progiciel de gestion intégré ?
Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE
RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC
Les partenaires
2. Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées
par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC
• Prediagnostic etransformation
• Ateliers
• …
• Rendez vous des TIC
• Salon TOP TIC
• Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC)
• « Portail des usages :
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
• …
• Actions collectives
• …
L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS
TYPES d’ACTION
Sensibiliser
Approfondir
Accompagner
3. Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages les
4 familles d’usage des TIC
DEVELOPPER
L’ACTIVITE
COMMERCIALE
GERER LES
ACHATS
PILOTER
L’ENTREPRISE
OPTIMISER
L’ACTIVITE
4. 4
La vision de la CCIMP sur l’importance de la mise en place d’un ERP dans
une entreprise
Dans un contexte économique morose, l’amélioration de la performance devient
une priorité pour toutes les entreprises
Aujourd’hui un des leviers de performance majeur est la maitrise de l’information
Maitriser l’information permet de :
Réduire les activités à faible valeur ajoutée (les ressaisies par exemple)
Piloter son activité en temps réel
Améliorer le service client (réduire les délais de livraison) et réduire les rupture de stock
Etc.
Sur ces aspects, les progiciels de gestion intégrée constituent une opportunité
car elles permettent de maitriser ces informations
Cependant elles sont encore boudées par de nombreuses entreprises : seul 33%
utilisent ces solutions selon l’INSEE
Une des raisons : les PGI sont des solutions complexes à appréhender
5. 5
Sommaire
Quels sont les intérêts pour les PME?
Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges
pertinent ?
Quels sont les offres disponibles ?
6. 6
Les intervenants
Catherine MEYER
Présidente
M Collaborative Governance
Services
Conseil en Organisation,
Innovation IT-Economie
Digitale
Paris et Marseille
catherine.meyer.mcgs@free.fr
33 (0) 6 52 19 70 65
Thomas VRIGNAUD -
Conseiller stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille
Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Michel PORTAIT
Dirigeant
Happy Libre
michel@michelportrait.fr
06 51 69 14 03
8. 8
Un Progiciel de Gestion Intégré, de quoi parte t’on ? D’un
« logiciel » pour faire plusieurs activités de l’entreprise
Avant Aprés
des activités et processus peu outillés
une information peu maitrisée
• un nombre incalculable de fichiers excel
• des logiciels qui dialoguent difficilement
entre eux
• des migraines récurentes pour piloter
votre activité
• un progiciel intégrant différents modules
fonctionnels (RH, production, pilotage,
CRM, gestion commerciale)
• une meilleure maitrise du système
d’information dans sa globalité
des activités et processus critiques
outillées
une information de meilleure qualité
et plus disponible
9. 9
Cadrage du besoin : un investissement dans un PGI/ERP
vaut-il le coup?
Ce qui motive le choix
Etude Panorama Consulting, ERP Report 2012 p3 (264 entreprises / 64 pays différents)
10. 10
L'intérêt d'une rapide étude de cadrage
Poser noir sur blanc les objectifs Direction
Faire un tour d'horizon des processus en place pour détecter l'ensemble des
opportunités de gains
Poser le budget, les options, et le Retour Sur Investissement attendu
Disposer des éléments pour initier la rédaction du cahier des charges
11. 11
Principaux risques d'un projet ERP/PGI
Risque numéro 1: Sous-estimer l'impact sur l'organisation et la transformation des
processus, en ce concentrant uniquement sur l'outil
Risques avant signature:
Ne pas inclure l'ensemble des coûts du projet (ie la maintenance)
Ne pas calculer l'impact du projet sur l'organisation et y faire face
Ne pas choisir le bon partenaire (taille, réactivité, capacité à innover à la demande, à comprendre vos
enjeux métier)
Risques pendant le projet
Manque d'objectifs clairs et chiffrés, tracés dans le temps
Un manque de soutien actif et de suivi de la part de la Direction
Un manque de formation, et de soutien des utilisateurs lors du déploiement
Risques post projet
Penser que le projet est fini lorque l'outil passe en production (cycle d'amélioration continue)
Ne pas organiser la maintenance
12. 12
Quelques chiffres à garder en mémoire !
31% des projets
PGI sont annulés avant leur
mise en production
35% : c’est le coût
moyen des licences PGI par
rapport au coût global du projet
69% : des entreprises ayant déployées un ERP sont
satisfaites des résultats
57% : des entreprises ayant déployées un PGI
ont sous estimées le coût du projet
14. 14
Qu’est ce qu’un cahier des charges ?
Le Cahier des charges est la référence du besoin fonctionnel.
Définition d’un « cahier des charges » (AFNOR) : document par lequel le
demandeur exprime son besoin en terme de :
Définition des fonctions : ce que la solution devra permettre de réaliser
Précision des services : les services attendus par le prestataire
Identification des contraintes ou exigences : délais, coûts, système d’information existant,
etc.
Son objectif est de réaliser une description des attentes et des besoins à un
niveau de détail permettant à la fois :
de cadrer le contexte, l’objectif poursuivi, le périmètre d’intervention (définir ce qui fait
partie et ce qui ne fait pas partie de l’intervention du prestataire…),
d’obtenir un engagement du fournisseur ou du prestataire sur des résultats mesurables
de permettre au fournisseur ou au prestataire de proposer ses meilleurs produits/ savoir-
faire
de faciliter le dépouillement des propositions des prestataires,
de favoriser le dialogue entre les partenaires.
15. 15
Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins
Action en 2 temps:
Recueillir les objectifs de la Direction
Interviews avec les personnes clés dans les équipes
16. 16
Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins
Démarche
Formalisation puis validation par les intéressés
Démarche itérative
Parler métier /objectifs et non solutions
Mettre en place des objectifs mesurables
Bien définir le niveau de maturité de l'organisation
En plus du recueil de besoins
Définir une grille de qualification des prestataires
Intégrer un système de gestion du changement, y compris dans le budget
Ne pas négliger la sécurité des données, et la gestion des accès
17. 17
Un exemple de plan de cahier des charges
Etat des lieux
La société: contexte
Ses atouts et ses différenciants marché
Ses challenges opérationnels
Les objectifs stratégiques de la Direction
Les systèmes existants et les pratiques utilisateurs (bureautique et systèmes
métier)
Cahier des charges
Le SI cible: Périmètre-fonctions impactées, ROI attendu
Fonctionnalités souhaitées et évolutivité dans le temps
Organisation: Utilisateurs clés, représentant les fonctions
Facteurs clés de succès
Parties prenantes et budget
Délais souhaités
18. 18
Que faut-il absolument intégrer dans un cahier des charges ?
L'état des lieux
Le Retour sur investissement métier attendu
Les macro-processus cibles
Le budget-les délais
Attention: A prendre en compte pour construire la solution
La capacité de l'organisation à se transformer
Les partenaires nécessaires (internes, externes)
La formation à la démarche projet
L'évolutivité vers le monde « Digital »
19. 19
Le point de vue d’un fournisseur : un cahier des charges
réussit c’est quoi ?
Un document qui intègre :
Une vision claire des différentes fonctions concernées :
Service commercial
Service technique
Service production
Secrétariat / comptabilité…
Une description des processus actuels de l'entreprise
Une description du système d’information et une formalisation des interfaces
nécessaires
Une anticipation des besoins de formation
20. 20
J’analyse le
marché
fournisseur
Je définit mon
besoin
Mise en
concurrence
• En l’état du cahier des charges, le budget n’est pas suffisant
• Sur le marché il n’existe pas exactement ce que je demande
• Ce qui existe sur le marché me permet de compléter mon
cahier des charges avec des besoins que je n’avais pas
identifié
• …
L’analyse du marché fournisseur et la finalisation du cahier
des charges
21. 21
Comment analyser le marché fournisseur ?
Les questions à se poser :
Qui sont les principaux acteurs ? Ils peuvent être des éditeurs et/ou des sociétés de service
informatique (SS2I)
Quels logiciels utilisent mes concurrents, partenaires, … ?
Est-ce que mon entreprise (secteur d’activité, taille, …) correspond a priori à la cible de ces acteurs ?
Est-ce que (à grosse maille) mon budget est suffisant ?
Où trouver l’information ?
Réseau relationnel (fournisseurs, clients, partenaires, concurrents, …)
Revues et articles spécialisés : usine nouvelle, Industrie et technologies, 01 informatique
Catalogues, CCI, annuaires :
CCIMP
Medinsoft
CIP
Etc.
Internet :
Gartner : www.gartner.com/technology/home.jsp
Les sites spécialisés dans l’informatique : http://www.01net.com/
Les sites thématiques : www.industrie-techno.com, www.usine-digitale.fr et notamment son service digital avenue
Les sites de benchmark : www.panorama-consulting.com/, http://www.guidescomparatifs.com
Consultants : spécialisés en assistance à maitrise d’ouvrage qui ont une expertise technique et métier sur le
périmètre de votre projet (CRM, ERP, SCM, site web, etc.)
22. 22
La consultation et le choix
Point de vue de Catherine Meyer
Définir les éléments clés de choix, et une grille structurée pour le rationaliser
Considérer le rapport qualité/services/prix, attention aux moins disant en prix/jr-homme
Choisir un partenaire capable de s'adapter au contexte métier, tout en amenant une expertise
technique de pointe – Ere du numérique amène des changements majeurs-
Ne pas sous-estimer les problématiques de sécurité et de données
Ne pas négliger une approche itérative par paliers
Point de vue de Michel Portait
Prendre en compte l'impact d'un ERP pour l'entreprise (avantages et inconvénients)
rencontrer plusieurs prestataires et comparer les offres propriétaires et open-source
Prendre en compte la capacité d’intégration de l'ERP dans le système d'information
Intégrer les coûts de support/maintenance et évolution
24. 24
La segmentation de l’offre PGI : le casse tête
Taille de l’entreprise
Périmètre fonctionnel
Paramétrabilité Accessibilité au code
Mode de commercialisation
Technologie
25. 25
Segmentation des éditeurs
Le big four : les
mastodontes
généralistes
Les généralistes de
taille intermédiaire
Les acteurs de
niche
28. 28
Avantage du SAAS face aux solutions classiques
Le premier gain est le gain en temps et en autonomie
Ajustement rapide aux demandes de votre marché
Plus de dépendance envers un seul fournisseur grâce aux standards
Gain en standardisation et en sécurité
Amélioration continue des services d'hébergement
Standards de sécurité régulièrement mis à jour
Données sauvegardées
Gain en connectivité
Accès à vos applications via internet => connexions distantes
Accès multi appareils: PC, Android, Tablette...
Accès faciles aussi bien pour votre personnel, que pour vos clients
Flexibilité financière: je paie uniquement ce dont je me sers
En plus c'est GREEN: Standard de Data Centers utilisant moins d'énergie, ils la recyclent....
29. 29
Sur Etagère ou développements spécifiques?
Richesse actuelle de l'offre sur étagère
Tarifs: large gamme
Existence de solutions « verticales » c’est-à-dire spécialisé sur un secteur (viticulture,
joaillerie, imprimerie, etc.)
Capacité d'ajustement aux spécificités de l'entreprise
Amélioration continue possible si paramétrage ouvert
Standards pensés pour optimiser les flux – tout n'est pas spécifique
30. 30
Attention à l’illusion de l’open source « gratuit »
« Théoriquement » l’ERP à 0 euro est possible, il suffit de télécharger un ERP open source
mais attention, cela veut dire
que vous avez
une forte expertise sur la solution : quelle brique applicative choisir ?
une forte expertise en paramétrage
une expertise en développement (éventuellement des ajustement de codes a opérer et des interfaces à développer)
dans le langage informatique utilisé par la « solution »
De bonnes connaissances en matière d’installation/hébergement (maitrise des prérequis technique)
Des notions en architecture applicative et technique
Que vous n’aurez pas :
D’assistance utilisateur
De formation
De support
De conseils sur les meilleurs options pour titrer le meilleur de la solution
Et que vous devrez faire votre propre maintenance
En synthèse :
Il vous faudra du temps
Si vous avez toutes les compétences requises : réfléchissez à une reconversion dans l’informatique !!!
Mais franchement, est ce votre cœur de métier ?
31. 31
L’échelle de coûts
Les inducteurs de coûts :
Le périmètre fonctionnel
Le nombre d’utilisateurs
Vos exigences en matière
d’intégration avec le système
d’information actuel
La solution
Généralement, le poste de coût
majoritaire est : la prestation
(achat + mise
en œuvre)
Gestion
commerciale
+
manufacturing
5 utilisateurs 5-15 k€ 20 k €
10 utilisateurs 10-20 k€ 25 k€
33. 33
Le vrai du faux au sujet des PGI
Vrai Faux
A partir d’une certaine taille, un PGI est
nécessaire
Les PGI sont réservés aux grands comptes
Le retour sur investissement des PGI est
toujours positif
La mise en place d’un PGI est difficile
Pour décider de la mise en place d’un PGI, il
faut réaliser une comparaison entre coûts et
bénéfices escomptés
On peut trouver des ERP dont le coût de
reviens est gratuit
✓
✓
✓
✓
✓
✓
34. Les intervenants
Catherine MEYER
Présidente
M Collaborative Governance
Services
Conseil en Organisation,
Innovation IT-Economie
Digitale
Paris et Marseille
catherine.meyer.mcgs@free.fr
33 (0) 6 52 19 70 65
Thomas VRIGNAUD -
Conseiller stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille
Cedex 01
thomas.vrignaud@ccimp.com
T.0491395853
Michel PORTAIT
Dirigeant
Happy Libre
michel@michelportrait.fr
06 51 69 14 03
Vos questions / nos réponses !
35. Le programme du premier
semestre 2015 est en
cours de finalisation
WWW.CCIMP.COM pour consulter
l’AGENDA des RDV et vous INSCRIRE
Evènement accessible de chez
vous ou de votre bureau avec
un ordinateur et une connexion
internet
Liste des logos des partenaires
Restons en contact
Rejoignez-nous sur le portail
des usages et retrouvez :
Les supports des présentations
La présentation des usages du
numérique
Les actualités
L’annuaire des entreprises
Suivez-nous sur les réseaux
sociaux :
@competitic
Projet régional CompetiTIC
36. Découvrez toutes les missions de la CCI Marseille Provence
Rendez-vous sur ccimp.com
des actus
des infos pratiques & solutions business
l’agenda de nos réunions
des e-services : annuaire des réseaux, boîtes à outils du dirigeant, aides financières,
fichiers de prospection, échéancier social…
Faciliter votre quotidien, simplifier vos formalités
Vous accompagner pour développer votre entreprise : des méthodes, des outils,
des rencontres business, des réseaux
Défendre vos intérêts et ceux du territoire
Favoriser les conditions du développement économique et des grands projets
Notes de l'éditeur
Remplir en gris les domaines dans lequel le thème de s’inscrit pas
Objectif est de repositionner le sujet dans notre cartographie des usages, fil rouge de nos actions
Diapositive(s) d’introduction du sujet par le conseiller (pourquoi nous avons choisi ce thème ? Des éléments de vocabulaire ? Notre vision sur le sujet ?)
Rappel de l’ordre du jour présenté dans l’email d’invitation sous forme de questions
Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire