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Ccimp rdv tic cahier des charges erp 2014

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Comment rédiger le cahier des charges d’un
Progiciel de gestion intégré ?
Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE
RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC
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Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées
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6
Les intervenants
Catherine MEYER
Présidente
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Conseil en Organisation,
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Paris et Marseille
catherine.meyer.mcgs@free.fr
33 (0) 6 52 19 70 65
Thomas VRIGNAUD -
Conseiller stratégie numérique
Innovation et Croissance
CCI Marseille Provence
CS 21856 - 13221 Marseille
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T.0491395853
Michel PORTAIT
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  • 1. Comment rédiger le cahier des charges d’un Progiciel de gestion intégré ? Présenté par : Thomas Vrignaud – CCI MARSEILLE PROVENCE RENDEZ-VOUS CCIMP des TIC Les partenaires
  • 2. Le rendez vous des TIC est une des prestations proposées par la CCIMP pour faciliter l’appropriation des usages des TIC • Prediagnostic etransformation • Ateliers • … • Rendez vous des TIC • Salon TOP TIC • Démonstrateurs (ex : Ma bouTIC) • « Portail des usages : www.lenumeriquepourmonentreprise.com • … • Actions collectives • … L’OFFRE « TIC » DE LA CCIMP se décline en TROIS TYPES d’ACTION Sensibiliser Approfondir Accompagner
  • 3. Le thème abordé aujourd’hui porte sur la famille d’usages les 4 familles d’usage des TIC DEVELOPPER L’ACTIVITE COMMERCIALE GERER LES ACHATS PILOTER L’ENTREPRISE OPTIMISER L’ACTIVITE
  • 4. 4 La vision de la CCIMP sur l’importance de la mise en place d’un ERP dans une entreprise  Dans un contexte économique morose, l’amélioration de la performance devient une priorité pour toutes les entreprises  Aujourd’hui un des leviers de performance majeur est la maitrise de l’information  Maitriser l’information permet de :  Réduire les activités à faible valeur ajoutée (les ressaisies par exemple)  Piloter son activité en temps réel  Améliorer le service client (réduire les délais de livraison) et réduire les rupture de stock  Etc.  Sur ces aspects, les progiciels de gestion intégrée constituent une opportunité car elles permettent de maitriser ces informations  Cependant elles sont encore boudées par de nombreuses entreprises : seul 33% utilisent ces solutions selon l’INSEE  Une des raisons : les PGI sont des solutions complexes à appréhender
  • 5. 5 Sommaire Quels sont les intérêts pour les PME? Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges pertinent ? Quels sont les offres disponibles ?
  • 6. 6 Les intervenants Catherine MEYER Présidente M Collaborative Governance Services Conseil en Organisation, Innovation IT-Economie Digitale Paris et Marseille catherine.meyer.mcgs@free.fr 33 (0) 6 52 19 70 65 Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853 Michel PORTAIT Dirigeant Happy Libre michel@michelportrait.fr 06 51 69 14 03
  • 7. 7 Quels sont les intérêts pour les PME?
  • 8. 8 Un Progiciel de Gestion Intégré, de quoi parte t’on ? D’un « logiciel » pour faire plusieurs activités de l’entreprise Avant Aprés  des activités et processus peu outillés  une information peu maitrisée • un nombre incalculable de fichiers excel • des logiciels qui dialoguent difficilement entre eux • des migraines récurentes pour piloter votre activité • un progiciel intégrant différents modules fonctionnels (RH, production, pilotage, CRM, gestion commerciale) • une meilleure maitrise du système d’information dans sa globalité  des activités et processus critiques outillées  une information de meilleure qualité et plus disponible
  • 9. 9 Cadrage du besoin : un investissement dans un PGI/ERP vaut-il le coup?  Ce qui motive le choix Etude Panorama Consulting, ERP Report 2012 p3 (264 entreprises / 64 pays différents)
  • 10. 10 L'intérêt d'une rapide étude de cadrage  Poser noir sur blanc les objectifs Direction  Faire un tour d'horizon des processus en place pour détecter l'ensemble des opportunités de gains  Poser le budget, les options, et le Retour Sur Investissement attendu  Disposer des éléments pour initier la rédaction du cahier des charges
  • 11. 11 Principaux risques d'un projet ERP/PGI  Risque numéro 1: Sous-estimer l'impact sur l'organisation et la transformation des processus, en ce concentrant uniquement sur l'outil  Risques avant signature:  Ne pas inclure l'ensemble des coûts du projet (ie la maintenance)  Ne pas calculer l'impact du projet sur l'organisation et y faire face  Ne pas choisir le bon partenaire (taille, réactivité, capacité à innover à la demande, à comprendre vos enjeux métier)  Risques pendant le projet  Manque d'objectifs clairs et chiffrés, tracés dans le temps  Un manque de soutien actif et de suivi de la part de la Direction  Un manque de formation, et de soutien des utilisateurs lors du déploiement  Risques post projet  Penser que le projet est fini lorque l'outil passe en production (cycle d'amélioration continue)  Ne pas organiser la maintenance
  • 12. 12 Quelques chiffres à garder en mémoire ! 31% des projets PGI sont annulés avant leur mise en production 35% : c’est le coût moyen des licences PGI par rapport au coût global du projet 69% : des entreprises ayant déployées un ERP sont satisfaites des résultats 57% : des entreprises ayant déployées un PGI ont sous estimées le coût du projet
  • 13. 13 Quelles sont les règles pour définir un cahier des charges pertinent ?
  • 14. 14 Qu’est ce qu’un cahier des charges ?  Le Cahier des charges est la référence du besoin fonctionnel.  Définition d’un « cahier des charges » (AFNOR) : document par lequel le demandeur exprime son besoin en terme de :  Définition des fonctions : ce que la solution devra permettre de réaliser  Précision des services : les services attendus par le prestataire  Identification des contraintes ou exigences : délais, coûts, système d’information existant, etc.  Son objectif est de réaliser une description des attentes et des besoins à un niveau de détail permettant à la fois :  de cadrer le contexte, l’objectif poursuivi, le périmètre d’intervention (définir ce qui fait partie et ce qui ne fait pas partie de l’intervention du prestataire…),  d’obtenir un engagement du fournisseur ou du prestataire sur des résultats mesurables  de permettre au fournisseur ou au prestataire de proposer ses meilleurs produits/ savoir- faire  de faciliter le dépouillement des propositions des prestataires,  de favoriser le dialogue entre les partenaires.
  • 15. 15 Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins  Action en 2 temps:  Recueillir les objectifs de la Direction  Interviews avec les personnes clés dans les équipes
  • 16. 16 Les bonnes pratiques pour recueillir vos besoins Démarche  Formalisation puis validation par les intéressés  Démarche itérative  Parler métier /objectifs et non solutions  Mettre en place des objectifs mesurables  Bien définir le niveau de maturité de l'organisation En plus du recueil de besoins  Définir une grille de qualification des prestataires  Intégrer un système de gestion du changement, y compris dans le budget  Ne pas négliger la sécurité des données, et la gestion des accès
  • 17. 17 Un exemple de plan de cahier des charges Etat des lieux  La société: contexte  Ses atouts et ses différenciants marché  Ses challenges opérationnels  Les objectifs stratégiques de la Direction  Les systèmes existants et les pratiques utilisateurs (bureautique et systèmes métier) Cahier des charges  Le SI cible: Périmètre-fonctions impactées, ROI attendu  Fonctionnalités souhaitées et évolutivité dans le temps  Organisation: Utilisateurs clés, représentant les fonctions  Facteurs clés de succès  Parties prenantes et budget  Délais souhaités
  • 18. 18 Que faut-il absolument intégrer dans un cahier des charges ?  L'état des lieux  Le Retour sur investissement métier attendu  Les macro-processus cibles  Le budget-les délais Attention: A prendre en compte pour construire la solution  La capacité de l'organisation à se transformer  Les partenaires nécessaires (internes, externes)  La formation à la démarche projet  L'évolutivité vers le monde « Digital »
  • 19. 19 Le point de vue d’un fournisseur : un cahier des charges réussit c’est quoi ? Un document qui intègre : Une vision claire des différentes fonctions concernées :  Service commercial  Service technique  Service production  Secrétariat / comptabilité… Une description des processus actuels de l'entreprise Une description du système d’information et une formalisation des interfaces nécessaires Une anticipation des besoins de formation
  • 20. 20 J’analyse le marché fournisseur Je définit mon besoin Mise en concurrence • En l’état du cahier des charges, le budget n’est pas suffisant • Sur le marché il n’existe pas exactement ce que je demande • Ce qui existe sur le marché me permet de compléter mon cahier des charges avec des besoins que je n’avais pas identifié • … L’analyse du marché fournisseur et la finalisation du cahier des charges
  • 21. 21 Comment analyser le marché fournisseur ?  Les questions à se poser :  Qui sont les principaux acteurs ? Ils peuvent être des éditeurs et/ou des sociétés de service informatique (SS2I)  Quels logiciels utilisent mes concurrents, partenaires, … ?  Est-ce que mon entreprise (secteur d’activité, taille, …) correspond a priori à la cible de ces acteurs ?  Est-ce que (à grosse maille) mon budget est suffisant ?  Où trouver l’information ?  Réseau relationnel (fournisseurs, clients, partenaires, concurrents, …)  Revues et articles spécialisés : usine nouvelle, Industrie et technologies, 01 informatique  Catalogues, CCI, annuaires :  CCIMP  Medinsoft  CIP  Etc.  Internet :  Gartner : www.gartner.com/technology/home.jsp  Les sites spécialisés dans l’informatique : http://www.01net.com/  Les sites thématiques : www.industrie-techno.com, www.usine-digitale.fr et notamment son service digital avenue  Les sites de benchmark : www.panorama-consulting.com/, http://www.guidescomparatifs.com  Consultants : spécialisés en assistance à maitrise d’ouvrage qui ont une expertise technique et métier sur le périmètre de votre projet (CRM, ERP, SCM, site web, etc.)
  • 22. 22 La consultation et le choix  Point de vue de Catherine Meyer  Définir les éléments clés de choix, et une grille structurée pour le rationaliser  Considérer le rapport qualité/services/prix, attention aux moins disant en prix/jr-homme  Choisir un partenaire capable de s'adapter au contexte métier, tout en amenant une expertise technique de pointe – Ere du numérique amène des changements majeurs-  Ne pas sous-estimer les problématiques de sécurité et de données  Ne pas négliger une approche itérative par paliers  Point de vue de Michel Portait  Prendre en compte l'impact d'un ERP pour l'entreprise (avantages et inconvénients)  rencontrer plusieurs prestataires et comparer les offres propriétaires et open-source  Prendre en compte la capacité d’intégration de l'ERP dans le système d'information  Intégrer les coûts de support/maintenance et évolution
  • 23. 23 Quels sont les offres disponibles ?
  • 24. 24 La segmentation de l’offre PGI : le casse tête Taille de l’entreprise Périmètre fonctionnel Paramétrabilité Accessibilité au code Mode de commercialisation Technologie
  • 25. 25 Segmentation des éditeurs Le big four : les mastodontes généralistes Les généralistes de taille intermédiaire Les acteurs de niche
  • 26. 26 Segmentation de l’offre PGI par taille d’entreprise TPE PME Grands comptes OpensourceEditeurs
  • 27. Open source ou Editeur ? UN FAUX DEBAT
  • 28. 28 Avantage du SAAS face aux solutions classiques  Le premier gain est le gain en temps et en autonomie  Ajustement rapide aux demandes de votre marché  Plus de dépendance envers un seul fournisseur grâce aux standards  Gain en standardisation et en sécurité  Amélioration continue des services d'hébergement  Standards de sécurité régulièrement mis à jour  Données sauvegardées  Gain en connectivité  Accès à vos applications via internet => connexions distantes  Accès multi appareils: PC, Android, Tablette...  Accès faciles aussi bien pour votre personnel, que pour vos clients  Flexibilité financière: je paie uniquement ce dont je me sers  En plus c'est GREEN: Standard de Data Centers utilisant moins d'énergie, ils la recyclent....
  • 29. 29 Sur Etagère ou développements spécifiques?  Richesse actuelle de l'offre sur étagère  Tarifs: large gamme  Existence de solutions « verticales » c’est-à-dire spécialisé sur un secteur (viticulture, joaillerie, imprimerie, etc.)  Capacité d'ajustement aux spécificités de l'entreprise  Amélioration continue possible si paramétrage ouvert  Standards pensés pour optimiser les flux – tout n'est pas spécifique
  • 30. 30 Attention à l’illusion de l’open source « gratuit »  « Théoriquement » l’ERP à 0 euro est possible, il suffit de télécharger un ERP open source mais attention, cela veut dire  que vous avez  une forte expertise sur la solution : quelle brique applicative choisir ?  une forte expertise en paramétrage  une expertise en développement (éventuellement des ajustement de codes a opérer et des interfaces à développer) dans le langage informatique utilisé par la « solution »  De bonnes connaissances en matière d’installation/hébergement (maitrise des prérequis technique)  Des notions en architecture applicative et technique  Que vous n’aurez pas :  D’assistance utilisateur  De formation  De support  De conseils sur les meilleurs options pour titrer le meilleur de la solution  Et que vous devrez faire votre propre maintenance  En synthèse :  Il vous faudra du temps  Si vous avez toutes les compétences requises : réfléchissez à une reconversion dans l’informatique !!!  Mais franchement, est ce votre cœur de métier ?
  • 31. 31 L’échelle de coûts  Les inducteurs de coûts :  Le périmètre fonctionnel  Le nombre d’utilisateurs  Vos exigences en matière d’intégration avec le système d’information actuel  La solution  Généralement, le poste de coût majoritaire est : la prestation (achat + mise en œuvre) Gestion commerciale + manufacturing 5 utilisateurs 5-15 k€ 20 k € 10 utilisateurs 10-20 k€ 25 k€
  • 33. 33 Le vrai du faux au sujet des PGI Vrai Faux A partir d’une certaine taille, un PGI est nécessaire Les PGI sont réservés aux grands comptes Le retour sur investissement des PGI est toujours positif La mise en place d’un PGI est difficile Pour décider de la mise en place d’un PGI, il faut réaliser une comparaison entre coûts et bénéfices escomptés On peut trouver des ERP dont le coût de reviens est gratuit ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
  • 34. Les intervenants Catherine MEYER Présidente M Collaborative Governance Services Conseil en Organisation, Innovation IT-Economie Digitale Paris et Marseille catherine.meyer.mcgs@free.fr 33 (0) 6 52 19 70 65 Thomas VRIGNAUD - Conseiller stratégie numérique Innovation et Croissance CCI Marseille Provence CS 21856 - 13221 Marseille Cedex 01 thomas.vrignaud@ccimp.com T.0491395853 Michel PORTAIT Dirigeant Happy Libre michel@michelportrait.fr 06 51 69 14 03 Vos questions / nos réponses !
  • 35. Le programme du premier semestre 2015 est en cours de finalisation WWW.CCIMP.COM pour consulter l’AGENDA des RDV et vous INSCRIRE Evènement accessible de chez vous ou de votre bureau avec un ordinateur et une connexion internet Liste des logos des partenaires Restons en contact Rejoignez-nous sur le portail des usages et retrouvez : Les supports des présentations La présentation des usages du numérique Les actualités L’annuaire des entreprises Suivez-nous sur les réseaux sociaux : @competitic Projet régional CompetiTIC
  • 36. Découvrez toutes les missions de la CCI Marseille Provence  Rendez-vous sur ccimp.com  des actus  des infos pratiques & solutions business  l’agenda de nos réunions  des e-services : annuaire des réseaux, boîtes à outils du dirigeant, aides financières, fichiers de prospection, échéancier social…  Faciliter votre quotidien, simplifier vos formalités  Vous accompagner pour développer votre entreprise : des méthodes, des outils, des rencontres business, des réseaux  Défendre vos intérêts et ceux du territoire  Favoriser les conditions du développement économique et des grands projets

Notes de l'éditeur

  1. Remplir en gris les domaines dans lequel le thème de s’inscrit pas Objectif est de repositionner le sujet dans notre cartographie des usages, fil rouge de nos actions
  2. Diapositive(s) d’introduction du sujet par le conseiller (pourquoi nous avons choisi ce thème ? Des éléments de vocabulaire ? Notre vision sur le sujet ?)
  3. Rappel de l’ordre du jour présenté dans l’email d’invitation sous forme de questions
  4. Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  5. Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  6. Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  7. Intercalaire : remplir par le point de l’Odj du sommaire
  8. Titre et date et lieu