Processus et ERP La mise en œuvre d’un ERP par Jean-François Bourdeau

1. Processus et ERP
La mise en œuvre d’un ERP
Jean-François Bourdeau
Processus et ERP
Janvier 2011 1

2. Sommaire
1 Les processus : principaux concepts
2 Les ERP : principaux concepts et marché
3 Le BPR et les ERP
4 La mise en œuvre d’un ERP
5 La conduite du changement
6 Les métiers liés aux ERP
Processus et ERP
Janvier 2011

3. La mise en œuvre d’un ERP
3 principales phases
Contenu des 3 phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2 (consultation)
Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cadrage
Pré étude marché des progiciels
Etude des besoins – Objectifs
Etude des besoins – processus
Cahier des charges
Cahier des charges - quelles questions ?
Cahier des charges - grille d’évaluation
Réunions d’étude des besoins
Cahier des charges – Niveau de lecture
Cahier des charges fonctionnel
Cahier des charges technique
Cahier des charges technique – Interfaces
Cahier des charges projet
Cahier des charges fonctionnel- Recommandations
Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?
Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte
Processus et ERP
Janvier 2011
3

4. La mise en œuvre d’un ERP
Phase 2 – Consultation
Quels sont les choix à réaliser ?
Processus et soumissionnaires
Grille d ’évaluation des offres
Analyse et comparaison des offres
Dossier de choix
Contractualisation
Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Présentation de la méthode ASAP
Description des cinq phases de la méthode ASAP
Les principaux livrables méthode ASAP
Phase préparation
Phase conception (« blue print »)
Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)
Phase réalisation
Phase préparation à la production
Phase mise en production
Pilotage du projet
Organisation du projet
Les instances de pilotage
Risques projet : causes d’écueil
Maîtrise des coûts
Statistiques sur échecs projets ERP
Processus et ERP Facteurs clés de succès d’un projet ERP
Janvier 2011
4

5. 3 principales phases
Contenu des 3 phases
Un projet ERP se déroule en 3 phases successives
Un cadrage et une étude des Une consultation pour : Un projet de réalisation et
besoins pour : Sélectionner la solution ; de mise en œuvre pour :
Définir clairement et formuler les Sélectionner les partenaires Mettre en œuvre les évolutions
objectifs du projet nécessaires pour les projets de organisationnelles et humaines
Estimer le budget du projet réalisation ; (Organisation, processus,
analyser les processus métiers Contractualiser les accords ; activités et compétences)
existants (« as is »), déterminer Organiser et cadrer les projets réaliser la solution technique
celui ou ceux qui sont impactés de réalisation et de mise en (infrastructure, Applicatifs,
par le projet œuvre ;
télécom…)
Définir les processus cibles (« to Lancer les projets de réalisation développer les services
be ») et de mise en œuvre connexes ;
Définir les fonctionnalités tester, recetter, valider par un
attendus selon les processus pilote puis déployer.
Organiser et cadrer la
consultation
Lancer les projets de la phase 2. • Cadrage
• Rencontre des différents
• Cadrage
• Cadrage fournisseurs qui
• Conception
• Estimation budgétaire présenteront leur
• Réalisation
• Expression des besoins réponse selon le cahier
• Test, recette
• Cadrage de la phase 2 des charges
• Pilote et déploiement
• Lancement de la phase 2 • Choix des fournisseurs
Cadrage Projets de réalisation
Etude des besoins Consultation et mise en œuvre
Ingénierie du changement
• Dossier de cadrage / budget • Documents de • Solution technique
• Cahier des charges fonctionnel consultation • Solution opérationnelle
• Cahier des charges technique • Dossier de choix • Solution validée par le pilote
• Cahier des charges projet • Notification • Solution déployée
Processus et ERP
Janvier 2011
5

6. 3 principales phases
Lien entre les phases 1 (Cadrage et étude des besoins) et 2
(consultation)
Cadrage Projets de réalisation
Etude des besoins Consultation et mise en œuvre
• Liste progiciels
couvrant le domaine
• Acteurs du marché à
consulter
• Etat de l’art
• Objectifs
• Périmètre
Pré étude
• Contraintes majeures
marché des • Ou, le cas échéant, d’un
• Organisation du projet
progiciels couple progiciel /
• Etude macroscopique des intégrateur
processus Pré étude
marché des
progiciels
Cadrage Etude des
besoins Consultation Choix du progiciel
Grille d’évaluation
de progiciel prédéfinie
Cahier des charges Offres Dossier de choix
Grille de cotation des
Grille d’évaluation offres
progiciels
Processus et ERP personnalisée
Janvier 2011
6

7. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cadrage
Définir les objectifs du projet
Objectifs stratégiques avant tout
Associer des indicateurs de réussite mesurables à chaque objectif (taux de retour
client…)
Ces indicateurs devront survivre à la phase d’initialisation : ils seront par la suite
présents dans le cahier des charges, et mesurés périodiquement après la mise en
œuvre du système.
Cadrer le périmètre du projet
Domaines fonctionnels à couvrir
Domaines fonctionnels à exclure
Géographique : entités de l'entreprise concernées
Réaliser une étude macroscopique des processus
Etude rapide, visant à avoir un aperçu de l’organisation du ou des domaines
fonctionnels impactés
Cerner la complexité du projet
Valider son périmètre
Identifier dès le départ certains risques organisationnels
Définir les équipes (comité de pilotage, groupe projet…)
Comité de pilotage : instance décisionnelle
Equipe projet et responsable du projet : chef d ’orchestre
Editeur, Intégrateur, Conseils retenus ou à consulter
Cerner les contraintes majeures : Budget, Ressources, Planning, jalons, deadline
Etablir un premier planning global du projet, destiné à être mis à jour
Processus et ERP
Janvier 2011
7

8. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Pré étude marché des progiciels
Objectifs : Comment et où trouver l’information sur les
Connaissance de l’état de l’art des progiciels ?
progiciels du domaine Cabinets de conseil
Recherche et acquisition de grilles de Salons
choix standards pour le domaine Les revues professionnelles d’informatique
Faire une présélection des progiciels Comparatifs du CXP
répondant aux principaux critères
Le Web (CXP, 01 informatique, groupe IDC…)
Première évaluation budgétaire
Les éditeurs de progiciels
Les relations
• Préparation et organisation des 10 éditeurs
Cadrage entretiens (expression des
besoins et attentes)
• Analyse des processus AS IS/
Dysfonctionnements identifiés
• Fonctionnalités nécessaires
• Définition des choix discriminants
Méthode d'analyse des
pour présélection, pondération
réponses éditeurs Best practices, standards
techniques, pérennité éditeur,
support, couverture fonctionnelle,
volumétrie données …
• Etude des offres du marché
Présélection • Contacts téléphoniques éditeurs 2 éditeurs
• Short-list selon critères
sélectionnés
Processus et ERP
Janvier 2011
8

9. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Etude des besoins - Objectifs
Objectifs :
Produire le cahier des charges
Fédérer et motiver autour du projet (étape propice à la communication)
Déterminer les traits de l’organisation cible
Préparer les personnels au travail qu’ils auront à effectuer pour la mise en œuvre du
nouveau système
A qui est-il destiné ?
Aux éditeurs et intégrateurs, qui auront à vérifier s’ils peuvent faire une offre couvrant
les besoins exprimés
A l’entreprise, pour laquelle il devient un document de référence
Processus et ERP
Janvier 2011
9

10. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Etude des besoins – processus
Pré étude
Cadrage marché des Etude des
progiciels besoins
• Présentation de la • Fonctionnel
méthode • Technique
• Présentation périmètre
• Présentation contraintes
Réunion Réunion groupes Arbitrages
initialisation de travail Comité Pilotage Compilation
Grille d’évaluation Grille d’évaluation
de progiciel prédéfinie progiciels
personnalisée
Eléments cahiers des charges
Cahier des charges
Critères de choix des solutions
Ecarts par rapport aux objectifs
et contraintes du projet
Attendus non solutionnables par
solution informatique
=> Autres traitements
Processus et ERP
Janvier 2011
10

11. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges
La rédaction du cahier des charges fonctionnel passe par une analyse approfondie
des processus métiers de l’entreprise, des contraintes et des besoins.
Sur certains projets, on a deux phases d’analyse :
Une analyse générale qui définit les processus de gestion existants et qui décrit les
éventuelles nouvelles fonctions et règles de gestion à mettre en place dans le cadre de
l'implémentation de l'ERP.
Une analyse plus détaillée qui, d'après les fonctions et principes de gestion retenus, va
plus loin en précisant les caractéristiques des données (libellé, format…), les contrôles
à mettre en place (sur montants, dates, ...),description précise des changements entre
l'existant et la cible…
Tout dépend bien sûr du périmètre fonctionnel étudié : analyse des processus de
vente ou d’achat, études des dates de facturation, des types de facture, des
critères d’agrégation, des règles d’édition des factures, d’imputation et de
restitution des données.
Cette phase d’analyse et de formalisation doit être faite en étroite collaboration
avec des employés de l’entreprise cliente, dans le cadre d’une structure de projet.
Des groupes de travail sont organisés entre consultants et employés de l’entreprise
cliente pour travailler sur les processus métiers. La mise en place d’un ERP est
souvent l’occasion de redéfinir ou d’optimiser les processus de gestion existants. Le
consultant apporte aussi son expertise métier pour conseiller son client.
Lors de la bascule d’un logiciel maison vers un ERP ou d’un ERP vers un autre ERP,
des correspondances entre zones de données doivent être trouvées. La définition
des interfaces va permettre aux développeurs/ paramétreurs d’être opérationnels
rapidement. Ils sauront exactement le type de données et le format des données à
traiter ainsi que leur correspondance entre l’ancien et le nouveau système.
Processus et ERP
Janvier 2011
11

12. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ?
A quelles questions doit-il répondre?
Question Information nécessaire
Tel progiciel peut-il faire l’affaire ? • Liste des fonctions à offrir, pondérées
par un critère d’importance (grille de
Question se traduisant en : choix)
• Quelles fonctions doit offrir le • Données à gérer, si elles sont
progiciel ? spécifiques
• Quelles données doit-il gérer ? • Environnement technique (plate-forme
• Dans quel environnement technique si elle est imposée)
doit-il être déployé ?
Peut-on déployer une solution pré- • Typologie d’entreprise (Production,
paramétrée ? administration…)
Cette question peut se traduire en « Quel • Description de l’environnement (humain,
est le secteur de l’entreprise, Qui utilisera organisationnel, externe à l’entreprise)
telle fonction, et qui aura besoin de telle
information, et à quel moment » • Dans quelle mesure peut-on modifier
l’organisation et les postes de travail ?
Processus et ERP
Janvier 2011
12

13. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ? (suite)
A quelles questions doit-il répondre ?
Question Information nécessaire
Quelles sont les adaptations à réaliser ? • Liste des fonctions à offrir, pondérées
par un critère d’importance (grille de
choix)
• Données à gérer, si elles sont
spécifiques
• Données organisationnelles (pour
paramétrage des workflows)
Quelles sont les interfaces à assurer ? Description de l’environnement logiciel
Description des événements pouvant
engendrer un mouvement vers un autre
logiciel, et des entrées en provenance
d’autres logiciels
Processus et ERP
Janvier 2011
13

14. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - quelles questions ? (Fin)
A quelles questions doit-il répondre ?
Question Information nécessaire
Environnement technique Description de l’environnement matériel,
logiciel et réseau
De quel support dispose-t-on dans Prérogatives et disponibilité des
l’entreprise pour accompagner le personnes susceptibles d’intervenir dans
déploiement ? le projet (décideurs, gestionnaires,
informaticiens…)
Des prestations annexes doivent-elles Liste des prestations annexes (formation,
être assurées ? fourniture du matériel, accompagnement
du changement, infogérance…)
Quel prix ? Nombre d’utilisateurs / profil, délai de
réaction requis en cas de problèmes,
pénalités de retard prévues.
Processus et ERP
Janvier 2011
14

15. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - grille d’évaluation
Quelle est la finalité de la grille d’évaluation des progiciels :
Liste de questions que l’on se pose sur un progiciel, et de fonctionnalités que l ’on
souhaite couvrir
Cadre de réponse (fait partie intégrante du cahier des charges)
Un outil pour l’analyse des besoins
Un outil pour la comparaison des solutions
Processus d’utilisation d’une grille d’évaluation de progiciels :
Partir de grilles d'évaluation standards :
Elles couvrent la plupart des fonctionnalités potentielles (moins de risques d'oublis)
Elles posent les questions standards
Elles servent autant de check-list pour le client que pour le fournisseur
Personnaliser les grilles d’évaluation standards :
Supprimer les sections et questions sans intérêt pour le projet courant
Rajouter les questions supplémentaires que l’on se pose
Intégrer les fonctionnalités requises absentes
Pondérer les fonctionnalités souhaitées
Processus et ERP
Janvier 2011
15

16. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - grille d’évaluation – exemple
Processus et ERP
Janvier 2011
16

17. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - grille d’évaluation synthèse - exemple
SELECTION FINALE
SELECTION FINALE ERP "Light" MeO "Light" de l'ERP Core Model
Commentaire Indicateur Commentaire Indicateur
EDITEUR SOLUTION COMMENTAIRE NOTE FINALE Coût licences (CT) Coût / user plus faible (NB Coût / user équivalent qqs
PERENNITE
3
: Seul SAP propose cette ☺ taille du site
solution)
Leader, très présent dans le secteur 2
E1 S1 C1
automobile. Couvre bien la finance et
TECHNIQUE 1
0
INTERNATIONAL MeO Plus simple mais Capitalisation avec fit gap
SAP R/3, mySAP vraisemblablement analysis (puis uniquement
aussi le périmètre 2 différente de la solution phase de conception
EDITEURS RETENUS
(achats, production, planning) FONCTIONS SUPPORT
☺ ☺
EDITEURS RETENUS
Core. Phases de détaillée et réalisation …)
3,0 conception générale et
PERENNITE
3 détaillée, puis
2
E2 S2 C2 réalisation…
Organisation à date
TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
E-BUSINESS Réputé en finance, et structure d'où une durée projet Moindre car outil plus Plus faible que pour la
ORACLE 0
SUITE solide. simple version avec des MeO plus
FONCTIONS
2,9
SUPPORT
☺ complexes (gros sites)
mais plus importante que
PERENNITE
3 ERP Light
2 Consolidation ?? Apparemment des Simplifié
E3 S3 C3 TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
outils pour l'interfaçage
PEOPLESOFT ENTREPRISE Fusion des 2 éditeurs en 2003. OPA
0
des 2 solutions (véritable ☺
retour d'expérience?)
d’ORACLE en cours. FONCTIONS SUPPORT
2,6 Interfaces Nouvelles interfaces Modification des interfaces
L’éditeur choisira la solution adaptée
en fonction des contraintes de
nécessaires développées pour la ☺
PERENNITE
3
version Core
E4 S4
ENTREPRISE
TREVES exprimées dans le cahier 2 Formation utilisateurs Nécessité de prévoir Capitalisation avec les
PEOPLESOFT des charges. TECHNIQUE 1 INTERNATIONAL
d'autres formations + personnes formées sur le
ONE (ex-JDE)
0
constitution des docs Core et les manuels déjà ☺
utilisateurs réalisés
FONCTIONS
2,6 SUPPORT
Comparaison des applications
Ergonomie
5
CDG - Thème 4 4 Evolutivité
3
2
CDG - Thème 3 Performance
1
Application 1
0
Application 2
CDG - Thème 2 Volumétrie
CDG - Thème 1 Temps de réponse
Reporting
Processus et ERP
Janvier 2011
17

18. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Réunions d’étude des besoins
Réunion d’initialisation (Kick off) :
Public : tous les membres des groupes de travail
Objectifs :
Exposer les acquis du projet (objectif, périmètre…)
Exposer la méthode et les formalismes utilisés
Réunions de recueil des besoins (Workshops – ateliers) :
Préparation :
Etat de l’art connu
Grille d'évaluation standard pré-travaillée
Documents sur l’existant étudiés
Matériel : tableau blanc, Rétroprojecteur, paperboard, bronw paper…
1ère réunion : déroulement en expression « libre » :
Attendus collectifs et individuels, pondérés
Ecarts des attendus / objectifs du projet
Description de l’existant
Traits des fonctions futures
Expression des craintes ou animosités vis à vis du projet
Méthode : laisser parler, tout le monde
Réunions suivantes : déroulement dirigé
Lister les fonctions attendues, pondérées
Utiliser l’état de l ’art (Ex : Voulez-vous une GP de type MRP II ?)
Utiliser la grille d'évaluation
Processus et ERP
Janvier 2011
18

19. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges – Niveau de lecture
Pour les gros projets :
2 niveaux de lecture
pour les 2 types de lecteurs :
Un niveau synthétique, pour les décideurs (15 pages maxi)
Un niveau détaillé, sous forme d’annexes spécialisées, pour les
opérationnels
Processus et ERP
Janvier 2011
19

20. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges fonctionnel
Présentation de l’entreprise
Objectifs et périmètre du projet
Description de l’organisation et des acteurs
Description du système d’information
Description des processus
Description des fonctions et règles de gestion
Pour chaque catégorie fonctionnelle :
Synoptique des fonctions attendues
Détail des fonctions attendues
Description des interfaces
Volumétries fonctionnelles
Localisation des utilisateurs
Contraintes de performances
Reprise des données
Processus et ERP
Janvier 2011
20

21. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges technique
Architecture technique et contraintes techniques :
Réseaux
Matériels
Systèmes d’exploitation
Base de données
Annuaire
Portail
EAI
Messagerie
Sécurité
Rapports
Exploitation
Monitoring
Ordonnancement
Sauvegardes
Performances
Temps de réponse
Disponibilité
Scalabilité
Interfaces
Processus et ERP
Janvier 2011
21

22. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges technique - Interfaces
Donner la liste des applications du système d’information avec lesquelles le
progiciel devra s’interfacer, avec, pour chacunes d’elles :
Le sens d’échange
Les données à échanger
La fréquence de l’échange (temps réel, quotidien, hebdomadaire…)
Le type d’interface (fichier, web service…)
Processus et ERP
Janvier 2011
22

23. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges projet
Périmètre projet
Planning
Périmètre géographique et entités concernées
Prestations attendues
Prestations optionnelles
Organisation, responsabilités
Les activités
Direction de projet
Fonctionnel
Technique
Conduite du changement
Structure et rôles des équipes du client
Structure et rôles des équipes du fournisseur
Instances projet
Attentes en termes de pilotage et de suivi
Les indicateurs de suivi
Cadre méthodologique, découpage en phases
Méthode de mise en œuvre
Les phases du projet
Plan d’Assurance Qualité
Processus et ERP
Janvier 2011
23

24. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges fonctionnel- Recommandations
Ne pas chercher à détailler les fonctions “ standards ”
Détailler les spécificités
Ne pas occulter les problèmes
Ne pas tout exiger (démarche et contenu adapté au contexte de l’entreprise :
taille, budget, maturité…)
Détailler l’environnement logiciel
Ne pas négliger les prestations annexes
Le faire valider !
Processus et ERP
Janvier 2011
24

25. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Cahier des charges - Pourquoi décrire l’existant ?
La description de l’existant est nécessaire quelque soit la démarche
adoptée (Définition préliminaire des processus avant choix de l’ERP
ou Choisir un ERP et adapter les processus)
La description de l’existant « AS IS » concerne :
Organisation
Processus métiers
Système d’information
La description de l’existant permet :
de fournir des éléments en entrée nécessaire à la description des
processus cibles (réponse à la question « comment cela se passe
aujourd’hui »)
de mesurer les impacts sur le système d’information existant
(interfaces, évolutions à mettre en œuvre dans les SI)
de mesurer l’écart avec la cible et de mettre en œuvre les mesures de
conduite de changement adaptées
Processus et ERP
Janvier 2011
25

26. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Comment budgéter un projet ERP ? – paramètres à prendre en compte
Le budget nécessaire à l’implémentation d’un ERP dépend du nombre futur
d’utilisateurs du progiciel et du nombre de modules à implémenter.
Lister les différents postes de coûts sans en oublier :
Le coût des infrastructures et du matériel (serveurs dans le cas du choix d’une
architecture client/serveur, salle climatisée pour les serveurs, …)
Le coût des licences du progiciel : bien identifier le nombre d’utilisateurs finaux et les
modules utilisés
Le coût des ressources humaines extérieures (sous-traitance) : combien / durée
MOE : consultants ERP (fonctionnels / techniques)
MOA : consultants AMOA (pilotage, fonctionnels, gestion du changement)
Le coût des ressources humaines internes : des employés en interne devront se
consacrer au projet à temps partiel ou à temps plein selon l’organisation projet, ce qui
représente un coût.
Processus et ERP
Janvier 2011
26

27. Phase 1 - Cadrage et étude des besoins
Comment budgéter un projet ERP ? – budgéter chaque phase du projet
Etablir votre budget détaillé en découpant préalablement le projet ERP en phases
et en budgétant chaque phase du projet :
Etudes préalables et/ou cahier des charges
Préparation au lancement (construction équipe projet, formation, logistique…)
conception détaillée (formalisation des processus, des besoins, des données manipulés,
des règles de gestion, description des interfaces)
Réalisation des développements/paramétrages/tests
Préparation de la mise en production (recette, formation des utilisateurs finaux « end
users », bascule de l’ancien au nouveau système, contrôle de la reprise correcte des
données)
Mise en production (support utilisateur…)
Pour chaque phase, demandez-vous :
Combien de jours et de personnes seront nécessaires pour cette phase ?
De quelles ressources vais-je avoir besoin au cours de cette phase : ressources
internes, externes, ressources matérielles, infrastructures …
Après la bascule et la formation des utilisateurs finaux, il faut prévoir les coûts de
maintenance du progiciel et des montées de version.
Processus et ERP
Janvier 2011
27

28. Phase 2 - Consultation
Quels sont les choix à réaliser ?
Pour les projets du type ERP, la consultation porte généralement sur 2 volets
Choix d’un progiciel
Intégration du progiciel (volet complexe) :
Paramétrage
Adaptation
Gestion du changement
Formation
Processus et ERP
Janvier 2011
28

29. Phase 2 - Consultation
Processus et soumissionnaires
Le processus de consultation (consultation restreinte, appel d’offres) est le suivant
:
1. Détermination des sociétés aptes à concourir
2. Transmission aux sociétés du cahier des charges
3. Réponse aux demandes d’informations complémentaires
4. Réception des offres
5. Négociations, sélection de(s) l’offre la plus intéressante
6. Démonstration
7. Contractualisation
Détermination des sociétés aptes à concourir :
Chez les grands comptes, il s’agit des sociétés référencées par les services achats
et/ou préconisées par la DSI.
Editeurs
Appel à candidature (appel d’offres)
Presse, bouche à oreille, salons, Web
Information des soumissionnaires :
Entretien préalable indispensable
Entretien téléphonique ou réunion d’information
Remise du cahier des charges
Informations ultérieures
Processus et ERP
Janvier 2011
29

30. Phase 2 - Consultation
Grille d ’évaluation des offres
Cadre d’analyse des propositions recueillies lors de la consultation
Permet de situer globalement l’importance des critères (techniques, fonctionnels…)
A mettre au point dès l’étude des besoins
Penser à tous les aspects (méthodes, cv des intervenants…)
Exemple de grille d’évaluation :
Notes des
candidat
CRITERE DE SELECTION DES CANDIDATS Poids X Y Z
Compréhension du projet 10
appréciation des objectifs et enjeux 4
compréhension et analyse du Cahier des Charges
compréhension du domaine a 1
compréhension du domaine b 2
Présentation de l'offre 20
clarté, précision et présentation de la réponse 4
conformité de l'offre aux exigences
appréciation des contraintes techniques, volumétrie 2
Processus et ERP
Janvier 2011
30

31. Phase 2 - Consultation
Analyse et comparaison des offres
Nécessité de produire un dossier de choix
Facilité par :
le plan imposé pour les réponses des candidats
la grille d'évaluation
Ne pas se limiter à l’examen des propositions écrites:
Démonstration, maquettes, prototypage et tests
Visites de sites
Privilégier l’analyse de la couverture des processus à celle de la couverture des
fonctions individuelles
S’assurer de la mise en œuvre du progiciel dans une entreprise similaire
Appel des références des candidats
Processus et ERP
Janvier 2011
31

32. Phase 2 - Consultation
Dossier de choix
Public : comité de pilotage
Objectif : justifier du choix et de la méthode
Contenu :
Rappel du projet (objectifs…)
Exposé de la méthodologie de comparaison
Présentation synthétique des offres reçues
Comparaison multicritères (grille d’évaluation)
Synthèse
Processus et ERP
Janvier 2011
32

33. Phase 2 - Consultation
Contractualisation
Restriction de sélection des offres :
Conserver 2 ou 3 candidats en « short-list »
Tests et évaluations concertées des solutions
Choix de l’offre finale
Contractualisation :
On ne reste en position de force que si on a le choix : conserver des candidats en
concurrence jusqu’à signature
Définir précisément les prestations
Organiser la réception dans le contrat
Un bon contrat est un contrat équilibré
Se faire assister par un juriste ou un acheteur ou un cabinet de conseil
Processus et ERP
Janvier 2011
33

34. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Présentation de la méthode ASAP
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 34

35. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Description des cinq phases de la méthode ASAP
Préparation
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 35

36. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Les principaux livrables méthode ASAP
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 36

37. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Phase préparation
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 37

38. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Phase conception (« blue print »)
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 38

39. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Gestion des écarts fonctionnels (« gap analysis »)
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 39

40. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Phase réalisation
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 40

41. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Phase préparation à la production
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 41

42. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Phase mise en production
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 42

43. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Pilotage du projet
Processus et ERP
Janvier 2011 © SAP 43

44. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Organisation du projet
Comité de Direction
Sponsors Client
Sponsor Intégrateur
Direction de projet Project Office
Directeur projet Client Conduite du changement,
Business Owners Formation
Pilote opérationnel Client Responsable Client
Directeur projet Intégrateur Responsable Intégrateur
Domaine technique Intégration fonctionnelle
Responsable technique Client Coordinateur fonctionnel Client
Responsable technique Intégrateur Coordinateur fonctionnel Intégrateur
Architecture, Développement Domaine Domaine Domaine Domaine
technologie, Vente Achats Comptabilité Controlling
support Responsable
Responsable développements Process Owners Process Owners Process Owners
Développeurs Process Owners
technique Client Key users Key users Key users Key users
legacy
Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client Experts IT Client
Consultant
Architecture / Responsable
développement Consultant Consultant Consultant Consultant
Administrration fonctionnel/ERP fonctionnel /ERP fonctionnel /ERP
Intégrateur Développeurs fonctionnel /ERP
Intégrateur Intégrateur Intégrateur Intégrateur Intégrateur
Processus et ERP
Janvier 2011
44

45. Phase 3 - Réalisation et mise en œuvre
Définition acteurs client
Acteur En projet En production
Le user est l’utilisateur
Formé à l’utilisation du système
User final de la solution
Connaît les procédures (contacter le key user…)
concernée
Premier niveau de support
Le key user est un Enregistre les incidents et demandes de changement
Key user utilisateur « expert » de la Responsable de la cohérence des master data
solution Teste et valide les modifications de système
Participe aux comités métiers en fonction de l’OJ
Définit et ajuste les processus métiers
Le process owner est le
Process Arbitre les demandes de changement
garant d’un processus
owner Gère les escalades
métier
Membre du comité métier
Arbitre les demandes de changement majeures
Business Le business owner pilote
Membre du comité stratégique et comité de pilotage
owner son entité métier
Garantit la disponibilité des KU et PO
Expert L’expert applicatif est Pilote les processus de gestion des incidents
l’acteur DSI responsable Pilote le processus de gestion des problèmes
IT du suivi des processus de Initialise le suivi des demandes de changement
applicatif son domaine métier Membre du comité métier
Processus et ERP
Janvier 2011
45

46. La mise en œuvre d’un ERP
Les instances de pilotage
Le Comité de Direction CODIR
Membres:
Client: Business Owners, Directeur projet, Membres Direction
Intégrateur (facultatif): Directeur projet, responsable BU
Fréquence : trimestriel
Le Comité de pilotage COPIL
Membres:
Client: Business Owners, Directeur projet, Pilote opérationnel
Intégrateur: Directeur projet, Responsable commerciale, responsable BU
Fréquence : mensuel
Le Comité de Projet COPROJ
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Business Owners, Process Owners, Coordinateur
fonctionnel, (facultatif: chaque responsable de sous projet)
Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, (facultatif: coordinateur technique,
responsable des développements)
Fréquence : Hebdomadaire
Le Comité Fonctionnel COFONC
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous
projet
Intégrateur: Directeur projet, Coordinateur fonctionnel, chaque responsable de sous projet
Fréquence : Hebdomadaire
Le Comité technique COTECH
Membres:
Client : Directeur projet, Pilote opérationnel, Responsable technique, Responsable développements,
Coordinateur fonctionnel
Intégrateur: Directeur projet, coordinateur technique, responsable des développements,
Coordinateur fonctionnel
Fréquence : Hebdomadaire
Processus et ERP
Janvier 2011
46

47. La mise en œuvre d’un ERP
Les environnements de projets
Développements Développements
Développement Qualité Production
Paramétrages Paramétrages
Serveur DE Serveur QE Serveur PE
Tests validation et
BAC A SABLE intégration
PRODUCTION
ERP
PARAM & DEV => REF Recette métier
DB1
Reprise de données
TESTS UNITAIRES
Formation référence
Formation bac à sable
Serveur QBR Serveur PB
Serveur DB Recette métier PRODUCTION
BI
PARAM & TESTS
UNITAIRES Serveur QBI
Tests validation et
BAC A SABLE intégration
Serveur BF
Formation
Processus et ERP
Janvier 2011
47

48. La mise en œuvre d’un ERP
Risques projet : causes d’écueil
Dispersion fonctionnelle :
ne pas tout vouloir implanter en même temps
se garder de trop élargir le périmètre du projet
Direction non suffisamment impliquée
Direction / gestion de projet défaillante
Changement des acteurs clés du projet
Equipes indisponibles
Analyses et maquettages insuffisamment validés
Processus et ERP
Janvier 2011
48

49. La mise en œuvre d’un ERP
Statistiques sur échecs projets ERP
Etude baptisée "The Chaos Report« du Standish Group, menée auprès de 400
entreprises américaines de toutes tailles en... 1995 :
Le dépassement moyen par rapport au budget est de 178 %
Le dépassement moyen par rapport au planning est de 230 %
51 % des fonctionnalités initialement prévues sont inutilisables
35% des projets sont abandonnés
Etude de Robbins-Gioia en 2001, menée auprès de 232 organisations de divers
horizons :
51 % des répondants considèrent leur installation d'ERP comme insatisfaisante
Livre blanc de Richard G.Lingus en 2004, Président du Rockford Consulting Group :
Le retour sur investissement ne correspond pas à ce qu'on attendait
Allongement des délais d'implémentation et les dépassements de budget
Ralentissement de l'activité de l'entreprise, qui peut mener à des arrêts de production
et des retards de livraison.
Sources : ERP infos du 5/11/05
Processus et ERP
Janvier 2011
49

50. La mise en œuvre d’un ERP
Maîtrise des coûts
Gestion de projet rigoureuse :
S’assurer de l ’expérience du chef de projet MOA et MOE
Faire une analyse de risques régulière
Minimiser les développements spécifiques
Minimiser les interfaces
Négocier ses contrats logiciels et d’intégration
Processus et ERP
Janvier 2011
50

51. La mise en œuvre d’un ERP
Facteurs clés de succès d’un projet ERP
Savoir ce que l’on veut
Impliquer la direction (comité directeur)
Composer une équipe projet légitime et impliquée
Choisir un ERP adapté
Choisir un ou des partenaires compétents
Piloter le projet
Gestion du changement adaptée :
Communication
Formation
Support
Processus et ERP
Janvier 2011
51