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Créez votre Bureau de projet
Le “PMO Framework”, un essentiel
Atelier 104
6 octobre 2015
Dr. Monique Aubry, professeure
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Objectifs de l’atelier
Maîtriser les principaux paramètres de conception
d’un Bureau de projet (BdP)
Mettre en pratique le...
Horaire de l’atelier
Introduction
Le processus de design d’un BdP en 3 étapes
Atelier: Choisir les fonctions dans le manda...
INTRODUCTION
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Le programme de recherche sur les Bureaux de projet à l’ESG UQAM
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Projet Date Livrables
I* La réalité des BdP 2005 - 2008...
Contexte de cet atelier
L’atelier s’inscrit dans la foulée de nos principaux
résultats de recherche
4 messages clés
• Slow...
La définition d’un BdP dans nos recherches
Un BdP est …
• une entité organisationnelle
• plusieurs rôles ou fonctions
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Processus de design d’un BdP en 3
étapes
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Les 3 étapes du processus
1. Comprendre le contexte : quel est le problème à
résoudre?
2. Identifier les fonctions dans le...
Processus dynamique
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• Quel est le
problème?
Comprendre le
contexte
• Penser
globalement
Identifier les
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Que font les Bureaux de projet?
La structure des fonctions
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Suivi et contrôle
de la performance
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Compé...
Que font les Bureaux de projet
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Les BdP ou autres entités
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Déroulement de l’atelier
À chaque table : 30 minutes + pause de 30 minutes
Identifier le « secrétaire », le porte-parole e...
Déroulement de l’atelier
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Conclusion
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Le design organisationnel est un travail qui exige de la
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Hobbs, B., & Aubry, M. (2010). The project management office:
A quest for understanding. Newtown Sq...
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Nous contacter:
Monique Aubry aubry.monique@uqam.ca
Patrick Perras perras.patrick@courrier.uqa...
Mardi 20 octobre de 7h à 9h:
Le succès du déménagement du CUSM: rôle du Bureau de
projet
Mardi 24 novembre de 7h à 9h:
L’É...
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Symposim 2015 : Créez votre bureau de projet ! PMO Framework de PMI un essentiel !

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Le rôle des bureaux de projet (BdP) dans les organisations est encore un sujet de grand intérêt pour les praticiens de la gestion de projet. Au fur et à mesure que les organisations progressent en maturité, la gestion de leurs portfolios, programmes et projets est de mieux en mieux alignée sur les objectifs stratégiques, sur une meilleure gestion des parties prenantes, et sur le développement des talents, tout en maximisant la création de valeur.
Cet atelier propose aux participants de créer un bureau de projet à partir de certaines caractéristiques, et ainsi mettre en pratique le processus de design du BdP à l’aide de l’outil « PMO Framework » du PMI.
Plus spécifiquement, les BdP seront analysés par les participants et la mise en commun du savoir permettra d’approfondir leurs connaissances des bureaux de projet et de mettre en perspective les cinq cadres de référence de BdP proposés par le PMI, soit : le BdP comme unité organisationnel; le BdP spécifique du projet; le BdP de support; le BdP global organisationnel; et le BdP comme centre d’excellence.

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Symposim 2015 : Créez votre bureau de projet ! PMO Framework de PMI un essentiel !

  1. 1. 1 Créez votre Bureau de projet Le “PMO Framework”, un essentiel Atelier 104 6 octobre 2015 Dr. Monique Aubry, professeure Patrick Perras, étudiant au doctorat Chaire de recherche en gestion de projet École des sciences de la gestion Université du Québec à Montréal
  2. 2. Objectifs de l’atelier Maîtriser les principaux paramètres de conception d’un Bureau de projet (BdP) Mettre en pratique le processus de décision du design du BdP par une approche basée sur des données probantes (evidence-based management) Connaître l’outil « PMO Framework » du PMI 2
  3. 3. Horaire de l’atelier Introduction Le processus de design d’un BdP en 3 étapes Atelier: Choisir les fonctions dans le mandat du BdP • Discussions aux tables : 30 minutes + pause de 30 minutes • Plénière : 30 minutes Conclusion 3
  4. 4. INTRODUCTION 4
  5. 5. Le programme de recherche sur les Bureaux de projet à l’ESG UQAM 5 Projet Date Livrables I* La réalité des BdP 2005 - 2008 Sondage décrivant 500 BdP II* Comprendre en profondeur 2006 - 2007 Thèse de doctorat - 4 organisations III* BdP en transition 2008 - 2009 17 BdP en transformation Sondage décrivant 184 transformations IV* Gouvernance et communautés de BdP 2009 - 2011 4 études de cas – dont le réseau de la santé au Québec “Social Network Analysis” V** La contribution du BdP à la performance organisationnelle 2010 - 2012 1 étude de cas en profondeur – hôpital universitaire Recherche participative VI** La contribution des bureaux de projet à la gestion du changement et à la performance organisationnelle 2012-2015 4 études de cas en profondeur: projets majeurs dans 4 hôpitaux universitaires Recherche qualitative *: subventions du Project Management Institute**: subventions d’organismes subventionnaires canadien
  6. 6. Contexte de cet atelier L’atelier s’inscrit dans la foulée de nos principaux résultats de recherche 4 messages clés • Slow PMO • Penser globalement • Chaos et ordre • La performance : un processus de dialogue 6
  7. 7. La définition d’un BdP dans nos recherches Un BdP est … • une entité organisationnelle • plusieurs rôles ou fonctions • un ensemble de projets • ne s’appellent pas nécessairement « bureau de projet » Un BdP n’est pas … • « Project Office » gérant un seul projet • Un rôle ou une fonction en particulier 7
  8. 8. Processus de design d’un BdP en 3 étapes 8
  9. 9. Les 3 étapes du processus 1. Comprendre le contexte : quel est le problème à résoudre? 2. Identifier les fonctions dans le mandat du BdP : penser globalement 3. Décider des caractéristiques de structure 9
  10. 10. Processus dynamique 10 • Quel est le problème? Comprendre le contexte • Penser globalement Identifier les fonctions • Se préparer à changer Décider des caractéristiques de structure
  11. 11. Que font les Bureaux de projet? La structure des fonctions 11 Suivi et contrôle de la performance des projets (3,82) Compétences et standards (3,54) Gestion multiprojet (3,23) Gestion stratégique (3,06) Savoir organisationnel (3,00) Exécution de tâches spécialisées (3,05) Gérer les interfaces Clients (2,84) Recruter, sélectionner, doter, évaluer le rendement et déterminer les salaires des GP (2,35) TROIS FONCTIONS INDÉPENDANTES Hobbs, B., & Aubry, M. (2010). The Project Management Office: A Quest for Understanding. Newtown Square, PA Project Management Institute. CINQ GROUPES DE FONCTIONS
  12. 12. Que font les Bureaux de projet Le « PMO Framework » : neuf domaines d’action 12 Standards, Methodologies and Processes •Methodology definition •Metrics definition •Process development and improvement Project/Program Delivery Management • Define the business goals • Resource management • Schedule/cost/scope management • Business realization management • Risk management • Stakeholder management • Communications • Project integration Portfolio Management • Prioritization • Strategic alignment • Portfolio reporting • Resource management allocation • Opportunities & investment analysis • Risk management • Benefits realization tracking/reporting Governance & Performance Management • Performance reporting • Issue escalation • Information distribution • Metrics/KPIs • Compliance • Financial management • PMO performance management Organizational Change Mgt • Customer/Stakeholder satisfaction • Managing resistance • Readiness assessment • Stakeholder management • Communications Talent Management • Training • Career paths • Career development • Capability/Skills development • Certifications/Qualifications /Credentials Knowledge Management •Managing intellectual collateral/property •Lessons learned •Content management •Collaboration Administration & Support • Consulting • IT/IS support • Tools (provisioning/implementation/ support) Strategic Planning • Confirming strategic priorities • Defining business goals and aligning to initiatives • Environmental scanning • Opportunity analysis Project Management Institute. (2013). PMO Framework. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
  13. 13. Le « PMO Framework »: un outil d’aide à la conception d’un BdP 13 Les domaines d’actions Les BdP ou autres entités
  14. 14. Le cadre de référence proposé 14 Domaines d’action BdP ciblé Autre entité Primaire Secondaire Primaire Secondaire Gouvernance et performance des projets Compétences en gestion de projet Standards, méthodologies et processus Administration et support Gestion de projet Gestion multi-projet Gestion organisationnelle du changement Gestion stratégique Savoir organisationnel Autres Aubry M. (2014), Cadre de référence des fonctions d’un Bureau de projet
  15. 15. Atelier: Choisir les fonctions dans le mandat du BdP 15
  16. 16. Déroulement de l’atelier À chaque table : 30 minutes + pause de 30 minutes Identifier le « secrétaire », le porte-parole et le gardien du temps L’étape 1 du processus vous est donnée : le problème à résoudre Identifier les fonctions primaires du BdP à l’aide du cadre de référence 16
  17. 17. Déroulement de l’atelier Plénière : 30 minutes 5 minutes / table • Points majeurs Synthèse Feedback sur l’atelier 17
  18. 18. CONCLUSION 18
  19. 19. Conclusion Cet atelier a permis de mettre en pratique une étape du processus de conception d’un bureau de projet Ne pas perdre de vue l’ensemble du processus et la dynamique entre les 3 étapes 19
  20. 20. Quelques exemples de variabilité 20 0 5 10 15 20 25 30 35 Aucune autorité décisionnelle Peu d'autorité Assez d'autorité Beaucoup d'autorité Autorité décisionnelle très importante 0 5 10 15 20 25 30 35 40 Moins de 20% 21-40% 41-60% 61-80% Plus de 80% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Moins de 20% 21 à 40% 41 à 60% 61 à 80% Plus de 80% Aucun Moins de 25% 26 à 50%51 à 75% plus de 76% Tous L’autorité décisionnelle Gestion matricielle % des projets au BdP % des GP au BdP
  21. 21. Conclusion 21 Le design organisationnel est un travail qui exige de la réflexion Le PMO Framework est un outil utile pour réfléchir et pour établir un dialogue avec les parties prenantes Orientations futures en ce qui concerne le BdP • Le rôle intégrateur : gestion de projet, de changement, de processus • Vision globale
  22. 22. Les incontournables 22 Hobbs, B., & Aubry, M. (2010). The project management office: A quest for understanding. Newtown Square, PA Project Management Institute. Aubry, M., Hobbs, B., Müller, R., & Blomquist, T. (2011). Identifying the forces driving the frequent changes in PMOs. Newtown Square (PA): Project Management Institute. Aubry, M., Müller, R., & Glückler, J. (2012). Governance and communities of PMOs. Newtown Square, PA: Project Management Institute.
  23. 23. Merci de votre attention 23 Nous contacter: Monique Aubry aubry.monique@uqam.ca Patrick Perras perras.patrick@courrier.uqam.ca Site web de la Chaire de recherche en gestion de projet: chairegp@uqam.ca
  24. 24. Mardi 20 octobre de 7h à 9h: Le succès du déménagement du CUSM: rôle du Bureau de projet Mardi 24 novembre de 7h à 9h: L’ÉTS: développement de son campus et ses structures organisationnelles afférentes Mardi 15 décembre de 7h à 9h: Sujet: aux membres de la communauté de décider! Intéressé par le sujet? Inscrivez-vous via le www.pmimontreal.org/calendrier 24

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