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PMILQ_Colloque_2020_Louis-Pageau_Importance_creer_bon_environnement_humain-Gerer_projet_est_d_abord_travail_d_quipe

PMILQ_Colloque_2020_Louis-Pageau_Importance_creer_bon_environnement_humain-Gerer_projet_est_d_abord_travail_d_quipe Les processus du PMBOK • Le PMBOK vous donne une vision complète des processus • Intrants + Outils et techniques + extrants • Comment passer de la théorie à la pratique • Coaching: – André DeCarufel – Guy Paquin • Application pratico-pratique qui respecte les processus • Tout finit par s’intégrer

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  • 1. Colloque en gestion de projet 2020 1 L’importance de créer un bon environnement humain parce que gérer un projet c’est d’abord un travail d’équipe 26 mai 2020, 12h à 13h Louis Pageau, ing. PMP, PMI-RMP
  • 2. Colloque en gestion de projet 2020 2 BASE- 5 Webinaires Le « Programme d’excellence » est une série de webinaires, offerts en français, sur l’application de méthodes pratiques en gestion de projet pour professionnels du PMI Programme d’excellence en gestion de projets
  • 3. Colloque en gestion de projet 2020 3 • 1988 Gradué en 1988 de l’Université Laval en génie civil • Consultant pendant 15 ans • 2002 Ville de Québec • 2010 PMP • 2012 Infrastructures Québec • 2013 Risk Management Professionnal • 2013 Fusion - Société québécoise des infrastructures • 2018 Modélisation des données dans la gestion des projets d’infrastructure
  • 4. Colloque en gestion de projet 2020 4 • La gestion de projet implique parfois un grand nombre de personnes mais pour le gestionnaire, on peut se sentir souvent seul face aux défis.
  • 5. Colloque en gestion de projet 2020 5 Les processus du PMBOK • Le PMBOK vous donne une vision complète des processus • Intrants + Outils et techniques + extrants • Comment passer de la théorie à la pratique • Coaching: – André DeCarufel – Guy Paquin • Application pratico-pratique qui respecte les processus • Tout finit par s’intégrer
  • 6. Colloque en gestion de projet 2020 6 Plan de présentation • Introduction à la gestion des parties prenantes • 5 outils • Conclusion • Période de question
  • 7. Colloque en gestion de projet 2020 7 Série de webinaires • Parties prenantes • Faire face aux aléas des projets • Rencontrer les objectifs coûts - échéancier - qualité • Planifier le succès
  • 8. Colloque en gestion de projet 2020 8 Créer le bon environnement humain • Avoir une SDP pour structurer le projet à un niveau gérable • Connaître les parties prenantes • Compter sur un gouvernance forte • Définir les rôles et responsabilités • Gérer les communications La gestion des parties prenantes
  • 9. Colloque en gestion de projet 2020 9 A la fin du webinaire • Développer une structure de découpage • Identifier les parties prenantes • Structurer la gouvernance au tour du gestionnaire de projet • Établir les liens entre les parties prenantes • Planifier votre gestion des communications • Penser à former votre équipe de projet • Communiquer votre plan
  • 10. Colloque en gestion de projet 2020 10 Outil #1 - Structure de découpage de projet • SDP ou WBS – Peut prendre plusieurs formes: Visuelle ou cartésienne • Règles – 100 % du projet – Niveau de livrable gérable – Résultats de plusieurs itérations – Assurez-vous qu’elle soit modifiable • Servira à la gestion des coûts et des délais On ne va pas plus loin que ce que l’on gère !
  • 11. Colloque en gestion de projet 2020 11 Structure de découpage de projet (SDP) La SDP vous fait penser à tout ce que vous aurez à livrer… ou presque • Réflexion à l’équipe à mettre en place • Votre équipe de projet • Services fournis par l’externe • Qui est dans le projet ??? Inclus et exclus !
  • 12. Colloque en gestion de projet 2020 12 Modèles de SDP On ne va pas plus loin que ce que l’on gère 100% projet ! DIAGRAMME DE GANT EXCEL LOGIGRAMME Projets interdépendants+
  • 13. Colloque en gestion de projet 2020 13 Outil #2- Liste des parties prenantes • Écrire la liste de toutes les parties prenantes connues • Tableau blanc, fichier Word ou Excel • Éviter de faire la liste par vous-mêmes – Groupe de personnes avec qui vous travailler souvent – Personne d’expérience en qui vous avez confiance – Équipe de projet déjà en place
  • 14. Colloque en gestion de projet 2020 14 Soyez précis • Nommer des organisations, directions, compagnies, fournisseurs n’est pas assez précis. • Ça prend un nom, une personne, pas un nome de poste • Il est impossible de les connaître toutes • Aller au meilleur niveau de connaissance possible • Garder une note pour les trouver plus tard
  • 15. Colloque en gestion de projet 2020 15 Résultats • Liste de parties prenantes – La première liste sera imparfaite et inspirante – Les niveaux d’influence et d’intérêts ne seront pas les mêmes, mais pas d’importance pour le moment • Quelque soit la liste il y aura toujours deux conséquences – Celle dont le nom n’est pas connue – Celle que vous aurez oubliée • Vous aurez des occasions de les trouver La personne oubliée sera celle qui pourra vous hanter pendant tout le projet et même après !
  • 16. Colloque en gestion de projet 2020 16 Itération • Vous votre première SDP • Vous avez fait une liste de parties prenantes • En dressant la liste vous penser à des parties prenantes, vous les remonter dans la SDP • Les premières itérations sont normales
  • 17. Colloque en gestion de projet 2020 17 Gouvernance • Une liste de parties prenantes et une SDP • Placer tout ce monde là autour de VOUS • Il y en a qui sont directement dépendant de vos prises de décisions et orientations • Il y en a d’autres que vous devez ternir informés et avec qui vous partager la charge décisionnelle dans le projet
  • 18. Colloque en gestion de projet 2020 18 Mythe du chef d’ochestre • On compare souvent un chargé de projet à un chef d’orchestre mais ça ne colle pas vraiment • On ne peut pas répéter la même œuvre • Tout le monde suit ses mouvements • Vous dirigez tout
  • 19. Colloque en gestion de projet 2020 19 Réalisateur de films • Un projet est unique. Il a un début et une fin • Tout débute par une idée qui doit être communiquée • Planification du travail d’équipes qui ne se verront pas • Chacun doit jouer son rôle • On a qu’une seule opportunité de réussir • Personnes à diriger et des personnes à rendre compte • Budget et délais à respecter
  • 20. Colloque en gestion de projet 2020 20 Outil #3 - Organigramme fonctionnel et hiérarchique • Vous n’avez pas à prendre tout sur vos épaules • Faire une structure qui gravite autour du MOI Il faut commencer par s’occuper de soi pour ensuite pouvoir aider les autres !
  • 21. Colloque en gestion de projet 2020 21 Principes généraux • Écrire la liste des parties prenantes sur la partie gauche du tableau • Organigramme avec le MOI au centre • Forme hiérarchique et fonctionnelle • Ne pas reproduire la structure de l’organisation dans laquelle vous êtes ou celle de votre client • On porte attention à ce que l’on gère
  • 22. Colloque en gestion de projet 2020 22 Principes généraux • Chaque partie prenante doit se retrouver dans l’organigramme • Respecter le niveau décisionnel de chacune • Principe d’escalade des problèmes • Catégorisation de l’engagement des parties prenantes est une bonne technique • Une partie prenante non décisionnelle doit se retrouver dans l’organigramme
  • 23. Colloque en gestion de projet 2020 23 Principes généraux • Placer dans des comités les parties prenantes en fonction de leur niveau de pouvoir (influence) et d’intérêt • Créer un lien de communication • Niveaux stratégiques, tactiques ou opérationnels : vous gérer les trois. • Les problèmes à régler peuvent être de différentes natures
  • 24. Colloque en gestion de projet 2020 24 Niveau d’incertitude • Au début, le niveau d’incertitude est élevé • Tendance à remettre à plus tard • Vite engagé à exécuter des tâches • La réussite passe inévitablement par la gestion des parties prenantes
  • 25. Colloque en gestion de projet 2020 25 Communication 90% du temps d’un chargé de projet est consacré à la communication 10% de la vie est composée de ce qui vous arrive 90% de la vie est déterminée par votre réaction à ce qui vous est arrivé Stephen Covey 10%
  • 26. Colloque en gestion de projet 2020 26 Exemple - Organigramme fonctionnelle et hiérarchique Gestionnaire de projet
  • 27. Colloque en gestion de projet 2020 27 Gestionnaire de projet Chargé de projet Chargé de projet Contrôleur de projet A Team
  • 28. Colloque en gestion de projet 2020 28 Ne reproduisez pas la structure hiérarchique de l’organisation ! Gestionnaire de projet Chargé de projet Chargé de projet Contrôleur de projet Fournisseur Fournisseur Services externes Comité de projet
  • 29. Colloque en gestion de projet 2020 29 Gestionnaire de projet Direction de projet Client Équipe du client Chargé de projet Comité du projet Contrôleur de projet Fournisseur Fournisseur Services externes Comité de projet
  • 30. Colloque en gestion de projet 2020 30 Gestionnaire de projet Direction de projet Responsable des communications Client Équipe du client Chargé de projet Comité du projet Contrôleur de projet Fournisseur Fournisseur Services externes Comité de projet
  • 31. Colloque en gestion de projet 2020 31 Gestionnaire de projet Direction de projet Haute direction CA Responsable des communications Client Équipe du client Chargé de projet Comité du projet Contrôleur de projet Fournisseur Fournisseur Services externes Direction fonctionnelle Ne gardez pas tout sous votre seule responsabilité ! Comité de projet
  • 32. Colloque en gestion de projet 2020 32 Gestionnaire de projet Direction de projet Haute direction CA Responsable des communications Client Équipe du client Chargé de projet Comité du projet Contrôleur de projet Fournisseur Fournisseur Services externes Direction fonctionnelle Chaque partie prenante doit se retrouver dans la structure ! Comité de projet Comité de projet
  • 33. Colloque en gestion de projet 2020 33 Engagement des parties prenantes Cause importante d’échec dans les grands projets « Manque de clarté dans les rôles et responsabilités » • Connaître toutes les personnes clés • Savoir son rôle dans le projet • Connaître ses responsabilités
  • 34. Colloque en gestion de projet 2020 34 Engagement des parties prenantes • Gérer les communications • Déterminer les moyens utilisés pour diffuser l’information • Les méthodes varient • Rôle • Engagement Pouvoir 1 2 3 4 Intérêt 3 catégories Parties prenantes internes Parties prenantes externes Média - Public !
  • 35. Colloque en gestion de projet 2020 35 Outil #4 - Gestion des communications Partie prenante Personne responsable Mode de communication Fréquence Outils de communication
  • 36. Colloque en gestion de projet 2020 36 Exemple : Gestion des communications Partie prenante Personne responsable Mode de communication Fréquence Outils de communication Comité directeur Directeur Réunion statutaire formelle 2 semaines Rapport d’avancement Registre des points de suivi Échéancier Tableau des coûts Équipe de projet Chargée de projet Réunion Mensuel Fiche de projet Échéancier Tableau des coûts Média Responsable des communications Courriel formel Fréquence à convenir Rapport d’avancement Échéancier Tableau des coûts Fournisseurs de services Adjointe à la chargée de projet Rapport standardisé Jalons Registre des risques Registre des points de suivis Chef d’équipe Responsables de discipline Rencontre d’équipe hebdomadaire Notes de réunion Fiche de projet
  • 37. Colloque en gestion de projet 2020 37 Outil #5 – Planifier les communications • Compléter la composition des comités • Nommer les personnes • Définir les responsabilités de chaque partie prenante • Convenir des modalités de communication Partie prenante Fréquence Échelle du temps Comité directeur trimestre Équipe de projet Bi-mensuel Média trimestre Fournisseurs hebdomadaire Chef d’équipe hebdomadaire
  • 38. Colloque en gestion de projet 2020 38 Récapitulatif SDP Liste Organigramme Tableau des communications temps incertitude Cône d’incertitude Matrice d’influence Calendrier des communications
  • 39. Colloque en gestion de projet 2020 39 Accompagnement en gestion de projet • Prochains webinaires • Approfondir les techniques • Conseiller sur la gestion des parties prenantes • Coaching dans un projet Louis A. Pageau, ing. PMP, PMI-RMP lapageau246@gmail.com 418-572- 4420 L P
  • 40. Colloque en gestion de projet 2020 40 Cette présentation sera disponible sur le SlideShare du PMI Lévis-Québec Merci de votre attention
  • 41. Colloque en gestion de projet 2020 41 Cette présentation sera disponible sur le SlideShare du PMI Lévis-Québec