PMILQ_Colloque_2020_Louis-Pageau_Importance_creer_bon_environnement_humain-Gerer_projet_est_d_abord_travail_d_quipe

Colloque en gestion de projet 2020
1
L’importance de créer un bon
environnement humain parce
que gérer un projet c’est
d’abord un travail d’équipe
26 mai 2020, 12h à 13h
Louis Pageau, ing.
PMP, PMI-RMP

2
BASE- 5
Webinaires
Le « Programme d’excellence » est une
série de webinaires, offerts en français,
sur l’application de méthodes pratiques
en gestion de projet pour professionnels
du PMI
Programme d’excellence
en gestion de projets

3
• 1988 Gradué en 1988 de l’Université Laval en génie civil
• Consultant pendant 15 ans
• 2002 Ville de Québec
• 2010 PMP
• 2012 Infrastructures Québec
• 2013 Risk Management Professionnal
• 2013 Fusion - Société québécoise des infrastructures
• 2018 Modélisation des données dans la gestion des projets
d’infrastructure

4
• La gestion de projet implique parfois un grand nombre de
personnes mais pour le gestionnaire, on peut se sentir souvent
seul face aux défis.

5
Les processus du PMBOK
• Le PMBOK vous donne une vision complète des processus
• Intrants + Outils et techniques + extrants
• Comment passer de la théorie à la pratique
• Coaching:
– André DeCarufel
– Guy Paquin
• Application pratico-pratique qui respecte les processus
• Tout finit par s’intégrer

6
Plan de présentation
• Introduction à la gestion des parties prenantes
• 5 outils
• Conclusion
• Période de question

7
Série de webinaires
• Parties prenantes
• Faire face aux aléas des projets
• Rencontrer les objectifs coûts - échéancier - qualité
• Planifier le succès

8
Créer le bon environnement humain
• Avoir une SDP pour structurer le projet à un niveau gérable
• Connaître les parties prenantes
• Compter sur un gouvernance forte
• Définir les rôles et responsabilités
• Gérer les communications
La gestion des parties prenantes

9
A la fin du webinaire
• Développer une structure de découpage
• Identifier les parties prenantes
• Structurer la gouvernance au tour du gestionnaire de projet
• Établir les liens entre les parties prenantes
• Planifier votre gestion des communications
• Penser à former votre équipe de projet
• Communiquer votre plan

10
Outil #1 - Structure de découpage de projet
• SDP ou WBS
– Peut prendre plusieurs formes: Visuelle ou cartésienne
• Règles
– 100 % du projet
– Niveau de livrable gérable
– Résultats de plusieurs itérations
– Assurez-vous qu’elle soit modifiable
• Servira à la gestion des coûts et des délais
On ne va pas plus loin que ce que l’on gère
!

11
Structure de découpage de projet (SDP)
La SDP vous fait penser à tout ce que
vous aurez à livrer… ou presque
• Réflexion à l’équipe à mettre en
place
• Votre équipe de projet
• Services fournis par l’externe
• Qui est dans le projet ???
Inclus et exclus
!

12
Modèles de SDP
On ne va pas plus loin que ce que l’on gère
100% projet
!
DIAGRAMME DE GANT EXCEL LOGIGRAMME
Projets interdépendants+

13
Outil #2- Liste des parties prenantes
• Écrire la liste de toutes les parties prenantes connues
• Tableau blanc, fichier Word ou Excel
• Éviter de faire la liste par vous-mêmes
– Groupe de personnes avec qui vous travailler souvent
– Personne d’expérience en qui vous avez confiance
– Équipe de projet déjà en place

14
Soyez précis
• Nommer des organisations, directions, compagnies,
fournisseurs n’est pas assez précis.
• Ça prend un nom, une personne, pas un nome de poste
• Il est impossible de les connaître toutes
• Aller au meilleur niveau de connaissance possible
• Garder une note pour les trouver plus tard

15
Résultats
• Liste de parties prenantes
– La première liste sera imparfaite et inspirante
– Les niveaux d’influence et d’intérêts ne seront pas les mêmes, mais
pas d’importance pour le moment
• Quelque soit la liste il y aura toujours
deux conséquences
– Celle dont le nom n’est pas connue
– Celle que vous aurez oubliée
• Vous aurez des occasions de les trouver
La personne oubliée sera celle qui
pourra vous hanter pendant tout le
projet et même après
!

16
Itération
• Vous votre première SDP
• Vous avez fait une liste de parties prenantes
• En dressant la liste vous penser à des parties prenantes, vous
les remonter dans la SDP
• Les premières itérations sont normales

17
Gouvernance
• Une liste de parties prenantes et une SDP
• Placer tout ce monde là autour de VOUS
• Il y en a qui sont directement dépendant de vos prises de
décisions et orientations
• Il y en a d’autres que vous devez ternir informés et avec qui
vous partager la charge décisionnelle dans le projet

18
Mythe du chef d’ochestre
• On compare souvent un chargé de projet à un chef
d’orchestre mais ça ne colle pas vraiment
• On ne peut pas répéter la même œuvre
• Tout le monde suit ses mouvements
• Vous dirigez tout

19
Réalisateur de films
• Un projet est unique. Il a un début et une fin
• Tout débute par une idée qui doit être communiquée
• Planification du travail d’équipes qui ne se verront pas
• Chacun doit jouer son rôle
• On a qu’une seule opportunité de réussir
• Personnes à diriger et des personnes à rendre compte
• Budget et délais à respecter

20
Outil #3 - Organigramme fonctionnel
et hiérarchique
• Vous n’avez pas à prendre tout sur vos épaules
• Faire une structure qui gravite autour du MOI
Il faut commencer par s’occuper de
soi pour ensuite pouvoir aider les
autres
!

21
Principes généraux
• Écrire la liste des parties prenantes sur la partie gauche du
tableau
• Organigramme avec le MOI au centre
• Forme hiérarchique et fonctionnelle
• Ne pas reproduire la structure de l’organisation dans laquelle
vous êtes ou celle de votre client
• On porte attention à ce que l’on gère

22
• Chaque partie prenante doit se retrouver dans l’organigramme
• Respecter le niveau décisionnel de chacune
• Principe d’escalade des problèmes
• Catégorisation de l’engagement des parties prenantes est une
bonne technique
• Une partie prenante non décisionnelle doit se retrouver dans
l’organigramme

23
• Placer dans des comités les parties prenantes en fonction de
leur niveau de pouvoir (influence) et d’intérêt
• Créer un lien de communication
• Niveaux stratégiques, tactiques ou opérationnels : vous gérer
les trois.
• Les problèmes à régler peuvent être de différentes natures

24
Niveau d’incertitude
• Au début, le niveau d’incertitude
est élevé
• Tendance à remettre à plus tard
• Vite engagé à exécuter des tâches
• La réussite passe inévitablement
par la gestion des parties prenantes

25
Communication
90% du temps d’un chargé de projet est consacré à la communication
10%
de la vie est composée de ce qui vous arrive
90%
de la vie est déterminée par votre réaction à ce qui
vous est arrivé
Stephen Covey
10%

26
Exemple - Organigramme fonctionnelle et hiérarchique
Gestionnaire
de projet

27
Gestionnaire
de projet
Chargé de
projet
Chargé de
projet
Contrôleur
de projet
A Team

28
Ne reproduisez pas la structure
hiérarchique de l’organisation
!
Gestionnaire
de projet
Chargé de
projet
Chargé de
projet
Contrôleur
de projet
Fournisseur Fournisseur
Services
externes
Comité de
projet

29
Gestionnaire
de projet
Direction de
projet
Client
Équipe du
client
Chargé de
projet
Comité du
projet
Contrôleur
de projet
Services
externes
Comité de
projet

30
Gestionnaire
de projet
Direction de
projet
Responsable
des
communications
Client
Équipe du
client
Chargé de
projet
Comité du
projet
Contrôleur
de projet
Services
externes
Comité de
projet

31
Gestionnaire
de projet
Direction de
projet
Haute
direction
CA
Responsable
des
communications
Client
Équipe du
client
Chargé de
projet
Comité du
projet
Contrôleur
de projet
Services
externes
Direction
fonctionnelle
Ne gardez pas tout sous votre
seule responsabilité
!
Comité de
projet

32
Gestionnaire
de projet
Direction de
projet
Haute
direction
CA
Responsable
des
communications
Client
Équipe du
client
Chargé de
projet
Comité du
projet
Contrôleur
de projet
Services
externes
Direction
fonctionnelle
Chaque partie prenante doit
se retrouver dans la structure
!
Comité de
projet
Comité de
projet

33
Engagement des parties prenantes
Cause importante d’échec dans les grands projets
« Manque de clarté dans les rôles et responsabilités »
• Connaître toutes les personnes clés
• Savoir son rôle dans le projet
• Connaître ses responsabilités

34
Engagement des parties prenantes
• Gérer les communications
• Déterminer les moyens utilisés pour diffuser l’information
• Les méthodes varient
• Rôle
• Engagement
Pouvoir
1 2
3 4
Intérêt
3 catégories
Parties prenantes internes
Parties prenantes externes
Média - Public
!

35
Outil #4 - Gestion des communications
Partie prenante Personne responsable
Mode de
communication
Fréquence Outils de communication

36
Exemple : Gestion des communications
Partie prenante Personne responsable
Mode de
communication
Fréquence Outils de communication
Comité directeur Directeur
Réunion statutaire
formelle
2 semaines
Rapport d’avancement
Registre des points de suivi
Échéancier
Tableau des coûts
Équipe de projet Chargée de projet Réunion Mensuel
Fiche de projet
Échéancier
Tableau des coûts
Média
Responsable des
communications
Courriel formel Fréquence à convenir
Rapport d’avancement
Échéancier
Tableau des coûts
Fournisseurs de
services
Adjointe à la chargée
de projet
Rapport standardisé Jalons
Registre des risques
Registre des points de suivis
Chef d’équipe
Responsables de
discipline
Rencontre d’équipe hebdomadaire
Notes de réunion
Fiche de projet

37
Outil #5 – Planifier les communications
• Compléter la composition des comités
• Nommer les personnes
• Définir les responsabilités de chaque partie prenante
• Convenir des modalités de communication
Partie prenante Fréquence Échelle du temps
Comité directeur trimestre
Équipe de projet Bi-mensuel
Média trimestre
Fournisseurs hebdomadaire
Chef d’équipe hebdomadaire

38
Récapitulatif
SDP Liste Organigramme Tableau des communications
temps
incertitude
Cône d’incertitude Matrice d’influence Calendrier des communications

39
Accompagnement en gestion de projet
• Prochains webinaires
• Approfondir les techniques
• Conseiller sur la gestion des parties prenantes
• Coaching dans un projet
Louis A. Pageau, ing. PMP, PMI-RMP
lapageau246@gmail.com
418-572- 4420
L P

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