PMILQ_Colloque_2020_Manon-Allard_Faites_confiance_au_travail_a_distance

Colloque en gestion de projet 2020
1
Faites confiance au travail à distance
Mme Manon Allard
Présidente
MALLAR RSVP

2
Cette présentation sera disponible
sur le SlideShare du PMI Lévis-Québec

3
OBJECTIF DE CETTE PRÉSENTATION
Quelques trucs et astuces
pouvant vous motiver à
voir le travail à distance
comme étant l’une des
solutions pour vos projets !

4
DÉFINITION DU TÉLÉTRAVAIL
Activité professionnelle qui s'ex erce en dehors des burea ux de l'employeur,
généra lement à domicile, et pour la quelle on fa it a ppel a ux technologies de l'informa tion
pour communiquer à dista nce
(Voca bula ire : télétra va il-tra va il à domicile-tra va il à dista nce - remote w ork-home office)

5
ON DISCUTE UN PEU…
Avez-vous fait du télétravail
depuis la COVID-19?
Aviez-vous un employeur qui
autorisait officiellement le
télétravail avant la crise?
Avez-vous déjà collaboré avec
des équipes à distance?

6
METTONS LA TABLE :
LES PRINCIPAUX ENJEUX
1. La rareté de la main-d’œuvre
(avant la crise!)
2. Le conflit des générations

7
ENJEU 1. LA RARETÉ DE LA MAIN-D’ŒUVRE :
QUELQUES CONSTATS

8 Source : ALIA Conseil, Catherine Privé, Février 2018

9
SELON EMPLOI-QUÉBEC (JUILLET 2014)
Avant la crise
 On disait qu’en 2022, pas moins de 1,3 million de postes seront à pourvoir (tous domaines confondus)
 Nombre total d'emplois que le Québec devrait atteindre : 4,2 millions en 2022
Dans un contexte de ralentissement démographique, les options qui s’offrent :
• Hausse de la participation des femmes
• Prolongation des quinquagénaires et des sexagénaires
• Immigration
Autres options déjà entendues
• Relâchement des détenus
• Programme pour favoriser les employés à mobilité réduite
 ET FAIRE CONFIANCE AUX ÉQUIPES À DISTANCE!
*Bizarre, jamais écrit dans les solutions…

10
SELON EMPLOI-QUÉBEC (JUILLET 2014)
On ne sait pas
si ces données
seront
influencées par
la crise !

11
POURQUOI?
 Un Canadien sur quatre sera âgé
de plus de 65 ans d’ici 2030
 Depuis 2016, les aînés sont plus
nombreux que les jeunes pour la
première fois dans l'histoire du
recensement canadien
 Au Québec, en 2010, la part des 65
ans et plus dans la population est
passée de 6 % à 15 %... Cette part
atteindra 25 % en 2030 et 27 % en
2050
Sources : Recensement de la population de 2016 de Statistique Canada et de l’Institut de la statistique du Québec
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
1950 1970 2010 2030 2050
Vieillissement de la population
québécoise
Moins de 15 ans 65 ans et +

12
METTONS LA TABLE : LES ENJEUX ACTUELS
1. La rareté de la main-
d’œuvre
2. Le conflit des
générations

13
ENJEU 2. DISTINGUONS LES GÉNÉRATIONS
SOCIALISER
Partage, liens avec les
autres, emplois attractifs
TRAVAIL
« Job à vie »,
idéalisme, famille
AVOIR
Réussite professionnelle,
statut, famille
VIVRE
Équilibre entre vie privée
et vie professionnelle

14 Source : Alia Conseil, Catherine Privé, février 2018
LE CONFLIT DES GÉNÉRATIONS

15
Résumons
 Pénurie de main-d’œuvre
 Conflit des générations
En 2020, il faut
apprendre à travailler
différemment!

16
AU MOINS 2 SOLUTIONS
1. UTILISER DES ÉQUIPES À DISTANCE POUR
COMBLER LES ÉQUIPES DE TRAVAIL ET FAIRE AVANCER LES
PROJETS
2. OFFRIR LE TRAVAIL À DISTANCE À VOTRE
PERSONNEL POUR LE RETENIR

17
QUELQUES INFORMATIONS DU MARCHÉ
SUR L’UTILISATION DU TRAVAIL À DISTANCE…
 Les pays les plus populaires qui utilisent ces services
• Royaume-Uni, Canada, États-Unis et Australie
 Plusieurs entreprises, dont le modèle d’affaires intègre déjà le travail à
distance depuis longtemps : Dell, Xerox, Apple… et MALLAR RSVP
 TELUS a instauré un programme flexible en 2008, et voici les résultats
obtenus en 2015 :
• Hausse de la mobilisation des employés, de la productivité et des résultats
• Renforcement de l’attraction des meilleurs talents
• Réduction de l’empreinte environnementale
• Économies importantes sur les frais de bureau

18
QUELQUES STATISTIQUES
(Étude du New York Times sur le télétravail - février 2017 – par domaines d’affaires en 2012 et 2016)

19
DISCUTONS… D’après vous, quel est le % idéal
d’heures de télétravail, qui devraient
être accordées à son personnel, pour
s’assurer de conserver son
engagement envers son employeur :
• 25 % de son temps de
travail?
• 75 % de son temps de
travail ?

20
D’AUTRES STATISTIQUES
(Étude du New York Times sur le télétravail – février 2017 – Engagement de l’employé)

21
CONSTATS D’ÉTUDES RÉCENTES
 Les télétravailleurs sont plus efficaces que les employés de bureau.
 74 % des employés se disent plus préoccupés par leur intimité au bureau qu’il y
a dix ans (ex: beaucoup de bureaux installés en cellule).
 Si on favorisait de plus en plus le télétravail :
 Des millions d’heures de déplacement seraient économisées
 Les rejets de gaz seraient réduits chaque année
(Étude européenne - janvier 2019 http://www.influencia.net/fr/actualites/media-com,etudes,teletravailleurs-sont-plus-efficaces-que-employes-bureau,8960.html

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 Le télétravail devrait toucher de plus en plus de métiers différents
 Les employeurs qui continueront de refuser d’avoir recours au « home office »
pourraient avoir du mal, surtout après la crise, à conserver leurs salariés et à
recruter de nouveaux talents
(Étude européenne - janvier 2019 http://www.influencia.net/fr/actualites/media-com,etudes,teletravailleurs-sont-plus-efficaces-que-employes-
bureau,8960.html)
CONSTATS D’ÉTUDES RÉCENTES

23
Après tous ces
constats, la
position
gouvernementale
face au télétravail!
(avant la crise)

24
POSITION GOUVERNEMENTALE - GOUVERNEMENT FÉDÉRAL
La politique de
télétravail décrit les
options permettant aux
personnes qui sont à
l’emploi de la fonction
publique fédérale de
travailler dans un autre
lieu, par exemple à
domicile
Date d’entrée en
vigueur :
décembre 1999

25
POSITION GOUVERNEMENTALE - GOUVERNEMENT PROVINCIAL
VISION 2023 :
L’organisation du travail est plus
flexible et décloisonnée. Elle favorise
une polyvalence accrue, des
environnements de travail plus
ouverts et collaboratifs et des
technologies de l’information plus
aptes à soutenir le travail en réseau.
Les projets pilotes mènent à
l’évolution des pratiques dans
l’ensemble de la fonction publique.
Le télétravail est encadré et autorisé
dans les types d’emplois et d’activités
qui s’y prêtent.
Axe 3 - Transformation
Vous êtes ici : Accueil
> Ressources humaines
> Stratégie de gestion
des ressources
humaines 2018-2023
Stratégie de
transformation
numérique
gouvernementale

26
4 AXES À ANALYSER
Management (performance)
• Indicateurs de gestion (qualité et quantité)
• Nature des tâches, organisation du travail
• Modes de suivi, encadrement
• Satisfaction de la clientèle
• Profils admissibles
• Attentes
RH / SST
• Ergonomie (mobilier, posture, lieu, etc.)
• Risques psychologiques
• Gestion de la SST en télétravail (processus)
• Procédure de retour physique au bureau (si employé malheureux en
télétravail)
Collaboration
• Collaboration entre collègues
• Appel, conférence, vidéo
• Échange (clavardage)
• Courriel
• Gestion documentaire
• Applications (processus)
• Flexibilité
Technologies (TI) + aménagement
• Poste de travail
• Outils / logiciels
• Accès / sécurité / pannes de courant / rapidité de la connexion
Internet
• Équipement (casque d’écoute, iPhone, etc.)
EXEMPLE D’UN SCHÉMA
D’IMPLANTATION DU TÉLÉTRAVAIL
Management
(performance)
Collaboration
RH / SST
Technologies et
aménagement des
espaces
2 politiques sont requises :
1. Politique qui s’adresse aux employés
2. Politique qui s’adresse aux dirigeants et gestionnaires

27
AVANTAGES D’UTILISER UNE ÉQUIPE À DISTANCE
 Diminue les dépenses liées aux frais de bureau
 Permet de mieux gérer les surcharges et les diminutions de travail
 Favorise l’impartition du travail à l’international (voir Job.Etrouve.COM)
 Permet l’avancée plus rapide des projets sur un fuseau horaire élargi (24/7)
Et pourquoi ne pas l’offrir à son personnel?
 Offre un moyen de rétention et d’attraction de personnel
 Les employés sont davantage heureux : une meilleure conciliation travail-
famille, le trafic, horaire flexible, diminution des dépenses, gestion du stress,
augmentation de la productivité, etc.
• Ajout de critères sur INDEED depuis mars 2020 :
travail à domicile-télétravail

28
À TENIR COMPTE DANS UN CONTEXTE DE TÉLÉTRAVAIL
 Formule pas adaptée à toutes les situations
 Assignation des bonnes tâches
 Processus de travail
 Différents quarts de travail
 Choix des outils technologiques
 Gestion par résultats
 Ouverture aux contraintes
 Limiter la durée des rencontres WEB
Adopter le télétravail dans la culture d’entreprise
Être disponible, flexible et faire confiance!

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LES OUTILS ESSENTIELS, SI VOUS AVEZ LE GOÛT D’ESSAYER!
 Casque d’écoute avec micro (pour limiter les bruits de fond)
 Deux écrans + caméra (webcam) + audio (de qualité)
 Internet filaire haute vitesse
 GED (Google Drive, Dropbox, etc.)
 Logiciels utiles et à jour :
 Slack : clavarder entre collègues
 ZOOM, SKYPE, Microsoft TEAMS
 WeTransfer : envoi de documents lourds
 Antidote
 Office 365
 Agenda partagé :GoRendez-vous
 Toggl : compteur de temps
 Doodle : connaître la dispo pour planifier des rencontres
 Antivirus
 Un environnement de travail adéquat : calme, ensoleillé, bureau bien ajusté
 De bonnes habitudes de vie :
 S’habiller en mode « travail », planifier le gym, la marche extérieure, la pause repas,
changer d’endroit dans la maison, avoir une routine de travail mais être « flexible »,
occuper les enfants, sortir le chien avant une réunion WEB, avoir du focus, etc.

30
MAINTENANT, QUE NOUS RÉSERVE L’AVENIR…
SURTOUT APRÈS AVOIR VÉCU UNE TELLE CRISE !
 Prolifération des sociétés virtuelles partout
dans le monde
 Confrontation entre les employeurs pour offrir
les meilleures conditions de travail ; beaucoup
de mouvement de personnel
 Abandon des quarts de travail traditionnels
 Les travailleurs qualifiés deviendront des
multi-employés (travaillant pour plusieurs
entreprises à la fois)
(Étude de marché réalisée au Royaume-Uni en 2017)

31
VOICI L’EXPÉRIENCE IBM
https://www.youtube.com/watch?v=gDFdHnkohLg

32
EN TERMINANT, D’AUTRES TRUCS SIMPLES À RETENIR!
 Donner un mandat clair, avec des objectifs réalistes
 S’assurer de la confidentialité et de la sécurité des informations
 Avoir les bons moyens de communication avec son équipe ou son partenaire
 Éviter la surabondance des courriels
 Annoncer les délais requis de livraison pour chaque mandat et obtenir un
engagement
 Gérer efficacement les priorités
 Rester en contact régulier et planifier des rencontres en personne (WEB ou au bureau)
 Prévoir des moyens efficaces et efficients de contrôle et de suivi
 Être conscient de la réalité diversifiée de votre personnel ou partenaire (tolérant,
conciliant)
 Être créatif et faire de la reconnaissance (surtout si ce sont vos employés)!

33
Après la crise, l’instaurerez-VOUS ?
Dans ce contexte de pandémie,
notre capacité d’adaptation est mise à l’épreuve.
Cela est vrai pour l’organisation et pour les employés,
restons bienveillants.

34
Merci de votre présence!
www.mallarentreprises.com

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