2016-04-13 Éric Bélanger Implantation Sharepoint

Colloque en gestion de projet 2016
1
Implantation d’un système de gestion de
projets sur SharePoint
Éric Bélanger
Responsable du bureau de projets
RBQ

2
Plan de la présentation
• Section 1 : Présentation de l’organisation
• Section 2 : Des fonctionnalités pour améliorer la gestion des
projets
• Section 3 : Raisons motivant le choix
• Section 4 : Analyses et conclusion

3
Section 1
Présentation de l’organisation

4
Les Responsabilités de la RBQ
Organisme public sous la responsabilité du ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale. Il
compte 470 employés.
Assurer la qualité des travaux de construction Assurer la protection du public
Objectifs
Champs de
compétence
RBQ
Normalisation
Qualification professionnelle
Intégrité des entrepreneurs
Garantie financière
Surveillance

5
Les grands jalons
1992
Création de la
RBQ
1998 2005 2011 2013
Mise en
vigueur du
plan de
garantie
RBQ devient un
organisme non-
budgétaire
Mise en place d’une
nouvelle Vice-
présidence Enquêtes
Création du
Bureau de
projets RBQ
Constat le plus important :
La RBQ n’arrive pas à réaliser ses
projets à l’intérieur des paramètres
identifiés.
Objectifs du BP
1. Assurer un contrôle des paramètres.
2. Assurer un suivi de l’ensemble des projets.
3. Assurer une prise de décisions éclairées,
proactives et partagées.

6
Les projets sous la responsabilité du BP
Technologies de
l’information (TI)
34 %
Règlements
27 %
Organisation &
mission
39 %
* Source : Portefeuille RBQ 2015-2016

7
Section 2
Des fonctionnalités pour améliorer
la gestion des projets

8
Organisation possède une mentalité de travail en silos. (49 %)
Assurer l’application constante de processus bien définis. (44 %)
Recueillir de l’information fiable et précise sur les projets. (42 %)
Manque d’information sur les ressources. (40 %)
Compétences inappropriées en gestion de projets. (39 %)
1
2
3
4
5
Selon la plus récente étude disponible :
* Source : The State of Project Portfolio Management (PPM), PM Research, 2013
Les plus grands défis en gestion de projets

9
Introduction d’un cycle de vie des projets

10
D’où sommes-nous partis? Documents de projets
sur Excel
PMI
Portefeuille et
tableaux de bord
sur Excel
Transposition manuelle
des données dans les
tableaux de bord

11
La gestion de projet en mode collaboratif-
une réflexion amorcée en 2013
Documents de
projet sur Excel
Améliorer la
collaboration et
l’échange
d’information
Intégrer les
informations de tous
les projets
Quelques licences
étaient disponibles
dans l’organisation

12
Les possibilités de la plate-forme
Collaboration
Intégration d’application
Accès et mise en valeur de la
connaissance
Gestion du contenu de l’entreprise
Niveau
SharePoint
Fondation de partage et de communication
Base du référentiel du contenu de gestion de projets
Espace de travail pour l’équipe
Portefeuilles et programmes
Gestion des ressources
Gestion de la planification
Gestion des projets
Gestion des demandes
Niveau
BrightWork
Première version du
portail Espace projets
Seconde version du
portail Espace projets

13
Les possibilités de la plate-forme
Les contenus peuvent varier selon les
choix qui seront faits.

14
Le portail Espace projets
A : « Fiche inventaire » : L’ensemble des demandes de projets.
B : « Projets » : L’ensemble des projets de l’organisation.
C : « Plan stratégique » : Le regroupement des activités du plan stratégique.
G : « Soutien » : L’information pour soutenir les utilisateurs.
C
D : « Portefeuille » : Le portefeuille et l’information de gestion de la haute direction.
A
B
D E F G
E : « Modèles » : Les différents modèles de gestion de projets.
F : « Administration BP » : Les activités de développement du BP.

15
Vision globale de l’Espace projets
Système
embarqué et
prémonté de
contenus à utiliser
Logique de
gestion
prédéfinie

16
Lien entre l’outil et le cycle de vie

17
17
Un outil s’intégrant à MS Project
Échéancier produit
dans SharePoint

18
Gestion des données et vues multiplesCompte rendu de coordination
Rapport pour le suivi au comité directeur
Liste des points de suivi
Saisie des
informations
provenant de
la rencontre
de
coordination
Accès à des
outils de filtre et
de tri pour
modifier
l’affichage sur les
outils

19
Consultation de la capacité de mon équipe
Donne accès, parmi l’ensemble des projets,
à l’information de toutes les tâches auxquelles
l’utilisateur sélectionné a été affecté.

20
Un suivi d’avancement en temps réel
Information et
indicateurs du projet
Information du dernier
rapport d’avancementInformation sur
l’échéancier du projet
Information
sur les heures
internes du
projet
Information
sur les coûts
externes
Information sur les tâches
réalisées et à venir

21
Rapports préprogrammés BrightWork
Sélection dans la liste
des rapports
préprogrammés
Rapport d’analyse
des risques prêt à
être suivi
Sélection des champs
parmi la liste
prédéfinie

22
Sites préprogrammés BrightWork
L’outil s’étend présentement à la
RBQ pour des suivis d’activités
hors projets.
Site préprogrammé du
gestionnaire des problèmes
Plusieurs
départements
demandent des
systèmes de
suivi dans l’outil.

23
Suivi à niveaux multiples
Suivi du plan stratégique
Outils du BP Analyse globale
des risques
Avancement du projet
Tableaux de bord
Indicateurs globaux
de gestion
Informations saisies

24
Section 3
Raisons motivant le choix

25
Comparaison des coûts
Informations des documents de
projets format Web qui se
transposent dans
des tableaux de bord
Développement
200 k$ - 400 k$
Système
embarqué
125 k$
Outils par projet
Outils en multi projets
Gestion d’indicateurs et métriques

26
Comparaison avec d’autres systèmes
Avantages
•Inclut une notion de
feuille de temps
•Système très évolué
Inconvénients
•Complexité dans
l’utilisation
•Peu adapté à de petits
projets.
•Nécessite une grande
maturité de
l’organisation.
Avantage
•Outils d’échéancier plus
robuste
Inconvénients
•Ne permet pas d’utiliser un
mode multi projets.
•Pas de tableaux de bord
•Pas d’analyse de risques
Avantages
•Aucune programmation
•Outils préprogrammés
faciles à personnaliser.
•Très flexible
Inconvénient
•Outil d’échéancier simple
BrightWork Basé sur une analyse de
50 utilisateurs pour
l’ensemble des coûts
d’implantation
Microsoft Project Server
MS Project par poste
125 k$
Amélioration
de l’échéancier
Migration possible
sans perte
d’information
48 % infrastructure dédié
12 % licence pour BrightWork
35 % implantation et d’intégration
5 % soutien et mise à jour annuelle
Réparti
ainsi

27
Section 4
Analyses et conclusion

28
Formation simplifiée sur l’outil
– Formation initiale suite à l’implantation préparée sur le mode d’un
guide de l’utilisateur.
– Deux types de formations sont dispensés pour permettre aux
ressources d’être fonctionnelles.
• Pour les gestionnaires (1 heure)
• Pour les chefs de projets (4 heures)
– Les capsules en ligne seront priorisées pour les formations des
nouveaux utilisateurs.
– Les communautés de pratiques des chefs de projets permettront
d’identifier les capsules de formation à mettre en place.
– Soutien et accompagnement par le Bureau de projets.

29
Travaux en cours
– Intégrer un volet spécifique pour la gestion intégrée des risques.
– Inclure une composante simple de feuilles de temps.
– Mettre en place une deuxième série de tableaux de bord dynamiques
permettant le forage d’informations directement dans le site du
projet.
– Mettre en place des outils de suivi par département pour élargir la
portée de l’outil dans l’organisation au-delà de la gestion de projets.

30
Possibilités futures
– Intégrer un module de facturation pour améliorer le suivi des coûts
des projets.
– Intégrer des flux de travail (WorkFlow) afin de rendre l’approbation
des documents de projets dans un mode sans papier.
– Rendre les outils de reddition de comptes plus visuels et plus
accessibles.
– Rendre les capsules de formation plus dynamiques pour les
utilisateurs.
– Étendre l’utilisation de la plate-forme comme voûte de gestion
documentaire pour l’ensemble de l’organisation.

31
Leçons apprises
– Le pilotage de la solution par le Bureau de projets apporte des
avantages quant à la rapidité d’intervention sur l’outil.
– Une solution embarquée procure une agilité précieuse en réponse à
des besoins en gestion de projet qui évoluent constamment.
– La rigueur n’augmente pas nécessairement par la seule présence d’un
système informatique. Par contre, l’arrimage de l’outil aux pratiques
internes peut en augmenter l’utilisation.
– La flexibilité et la personnalisation de l’outil permettent de passer à
travers les changements causés par un manque de maturité en gestion
de projets de l’organisation.
– Déjà, on constate que l’outil a le potentiel de grandir et d’évoluer avec
la maturité en gestion de projets de l’organisation.

32
En conclusion
– Implanter un système embarqué n’exclu pas la
nécessité d’avoir fait une réflexion sur les besoins
de l’organisation. Sinon, votre propre projet
d’implantation pourrait s’avérer long… très long.

33
Des commentaires ou des
questions?

34
Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1 mai 2016

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