J-F Beaulieu Gestion de portefeuille de projets en entreprise Choix et implantation d'un SGPPE Système de gestion de portefeuille de projets en entreprise Mes meilleurs conseils  Faites-vous accompagner  Expertise  Indépendance  Impliquez  Vos décideurs  Vos ressources  Trouvez et réalisez (utilisez…) le WIIFM  Soyez patients, prenez une bouchée à la fois

1. Colloque en gestion de projet 2016
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Choix et implantation d’un SGPPE
État du marché et expériences vécues
Jean-François Beaulieu
Président
gPPE Conseil

2. Colloque en gestion de projet 2016
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Pourquoi moi?
 Expertise
 Ing., PMP, MBA, MCP
 Expérience
 Gestionnaire de projet
 Client d’une implantation
 VP firme spécialisée MS EPM
 Conseiller, architecte d’affaire, formateur et
accompagnateur MSP/EPM/PPM
 5 grands MO
 Plus de 10 PME, MO, Assurances, Enseignement

3. Colloque en gestion de projet 2016
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Notre plan de match
 Ce qu’est un outil SGPPE… et plus
 L’offre du marché
 Le choix
 Expériences d’implantations
 Points importants à retenir
 Conclusion : par où commencer?

4. Colloque en gestion de projet 2016
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E = SGP2E

5. Colloque en gestion de projet 2016
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 Système de gestion de portefeuilles et de
projets d’entreprise
 Francisation d’EPM/PPM (Enterprise/Portfolio
Project Management)
 Inclut de plus en plus la notion de portefeuille
(et souvent de programme)

6. Colloque en gestion de projet 2016
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- Système
 A partir d’intrants, traite de l’information
pour produire des extrants
Intrants
• Estimations
• Ressources
• Données
d’avancement
Traitement
• Planification
• Coûts et délais
• Collaboration
Extrants
• Tableaux de bord
• Reddition de
compte

7. Colloque en gestion de projet 2016
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Système
Processus
Progiciel
Paramètres
Personnes
- Système

8. Colloque en gestion de projet 2016
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Parenthèse : MSP ≠ EPM
SGPPE
Objets et logiques d affaires
Couche d accès aux données
Données
Authentification
AD
Systèmes
liés
(Finance,
RH, ERP,
Données,
GID, etc.)
API
Chargés de
projets
Ressources
Couche d interface
Gestionnaires Pilotes

9. Colloque en gestion de projet 2016
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• Opérations• Projets
• Ventes et
service
• Finances
SGF CRM
SGMSGPPE
- Gestion

10. Colloque en gestion de projet 2016
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- Portefeuilles
 Gestion des initiatives
 Évaluation des projets
 Valeur
 Alignement
 Bénéfices
 Scénarios
 Financier
 Ressources
 Priorisation
 Suivi

11. Colloque en gestion de projet 2016
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- Projets
 Planification
 Assignation des ressources
 Capture de l’avancement
 Travail réalisé
 Reste à faire
 Suivi
 Simulations
 Collaboration

12. Colloque en gestion de projet 2016
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- Entreprise
Ressources Infrastructures TI
Gestion des
efforts
Projets
Méthodes de
développement
Portefeuilles
Processus FinancesParamètres

13. Colloque en gestion de projet 2016
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Les concurrents

14. Colloque en gestion de projet 2016
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 Très étendue
 Grands joueurs traditionnels
 Sur place
 Nuagique
 Mixte
 Fabricants de taille moyenne
 Logiciel libre
 Très variable
 Fonctions offertes
 Capacités
Offre du marché

15. Colloque en gestion de projet 2016
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 Gartner
Grands joueurs

16. Colloque en gestion de projet 2016
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 Forrester
Grands joueurs

17. Colloque en gestion de projet 2016
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 Comparaison rapide
Grands joueurs
Fabriquant Système GP GPP GPA Financier Agile
Microsoft PPM +++ +++ TFS
CA PPM ++ ++ ++ ++ Jira
DAPTIV PPM ++ ++
Planview Enterprise ++ ++ + ++ Jira
Innotas PPM + ++ +

18. Colloque en gestion de projet 2016
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 Offre multiple et très diversifiée
 Orientations spécifiques
 Domaines d’application spécifiques
 Approche « simplifiée mais complète »
Taille moyenne et émergeants

19. Colloque en gestion de projet 2016
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 Systèmes de base mais intéressants
 Applications
 Petites équipes
 Apprentissage
 Limites
 Gratuits… ?
 Capacités limitées
 Soutien par les pairs
Logiciels libres

20. Colloque en gestion de projet 2016
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Comment choisir?

21. Colloque en gestion de projet 2016
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Critères de choix
 Déterminez ce que vous voulez…
NON!
 Déterminez ce dont vous avez besoin!

22. Colloque en gestion de projet 2016
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Critères de choix
 Grille de priorisation
Fonctionnalité Obligation/
douleur
Bénéfices
escomptés
Facilité
d’implantation
Total
Gestion des opportunités 3 3 4 12
Sélection des projets 4 5 4 13
Planification et suivi des projets 2 4 2 8
Suivi portefeuille 5 3 3 11
Suivi financier 5 5 1 11
Reddition de compte 4 2 3 13
… x x x x

23. Colloque en gestion de projet 2016
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Parenthèse : Bénéfices
 Qui dans la salle peut fournir:
 Liste complète de projets?
 Avec :
 Budgets, réels et dates fiables?
 Avancement réaliste?
 Bénéfices ($ et autres) identifiés?
 Bénéfices réalisés?
 Risques suivis et à jour?
 Rapports d’avancement disponibles?
 Combien cela vous coûte de ne pas les
avoir?

24. Colloque en gestion de projet 2016
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Se renseigner
 Gartner, Forrester
 Google
 Lee Merkhofer Consulting
 Liste de systèmes et caractéristiques
 Méthode et outil de comparaison
 Entreprises du domaine, partenaires
d’affaires… et même concurrents

25. Colloque en gestion de projet 2016
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Critères de choix
 Vos absolus
 La langue – un bloquant pour certains
 Disponibilité et localisation des données?
 Budget
 Des points importants
 Réputation
 Comparables
 Taille
 Domaine
 Expertise d’accompagnement locale

26. Colloque en gestion de projet 2016
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Voir large
 Avez-vous le portrait global?
Système
2
Système
4
- Information par XXX
YYY
ZZZ
- Commentaire ...
- AAA
- BBB
- CCC
- AAA
- BBB
Systèmes
externes
Item
Facture
- Info en transit
Items
- AAA
- BBB
- CCC
Info oui/non
Ressources
AAA
- Info en transit
- Info XXX
CCC
DDD
EEE
Info YYY
FFF
GGG
- Assignations
Contrat
Nom table taux
Pilotage
Pilotage
Assistant
Hebdomadaire Nouveau XXX
Nouveau XXX
Assistant
Assistant
Mensuel
Implantation XXX
Flux d information YYY
Cible
Version 2.3 2010-12-09
- Info TTT
AAA
BBB
CCC
DDD
- Nouvelle AAA
Nouvelle AAA
Nouvelle TTT
Responsable
- Suivi de CCC
XXX
YYY
ZZZ
Ajustements
AAA
BBB
Fréquence
- Rapport d avancement
Mensuel
- Suivi de ZZZ
Mensuel Assistant
* non obligatoire
Pilotage
Système
1
Référence
- AAA
- BBB
- CCC
Outils 1
Outil 1
Outil 2
Outil 2
- Info en transit
Information saisie directement
- AAA
- BBB
- CCC
Identification
- Rapports de suivi
Cube
BI
- Rapport de % de
répartition de XXX
Mensuel
Système 3
Assistant
Transfert manuel
mensuel

27. Colloque en gestion de projet 2016
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Quelques expériences

28. Colloque en gestion de projet 2016
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Grand Organisme
 Milliers d’employés
 Multiples clientèles internes et externes
 Structure complexe
 Besoins de gestion des opérations autant
que des projets
 Systèmes de gestion variés en place
 Peu de maturité en gestion de projet

29. Colloque en gestion de projet 2016
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Grand Organisme
 Décision d’implanter l’outil avant les
processus
 Projet pilote complet
 Implantations par vagues
 Comité global des utilisateurs
 Formation (JIT) et soutien importants
 Développements et adaptations intensifs
 Création d’un bureau de soutien
« progressif » - par niveaux

30. Colloque en gestion de projet 2016
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PME
 Fabrication d’équipement spécialisé
 200 employés
 Recherche d’efficience
 Processus simples en place
 Habitude avec les outils de GP MS Project
 Systèmes de gestion simples mais efficaces

31. Colloque en gestion de projet 2016
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PME
 Audit rapide des processus et outils
 Développement simultané
 Architecture
 Processus
 Choix de Microsoft EPM

32. Colloque en gestion de projet 2016
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Services financiers
 Taille moyenne
 Système EPM déjà en place
 Besoins complémentaires
 Portefeuille de projet
 Suivi financier
 Sources de financement
 Reddition de compte complète
 Gestion du parc applicatif (coût total d’utilisation)
 Lien avec système de développement

33. Colloque en gestion de projet 2016
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Services financiers
 Montage d’un cahier de charge
complet
 Choix par étapes
 Une dizaine de systèmes : demandes de
renseignements
 Cinq prospects: séances de questions
 Trois finalistes : démonstrations complètes
 Scénarios prédéterminés
 Grille d’évaluation complète
 Évaluation du retour sur l’investissement

34. Colloque en gestion de projet 2016
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Services financiers
 Choix d’un autre système
 Enveloppe de fonctionnalités plus complète
 Coûts compétitifs (après escomptes)
 Implémentation en cours

35. Colloque en gestion de projet 2016
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Points importants

36. Colloque en gestion de projet 2016
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Conditions préliminaires
 C’est un projet : charte, responsable, budget
et équipe
 Les trois points les plus importants :
 Soutien de la haute direction
 Soutien de la haute direction
 Prioriser!
 Connaître d’où on part
 Audit honnête

37. Colloque en gestion de projet 2016
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Besoins
 Considérez la vue globale
 Consultez les parties prenantes
 Projets… et opérations (ensemble des activités)?
 Portefeuille
 Équipes de développement
 Finances
 Listez, puis priorisez selon VOS critères

38. Colloque en gestion de projet 2016
38
Choisir
 Voir large, mais converger rapidement
 Utilisez VOS critères et VOS cas d’utilisation
 Outils
 Recherches
 Demandes d’informations (RFI)
 Réponses aux questions
 Démonstrations

39. Colloque en gestion de projet 2016
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Planifiez
 Allez-y par étapes
 Vous ne pourrez faire plaisir à tout le monde,
tout de suite
 Selon
 Vos priorités
 La faisabilité et la logique
 Soyez réalistes et respectez les capacités de
changement de votre organisation
– prévoir des paliers de stabilisation

40. Colloque en gestion de projet 2016
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Réalisez
 S’annoncer à l’avance
 Impliquez vos utilisateurs
 Comité de TOUS les utilisateurs
 Comité des gestionnaires « implantés »
 Paramétrisation et développement des gabarits
 Formez selon les rôles (et les déterminer!)
 Accompagnez les personnes
 Créer votre groupe de soutien
progressivement

41. Colloque en gestion de projet 2016
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Exploitez
 Contrôlez – progressivement- les résultats
 Démontrez l’utilité
 Utilisez des outils d’assurance qualité
 Acceptez les différences
 Structurez votre soutien
 Types : feuilles de temps, planification, rapports
 Niveaux : accompagnement, problèmes,
développement

42. Colloque en gestion de projet 2016
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Par où commencer?

43. Colloque en gestion de projet 2016
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Mes meilleurs conseils
 Faites-vous accompagner
 Expertise
 Indépendance
 Impliquez
 Vos décideurs
 Vos ressources
 Trouvez et réalisez (utilisez…) le WIIFM
 Soyez patients, prenez une bouchée à la fois

44. Colloque en gestion de projet 2016
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45. Colloque en gestion de projet 2016
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Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1 mai 2016