inext café #03 - Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex

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Automatiser ses processus
métier avec SharePoint
et
Par :
Alexandre DAVID – Architecte SharePoint iNext
Felix Gremlich – Territory Manager Central Europe Nintex
Date : 13/05/2014

Evènements 2014
 Mobilité avec SharePoint le 28 janvier
 Migration SharePoint avec Metalogix le 25 Février
 Automatiser ses processus métier avec SharePoint et Nintex le 13 Mai
 Intégrer sa charte graphique dans SharePoint 2013
 Réseau Social d’Entreprise
 Fédération des taches Exchange, Project Server, SharePoint
 DRP & SharePoint
 Architecture hybride : Office 365 et SharePoint « on premise »
 Modèles d’application et outils de développement
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AGENDA
iNext1
SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo

«Pure Player» Microsoft nos spécialistes Fonctionnels, Architectes et
Développeurs vous accompagnent dans toutes les étapes de votre projet.
 Equipes certifiées et spécialisées
 Expertise technique reconnue
 Conception, architecture,
prototypage, réalisation, formation
 Graphisme / Ergonomie
 Tierce Maintenance Applicative
 Audit et performance applicative
Notre Mission : Accompagner nos clients dans
l’identification et la mise en œuvre des solutions
Microsoft par des prestations de la plus haute
qualité
iNext est le centre
d’expertise applicative
Microsoft du Groupe
ilem
175 collaborateurs à
travers le monde
Qui sommes-nous ?

Nos compétences

AGENDA
iNext1
SharePoint 2013 Workflows2
3 Demo
4 Nintex Forms & Workflows
5 Demo

 Un workflow correspond à une série de tâches qui produisent un résultat.
 Une récente étude de Gartner place le workflow en 1ère place des cas
d’usages autour de SharePoint.
 En Mai 2013, 32% des DSI envisagent d’investir autour du BPM au cour
des 2 prochaines années.
Le workflow
 Le workflow améliore l’agilité, assure la
traçabilité et facilite la mise en conformité.
 Les applications adressées sont aussi bien
métier, que transverses ou de gestion
documentaire.

Les usages
 IT
• Processus internes
• Help desk
• Changement de service ou de solutions
• Entrée / sortie de personnel
• Nouveaux services
• Satisfaction utilisateur Finance
Ressources
Humaines
IT
 Finance, Administration
• Demandes de déplacement
• Demandes d’achat
• Gestion des contrats
• Gestion des notes de frais
• Gestion des factures
• Reporting
 Ressources Humaines
• Demandes de congés
• Entrée / sortie de personnel
• Enquêtes internes
• Formation des employés
• Changement des règlements et procédures
• Processus de recrutement
 Opérations / delivery
• Référencie qualité
• Processus d’approbation des produits
• Gestion des partenaires
• Suivi des commandes
• Planification du développement de
nouveaux produits
 Commerce et marketing
• Planification d’évènements / gestion de
propositions
• Suivi des ventes
• Suivi des demandes client
• Changement de prix
• Activité de campagnes ou promotions
 Support client
• Help desk
• Documentation produit
• Gestion des réclamations
• Recueil des feedbacks

Les workflows
SharePoint 2013
 Nouvelle architecture qui repose sur Workflow Foundation 4.0
 Workflow manager 1.0
 Embarque le moteur de workflow SharePoint 2010
 Évolution de la gestion et de la présentation des tâches (validation rapide)

Architecture
 Les évènements de SharePoint sont routés vers Workflow Manager Client
1.0 à l’aide de Service Bus. L’API REST est utilisée pour le retour vers
SharePoint.

Les workflows natifs
 Ils sont tous de types SharePoint 2010 :
• Approbation – SharePoint 2010 : Envoie un document pour
approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter le
document, réattribuer la tâche d’approbation, ou requérir la
modification du document
• Approbation de destruction : Gère l’expiration et la rétention de
documents en autorisant les membres à conserver ou supprimer
les documents expirés.
• Approbation de publication : Envoie une page pour
approbation. Les approbateurs peuvent approuver ou rejeter la
page, réaffecter la tâche d’approbation ou demander des
modifications à la page.
• Recueillir les commentaires : Envoie un document en révision.
Les réviseurs peuvent insérer des commentaires qui seront
compilés et envoyés au propriétaire du document à la fin du flux
de travail.
• Collecte des signatures : Rassemble les signatures
nécessaires pour achever un document Microsoft Office.
• Trois états : Ce flux de travail permet de suivre les éléments
d’une liste.

Reporting
• SQL Server Reporting
Services
• Excel Services
• PerformancePoint
Services
Création, packaging et
déploiement
• SharePoint Designer 2013
• Visual Studio 2012
Conception
• Visio 2013
Les outils OOB liés aux workflow
Monitoring et tracking
• Workflow history list
Intégration de systèmes
tiers
• Business Connectivity
Services
• Custom webpart / apps

Scénario
 Entrée / sortie d’employés
 Workflow simple en 5 étapes :
• INIT par RH
• Approbation Manager
• Requête IT
• Requête Logistique (si attribution NATEL)
• FIN
 Design sur Visio 2013
 Création via SharePoint Designer 2013 et via Visual studio 2012
 Comparaison avec Nintex

Bonnes pratiques
 Documenter le processus dans son ensemble
 Concevoir et tester son workflow
• Définir le début et la fin du processus
• Identifier les acteurs, les états et les étapes de transition
• Identifier les données requises pour piloter le processus ainsi que la manière dont elles vont être stockées
(listes, bibliothèques, types de contenus, sources de données externes, etc.)
• Identifier les cas limites
• Visio est l’outil privilégié
 Créer des workflows réutilisables
 Créer de petits workflows, le plus simple possible
• Les workflows complexes sont plus difficiles à maintenir et à déboguer
 Identifier le suivi et le reporting nécessaires
• Dans quel état est l’instance de mon workflow à un instant t
• Temps moyen pour compléter un workflow
• Identifier l’étape qui a la plus longue durée
• Identifier les utilisateurs qui prennent le plus de temps à valider les étapes

Visio 2013
 workflows basés sur des étapes pouvant comprendre plusieurs actions et des
transitions
 Stockage et versionning des diagrammes sur SharePoint possible
 Ajout de commentaires simples pour les reviewers (si visio services)
 Outil de validation de l’intégrité de la structure du processus (possibilité
d’ajout de règles personnalisées)
 Connexion des formes Visio aux données provenant de sources tiers

SharePoint Designer 2013
 Offre la possibilité de créer de nouveaux flux de travail :
• sur une liste ou une bibliothèque donnée
• réutilisable : avec très peu d’action disponibles car sans contexte
• sur un site donné
• importé depuis Visio 2013
 Ces workflows peuvent ensuite être déployés sur le site en un clic et
être sauvegardés en tant que modèle

 Designer Visuel amélioré
• Visio Designer a été intégré
• Switch entre designer visuel et texuel
• Propriétés éditables
 Etapes et boucles
 Appels à des webservices
 Support du copier / coller / déplacé
/ annuler / tout sélectionner
 Éditeur d’email amélioré

 Toutes les actions sont décrites ici : référence des actions de workflow
SharePoint Designer 2013 MSDN

Visual Studio 2012
 CSOM / REST / Service BUS
 On y retrouve des Workflows de type SharePoint 2010 (logo grisé) et des
workflows de type SharePoint 2013 (logo bleu).
• Flux de travail SharePoint 2013
• Activité personnalisée de flux de travail SharePoint 2013
• Flux de travail séquentiel SharePoint 2010
• Flux de travail de la machine a états SharePoint 2010
 Le designer est très complet et permet d’implémenter, combiné avec les les
webservices, de nombreux cas d’utilisation

Visual Studio 2012
 Permet de créer des workflows
défintion
 Uniquement déclaratif
 Logique business via
développement de webservices et
action HTTPSend
 Création d’activité personnalisée
utilisable dans SPDesigner
 Package sous forme *.wsp
(onpremise) ou *.app (hosted)
 Type DynamicValue pour stocker
du JSON par exemple

Choisir son outil
Fonctions / requis SharePoint Designer 2013 Visual Studio 2012
Développement rapide Oui Oui
Réutilisation de workflow Oui Oui
Inclure un workflow dans une
solution SharePoint ou App
Non Oui
Créer des actions personnalisées Non Oui
Ecrie du code personnalisé Non Non
Déploiement sur un serveur
distant
Oui Oui
Publication en un clic Oui Oui
Déboguage Non Oui
Utiliser Visio 2013 Professionnel
pour créer la logique
Oui Non

Limitations
 Rapidement contraint de développer :
• Actions supplémentaires
• Toute la logique business via webservices
• IHM
• Reporting
• Expérience déconnectée
 Limites sur les actions :
• Interaction avec des éléments du site courant uniquement (feature de scope web)
• Le type de contenu tâche doit hériter du type de contenu « tâche SharePoint 2013 »
• Modification des autorisations impossible
• « WriteToHistory » limité à 255 caractères
• SendEmail pour une tâche : Impossible d’ajouter un CC, Body limité
 Mise à jour des workflow et des formulaires / gestion de l’historique
 Penser à SharePoint en tant que plateforme de BPM, pas en tant
qu’application de BPM

Nintex
 Leader mondial du workflow sur SharePoint / ROI Rapide
 Plus de 1000 partenaires répartis sur 90 pays
ECM
Display Integration
Process
Analysis / Governance

 Ajoute un designer de workflow à vos sites SharePoint
• Simple à utiliser (mode drag’n drop)
• Fonctionne dans la navigateur
• Déploiement très rapide
• Génère des workflows basés sur le moteur SharePoint 2010
• Propose plusieurs modèles par défaut
• Peut se connecter simplement à des système tiers (architectures hybrides etc.)
 Visualisation graphique de l’état d’avancement du workflow
 Fournit des webparts d’aggrégation de tâches
• Visualiser ses tâches en cours pour un utilisateur
 Fournit des webparts de reporting
• Performance des approbateurs
• Workflows en erreur dans toute la ferme
 Les actions peuvent être étendues et personnalisées
 Possibilité de combiner avec Nintex Forms
 Template d’envoi d’emails riches, délégation de tâche

 Disponible dans le catalogue
d’applications office 365 :
http://office.microsoft.com/en-
us/store/nintex-workflow-for-
office-365-WA104114857.aspx
 Construit sur Workflow
Manager
 Connexion possible à de
nombreux services Cloud
 Releases plus fréquentes
 Nintex Forms est également
disponible en version Online

 Designer web de formulaires mis à
disposition
 Permet de surcharger les formulaires de
liste standards avec un des contrôles
plus riches
• Contrôle de saisie complexe
• Affichage et activation conditionnelle
• Champs particuliers
 Possibilité de gérer le header et le footer
de manière centralisée
 Gestion du formulaire :
• Desktop
• Smartphone
• Mobile
• Tablette

Infopath vs Nintex
Forms
InfoPath Nintex Forms
Support des
mobiles et des
tablettes
+ Intégration à
Nintex Workflow
Support des structures
de données complexes

RoadMap Produit
InfoPath
 InfoPath 2013 supporté pendant les 10 prochaines années mais plus d’innovations
 Source : SPC2014

 Gestion du mode déconnecté
 Optimisé pour chaque plateforme
 Temps réel
 Gestion de la géolocalisation, des
images, vidéos etc.

 De nombreuses actions supplémentaires dans le catalogue
 Support de scénarios hybrides
 Formulaires anonymes

Chiffrer son projet
SharePoint Server 2013
Nintex Workflow,
Nintex Forms et
Nintex Mobile
Tâche Charge
j/h
Design / Conception 4
Sites / Listes / CT / groupes 2
Workflow 4 états global nouvel
employé
4
Workflow 3 états requête IT 2
Workflow 2 états demande NATEL 2
Personnalisation 1 formulaire et 1
vue mobile
5
Webservices/ business logic 7
Reporting 5
Liste de tâche / autorisations /
vue mobile
4
Packaging / Déploiement 1
TOTAL 32
Tâche Charge
j/h
Design / Conception 4
Sites / Listes / CT / groupes 2
Workflow 4 états global nouvel
employé
2
Workflow 3 états requête IT 1
Workflow 2 états demande NATEL 1
Personnalisation 1 formulaire et 1
vue mobile
1
Webservices/ business logic 0
Reporting 0
Liste de tâche / autorisations /
vue mobile
0,5
Packaging / Déploiement 4
TOTAL 15,5

Conclusion
 Automatiser ses processus métiers dans SharePoint valorise la
plateforme et y amène des visiteurs
 Les outils Microsoft permettent à eux seuls de construire des workflows
élaborés
 Limites du produit OOB rapidement atteintes, il faut développer
 Nintex permet de s’affranchir de nombreux développements avec son
panel d’action très large
 Courbe d’adoption du produit et ROI beaucoup plus rapides
 Nintex Mobile et Nintex Forms offrent des fonctions mobiles
indispensables dans le contexte actuel

Ressources
 Point d’entrée workflow Technet
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163986(v=office.15).aspx
 Exemples de workflows SharePoint
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj164126.aspx
 Les bonnes pratiques de développement de workflow
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/office/dn292551(v=office.15).aspx
 Installer et configurer workflow Manager 1.0
• http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/jj163276.aspx

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