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Journée de recherche Symposium : opérationnalisation des bénéfices romero

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Opérationnalisation de la réalisation des bénéfices : enjeux et pistes d'actions

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Journée de recherche Symposium : opérationnalisation des bénéfices romero

  1. 1. Opérationnalisation de la réalisation des bénéfices : enjeux et pistes d’actions Alejandro Romero, PhD, PMP Professeur, ESG UQAM 1 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM Avec la collaboration de: Magalie Paré et Nassim Khemici
  2. 2. Objectif du projet de recherche 2 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM Identifier les enjeux de la réalisation des bénéfices dans le contexte du projet Définir des outils pour soutenir le plan de réalisation des bénéfices et son suivi Identifier les rôles et les responsabilités du gestionnaire des bénéfices Projet réalisé dans le cadre des initiatives de la chaire en gestion de projets.
  3. 3. Plan de l’atelier Présentation par Alejandro Romero-Torres (30 min.) Pause (10 min.) Atelier de travail – par table (30 min.) Retour en plénière (30 min.) Synthèse (15 min.) 3 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 14h15 14h45 14h55 15h25 15h55
  4. 4. Plan de la présentation 1. État de la situation de l’opérationnalisation de la gestion des bénéfices 2. Enjeux du suivi de la réalisation des bénéfices 3. Les rôles et responsabilités pour la gestion des bénéfices 4. Questions pour l’atelier 4 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM
  5. 5. Consensus par rapport aux principes et aux processus Livres professionnels • Bradley, G. 2006 • Smith, P. and Yates, J., 2008 Livres académiques • Ward, J. and Daniel, E. 2006 Standards et certifications • Managing benefits certificate - Jenner, S. and APMG, 2014 • Managing sucessful programs – OGC, 2011 • Program management - PMI, 2013 Cadres gouvernementaux de réalisation de bénéfices • Angleterre – Projets majeurs • Australie – Priorités • États Unis (à venir) 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 1. État de l’art de la gestion de bénéfices
  6. 6. Principes Principe 1: Aligner les bénéfices avec la stratégie organisationnelle Principe 2: Sélectionner les projets en fonction des bénéfices Principe 3: Gérer les bénéfices à partir de la perspective du portefeuille Principe 4: Utiliser des méthodes et des outils solides appuyant la livraison de bénéfices Principe 5: Intégrer les bénéfices à la gestion de la performance organisationnelle Principe 6: Mettre en pratique une gouvernance effective Principe 7: Développer une culture pour la valeur 6 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM Jenner, S. and APMG (2014) 1. État de l’art de la gestion de la réalisation des bénéfices
  7. 7. Processus 7 Jenner, S. and APMG (2014) Définir les résultats et bénéfices souhaités Définir le projet Réaliser les bénéfices Évaluer la réalisation des bénéfices Besoins et problèmes Normes et réglementations Opportunités et risques Modèle suédois de la réalisation des bénéfices Stratégies et objectifs organisationnels • Cas d’affaires • Plan et devis • Plan de réalisation des bénéfices • Mise à jour de plans • Bénéfices réalisés • Rapports de progression • Vérification de bénéfices réalisés • Leçons apprises 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 1. État de l’art de la gestion de la réalisation des bénéfices
  8. 8. Résultats des initiatives La majorité des organisations respectent et adoptent un processus de gestion des bénéfices, mais elles ont des difficultés à mesurer les bénéfices réalisés et le succès du projet (Marnewick, 2016). Très peu d’organisations réussissent à exécuter correctement chaque processus de la réalisation des bénéfices. L’évaluation des bénéfices n’est presque jamais réalisée (Sapountzis, 2013). Volvo réussira la réalisation de ses bénéfices si sa gouvernance considère la traçabilité des bénéfices (Viklund et Tjernstrom, 2008). 8 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 1. État de l’art de la gestion de la réalisation des bénéfices
  9. 9. Les enjeux actuels Définir clairement les bénéfices : catégorisation, quantification, estimation et validation Planification de la réalisation des bénéfices au niveau stratégique ou tactique Identifier des indicateurs pour évaluer les bénéfices non quantifiables Définir comment l’organisation va réaliser la mesure du progrès des bénéfices par rapport au « AS-IS» Définir des références pour les bénéfices intermédiaires et les dates d’évaluation Définir les artefacts pour communiquer le progrès des bénéfices à toutes les parties prenantes pertinentes 9 Gemini Consultants, 2015 Maîtrisée Non maîtrisée activité 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 1. État de l’art de la gestion de la réalisation des bénéfices
  10. 10. Les bénéfices selon trois perspectives 10 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Succès en fonction du projet Succès en fonction de l’investissement Succès en fonction des opérations Investissement • Satisfaire les parties prenantes • ROI • Réaliser les bénéfices • Livrer le résultat en respectant les contraintes du projet • Utiliser le résultat • Réaliser les bénéfices
  11. 11. 11 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices selon l’investissement Définir et maintenir les règles d’éligibilité de bénéfices Réaliser le plan de réalisation de bénéfices au niveau du portefeuille Réviser continuellement les bénéfices Définir de quelle façon les bénéfices seront gérés une fois que le produit ou le service est en opération Suivre et évaluer la réalisation de bénéfices au niveau du portefeuille Évaluer les bénéfices une fois que le produit ou le service est en opération Définir les rôles et les artéfacts pour la gestion de bénéfices avant, pendant et après le projet Contexte: • Organisation en silos • Autorité limitée vis- à-vis le promoteur • Peu d’outils pour suivre les bénéfices Selon la certification AMPG:
  12. 12. 12 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices selon le projet Démarrer, planifier, exécuter, contrôler et clôturer le projet respectant les contraintes initiales Satisfaire les parties prenantes par rapport à leurs besoins et exigences Suivre et communiquer les indicateurs définis par la gouvernance du projet Gérer les demandes de changement limitant les impacts sur les contraintes initiales Négocier avec les parties prenantes PMBOK ® version six (2017) – utilisation du plan de réalisation de bénéfices pour identifier les parties prenantes et clôturer le projet Contexte: • Plusieurs demandes de changements ayant des impacts sur la portée • Responsabilité limitée par rapport aux bénéfices Selon les standards:
  13. 13. 13 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices selon les opérations Identifier les bénéfices recherchés selon la stratégie et les objectifs organisationnels Définir les produits et services souhaités Identifier les indicateurs permettant de mesurer l’évolution des bénéfices financiers et non financiers Faire les mesures initiales (AS-IS) permettant de mesurer l’évolution (TO-BE) Suivre la réalisation du projet pour identifier les possibles écarts par rapport aux cibles S’approprier les livrables du projet Évaluer et communiquer la réalisation des bénéfices une fois le produit ou service en opération Définir de nouveaux projets selon les écarts Contexte: • Difficultés dans l’identification des bénéfices avant le projet • Peu d’outils pour mesurer l’état initial et l’évolution des bénéfices • Communication limitée entre le projet et l’investissement
  14. 14. 14 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices dans le cadre du projet: Projet A Projet Z Livrable 3Livrable 1 Livrable 2 Livrable 4 Portefeuille Bénéfices Exigence a Exigence b Exigence c Exigence d Exigence i Exigence j Exigence k Exigence l … Programme Projet B Livrable 3 Livrable 4Exigence e Exigence f Exigence g Exigence h Traçabilité des bénéfices Analyse bidirectionnelle
  15. 15. 15 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Outils pour la traçabilité des exigences: Business analysis for practitioner: a practice guide, 2015
  16. 16. 16 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices au-delà du projet: ü La réalisation de bénéfices doit être exécutée tout au long du cycle de vie du projet et après sa finalisation. Ce cycle de vie étendu devrait améliorer l'adhésion à la réalisation des bénéfices (Marnewick, 2016). ü L’évaluation des bénéfices post-projet permet d’évaluer la rentabilité du projet, identifier les leçons apprises à partir de l’investissement et identifier de nouveaux bénéfices ou projets (Badewi, 2015). ü 80% des projets gouvernementaux en Angleterre ne réalisent aucune évaluation des bénéfices après la livraison des produits et services du projet (NAO, 2009)
  17. 17. 17 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Bénéfices au-delà du projet: ü Étude de Ward (2008): ü 80% des répondants considèrent que la révision des bénéfices n’a pas été faite correctement ü 4% des répondants considèrent que la révision post-implémentation ajoute de la valeur à l’organisation ü Habituellement, un audit de bénéfices est réalisé 6 à 12 mois après la livraison des résultats du projet (Thomas et Fernández, 2008). ü Si les bénéfices et les indicateurs de mesure ne sont pas correctement définis lors du pré projet, ils seront difficilement suivis lors des opérations. ü Par contre, les rôles et les responsabilités pour l’évaluation de bénéfices post-projet ne sont pas définis.
  18. 18. Qui est responsable des bénéfices? 18 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 3. Les rôles et les responsabilités Succès en fonction du portefeuille Succès en fonction des opérations • Satisfaire les parties prenantes • ROI • Réaliser les bénéfices • Livrer le résultat en respectant les contraintes du projet • Utiliser et s’approprier le résultat • Réaliser les bénéfices Le propriétaire des produits ou des services livrés n’est pas outillé pour évaluer la réalisation de bénéfices et les communiquer (Badewi et al., 2016). La responsabilité de la réalisation des bénéfices dans la phase post- mise en œuvre est au-delà de la responsabilité de la gestion de projet (Zwikael, 2012). Le gestionnaire responsable du changement organisationnel peut être responsable des bénéfices (OGC, 2011).
  19. 19. 19 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 3. Les rôles et les responsabilités Succès en fonction du portefeuille Succès en fonction des opérations • Satisfaire les parties prenantes • ROI • Réaliser les bénéfices • Livrer le résultat en respectant les contraintes du projet • Utiliser et s’approprier le résultat • Réaliser les bénéfices Modèle de Badewi, 2016:
  20. 20. 20 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 3. Les rôles et les responsabilités Succès en fonction du portefeuille Succès en fonction des opérations • Satisfaire les parties prenantes • ROI • Réaliser les bénéfices • Livrer le résultat en respectant les contraintes du projet • Utiliser et s’approprier le résultat • Réaliser les bénéfices Modèle de Badewi, 2013: Badewi, 2016
  21. 21. 21 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM
  22. 22. 22 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 4. Questions pour les ateliers Tables A1 et A2: bénéfices dans le cadre du projet Comment peut-on rendre le gestionnaire de projet et/ou son équipe plus responsable (sensible) par rapport à la réalisation des bénéfices? Comment peut-on améliorer le suivi des bénéfices dans le contexte du projet? Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler les bénéfices dans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?)
  23. 23. 23 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Quels sont les facteurs permettant l’évaluation et le suivi des bénéfices lors des opérations? Quels outils devraient être employés pour communiquer le suivi des bénéfices ? À qui doit-on les communiquer? Quelle serait la fréquence idéale pour suivre et contrôler les bénéfices dans le contexte du projet ? (Selon quel contexte?) Tables B1 et B2: bénéfices lors des opérations
  24. 24. 24 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM 2. Les enjeux du suivi de la réalisation de bénéfices Tables C1 et C2: rôles et responsabilités Qui doit être responsable de l’évaluation et le suivi des bénéfices? • Lors du pré projet • Lors du projet • Lors des opérations Quelles seraient leurs principales responsabilités?
  25. 25. Rôles 25 1e Journée de la Recherche du PMI-Montréal en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM Gardien du temps • S’assure du respect du temps lors de l’atelier • * Facilitateur Scripte • Prend des notes sur les discussions pendant l’atelier Porte-parole • Présente un résumé des discussions à la fin de l’atelier
  26. 26. Opérationnalisation de la réalisation des bénéfices : enjeux et pistes 26 Alejandro Romero @malexromero • Name | Alejandro Romero, PhD, PMP • Web | www.chairegpuqam.ca • Email | romero-torres.alejandro@uqam.ca 1e Journée de la Recherche en partenariat avec la Chaire en gestion de projets ESG UQAM

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