Pmilq colloque 2018 r. brassard la qualite totale par la gestion des risques

Colloque en gestion de projet 2018
1
La qualité totale par la gestion des
risques
Par: Robert Brassard ing. M.Sc.
Consultant en gestion de projets et gestion de risques

2
Organigramme de projet

3
La qualité totale?

4
Promoteur ou propriétaire
– L’envergure du projet comble:
• Les besoins et plus
• Respecte le budget
• Au plus tôt

5
Utilisateur
– L’envergure du projet telle qu’imaginée
• Compréhension de l’envergure décrite
• Incluant les choses qui vont de soi
• Extras implicites à découvrir en cours de réalisation

6
Gestionnaire de projet
– L’envergure du projet telle qu’imaginée
• Compréhension de l’envergure décrite
• Incluant très peu de choses qui vont de soi
• Sans extras

7
L’envergure

8
La qualité totale:
• Ce qu’il y a à faire
– De la bonne façon
– Au bon moment
– À coût raisonnable

9
Insuccès et échecs
• Le projet est peu ou pas fonctionnel
• L’échéancier n’est pas respecté (+ ou -)
• Les budgets sont dépassés (+ ou -)
• Éléments oubliés ou annulés
• Plusieurs changements
• Incidents et accidents

10
Pourquoi?
• Pas de priorité ni de compromis
• Mauvaise définition des besoins
• Incompétence de l’équipe (non-disponibilité)
• Communications déficientes
• Échéancier compressé et imprévus
• Budget insuffisant, sous-estimation
• Pas d’analyse de risques

11
Tout est important
• L’envergure
• L’échéancier
• Le budget

12
Les « fLOUS »
• Envergure
Échéancier
Budget

13
Analyse
BudgetÉchéancierEnvergure

14
Exercice de priorités et compromis
• Promoteur
• Utilisateurs
• Gestionnaires de projet

15
Compréhension
Sous-entendue, implicite, floue

16
Compréhension
Décrite
Zone de risques

17
Priorités

18
Exemple: Projet « Hé-Risk »
• Compagnie de conception, fabrication et
installation d’équipements de contrôle de
procédé
• Issue de fusion, acquisition (intégration
verticale)
• Pan-canadienne
• Technique, entrepôt, ventes, comptabilité

19
Mandat par « CFO »
• Système de feuilles de temps, payes,
comptabilité et gestion de projets
• Amalgamer ou unifier tous les systèmes de la
compagnie
• Choisir la meilleure solution

20
Définition des besoins:
• Avoir un seul système qui fait tout ce que les
systèmes actuels font
• Risques:
– Complications, délais et coûts inutiles
– Tout, définition?
– Nécessaire vs superflu
– Etc.

21
Comment?
• Mieux définir le « tout »:
– Essentiel (lois externes et internes)
– Désirable (rentable)
– Avantage stratégique (satisfaction des clients)
– Budget raisonnable
– Échéancier
– Etc.
– Mise à jour analyse de risques

22
Étude de concept
• Identification des alternatives et choix
• Achat d’un package ou conception sur mesure
• Équipe (interne, externe, intégrée)
• Échéancier et budget définis

23
Risques concept
• Ne pas rencontrer les besoins
• Ne pas utiliser les bonnes ressources
• Ne pas bien comprendre les enjeux
• Ne pas identifier suffisamment d’alternatives
• Ne pas choisir la bonne alternative
• Etc.

24
Préliminaire
• Établir les besoins définitifs
• Avancer la conception suffisamment pour
estimation
• Établir l’envergure, l’échéancier préliminaire et
le budget
• Additionner les ressources à l’équipe de projet

25
Risques préliminaire
• Oubli dans l’envergure du projet
• Documentation désordonnée
• Mauvaise représentation des usagers
• Fonctionnalité incomplète
• Technologie non éprouvée
• Sous-estimation (échéancier et budget)
• Etc.

26
Comment?
• Bien établir l’état actuel de la situation
• Valider l’envergure (fonctionnalité) avec le
promoteur, les utilisateurs, les fournisseurs de
technologie
• Établir un SDT (WBS)
• Tous les usagers bien représentés
• Éviter technologies non éprouvées
• Échéancier et estimation selon le WBS

27
Financement définitif
• Demande d’autorisation interne
• Financement externe

28
Risques financement
• Retard
• Fonds insuffisants
• Impossibilités
• Changement dans les conditions économiques
ou de marché
• Etc.

29
Comment?
• Prévoir à l’avance les possibilités de retard,
financement temporaire, lobbying
préliminaire
• Envergure bien définie et estimation solide
• S’assurer de possibilité de financement avant
de trop avancer
• Etc.
• Mise à jour analyse de risques

30
Risques Ingénierie détaillée
• Changement dans les ressources utilisateurs
• État actuel différent de ce qu’il était au
préliminaire
• Addition(s) à l’envergure
• Ressources, budget et échéancier insuffisant
• etc

31
Comment?
• Qualité du 1er effort en préliminaire
• Validation
• Planification ressources humaines
• Procédure d’autorisation de changements
• Mise à jour analyse de risques

32
Risques réalisation
• Marché défavorable
• Manque de ressources techniques, financières
ou autres
• Équipements non disponibles
• Intégration difficile
• Résistance au changement
• Etc.

33
Comment?
• Surveiller les conditions du marché et se
prémunir
• Établir un échéancier détaillé et réserver les
ressources, l’équipement, etc.
• Revue de constructibilité
• Plan détaillé d’intégration, VPO, mise en
service
• Communication et mobilisation

34
Risques mise en service
• Santé
• Sécurité
• Environnement
• Communication
• Non disponibilité
• Progression lente
• Etc.

35
Comment?
• Plan de M.E.S. incluant :
– Directives spécifiques SSE
– Communication
– Planification de la main d’œuvre
– Arrêts planifiés
– Rampe de M.E.S.

36
Risques fermeture
• Laisser les éléments non complétés
• Ne pas archiver les dossiers correctement
• Ne pas former les gens suffisamment
• Ne pas régler les choses en suspend
• Manque de fonds et autres ressources
• Etc.

37
Comment?
• Planifier la fermeture
– Temps
– Ressources
– Budget

38
Comment clarifier?
• Exercices de communication et d’intégration
• Classer les priorités
• Quels sont les compromis potentiels?
• Analyses de risques
– Fonctions
– Exécution

39
Processus continu
• Chaque étape comporte des risques
• Identifier les risques critiques
• Bâtir un registre de risques
• L’alimenter et le réviser en continu
• Implanter les mitigations

40
Bénéfices
• Contribue
– Intégration équipe
– Responsabilisation
– Engagement
– Identification et solutions aux problèmes critiques
– Formalisation de l’information

41
Bénéfices (suite)
• Réduit
– Le potentiel de dépassement du montant autorisé
– Le potentiel de glissement de l’échéancier
– L’occurrence d’accidents
– Les problèmes techniques
– La durée de la mise en service
– L’occurrence de problèmes d’opération ou d’entretien

42
Mise en garde
• Ne pas faire de suivi
• Conflits d’intérêts
• Tous les spécialistes requis
• Équipe brisée

43
La qualité totale:
• Exercice continuel de centrage
– Objectifs clairs, documentés, publiés
– Engagement de tous
– Contrôle en continu
• Analyse de risques (sujets, étapes)

44
Qualité totale

45
Utiliser la gestion de risques en
continu, c’est :
• Ajuster les objectifs au fur et à mesure de
l’avancement du projet
• Être agile dans la gestion du projet
• Viser le succès et la qualité totale

46
Cette présentation sera disponible sur le site web
du PMI Lévis-Québec à compter du 1er mai 2018

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