Des outils pour le trai­te­ment des archi­ves hybri­des, Thibault Riba, 26/11/2021

1. Des outils pour le traitement
des archives hybrides
26 novembre 2021
Journée de la section des Archivistes Régionaux
Archives Hybrides / Hybridation des pratiques

2. Sommaire
Thibault Ribba
Consultant en Dématérialisation et Archivage Electronique –
Directeur Zone Sud chez Xdemat
Maitre de conférence associé au CNAM

3. 1. Archives Hybrides : le défi à
outiller dans les années 2020
2. SIA / SAE / Hybride : comment ? Pourquoi ?
Par qui ?
3. Méthode de déploiement et bonnes pratiques
4. Questions
Sommaire

4. 4
Archives
Hybrides : le
défi à outiller
dans les
années 2020 1
Dématérialisation des
marchés
4
Dématérialisation des
factures
2
Dématérialisation des
bulletins de paie
5
Dématérialisation des plans de
maintenance
3
Dématérialisation des
pièces justificatives

5. 5
Archives
Hybrides : le
défi à outiller
dans les
années 2020

6. 6
Archives
Hybrides : le
défi à outiller
dans les
années 2020
ISO 15489 (2000)
Champ de l’organisation et de la
gestion en charge d’un
contrôle efficace et
systématique de la création,
de la réception, de la
conservation, de l’utilisation et
du sort final des documents, y
compris des méthodes de
fixation et de préservation de la
preuve et de l’information liées
à la forme des documents.
ISO 3030x (2010)
Champ de l’organisation et de la
gestion en charge d’un contrôle
efficace et systématique de la
création, de la réception, de la
conservation, de l’utilisation et du
sort final des documents d’activité,
y compris des processus de capture
et de préservation de la preuve et
de l’information liées aux activités
et aux opérations sous la forme de
documents d’activité
Offre une approche
globale et transversale
pour l’organisation, la
gestion, la communication
et la maîtrise des records.
Renforce le cadre de
confiance face à la
généralisation de
l’information sous forme
numérique.
Répond aux besoins
fonctionnels,
réglementaires et légaux
des organismes et
entreprises.
Répond au besoin de
sécurité des informations
afin d’assurer la
permanence des activités
en cas de sinistre.

7. 7
Archives
Hybrides : le
défi à outiller
dans les
années 2020
Le Records Management et
les défis actuels
L’hybridité des
archives
La
généralisation
du document
numérique
La
reconnaissance
juridique de
l’écrit
numérique
Volumétries en
augmentation
exponentielle
Juxtaposition et
hétérogénéité
des systèmes
d’information

8. 8
Archives
Hybrides : le
défi à outiller
dans les
années 2020
Décision de
produire ou
conserver un
document
« Capture » ou
Enregistrement
(= preuve)
Classement
(relation à
l’activité)
Classification /
sécurité et accès
Indexation pour
la recherche
Recherche
d’information et
de document
Sort final Stockage
Traçabilité de
l’utilisation
L’approche processus
L’approche
processus
définie par :
ISO/TR
26122:2008,
Information
and
documentatio
n – Work
process
analysis for
records

9. 1. Archives Hybrides : le défi à outiller
dans les années 2020
2. SIA / SAE / Hybride : comment
? Pourquoi ? Par qui ?
3. Méthode de déploiement et bonnes pratiques
4. Questions
Sommaire

10. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Le marché du SAE bien construit et en devenir

11. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Outils assez
peu intéressant
pour vous
Outils essayant
de se mettre en
conformité
Outils plutôt
anglo-saxons

12. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Outil déjà
largement
déployés
Un leader, un
nouvel arrivant
Forte intégration
de ces outils
dans la sphère
archivistique

13. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
SAE présent
généralement
dans la sphère
privé…
… Ou dans les
structures
publiques
d’envergure
Véritable intérêt
qualitatif

14. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?

15. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
L’offre SIA est moins
diversifiée
Outils de
gestion et de
diffusion
Outils
majoritairement
français et
plutôt
vieillissant
Beaucoup de
réversibilités en
cours et 1 à 2
leaders sur le
marché

16. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Ligeo
Gestion
Pas le seul
évidemment
Le plus
déployé
dernièrement

17. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Le protocole OAI-PMH (Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting)

18. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Souvent ces
outils sont
hybrides
GED-SAE
Gestion des
archives papiers
- numériques

19. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
X-AM,
éditeurs
Xelians
Basé sur un
cœur VITAM
Unification
des
consultations

20. SIA / SAE /
Hybride :
comment ?
Pourquoi ?
Par qui ?
Retour d’Expérience - Archipel

21. 1. Archives Hybrides : le défi à outiller
dans les années 2020
2. SIA / SAE / Hybride : comment ? Pourquoi ?
Par qui ?
3. Méthode de déploiement et
bonnes pratiques
4. Questions
Sommaire

22. Méthode de
déploiement
et bonnes
pratiques

23. Méthode de
déploiement
et bonnes
pratiques
Une méthode de travail hérité du Records Management
Travail sur les
processus
archivistiques et
documentaires
Construction d’un
référentiel de
conservation
Analyse de risque
sur les documents
créés et reçus

24. Méthode de
déploiement
et bonnes
pratiques
Une méthode de travail hérité du Records Management
Travail sur les
processus
archivistiques et
documentaires
Construction d’un
référentiel de
conservation
Analyse de risque
sur les documents
créés et reçus

25. 1. Archives Hybrides : le défi à outiller
dans les années 2020
2. SIA / SAE / Hybride : comment ? Pourquoi ?
Par qui ?
3. Méthode de déploiement et bonnes pratiques
4. Questions
Sommaire