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Le projet Archives locales de Wallonie
Sauvegarde et gestion du patrimoine archivistique
local en Belgique francophone
François Moreau
Archiviste aux Archives de l’État à Arlon
1. La commune en Belgique
 Maillon majeur de l’administration et
acteur à part entière
 Tendance au renforcement
 Carrefour des niveaux de pouvoirs
 Comp. fédérales (ex.: état civil, ordre public)
 Comp. régionales (ex.: urbanisme)
 Comp. communautaires (ex.: enseignement)
Des villes et communes plus vieilles que la Belgique…
 1795 : Annexion de la Belgique à la France.
 Constitution de l’an III : Municipalité de canton / officiers municipaux.
 « La commune n’était qu’un simple rouage administratif, comme le département » (P.B., t. 21, c. 470).
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 1815 : Régime hollandais.
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 Différence entre les villes et les communes du plat pays.
 1831 : Constitution belge / 2.739 communes.
 « Les intérêts exclusivement communaux ou provinciaux sont réglés par
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la Constitution ».
 « Autonomie communale » >< « tutelle administrative ».
 Conséquences : Liberté d’adopter des politiques publiques particulières.
 1836 : Loi communale.
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 1971 : Fédérations et agglomérations.
 Comparable aux communautés de communes en France.
 Application concrète : Agglomération bruxelloise.
 1977 : Fusion des communes / 596 communes.
 2002 : Régionalisation de la loi communale.
 2004 : Code wallon de la démocratie locale et de la décentralisation.
 2023 :
 Développement de la supracommunalité
 Vers de nouvelles fusions ?
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2. Les communes et leurs
archives
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communes…
une gestion aléatoire
 1836 : Loi communale
 Art. 100. Le collège des bourgmestre et
échevins veille à la garde des archives, des
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ainsi que des chartes et autres documents
anciens de la commune, et empêche
qu’aucune pièce ne soit vendue ou distraite
du dépôt.
Aujourd’hui : CDLD L1123-28
Différences entre communes
au 19e siècle
 Communes importantes :
 Hôtel de Ville
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attribuées aux incendies, bombardements ou encore
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 1977 : Opération de fusion des communes
 Conservation opportuniste
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Les archives des institutions
autres que les archives
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3. Les Archives de l’État et
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En matière d’archives, l’autonomie communale est la règle…
- Code de la démocratie locale et de la décentralisation (art. 1123-28): "Le Collège communal
veille à la garde des archives et des titres; il en dresse les inventaires en double expédition
[…]."
…sous la surveillance des Archives de l’État
- Législation fédérale:
L'article 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et les articles 2 à 10 de l’arrêté royal du 18 août 2010 portant
exécution des articles 5 et 6 de ladite loi placent les documents détenus par les communes et par les établissements
publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative sous la surveillance de l’Archiviste
général du Royaume ou de ses délégués.
1. Surveillance et conseils / formation à la gestion
des flux documentaires
Arrêté royal du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives de l‘État
:
Art. 3. Les Archives de l‘État stimulent, dans le respect des compétences entre
les différents niveaux de pouvoir, la coopération avec les entités fédérées
notamment sur les aspects suivants :
- les normes de qualité pour la gestion des archives;
(e.a. via des brochures de conseils et de recommandations);
Plan de la brochure
1. Surveillance et conseils / formation à la gestion
des flux documentaires
Arrêté royal du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives
générales du Royaume et Archives de l‘État dans les Provinces:
Art. 3. Les Archives de l‘État stimulent, dans le respect des compétences entre
les différents niveaux de pouvoir, la coopération avec les entités fédérées
notamment sur les aspects suivants :
- les normes de qualité pour la gestion des archives;
- la surveillance des archives
- autorisation de l’Archiviste général du Royaume avant
toute élimination d’archives ;
- rédaction de tableaux de tri ;
- rapports individuels ou collectifs ;
2. Accueillir les archives locales en dépôt aux
Archives de l’État (contrat de dépôt)
État dans lequel les archives doivent être transférées aux Archives de l'État (chapitre IV de l’arrêté
royal du 18 août 2010)
- Art. 13. Les archives doivent faire l'objet d'un tri avant le transfert […]. L'exécution du tri […] est
effectuée à l'intervention et aux frais du service public intéressé ou de ses successeurs en droit.
- Art. 14. Les archives non numériques doivent, avant leur transfert, être le cas échéant dépoussiérées et
désinfectées. Elles seront débarrassées des matériaux nuisibles et emballées dans des
conditionnements qui répondent aux exigences minimales de qualité conformes au cahier des charges
rédigé par les Archives de l'État.
- Art. 15. Les archives doivent être transférées en bon ordre de classement. Le classement s'effectue
selon un ordre systématique soumis par le service public versant aux Archives de l'État pour approbation.
- Art. 17. Chaque transfert doit être accompagné d'un inventaire approuvé et conforme aux directives
définies et communiquées par l'Archiviste général du Royaume.
3. Communiquer et valoriser les archives,
notamment dans les salles de lecture des
Archives de l’État
4. Le projet Archives locales
de Wallonie
 2010 : Création du projet au départ d’Arlon puis
extension à toute la Wallonie
 Buts
 Aider les communes à déposer leurs archives aux AE
 Avec des inventaires
 Éliminer de manière conforme à la règlementation
 Avec des autorisations d’élimination
 Moyens
 Un puis plusieurs archivistes itinérants recrutés en plus que le
personnel ordinaire des Archives de l’État
 Salaire pris en charge par les communes partenaires
Des locaux inadaptés ou
saturés
Variabilité du mobilier…
Du matériel de conservation
inexistant au inadapté…
Ou en vrac…
Des locaux oubliés !
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Période couverte
du 16e au 21e siècles
Classement ?
 CDN ou classification décimale nationale.
 Union des villes et communes de Belgique.
 CDU ou classification décimale universelle.
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 Pas de classement
CDN
Améliorer la gestion administrative…
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flux documentaires
Le projet pilote « archivistes communaux itinérants »
en province de Luxembourg : présentation et réalisations
Vincent Pirlot (vincent.pirlot@arch.be)
Archives de l’État à Arlon
063/22.06.13
 Peu ou pas d’amélioration d’une inspection à l’autre. Au
contraire, croissance exponentielle des archives produites vu
l’accroissement des missions communales et du personnel
communal, ainsi que la complexification des procédures.
 Renouvellement du personnel communal et perte de la
« mémoire » des archives des anciennes communes.
 Manque de savoir et de savoir-faire en matière de gestion
d’archives, avec de lourdes conséquences administratives, juridiques
et historiques (appliquer les délais de conservation, déterminer la
destination définitive des documents, difficultés de retrouver
des documents pour la gestion journalière).
Quelques constats
 Les obligations légales ne sont pas respectées: pas
d’inventaire, absence de personnes de référence au sein du
personnel communal, éliminations « sauvages » effectuées en
fonction des urgences, etc.
1. Trier : établir des bordereaux d’élimination, en concertation
avec les différents services communaux, établir une liste des archives
n’ayant plus d’utilité administrative, plus d’utilité juridique ni
d’intérêt historique. Dès approbation de ladite liste par le
Collège communal et l’Archiviste de l’État du ressort, les documents
sont détruits.
 +/- 300 m³ de documents détruits / an.
 La manipulation, le tri, le classement et l'inventoriage
des documents - parfois
confidentiels - reste dans le
domaine public.
Réalisations
Procéder au tri et à
l’élimination des archives
2. Préparer le transfert des archives :
3. Réaliser des inventaires des archives historiques (préalable
indispensable avant leur dépôt aux Archives de l’État)
- Près de 200 inventaires publiés entre 2010 et 2023
4. Formation / accroître le savoir et le savoir-faire du personnel
communal / des CPAS et des Archives de l’État
- Formation (d’une partie) du personnel lors des interventions des
archivistes communaux itinérants ; diffusion des bonnes pratiques
(ex.: mise au point d’outils tels que des tableaux de tri pour un
service déterminé, application et suivi des tableaux de tri, etc.).
Profils des partenaires ?
 Avec ou sans archiviste
 Petite ou grande taille
 Urbain ou rural
5. Accélération
 Premiers objectifs sont accomplis !
 Demandes affluent
 Autonomie financière
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 Prestataires privés tirés vers le haut
 Plus (ou moins) d’éliminations sauvages
Défi énergétique /
économique
 Réduire les volumes occupés
 Libérer des locaux
 Croissance de la taille de l’administration
 Place pour archives réduite… mais
budgets pour digitalisation
Changement de paradigme
 Renouvellement du personnel
 Départ à la pension des engagés après la
fusion
 Turn-over important
 Crise du coronavirus
 Télétravail obligatoire
 Qu’est ce qui nous empêche de
télétravailler?
Chercher ce qui empêche de
passer au tout digital !
 Réforme des procédures
 Faciliter l’identification et la signature
électronique
 Créer une nouvelle source authentique
périodiquement >< renouvellement des
supports
 Analyser des risques
Digitalisation de l’état civil
 Banque des actes de l’état civil (2019)
 Base de données centrale
 Suppression du double exemplaire (commune et
tribunal)
 L’officier de l’état civil devient un utilisateur tout
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 Créer un acte
 Demander un extrait ou une copie immédiatement
 Certifié uniquement par l’officier de l’état civil
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 Cellule « courrier » centrale
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  • 1. Le projet Archives locales de Wallonie Sauvegarde et gestion du patrimoine archivistique local en Belgique francophone François Moreau Archiviste aux Archives de l’État à Arlon
  • 2. 1. La commune en Belgique  Maillon majeur de l’administration et acteur à part entière  Tendance au renforcement  Carrefour des niveaux de pouvoirs  Comp. fédérales (ex.: état civil, ordre public)  Comp. régionales (ex.: urbanisme)  Comp. communautaires (ex.: enseignement)
  • 3. Des villes et communes plus vieilles que la Belgique…  1795 : Annexion de la Belgique à la France.  Constitution de l’an III : Municipalité de canton / officiers municipaux.  « La commune n’était qu’un simple rouage administratif, comme le département » (P.B., t. 21, c. 470).  Loi du 28 pluviôse an VIII : retour vers une sorte d’autonomie.  1815 : Régime hollandais.  Retour vers une individualité particulière.  Différence entre les villes et les communes du plat pays.  1831 : Constitution belge / 2.739 communes.  « Les intérêts exclusivement communaux ou provinciaux sont réglés par les conseils communaux ou provinciaux, d'après les principes établis par la Constitution ».  « Autonomie communale » >< « tutelle administrative ».  Conséquences : Liberté d’adopter des politiques publiques particulières.  1836 : Loi communale.
  • 4. Des villes et communes plus vieilles que la Belgique…  1971 : Fédérations et agglomérations.  Comparable aux communautés de communes en France.  Application concrète : Agglomération bruxelloise.  1977 : Fusion des communes / 596 communes.  2002 : Régionalisation de la loi communale.  2004 : Code wallon de la démocratie locale et de la décentralisation.  2023 :  Développement de la supracommunalité  Vers de nouvelles fusions ?
  • 5. Évolution du nombre de communes belges entre 1800 et 1983
  • 6.
  • 7. 2. Les communes et leurs archives
  • 8. Les archives des communes… une gestion aléatoire  1836 : Loi communale  Art. 100. Le collège des bourgmestre et échevins veille à la garde des archives, des titres et des registres de l’état-civil ; il en dresse les inventaires en double expédition, ainsi que des chartes et autres documents anciens de la commune, et empêche qu’aucune pièce ne soit vendue ou distraite du dépôt. Aujourd’hui : CDLD L1123-28
  • 9. Différences entre communes au 19e siècle  Communes importantes :  Hôtel de Ville  Administration permanente  Local pour les archives  => Réelles séries conservées  Commune de plus petite taille :  Pas de maison communale  Administration peut-être partagée avec une autre commune  Nombreux cas de pertes d’archives  => Lacunes dans les archives.
  • 10. Guerres, pénuries  1914-1918 ou 1940-1945, Destructions réelles ou attribuées aux incendies, bombardements ou encore l’offensive des Ardennes  1945 : Opération de récupération des papiers
  • 11.
  • 12. Fusion des communes  1977 : Opération de fusion des communes  Conservation opportuniste  Nombreuses pertes  Aucune initiative des Archives de l’État relative aux archives n’a été prise à ce moment  Moment charnière !  1977-… : Phénomène de l’entassement
  • 13. Les archives des institutions autres que les archives produites par les services communaux
  • 14. 3. Les Archives de l’État et les pouvoirs locaux
  • 15. En matière d’archives, l’autonomie communale est la règle… - Code de la démocratie locale et de la décentralisation (art. 1123-28): "Le Collège communal veille à la garde des archives et des titres; il en dresse les inventaires en double expédition […]." …sous la surveillance des Archives de l’État - Législation fédérale: L'article 6 de la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et les articles 2 à 10 de l’arrêté royal du 18 août 2010 portant exécution des articles 5 et 6 de ladite loi placent les documents détenus par les communes et par les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative sous la surveillance de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués.
  • 16. 1. Surveillance et conseils / formation à la gestion des flux documentaires Arrêté royal du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives de l‘État : Art. 3. Les Archives de l‘État stimulent, dans le respect des compétences entre les différents niveaux de pouvoir, la coopération avec les entités fédérées notamment sur les aspects suivants : - les normes de qualité pour la gestion des archives; (e.a. via des brochures de conseils et de recommandations);
  • 17.
  • 18. Plan de la brochure
  • 19. 1. Surveillance et conseils / formation à la gestion des flux documentaires Arrêté royal du 3 décembre 2009 déterminant les missions des Archives générales du Royaume et Archives de l‘État dans les Provinces: Art. 3. Les Archives de l‘État stimulent, dans le respect des compétences entre les différents niveaux de pouvoir, la coopération avec les entités fédérées notamment sur les aspects suivants : - les normes de qualité pour la gestion des archives; - la surveillance des archives - autorisation de l’Archiviste général du Royaume avant toute élimination d’archives ; - rédaction de tableaux de tri ; - rapports individuels ou collectifs ;
  • 20.
  • 21.
  • 22.
  • 23. 2. Accueillir les archives locales en dépôt aux Archives de l’État (contrat de dépôt) État dans lequel les archives doivent être transférées aux Archives de l'État (chapitre IV de l’arrêté royal du 18 août 2010) - Art. 13. Les archives doivent faire l'objet d'un tri avant le transfert […]. L'exécution du tri […] est effectuée à l'intervention et aux frais du service public intéressé ou de ses successeurs en droit. - Art. 14. Les archives non numériques doivent, avant leur transfert, être le cas échéant dépoussiérées et désinfectées. Elles seront débarrassées des matériaux nuisibles et emballées dans des conditionnements qui répondent aux exigences minimales de qualité conformes au cahier des charges rédigé par les Archives de l'État. - Art. 15. Les archives doivent être transférées en bon ordre de classement. Le classement s'effectue selon un ordre systématique soumis par le service public versant aux Archives de l'État pour approbation. - Art. 17. Chaque transfert doit être accompagné d'un inventaire approuvé et conforme aux directives définies et communiquées par l'Archiviste général du Royaume.
  • 24. 3. Communiquer et valoriser les archives, notamment dans les salles de lecture des Archives de l’État
  • 25. 4. Le projet Archives locales de Wallonie  2010 : Création du projet au départ d’Arlon puis extension à toute la Wallonie  Buts  Aider les communes à déposer leurs archives aux AE  Avec des inventaires  Éliminer de manière conforme à la règlementation  Avec des autorisations d’élimination  Moyens  Un puis plusieurs archivistes itinérants recrutés en plus que le personnel ordinaire des Archives de l’État  Salaire pris en charge par les communes partenaires
  • 26. Des locaux inadaptés ou saturés
  • 27.
  • 28.
  • 30. Du matériel de conservation inexistant au inadapté…
  • 31.
  • 35. Des locaux non entrenus
  • 39.
  • 40. Période couverte du 16e au 21e siècles
  • 41. Classement ?  CDN ou classification décimale nationale.  Union des villes et communes de Belgique.  CDU ou classification décimale universelle.  Sociétés privées.  Pas de classement
  • 42. CDN
  • 43.
  • 44.
  • 45. Améliorer la gestion administrative… des flux documentaires Le projet pilote « archivistes communaux itinérants » en province de Luxembourg : présentation et réalisations Vincent Pirlot (vincent.pirlot@arch.be) Archives de l’État à Arlon 063/22.06.13
  • 46.  Peu ou pas d’amélioration d’une inspection à l’autre. Au contraire, croissance exponentielle des archives produites vu l’accroissement des missions communales et du personnel communal, ainsi que la complexification des procédures.  Renouvellement du personnel communal et perte de la « mémoire » des archives des anciennes communes.  Manque de savoir et de savoir-faire en matière de gestion d’archives, avec de lourdes conséquences administratives, juridiques et historiques (appliquer les délais de conservation, déterminer la destination définitive des documents, difficultés de retrouver des documents pour la gestion journalière). Quelques constats
  • 47.
  • 48.  Les obligations légales ne sont pas respectées: pas d’inventaire, absence de personnes de référence au sein du personnel communal, éliminations « sauvages » effectuées en fonction des urgences, etc.
  • 49. 1. Trier : établir des bordereaux d’élimination, en concertation avec les différents services communaux, établir une liste des archives n’ayant plus d’utilité administrative, plus d’utilité juridique ni d’intérêt historique. Dès approbation de ladite liste par le Collège communal et l’Archiviste de l’État du ressort, les documents sont détruits.  +/- 300 m³ de documents détruits / an.  La manipulation, le tri, le classement et l'inventoriage des documents - parfois confidentiels - reste dans le domaine public. Réalisations
  • 50. Procéder au tri et à l’élimination des archives
  • 51. 2. Préparer le transfert des archives :
  • 52. 3. Réaliser des inventaires des archives historiques (préalable indispensable avant leur dépôt aux Archives de l’État) - Près de 200 inventaires publiés entre 2010 et 2023
  • 53.
  • 54.
  • 55. 4. Formation / accroître le savoir et le savoir-faire du personnel communal / des CPAS et des Archives de l’État - Formation (d’une partie) du personnel lors des interventions des archivistes communaux itinérants ; diffusion des bonnes pratiques (ex.: mise au point d’outils tels que des tableaux de tri pour un service déterminé, application et suivi des tableaux de tri, etc.).
  • 56. Profils des partenaires ?  Avec ou sans archiviste  Petite ou grande taille  Urbain ou rural
  • 57. 5. Accélération  Premiers objectifs sont accomplis !  Demandes affluent  Autonomie financière  Personnel nombreux  Nouveau tableau de tri  Prestataires privés tirés vers le haut  Plus (ou moins) d’éliminations sauvages
  • 58. Défi énergétique / économique  Réduire les volumes occupés  Libérer des locaux  Croissance de la taille de l’administration  Place pour archives réduite… mais budgets pour digitalisation
  • 59. Changement de paradigme  Renouvellement du personnel  Départ à la pension des engagés après la fusion  Turn-over important  Crise du coronavirus  Télétravail obligatoire  Qu’est ce qui nous empêche de télétravailler?
  • 60. Chercher ce qui empêche de passer au tout digital !  Réforme des procédures  Faciliter l’identification et la signature électronique  Créer une nouvelle source authentique périodiquement >< renouvellement des supports  Analyser des risques
  • 61. Digitalisation de l’état civil  Banque des actes de l’état civil (2019)  Base de données centrale  Suppression du double exemplaire (commune et tribunal)  L’officier de l’état civil devient un utilisateur tout comme le citoyen  Créer un acte  Demander un extrait ou une copie immédiatement  Certifié uniquement par l’officier de l’état civil
  • 62. Nouvelles séries organiques  Cellule « courrier » centrale  Arrivées papiers  Sorties digitales vers service  Séries énormes  Valeur de la copie digitale ?  Copie d’usage / copie de substitution
  • 63. Réduire les délais de conservation
  • 64.
  • 65. Perspectives du projet  Produit d’appel ou projet permanent ?  Autonomie financière  Où mettre la limite :  Rôle des Archives de l’État / d’un prestataire privé ?
  • 66. Conclusions : « win win »  Pour les administrations :  Gain de place, gain d’efficacité  Pour les Archives de l’État :  Entrée de fonds triés, classés, conditionnés ; éliminations sous contrôle  Pour les citoyens et chercheurs :  Meilleure accessibilité de l’information
  • 67. QUESTIONS ? REMARQUES ? François MOREAU Archives de l’État à Arlon Parc des Expositions 9 6700 Arlon (francois.moreau@arch.be) +32.63.404.702

Notes de l'éditeur

  1. Archives locales = pouvoirs locaux (villes, communes, provinces, fabriques d’église) Sauvegarde car risque de disparition (ex. : archives antérieures à la fusion de 1977) Gestion car tout n’est pas de la sauvegarde !