1. DIRECTION DE LA CULTURE, DU SPORT ET DE LA JEUNESSE
CONTRAT DE DÉVELOPPEMENT 2018-2021
PRÉAMBULE
IDENTITÉ ET MISSIONS DU SERVICE
LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
DANS LE PLAN VOSGES AMBITIONS 2021
LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
DANS LE PROJET DE DIRECTION DE LA DCSJ
ORGANISATION ET MOYENS DU SERVICE
LES OBJECTIFS 2018-2021
2. PRÉAMBULE
Ce présent Contrat de développement 2018-2021 fait suite à deux documents
stratégiques :
- Le Contrat de développement 2014-2018 ;
- Le Projet de service pour l’année 2017.
Tout comme eux, il a pour objectifs de formaliser à la fois les missions, le positionnement
et les objectifs du service, mais cette fois dans une temporalité similaire à celle du Plan Vosges
Ambitions 2021, document stratégique de référence pour l’ensemble de la collectivité.
Tout comme eux, il s’inscrit dans les objectifs de la Direction de la Culture, du Sport et de
la Jeunesse, présentés dans le Projet de Direction, lui-même décliné du Plan Vosges Ambitions 2021.
Il reprend et précise les volets opérationnels du service des Archives départementales, et
les décline en objectifs individuels annuels pour l’ensemble des membres du service. Ces objectifs
individuels seront donnés et évalués lors des entretiens annuels d’évaluation.
IDENTITÉ ET MISSIONS DU SERVICE
Les Archives départementales des Vosges ont été créées, comme toutes les
archives départementales, par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796). Cette antériorité en
fait la plus ancienne administration territoriale encore en activité, après le Conseil général des
Vosges, créé, lui, en 1789, et ancêtre direct du Conseil départemental des Vosges. Les Archives
départementales sont alors un service de l’État, qui émarge au budget du Conseil général.
La mission première des Archives départementales est de recueillir, de conserver
et de communiquer les archives héritées des administrations d’Ancien Régime supprimées,
ainsi que celles des établissements religieux fermés, des biens vendus comme biens nationaux
et des familles émigrées. Le principe de la communication de ces archives au public est posé
depuis l’origine de l’institution.
À cette mission initiale, et toujours d‘actualité, s’en sont ajoutées d’autres dès le
début du XIXe siècle, avec la collecte, le classement, la conservation et la communication des
archives des communes et des administrations post-révolutionnaires.
Dans le courant des XIXe et XXe siècles, les fonds d’archives publiques ont trouvé un
complément naturel dans les archives privées et les monographies administratives et
historiques, dont le dépôt, le don ou l’achat n’obéissent à aucun cadre réglementaire. Les
archives privées finissent, notamment dans les Vosges, par égaler, parfois dépasser, les archives
publiques en volume et en audience auprès du public. C’est ainsi que le fonds privé de
l’Imagerie d’Épinal, déposé en 1988, constitue aujourd’hui un des fleurons des collections des
archives départementales des Vosges.
Après la Seconde Guerre mondiale, la loi est venue confirmer et codifier la mission
de contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques produites dans le
département, confié au Ministère de la Culture et de la Communication, et délégué au directeur
des Archives départementales dans chaque département. Celui-ci est donc légalement tenu
3. d’inspecter tous les services producteurs d’archives publiques, de veiller à la bonne gestion des
archives définitives et par conséquent de contrôler strictement toute destruction d’archives
publiques.
Dans les années 1970-1980, des services éducatifs et culturels, dont les moyens
étaient intégralement fournis par l’Éducation nationale, sont chargés de diffuser l’information
historique auprès des scolaires et du grand public en général.
La Décentralisation de 1982-1986 confie aux Départements non plus seulement la
gestion, mais la tutelle opérationnelle des archives départementales. Afin de poursuivre sa
mission de contrôle scientifique et technique sur les archives publiques, le directeur du service
continue à appartenir à l’État, qui exerce par ailleurs un contrôle sur l’activité du service par le
biais de la remise d’un rapport annuel, et d’inspections régulières par l’Inspection générale des
patrimoines.
Quelques projets de réformes ont envisagé la décentralisation totale du service,
mais elles ont toujours achoppé sur la question de la dévolution du contrôle scientifique et
technique.
Globalement, les missions des archives départementales des Vosges ont donc
relativement peu évolué depuis 220 ans. Elles font partie, avec le Conseil départemental et la
Préfecture, du noyau de l’administration territoriale héritée de la Révolution française.
Il est à noter que l’organisation territoriale des archives est aujourd’hui un modèle
de longévité et de clarté à l’échelle nationale et européenne. Elle favorise une répartition
judicieuse et incontestable des fonds entre les institutions patrimoniales, l’accès des archives
par le public facilement instruit de ce système simple et efficace, et enfin l’équilibre territorial
des compétences et de la qualité des services à l’échelle nationale.
Établissement culturel départemental, relevant du Président du Conseil
départemental, les archives départementales des Vosges sont donc dirigées par un
fonctionnaire d’État, conservateur du patrimoine.
À cette diversité de rattachement hiérarchique répond une diversité de missions,
touchant à la fois à l’animation culturelle du territoire départemental, à la gestion et à la
communication des collections, et à la collecte et au contrôle réglementaire sur la gestion des
archives publiques dans la circonscription départementale.
En outre, les différents directeurs des Archives départementales ont exercé et
exercent à titre personnel la fonction de conservateur des antiquités et objets d’art du
département : responsabilité relevant de l’État, sous la tutelle de la Conservation régionale des
monuments historiques à la Direction régionale des affaires culturelles – Ministère de la Culture
et de la Communication.
C’est dire que le positionnement des Archives départementales est riche et
complexe.
Pour exercer leurs missions, elles développent donc des liens privilégiés avec des
acteurs nombreux et divers, parmi lesquels :
- le Conseil départemental, auquel elles appartiennent, pour ce qui concerne
l’essentiel de leur existence : autorité hiérarchique, personnel (sauf le directeur et un secrétaire
de documentation), moyens et budgets de fonctionnement et d’investissement, entretien du
bâtiment, responsabilité juridique ;
4. - le préfet, qui coordonne l’action des deux fonctionnaires d’État en ce qui
concerne le contrôle sur la gestion des archives de l’ensemble des services administratifs du
département produisant des archives publiques, qu’ils relèvent de l’État, des collectivités, des
officiers ministériels ou de tous les services chargés d’une mission de service public ;
- le Ministère de la Culture et de la Communication – Service Interministériel des
Archives de France et Inspection générale des patrimoines, pour ce qui concerne les
nominations et inspections du personnel d’État, mais aussi la réglementation en matière de
collecte, de destruction et de gestion des archives publiques. Il est également à noter que
l’Inspection générale des patrimoines adresse au Président du Conseil départemental, à
intervalles réguliers, des rapports d’inspection regardant tous les domaines d’intervention des
Archives départementales ;
- l’ensemble des administrations publiques du département, pour lesquelles les
Archives jouent le rôle de référent en matière de gestion d’archives (création, classement,
circulation, restauration, élimination, versement), assurant formations et veille réglementaire ;
- les utilisateurs des Archives et le public de manière générale, que les Archives
ont la mission de servir en leur assurant l’accès d’une part au patrimoine archivistique qu’elles
collectent, classent et conservent, et d’autre part aux manifestations culturelles qu’elles
organisent afin de les initier à l’histoire du territoire départemental ;
- parmi les utilisateurs des Archives, les universitaires, étudiants et professeurs,
qui sont amenés à étudier les sources conservées aux Archives ;
- les partenaires institutionnels et privés, pour lesquels les Archives peuvent
développer des services d’archivage (notamment privé, par le biais des dépôts de fonds), mais
aussi de coopération culturelle en vue d’une plus grande variété, d’une meilleure qualité et
d’une diffusion plus efficace des manifestations culturelles départementales ;
- les associations d’histoire locale ou départementale, que les Archives peuvent
aider en leur ouvrant de nouveaux fonds, en participant à leurs manifestations ou en les
accueillant en leurs locaux, et qui peuvent aider les Archives en leur assurant un rayonnement
plus efficace de leurs actions, dans une sorte de symbiose vertueuse.
LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
DANS LE PLAN VOSGES AMBITIONS 2021
Les Archives départementales oeuvrent entre autres à l’accomplissement des
objectifs suivant du Plan Vosges Ambitions 2021 :
- poursuivre l’action du Département auprès de tous les publics
- accompagner les acteurs locaux en terme d’ingéniérie
- travailler à la valorisation des sites culturels et patrimoniaux du territoire avec une
priorité à ceux qui ont une dimension d’intérêt départemental.
5. Les Archives départementales déclinent ces objectifs de la manière suivante :
I. Poursuivre l’action du Département auprès de tous les publics :
- Collecter et conserver le patrimoine écrit du département afin de le
communiquer au plus grand nombre
- Assurer un accès en ligne gratuit à un maximum de ressources
- Veiller à assurer à tous les publics un accès à la connaissance et à l’histoire du
territoire
II. Accompagner les acteurs locaux en terme d’ingéniérie :
- Conseiller les producteurs d’archives publiques en vue du versement ou du
dépôt obligatoire de leurs archives
- Conseiller et assister les producteurs d’archives privées d’intérêt départemental
en vue de la conservation de leurs richesses dans l’intérêt du public
- Conseiller les administrations, collectivités et association souhaitant mettre en
valeur leur patrimoine écrit
III. Travailler à la valorisation des sites culturels et patrimoniaux du territoire avec une
priorité à ceux qui ont une dimension d’intérêt départemental :
- Faire connaître les services rendus par les Archives auprès de la population
- Valoriser les collections des Archives et favoriser leur notoriété
- Travailler à une meilleure connaissance de l’histoire du territoire des Vosges
auprès des publics
LES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
DANS LE PROJET DE DIRECTION DE LA DCSJ
Le service des Archives départementales s’intègre dans chacun des grands enjeux
de la DCSJ.
Rendre la culture et le sport accessibles au plus grand nombre
- Mettre à disposition de tous, de manière gratuite, tous les instruments et les
collections permettant d’écrire l’histoire du département, des familles et des individus
- Assurer un accompagnement optimal du public afin qu’il puisse utiliser au mieux
toutes ces ressources
6. - Développer une offre culturelle accessible non seulement aux publics habituels,
mais aussi à tous les publics, y compris les plus éloigné de l’offre culturelle traditionnelle
Accompagner les acteurs locaux à développer une offre culturelle et sportive
équilibrée
- Aider les communes à développer des méthodes d’archivage propres à leur
permettre d’assurer cette fonction de manière à la fois légale, efficace et économique, en
optimisant les ressources humaines et matérielles
- Assister les collectivités et les associations à développer une offre culturelle
intégrant l’histoire et le patrimoine, par le prêt d’expositions, de documents, par des conseils….
Collecter, conserver et valoriser le patrimoine
- Collecter les archives publiques et privées d’intérêt départemental
- Les classer afin d’en permettre un accès au public
- Les dépoussiérer, les restaurer, en assurer une conservation préventive en les
conditionnant
- Lees reproduire, le cas échéant, pour permettre leur consultation sans
dommage pour les originaux
Faire évoluer nos méthodes de travail pour répondre au mieux au
Plan Vosges Ambitions 2021
- Développer la communication externe autour des projets
- Développer la communication interne
- Renforcer l’évaluation des actions et le pilotage budgétaire
- Renforcer les liens vers les autres services de la Direction, afin notamment de
bâtir des projets partagés mettant en évidence le potentiel des services
ORGANISATION ET MOYENS DU SERVICE
Les Archives départementales disposent, pour pouvoir exercer leurs missions,
- d’une équipe de 26 personnes (25,6 ETP), auxquelles s’ajoute un service
éducatif de 1,1 ETP environ ;
- d’un bâtiment principal d’une capacité de 27 Kml et d’une annexe provisoire de
650 m², ainsi que d’un local de préarchivage pour les services du Conseil départemental d’une
capacité de 2 kml ;
- d’un budget dédié de 57 000 € en investissement et de 86 000 € en
fonctionnement (chiffres de 2017) ;
- d’outils informatiques et de numérisation (progiciel Ligéo, ban de numérisation,
espaces de stockage en interne et en externe).
7. Bâtiment
La question du bâtiment des Archives occupe une place à part dans l’évocation du
contexte de leur action.
Un bâtiment d’archives ne doit pas être conçu comme un simple cadre de travail,
mais comme le principal outil, la condition nécessaire de la conservation des collections.
Le bâtiment du Saut-le-Cerf a été édifié en 1988 sur un terrain boisé, formé d’argiles
et de marnes, par conséquent traversé d’une multitude de petits ruisseaux. Dès la fin de sa
construction, le vide sanitaire s’est trouvé envahi d’eau la plus grande partie de l’année. Le taux
d’hygrométrie réglementaire de 50 % n’a été obtenu qu’au prix d’une climatisation et d’une
déshumidification vigoureuses, avec prise d’air neuf en façades à tous les étages.
Trente ans plus tard, les magasins de conservation entièrement remplis d’archives
ont dû être agrandis pour permettre à l’institution de poursuivre l’exercice de ses missions.
Souhaitant renforcer l’inertie naturelle du bâtiment, la collectivité a fait le choix d’insérer de
nouvelles salles de conservation dans les vides laissés entre les trois ailes d’anciens magasins,
tandis qu’un nouveau monte-charge de grande dimension et des escaliers de secours
amélioraient considérablement l’ergonomie et la sécurité de l’ensemble. Afin de limiter
l’impact des conditions propres de l’air neuf apporté dans le circuit de climatisation, a été conçu
un puits canadien.
La mise en œuvre de l’extension des magasins a malheureusement été marquée
par de nombreuses, diverses et complexes difficultés, tenant tant à l’usure naturelle des
anciennes structures (étanchéité des façades, fuites de canalisations anciennes), à des aléas de
chantier (diminution de l’efficacité des déshumidificateurs), qu’à des facteurs endogènes
(défaut d’air neuf dans les installations anciennes suite à l’obstruction d’arrivées d’air) et
exogènes (fortes remontées d’eau dans le terrain). Tous ces facteurs ont globalement abouti à
une forte diminution des performances climatiques des installations des anciens magasins et à
une humidité résiduelle excessive dans les nouvelles salles. En peu de temps, les anciens
magasins ont été envahis par les champignons, tandis que les nouveaux magasins demeuraient
inutilisables faute d’avoir été réceptionnés.
En 2015, la nécessité de stocker les collections dépoussiérées et désinfectées, ainsi
que la pression exercée par les services versants, ont conduit la collectivité à doter les Archives
d’une annexe dédiée exclusivement au stockage d’archives dans un site distant de 30 km.
En 2016, l’expert mandaté par le Tribunal administratif de Nancy a désigné
l’ensemble des entreprises responsables de cet état de fait. Dès lors, le Conseil départemental
envisage de procéder dès 2018 à la dépose du puits canadien et à la mise en place d’un nouveau
système tout aussi performant, mais qui ne pourra certainement pas être mis en service avant
2019 au plus tôt.
État sanitaire des collections
Les collections des Archives, qui sont leur raison d’être, ont souffert ces dernières
années d’importants problèmes de moisissures dus d’une part à l’obsolescence du système de
climatisation, et d’autre part aux bouleversements qui ont suivi la construction de l’extension
des magasins sur le site.
Les moisissures ne sont pour autant pas un problème récent aux Archives
départementales des Vosges : la climatisation des locaux, et leur étanchéité, n’ont jamais été
8. vraiment garanties. Par ailleurs, de nombreuses collections n’ont jamais été dépoussiérées.
Tous ces facteurs ont induit par moments des perturbations très importantes des conditions
de conservation du patrimoine, et permis à des moisissures de proliférer dans la quasi-totalité
des salles de conservation.
L’ampleur du phénomène n’a été réellement révélée qu’en 2013-2014, et des
moyens ont été accordés par la collectivité en 2015. C’est ainsi qu’une partie des collections les
plus touchées par les moisissures a pu être dépoussiérée et désinfectée par irradiation puis
stockée dans la nouvelle annexe de Xertigny. Parallèlement, des déshumidificateurs mobiles
permettaient de pallier ponctuellement les excès d’humidité. Globalement, de la fin 2013 à
l’été 2016, les moisissures régressaient.
A l’été 2016, un nouveau et grave dysfonctionnement des installations a permis aux
moisissures de se développer à nouveau dans certaines salles.
Seule la complète rénovation du système de climatisation des anciennes salles, à
l’étude pour 2017, devrait permettre de garantir un meilleur fonctionnement du système de
climatisation. La cellule dédiée à la conservation préventive, créée en 2016 afin notamment
d’assurer une veille physique des conditions de conservation des collections, pourra alors voir
sa charge de travail en partie allégée ; néanmoins, les moisissures persistant encore parmi les
collections nécessitent son maintien.
Collecte
Une des premières missions des Archives départementales, si ce n’est l’essentielle,
est la collecte des archives, publiques ou privées. Cette politique vise, de manière privilégiée,
les documents d’intérêt majeur en danger de destruction ou de dispersion, volontaire ou non.
La saturation du dépôt principal et l’éloignement de son annexe, ainsi que l’importance des
archives déjà collectées non encore classées, ont logiquement conduit à ralentir la politique de
collecte autant que faire se pouvait. Celle des archives des communes a ainsi été en grande
partie reportée. La collecte des archives des notaires, dont les délais de communicabilité ont
été modifiés récemment, a également été remise à plus tard faute de place disponible. Ces
reports, s’ils ont été jugés nécessaires en raison de la situation spécifique des magasins, ne
peuvent évidemment se pérenniser.
Évolution des publics
Les relations des Archives de France avec leur public ont été bouleversées durant
la dernière décennie, et les Vosges n’y ont pas fait exception. Trois domaines d’évolution
peuvent être distingués : la communication physique des archives, l’animation culturelle et la
numérisation et mise en ligne des collections.
La communication physique des collections a subi, globalement, une baisse
significative de 30 % en moyenne en France. Peuvent entre autres être invoqués, pour
l’expliquer, d’une part un certain essoufflement de la « fièvre généalogique » des années 1980-
1990, qui avait renouvelé et considérablement augmenté le public physique des Archives ;
d’autre part, le vieillissement et/ou la raréfaction des élites intellectuelles que représentaient
les « érudits locaux », tandis que les étudiants jusqu’au doctorat n’étaient plus astreints à la
recherche ; enfin, la mise à disposition sur Internet des documents les plus demandés.
9. Parallèlement, un politique d’animation culturelle dynamique a déclenché un
cercle vertueux aboutissant à une augmentation sensible et croissante de la fréquentation
« culturelle » du service, c’est-à-dire hors salle de lecture. En même temps étaient affinées les
techniques de communication mises en œuvre par le service pour accroître son rayonnement
auprès des Vosgiens. Il doit être noté que cet effort se dirigeait vers tous les publics potentiels,
sans en négliger aucun : public savant, mais aussi public empêché, généalogistes, public
scolaire, etc.
La numérisation et la mise en ligne des collections les plus consultées ont
totalement renouvelé le rapport des Archives avec leurs lecteurs. L’état civil, fonds de loin le
plus consulté, était numérisé dès 2006, mais sa mise en ligne n’a été effective qu’en 2010.
Associée à la mise à disposition d’instruments de recherche en format PDF, cette mise en ligne
a généré une augmentation considérable du public des Archives : en moyenne 50 000
connexions par mois. Les nouvelles collections numérisées (plans par masse de culture en 2008-
2009 ; cadastre napoléonien en 2011-2012 ; registres matricules de recensement militaire en
2012-2013) ont été mises en ligne en 2015. En 2016-2017, une nouvelle version du site Internet
et du moteur de recherche ont permis une nette amélioration de l’ergonomie des outils mis à
disposition du public. Aujourd’hui, les Archives départementales des Vosges disposent de
collections numérisés de richesse globalement équivalente à celles des autres départements
français.
Outils informatiques et normatifs
L’adoption d’un nouveau progiciel de gestion des collections et des fonctionnalités
du service, en 2016, permet au service de travailler désormais selon des modalités et des
normes globalement communes à la plupart des services départementaux d’archives.
Si des efforts avaient été faits par le passé pour produire des instruments de
recherche fidèles aux prescriptions et aux conseils reçus du Ministère de la Culture, les moyens
technologiques du passé ne permettaient pas de communiquer les données produites par le
service au niveau mondial et de donner un accès facile aux collections.
La situation a considérablement évolué depuis, d’une part, l’apparition des sites
Internet d’Archives munis de bases de données de description d’archives, et d’autre part de
techniques de « moissonnage » permettant à des systèmes dits « agrégateurs » de rendre
l’ensemble des descriptions facilement et précisément accessibles. A partir de l’adoption par le
service du progiciel Ligéo, les nouvelles données produites par l’intermédiaire de ce progiciel,
et les anciennes données nouvellement encodées dans le système, répondent aux pré-requis
internationaux.
Cette mise à niveau qualitative et quantitative nécessite de nombreux efforts du
service et de la collectivité :
- Adopter au quotidien les normes internationales de description et d’indexation ;
- Contrôler les anciennes données opérationnelles (récolement, formats de
cotes, correspondances de cotes, description des services versants, etc.) et les adapter aux
normes ;
- Encoder progressivement dans le nouveau système les anciens instruments de
recherche.
10. LES OBJECTIFS 2018-2021
Les objectifs du service des Archives pour la période 2018-2021 visent à remédier
aux difficultés constatées et à poursuivre les efforts du service en vue de l’accomplissement
des objectifs de la collectivité et de la Direction.
Ils se déclinent sous différents modes :
- Des objectifs thématiques, par domaines d’intervention et missions ;
- Des objectifs méthodologiques, touchant principalement le management.
Le tableau annexé au présent Contrat de développement présente la synthèse de
ces objectifs, par domaine et mission.
1. Domaine de la bibliothèque
La bibliothèque des Archives répond à plusieurs missions :
- Fournir au public les informations bibliographiques dont il a besoin pour
étudier l’histoire et consulter et comprendre le contenu des ressources archivistiques ;
- Fournir au personnel les informations professionnelles dont il a besoin pour
mener à bien ses missions ;
- Assurer une veille documentaire et médiatique dans l’intérêt de tous.
Le Contrat de développement prévoit de répondre à plusieurs évolutions
prévisibles et de remédier à des inconvénients majeurs dans le fonctionnement de la
bibliothèque :
- Afin d’anticiper le départ à la retraite de la bibliothécaire, il est nécessaire de
former son actuelle auxiliaire à la gestion de l’ensemble des missions, y compris touchant à la
gestion administrative ;
- Rechercher des moyens de remédier à la faible visibilité de la bibliothèque,
essentiellement auprès des publics ;
- Permettre aux internautes de consulter d’un même clic le catalogue des
archives et celui de la bibliothèque, en intégrant le catalogue de bibliothèque aux ressources
accessibles en ligne depuis le nouveau moteur de recherche du site Internet des Archives
L’objectif à terme est de pouvoir disposer d’un outil tout aussi performant et
réactif que précédemment, mais de manière plus évidente et plus pratique, afin de permettre
une utilisation beaucoup plus large et reconnue.
2. Domaine de l’action culturelle
Le domaine de l’action culturelle est le plus « apparent » aux yeux du public local,
même s’il touche quantitativement beaucoup moins de public que la communication des
archives, notamment en ligne.
11. Il correspond, au moins en partie, à l’image que la collectivité souhaite donner de
son service d’archives, et de ses services culturels en général. Cette image doit donc refléter
la sérieux, la réactivité, le professionnalisme, mais aussi et surtout l’enthousiasme, l’ouverture
à l’ensemble des publics (notamment le public empêché) et la volonté de travail en
partenariat avec les particuliers, les associations et les institutions voisines, conformément au
Plan Vosges Ambitions 2021 et au Projet de Direction de la DCSJ.
La programmation proposée s’articule en plusieurs axes, correspondant aux
différentes missions du service et aux différents publics auxquels elles s’adressent.
- Animer la recherche historique « scientifique » sur le territoire, par
l’organisation de manifestations universitaires pouvant déboucher sur des publications de
haut niveau : organisation de deux colloques universitaires, l’un sur l’histoire de la principauté
de Salm, à l’occasion de l’exposition du Musée départemental, l’autre sur la guerre de Cent
Ans à l’occasion des 600 ans du traité de Troyes ;
- Proposer au très grand public des opérations de mise en valeur du patrimoine
et de l’histoire locaux, en lien avec des associations et si possible comprenant un volet
artistique et un autre volet consacré aux publics empêchés : une exposition de 6 mois chaque
année à partir des Journées européennes du patrimoine, sur des thèmes susceptibles
d’intéresser un très large public : l’outil en 2018-2019, l’alimentation et la gastronomie en
2019-2020, l’immigration et les mouvements de population en 2020-2021 et la publicité en
2021-2022 ;
- Proposer des manifestations « sur mesure », notamment au public empêché et
au public scolaire : séances de service éducatif, visites guidées du bâtiment et des collections,
prêt d’expositions itinérantes…
- Assurer une communication ciblée, variée et très réactive par le biais du
nouveau site Internet, de la page Facebook, de la presse locale, départementale et nationale
3. Domaine des archives publiques
Domaine réglementaire par excellence, la collecte et le contrôle des archives
publiques sont une mission dont la responsabilité est partagée par l’État et le Conseil
départemental, et qui s’effectue sous le contrôle de l’État.
Le Contrat de développement 2018-2021 adapte l’organisation et les moyens du
service au nouveau paysage administratif qui se dessine après les nombreuses réformes des
années précédentes, tant dans les collectivités qu’au niveau de l’État, à travers les transferts
de responsabilités et de missions et l’adoption de nouveaux moyens tels que la généralisation
progressive de la gestion électronique de documents et l’émergence d’archives originales
sous forme numérique et authentifiées par la signature électronique.
La politique en matière d’archives publiques se décline donc en plusieurs axes
stratégiques :
12. - Poursuite des inspections de communes et de communautés de communes,
selon un rythme soutenu : deux à trois communautés de communes par an, afin d’assurer un
suivi précis suite à la réforme territoriale ;
- Mettre à jour la charte d’archivage du Conseil départemental, afin de prendre
acte des nombreuses transformations de l’institution et d’anticiper et d’accompagner la mise
en œuvre des nouveaux moyens électroniques
- Envisager de reprendre la collecte des archives publiques prioritaires (archives
de l’État en souffrance et archives notariales), dans la mesure des possibilités offertes par le
bâtiment ;
- Reprise des classements des archives communales, afin de permettre le
réaménagement des locaux de préarchivage en locaux de quarantaine et de dépoussiérage ;
- Mise en place de missions spécifiques de suivi pour les archives électroniques
et hospitalières, suite notamment à la création au Département d’un système d’archivage
électronique en 2017, qu’il convient désormais de faire fonctionner au mieux ;
- Saisie rétrospective des bordereaux, afin de nourrir le nouveau site Internet et
son moteur de recherche de bases normalisées en XML-EAD.
4. Domaine des archives privées et iconographiques
Domaine d’excellence pour le service des Archives départementales des Vosges,
en raison de collections de qualité exceptionnelle, les archives privées et iconographiques
bénéficient d’une forte demande de la part du public, qu’il soit professionnel ou amateur. Si
le Contrat de développement précédent avait voulu mettre l’accent sur le classement de ces
archives, force est de constater que le résultat est conforme aux attentes pour les archives
privées, mais pas pour les archives iconographiques (fonds de l’Imagerie d’Épinal), en raison
de l’arrivée inattendue d’un fonds prestigieux (fonds Marchal) et de la lourdeur inattendue
des travaux de réinformatisation.
Le nouveau Contrat de développement est donc l’occasion de recentrer les efforts
dans ce domaine sur le fonds de l’Imagerie d’Épinal ; l’objectif est d’avoir classé, numérisé et
mis en ligne d’ici 2021 la plus grande partie du fonds. S’y ajoutent les vracs de la Grande
collecte (l’opération date de 2013 et doit être achevée) et quelques fonds d’archives privées.
En matière de collecte, il est impossible d’avoir une vision prospective mais une
politique sera menée en faveur des archives d’associations d’anciens combattants en raison
de leur disparition prévisible, suite à l’absence de conflit d’ampleur nationale depuis 1962.
5. Domaine de l’informatique
L’effort considérable qu’a constitué la réinformatisation, un des projets au cœur
du Contrat de développement précédent, a permis d’immenses progrès dans ce domaine.
Désormais, le service dispose des ressources techniques nécessaires à la mise en ligne de
13. bases de données normalisées de description d’archives. La méthodologie de description,
d’indexation et de gestion de bases de données a été diffusée largement auprès des membres
de l’équipe – des « rappels » seront sans doute nécessaires au fil de l’eau, mais les
fondements sont là. Parallèlement, toujours dans le cadre du précédent Contrat de
développement, ont été jetées les bases méthodologiques de l’externalisation de l’encodage,
politique qui permet au service d’avancer rapidement dans la mise en ligne de données
largement réclamées par le public.
Le nouveau Contrat de développement s’appuie sur ces acquis pour poursuivre
cette politique :
- Maintenance fonctionnelle du progiciel ;
- Correction des données déjà en ligne, avec la plus grande réactivité possible ;
- Marché et campagnes annuelles d’encodage d’instruments de recherche
existants et demandés par le public.
6. Domaine de la salle de lecture
Ces dernières années, la fréquentation physique de salle de lecture s’est
globalement maintenue d’un point de vue quantitatif. Un effort a été consenti par la
collectivité pour maintenir l’amplitude horaire d’ouverture. Qualitativement, l’accueil réservé
par les agents du Département aux visiteurs des Archives est toujours jugé très positif.
Les objectifs fixés dans le domaine de la salle de lecture sont donc tout d’abord le
maintien de cette qualité d’accueil et des horaires d’ouverture au public.
Par ailleurs, une partie du personnel affecté à la salle de lecture (présidentes de
salle essentiellement) se voit chargé de missions de classement spécifiques, non plus
d’archives privées comme précédemment, mais d’archives publiques modernes restées à
l’état de vracs depuis plusieurs années, et qui font l’objet d’une demande de la part du public
(série M). Le reconditionnement des plans est également prioritaire.
7. Domaine de l’administration générale
Les fonctions administratives des services de la collectivité ont prouvé leur utilité
pour le suivi fin des commandes, des fournisseurs, de la gestion des personnels, mais aussi de
l’organisation interne des circuits d’information. C’est ainsi qu’un effort a été consenti à
l’échelle du service pour la sécurisation et le suivi des envois par mél. Parallèlement, les
opérations d’encodage et de dépoussiérage des magasins, jugés prioritaires, nécessitent un
suivi régulier d’un point de vue administratif étant donné leur nouveauté et leur complexité.
Le suivi des questions de bâtiment, parallèle à celui effectué par la DRP, est rendu nécessaire
par l’obsolescence des matériels et la gravité des conséquences de tout dysfonctionnement.
Enfin, la régie du service devrait changer de titulaire en raison d’un départ à la retraite, ce qui
14. implique un tuilage, quand parallèlement le service tentera de passer au paiement par carte
bleue, progrès souhaitable de l’avis général.
De manière générale, le service poursuivra ses missions administratives dans le
respect des évolutions des règles de la collectivité et notamment pour ce qui concerne la
consommation des crédits.
En matière de bâtiments, nombreux sont les dossiers gérés par la DRP à
nécessiter des interventions entre 2018 et 2021 : aménagement d’un nouveau système de
traitement d’air (dans les magasins existant entre 2017 et 2018, dans les nouveaux magasins
vers 2019-2020), évolution de la réflexion autour de la réorganisation des locaux d’accueil du
public (2019-2020). Ces travaux nécessiteront une veille technique de la part du service afin
notamment de répondre aux demandes de la DRP et de prévenir tout incident dans le
déroulement des travaux, en pleine coopération avec les services compétents.
8. Domaine de la conservation
La conservation, tant préventive que curative, est une priorité du service depuis
les accidents observés en 2013 et en 2016. La collectivité a dû s’engager en faveur d’une
politique curative, et le service doit continuer à prendre ces préoccupations à cœur afin
d’éviter, tant que faire se peut, une recrudescence des moisissures.
La création d’une cellule de conservation préventive, en 2016, répond à cette
exigence. Il convient de poursuivre cet effort, selon plusieurs axes, dans le cadre notamment
de la politique active menée par la DRP en matière de contrôle climatique des salles (voir plus
haut).
- Poursuite des visites de veille et de contrôle dans les magasins ;
- Poursuite des chantiers de nettoyage et de dépoussiérage en interne des
collections touchées par les moisissures ;
- Acquisition de rayonnages, afin de pouvoir accueillir de nouveaux fonds
(archives notariales, versements de l’État) dans les nouvelles salles dès que les conditions de
conservation y seront garanties ;
- Afin d’éviter toute reprise des moisissures, mise en place d’une prestation de
dépoussiérage des collections sur 4 années ;
- Création d’une zone de dépoussiérage et de quarantaine des collections
entrantes, afin d’éviter d’introduire des agents pathogènes dans les locaux assainis.
