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En attendant
le SAE
Présentation des participants
Fanny HERRERO BOURON
Archives municipales et communautaires de
Bourges
- Service mutualisé
- 95 000 habitants
- 6 agents dont chef de projet archivage
électronique (également référente
Conseils aux services producteurs pour
papier et numérique)
- Salle de tri numérique pour bureautique
- SAE en test, mise en production
octobre/novembre 2023
Alexandre BEURNAUX
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SharePoint suite à l’arrêt du 1er SAE.
Cécile RIVIERE
Archives municipales et communautaires
de Dunkerque
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agents responsables des archives
contemporaines et pour les communes,
une archiviste coordinatrice de la collecte
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NAS à la Direction des Systèmes
d’information mutualisée (DSIM)
- SAE-archivage intermédiaire en test,
mise en production fin 2023
Contexte général
• Groupe AMAE (Archives municipales – Archives électroniques)
• Questionnement autour des projets de dématérialisation
• Questionnement sur archivage électronique sans SAE
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Cadre de l’archivage électronique
LE PILOTAGE
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- Relations avec les AD
DEFINIR LA STRATEGIE
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DOCUMENTAIRE
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Le Travail en commun
- entre la DSIM, les archives et le chef de projet Dématérialisation
- Entre les deux collectivités
Réception des agents
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- en présentiel et distanciel
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- Un support commun
Le nombre d’agents à former
La Rh n’a pas pu nous accompagner pour
former beaucoup d’agents (environ 400 agents
formés/ 2000)
Harmonisation avec d’autres outils
-parapheur électronique
-Délibair
Maintenir les bonnes habitudes dans le
temps
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actions ?
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de la production
documentaire
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Connaissance de la production documentaire
- identification des documents à éliminer et à verser
- idée de volumétrie
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Base de volontariat donc pas toujours de suivi
(les services ne font pas les éliminations, ni les
versements) ou avec un accompagnement fort
des Archives.
Processus large
- proposition de réorganisation de l’arborescence
- proposition de tableau de gestion
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Pour garantir les effets du diagnostic il faut un
accompagnement fort des Archives (non prévu
au début).
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Référentiel de conservation (SQY)
Construit en 2016 pour
remplacer les tableaux de
gestion de 2010 et réalisé
en collaboration avec la
DSI, qui participe aux
rendez-vous.
Mises à jours complètes
pendant les confinements
de 2020/2021 puis en
2023.
Documents classés par
thématiques et non par
services.
Le format d’origine, le
support d’origine et la
présence ou non de
signature sont signalés.
Un lien avec le RGPD est
prévu.
Mis en ligne pour les
services versants sur le site
SharePoint de la direction
avec des critères de tri sur
chaque colonne.
Permet aux services
versants leurs tris et leurs
versements et aux Archives
d’anticiper les besoins en
archivage électronique.
Une centaines services
concernés
Des réunions de 1 à 2h avec les
responsables de services
2 réunions d’étapes avec les
Archives départementales en
2016
Quelles actions ?
Référentiel de conservation (SQY)
Difficultés / Succès
● Chiffres clés
• Archives municipales et communautaires de Bourges
✔ + de 5 Go sur la salle de tri numérique
✔ 5 To espace bureautique diagnostiqué avec 1,3 To à verser et 300 Go à
éliminer
• CMUA-Archives de Dunkerque
✔ 80 Go dans le magasin numérique Archives définitives
✔ Bilan de la démarche Cleaning days 2019-2022: 8 directions-250 agents
• Archives communautaires de Saint-Quentin-en-Yvelines
✔ 130Go stockés dans un SAE externalisé.
✔ + de 1000 lignes sur le référentiel de conservation
Les SAE : où en sommes-nous ?
Bourges Saint-Quentin-en-Yvelines Dunkerque
2018 : Arrivée d’un référent en archivage électronique.
1er projet : Constitution d’une équipe projet Archives-DSI
2018 : lancement d’un projet en mutualisation SQY/communes
membres avec périmètre papier et électronique.
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puis le projet est mis en pause alors que 11 communes sur 12
étaient favorables au projet.
2019 : Formations, étude comparative des SAE.
Clôture 1er projet
2019 : projet mis en pause alors que 11 communes sur 12
étaient favorables au projet.
Mais création d’un référentiel de conservation des archives pour
remplacer les tableaux de gestion et prendre en compte le
numérique.
2019 : Benchmarking par l’e-archiviste des solutions SAE et
retours d’expériences de collectivités
2020 : Création de CoPil et CoTech sur projet archivage
électronique.
Projet SAE retenu dans le schéma directeur des systèmes
d’information
2020 : actualisation du référentiel de conservation pendant les
confinements et lancement de deux nouveaux projets :
- 1 projet en tiers-archivage sur 2 flux
- 1 projet en tiers-hébergement annoncé officieusement
par les AD (qui met définitivement fin au projet de 2018)
2020 : Délibération du Conseil communautaire
2021 : Acquisition d’asalae + Pastell de Libriciel via l’UGAP.
Réunion de démarrage du projet
2021 : mise en exploitation du SAE en tiers-archivage chez API
pour les flux PESV2 et Actes.
2021 : Signature de la convention avec le CDG 59 pour la
solutionde tiers-archivage SESAM
2022 : Formations administration fonctionnelle logicielle
Ateliers de spécification de 2 flux pilotes
Paramétrages base de Test
2022 : lancement officiel du projet mené par les AD78/92 et
SYN. SQY participe au projet en tant qu’intercommunalité pilote
pour le 78..
2022 : Note au DGS conjointe DSIM et Archives pour
l’inscription budgétaire pour 2023
2023 :
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Mise en production :
PES et actes signés
2023 : API annonce l’arrêt de ses services en direction des
collectivités territoriales. Les versements sur le SAE externalisé
sont stoppé au 30 mars.
2023 :
-Equipe projet conjointe DSIM/ Archives et travail sur une
première filière d’archivage (Délibération et contrôle de légalité)
-Mise en production fin d’année avec la signature du contrat de
dépôt
-Premier comité de pilotage (DSIM, direction des affaires
juridiques, dématérialisation…)
2024-2025
Flux à venir : marchés publics et autorisations du Droit des sols
2024-2025 : préparation des profils d’archivage, flux, processus
avant mise en production en 2025 du SAE mutualisé.
2025 : projet de tiers hébergement au CDG 59 avec la solution
SESAM pour archivage définitif
Contacts
• Fanny HERRERO BOURON , Archives municipales et communautaires de Bourges
fanny.bouron@agglo-bourgesplus.fr Ligne directe : 02.46.08.11.32
• Alexandre BEURNAUX, Archives de la Communauté d’agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines
alexandre.beurnaux@sqy.fr Tél : 01.39.30.42.12
• Cécile Rivière, Centre de la mémoire urbaine d’agglomération-Archives de Dunkerque
cecile.riviere@cud.fr

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Chacun cherche son SAE table ronde colloque

  • 2. Présentation des participants Fanny HERRERO BOURON Archives municipales et communautaires de Bourges - Service mutualisé - 95 000 habitants - 6 agents dont chef de projet archivage électronique (également référente Conseils aux services producteurs pour papier et numérique) - Salle de tri numérique pour bureautique - SAE en test, mise en production octobre/novembre 2023 Alexandre BEURNAUX Archives communautaires de Saint-Quentin- en-Yvelines - Service non mutualisé - 230 000 habitants - 3 agents - Pas de salle de tri numérique - SAE en production de septembre 2021 à mars 2023 - Projet de SAE, mise en production 2025 - 1 espace de stockage provisoire sur SharePoint suite à l’arrêt du 1er SAE. Cécile RIVIERE Archives municipales et communautaires de Dunkerque - Service mutualisé - 200 000 habitants - 14 agents dont une e-archiviste, deux agents responsables des archives contemporaines et pour les communes, une archiviste coordinatrice de la collecte et du traitement - 2 magasins numériques sur un serveur NAS à la Direction des Systèmes d’information mutualisée (DSIM) - SAE-archivage intermédiaire en test, mise en production fin 2023
  • 3. Contexte général • Groupe AMAE (Archives municipales – Archives électroniques) • Questionnement autour des projets de dématérialisation • Questionnement sur archivage électronique sans SAE ou comment et quoi faire dans ce cas ?
  • 4.
  • 5. Cadre de l’archivage électronique LE PILOTAGE DSI/ Archives/ Autres - Formalisme - Relations avec les AD DEFINIR LA STRATEGIE ET SON CONTENU - Périmètres - Relations aux services
  • 6. De l’action ! DIAGNOSTIC LES OUTILS REFERENTIEL DOCUMENTAIRE STOCKAGE SENSIBILISATION
  • 8. Quelles actions ? Zoom CMUA-Archives de Dunkerque Avantages Inconvénients Le Travail en commun - entre la DSIM, les archives et le chef de projet Dématérialisation - Entre les deux collectivités Réception des agents mitigé, pour certains c’est un avantage, pour d’autres une véritable contrainte Optimiser la formation - en présentiel et distanciel - animé par les Archives et/ ou le chef de projet Dématérialisation - Un support commun Le nombre d’agents à former La Rh n’a pas pu nous accompagner pour former beaucoup d’agents (environ 400 agents formés/ 2000) Harmonisation avec d’autres outils -parapheur électronique -Délibair Maintenir les bonnes habitudes dans le temps Valable pour le futur SAE
  • 9. Quelles actions ? Le diagnostic de la production documentaire
  • 10. Quelles actions ? Le diagnostic de la production documentaire
  • 11. Quelles actions ? Zoom Diagnostic des espaces réseaux Avantages Inconvénients Connaissance de la production documentaire - identification des documents à éliminer et à verser - idée de volumétrie - complément du tableau de gestion Implication des services aléatoires Base de volontariat donc pas toujours de suivi (les services ne font pas les éliminations, ni les versements) ou avec un accompagnement fort des Archives. Processus large - proposition de réorganisation de l’arborescence - proposition de tableau de gestion Implication des Archives Pour garantir les effets du diagnostic il faut un accompagnement fort des Archives (non prévu au début). Chronophage pour les Archives car demande de faire le tri sur le vrac.
  • 12. Quelles actions ? Référentiel de conservation (SQY) Construit en 2016 pour remplacer les tableaux de gestion de 2010 et réalisé en collaboration avec la DSI, qui participe aux rendez-vous. Mises à jours complètes pendant les confinements de 2020/2021 puis en 2023. Documents classés par thématiques et non par services. Le format d’origine, le support d’origine et la présence ou non de signature sont signalés. Un lien avec le RGPD est prévu. Mis en ligne pour les services versants sur le site SharePoint de la direction avec des critères de tri sur chaque colonne. Permet aux services versants leurs tris et leurs versements et aux Archives d’anticiper les besoins en archivage électronique. Une centaines services concernés Des réunions de 1 à 2h avec les responsables de services 2 réunions d’étapes avec les Archives départementales en 2016
  • 13. Quelles actions ? Référentiel de conservation (SQY)
  • 15. ● Chiffres clés • Archives municipales et communautaires de Bourges ✔ + de 5 Go sur la salle de tri numérique ✔ 5 To espace bureautique diagnostiqué avec 1,3 To à verser et 300 Go à éliminer • CMUA-Archives de Dunkerque ✔ 80 Go dans le magasin numérique Archives définitives ✔ Bilan de la démarche Cleaning days 2019-2022: 8 directions-250 agents • Archives communautaires de Saint-Quentin-en-Yvelines ✔ 130Go stockés dans un SAE externalisé. ✔ + de 1000 lignes sur le référentiel de conservation
  • 16. Les SAE : où en sommes-nous ? Bourges Saint-Quentin-en-Yvelines Dunkerque 2018 : Arrivée d’un référent en archivage électronique. 1er projet : Constitution d’une équipe projet Archives-DSI 2018 : lancement d’un projet en mutualisation SQY/communes membres avec périmètre papier et électronique. Le périmètre est ensuite réduit aux seules archives électroniques puis le projet est mis en pause alors que 11 communes sur 12 étaient favorables au projet. 2019 : Formations, étude comparative des SAE. Clôture 1er projet 2019 : projet mis en pause alors que 11 communes sur 12 étaient favorables au projet. Mais création d’un référentiel de conservation des archives pour remplacer les tableaux de gestion et prendre en compte le numérique. 2019 : Benchmarking par l’e-archiviste des solutions SAE et retours d’expériences de collectivités 2020 : Création de CoPil et CoTech sur projet archivage électronique. Projet SAE retenu dans le schéma directeur des systèmes d’information 2020 : actualisation du référentiel de conservation pendant les confinements et lancement de deux nouveaux projets : - 1 projet en tiers-archivage sur 2 flux - 1 projet en tiers-hébergement annoncé officieusement par les AD (qui met définitivement fin au projet de 2018) 2020 : Délibération du Conseil communautaire 2021 : Acquisition d’asalae + Pastell de Libriciel via l’UGAP. Réunion de démarrage du projet 2021 : mise en exploitation du SAE en tiers-archivage chez API pour les flux PESV2 et Actes. 2021 : Signature de la convention avec le CDG 59 pour la solutionde tiers-archivage SESAM 2022 : Formations administration fonctionnelle logicielle Ateliers de spécification de 2 flux pilotes Paramétrages base de Test 2022 : lancement officiel du projet mené par les AD78/92 et SYN. SQY participe au projet en tant qu’intercommunalité pilote pour le 78.. 2022 : Note au DGS conjointe DSIM et Archives pour l’inscription budgétaire pour 2023 2023 : Paramétrages base de production. Mise en production : PES et actes signés 2023 : API annonce l’arrêt de ses services en direction des collectivités territoriales. Les versements sur le SAE externalisé sont stoppé au 30 mars. 2023 : -Equipe projet conjointe DSIM/ Archives et travail sur une première filière d’archivage (Délibération et contrôle de légalité) -Mise en production fin d’année avec la signature du contrat de dépôt -Premier comité de pilotage (DSIM, direction des affaires juridiques, dématérialisation…) 2024-2025 Flux à venir : marchés publics et autorisations du Droit des sols 2024-2025 : préparation des profils d’archivage, flux, processus avant mise en production en 2025 du SAE mutualisé. 2025 : projet de tiers hébergement au CDG 59 avec la solution SESAM pour archivage définitif
  • 17. Contacts • Fanny HERRERO BOURON , Archives municipales et communautaires de Bourges fanny.bouron@agglo-bourgesplus.fr Ligne directe : 02.46.08.11.32 • Alexandre BEURNAUX, Archives de la Communauté d’agglomération de Saint-Quentin-en-Yvelines alexandre.beurnaux@sqy.fr Tél : 01.39.30.42.12 • Cécile Rivière, Centre de la mémoire urbaine d’agglomération-Archives de Dunkerque cecile.riviere@cud.fr