1. Conseil général des Vosges
Pôle Développement du territoire
Direction du Développement culturel
Contrat de développement
des Archives départementales des Vosges
« Renforcer les ressources, optimiser l’organisation,
faire rayonner le patrimoine vosgien »
2014-2018
2. Sommaire
Introduction
1.Première partie
La situation des Archives départementales des Vosges en 2013
1.1.Un héritage
1.1.1.Les missions
1.1.2.Le positionnement
1.1.3.Les dernières évolutions
1.2.Un diagnostic
1.2.1.Le management
1.2.2.Le positionnement et les moyens
1.2.3.Le bâtiment
1.2.4.Les publics
Conclusion
2.Deuxième partie
La définition des objectifs du service 2014-2018
2.1.Le redéploiement des moyens d’action du service
2.1.1.Le management
2.1.2.Les moyens matériels, le bâtiment
2.1.3.Les ressources humaines
2.2.La définition des objectifs dans une logique de projet
2.2.1.La collecte
2.2.2.Le contrôle des archives publiques et les formations
2.2.3.Le traitement des archives détériorées ou à relier
2.2.4.Le classement
2.2.5.Numérisation, encodage, mise en ligne
2.2.6.La bibliothèque
2.3.Une ambition renouvelée en direction des publics
Conclusion
3.Troisième partie
La mise en œuvre du projet de service
Tableau programmatique et synoptique
Annexes
1. Compte rendu de l’inspection des 7-9 septembre 2010
2. Compte rendu de l’inspection des 25-27 juin 2012
3. Organigramme des Archives départementales, 2012
3. Introduction
Qu’est-ce qu’un Contrat de développement ?
Pourquoi un Contrat de développement ?
L’année 2013 a vu, aux Archives départementales des Vosges, l’arrivée d’une situation
managériale inédite, due à des facteurs tant conjoncturels que structurels. Le présent Contrat de
développement se veut l’outil, appelé de ses vœux par le Conseil général des Vosges, destiné dans
un premier temps à analyser la situation des Archives départementales, dans un second temps à
formuler des solutions objectives à cette situation, et enfin à proposer la mise en œuvre concrète
de ces solutions pour les années 2014-2018.
Ce Contrat de développement se nomme ainsi car il entend expliciter les fondements des
missions confiées par le Président du Conseil général et l’ensemble des conseillers généraux des
Vosges à leurs Archives départementales, pour leur plus grande efficacité sur le territoire et au
service des Vosgiens. Il entend également expliciter les besoins du service pour accomplir ces
missions. Il constitue enfin un projet pluriannuel d’action et de développement, soumis à
l’approbation des Conseillers généraux.
Ce Contrat de développement tient du Projet de service par sa dimension de programmation. Il
tient également du Projet scientifique et culturel par son ambition de préciser le sens de
l’existence des Archives départementales dans le paysage culturel des Vosges, ainsi que leur rôle
en matière de mise en valeur patrimoniale. Il englobe donc ces deux concepts en les transcendant
par la notion de Contrat, qui, par analogie avec un contrat de travail ou un contrat de prestation,
implique fondamentalement plusieurs idées :
- en premier, l’idée que ce document n’est pas définitif mais évolutif, et qu’il sera
remplacé par un nouveau Contrat dès 2016, le précédent Contrat ne préjugeant
rien de ce que sera le contenu du suivant ;
- en second, l’idée que ce document définit des objectifs de développement que les
Archives départementales se proposent d’atteindre en un temps donné et limité,
introduisant par là-même la notion de respect des délais et d’indicateurs de
performance ;
- enfin, l’idée que les Archives départementales des Vosges ne sont pas une fin en
soi, mais un moyen employé par le Conseil général pour parvenir à des résultats,
et que l’équipe des Archives est comptable de la réussite des missions qui lui sont
confiées.
4. 1.Première partie
La situation des Archives départementales des Vosges en 2013
1.1.Un héritage
1.1.1.Les missions
Les Archives départementales des Vosges ont été créées, comme toutes les archives
départementales, par la loi du 5 brumaire an V (26 octobre 1796). Cette ancienneté en fait la plus
ancienne administration territoriale encore en activité, après le Conseil départemental des Vosges,
créé, lui, en 1789, et ancêtre direct du Conseil général des Vosges.
La mission première des Archives départementales est de recueillir, de conserver et de
communiquer les archives héritées des administrations d’Ancien Régime supprimées, ainsi que
celles des établissements religieux fermés, des biens vendus comme biens nationaux et des
familles émigrées.
À cette mission s’en sont ajoutées d’autres, avec la collecte, le classement, la conservation et la
communication
- des archives des officiers publics ministériels ;
- des archives des communes ;
- des archives des administrations post-révolutionnaires.
Il s’agit là de missions touchant les archives publiques, dont le versement aux Archives
départementales est une obligation légale.
Concernant les archives privées (familles, entreprises), la mission confiée aux Archives
départementales est identique, mais sans le secours de l’obligation légale : il ne s’agit pas de
versement administratif, mais de dépôt ou de don librement consentis par les propriétaires des
archives.
Avec le temps, les archives départementales se sont dotées d’une bibliothèque et d’un centre de
documentation administrative, permettant aux lecteurs de bénéficier de sources propre à éclairer
et à compléter les informations données par les archives.
Enfin, elles se sont également dotées, dans les années 1970-1980, de services éducatifs et
culturels, chargés de diffuser l’information historique auprès des scolaires et du grand public en
général.
Globalement, les missions des Archives départementales des Vosges ont relativement peu évolué
depuis 217 ans, et en totale cohérence avec leurs missions initiales. Les archives départementales
font partie, avec le Conseil général et la Préfecture, du noyau de l’administration territoriale hérité
de la Révolution française.
Il est à noter que l’organisation territoriale des archives est aujourd’hui un modèle de longévité et
de clarté à l’échelle nationale et européenne. Elle favorise une répartition judicieuse et
incontestable des fonds entre les institutions patrimoniales, l’accès des archives par le public
facilement instruit de ce système simple et efficace, et enfin l’équilibre territorial des compétences
et de la qualité des services à l’échelle nationale.
5. 1.1.2.Le positionnement des Archives
Établissement culturel départemental, appartenant au Conseil général depuis les premières lois de
Décentralisation, relevant du Président du Conseil général, les Archives sont toujours dirigées par
un fonctionnaire d’État, conservateur du patrimoine, et emploient un secrétaire de
documentation. Ces deux fonctionnaires sont chargés par ailleurs de fonctions spécifiques au titre
de l’État, et placés pour ces fonctions précisément sous la double tutelle du Préfet des Vosges et
du Ministère de la Culture et de la Communication – Service Interministériel des Archives de
France.
À cette diversité de rattachement hiérarchique répond une diversité de missions, touchant à la
fois à l’animation culturelle du territoire départemental, et à la collecte et au contrôle
réglementaire sur la gestion des archives publiques dans la circonscription départementale.
En outre, les différents directeurs des Archives départementales ont exercé et exercent à titre
personnel la fonction de conservateur des antiquités et objets d’art du département :
responsabilité relevant de l’État, sous la tutelle de la Conservation régionale des monuments
historiques à la Direction régionale des affaires culturelles – Ministère de la Culture et de la
Communication.
C’est dire que le positionnement des Archives départementales est riche et complexe.
Pour exercer leurs missions, elles développent donc des liens privilégiés avec des acteurs
nombreux et divers, parmi lesquels :
- le Conseil général, auquel elles appartiennent, pour ce qui concerne l’essentiel de leur
existence : autorité hiérarchique, personnel (sauf le directeur et un secrétaire de
documentation), moyens et budgets de fonctionnement et d’investissement, entretien
du bâtiment, responsabilité juridique ;
- le préfet, qui coordonne l’action des deux fonctionnaires d’État en ce qui concerne le
contrôle sur la gestion des archives de l’ensemble des services administratifs du
département produisant des archives publiques, qu’ils relèvent de l’État, des
collectivités, des officiers ministériels ou de tous les services chargés d’une mission de
service public ;
- le Ministère de la Culture et de la Communication – Service Interministériel des
Archives de France et Inspection générale des patrimoines, pour ce qui concerne les
nominations et inspections du personnel d’État, mais aussi la réglementation en matière
de collecte, de destruction et de gestion des archives publiques, ainsi que, dans une
certaine mesure, du contexte réglementaire et de certaines opérations culturelles. Il est
également à noter que l’Inspection générale des patrimoines adresse au Président du
Conseil général, à intervalles réguliers, des rapports d’inspection regardant l’ensemble
des domaines d’intervention des Archives départementales ;
- l’ensemble des administrations publiques du département, pour lesquelles les Archives
jouent le rôle de référent en matière de gestion d’archives (création, classement,
circulation, restauration, élimination, versement), assurant formations et veille
réglementaire ;
- les utilisateurs des Archives et le public de manière générale, que les Archives ont la
mission de servir en leur assurant l’accès d’une part au patrimoine archivistique qu’elles
collectent, classent et conservent, et d’autre part aux manifestations culturelles qu’elles
organisent afin de les initier à l’histoire du territoire départemental ;
- parmi les utilisateurs des Archives, les universitaires, étudiants et professeurs, qui
constituent une catégorie à part, qui sont amenés à étudier les sources conservées aux
Archives ;
6. - les partenaires institutionnels et privés, pour lesquels les Archives peuvent développer
des services d’archivage (notamment privé, par le biais des dépôts de fonds), mais aussi
de coopération culturelle en vue d’une plus grande variété, meilleure qualité et d’une
diffusion plus efficace des manifestations culturelles départementales ;
- les associations d’histoire locale ou départementale, que les Archives peuvent aider en
leur ouvrant de nouveaux fonds, en participant à leurs manifestations ou en les
accueillant en leurs locaux, et qui peuvent aider les Archives en leur assurant un
rayonnement plus efficace de leurs actions, dans une sorte de symbiose vertueuse.
Les Archives départementales se trouvent donc par nature dans une multiplicité de paradoxes
permanents : à la fois, elles ne gèrent qu’un secteur restreint de la vie publique, et en même temps
elles y exercent un monopole de fait, indiscuté et consacré par la loi ; à la fois, elles touchent une
proportion de population relativement marginale, et en même temps elles sont potentiellement et
réglementairement à la disposition de tous, et renferment des traces archivistiques de tout ce qui
se passe dans le département ; à la fois, elles sont souvent inconnues du public et souvent
absentes des préoccupations immédiates de la population, et constituent pourtant une entité
nécessaire au fonctionnement administratif global et à l’exercice de la démocratie.
Les Archives sont donc, à l’échelle départementale, une sorte de conscience mémorielle
symbolique, à la fois méconnue et indispensable.
Les Archives sont aussi le seul service départemental dirigé par un conservateur d’État, disposant
de la qualité à la fois prestigieuse et méconnue d’archiviste paléographe, autrement dit ancien
élève de l’École nationale des chartes. Son statut très spécifique, parfois jugé archaïque, de
fonctionnaire d’État chef d’un service du Conseil général, mais aussi la multiplicité des
partenaires et la relative modestie du service en matière de personnel et de ressources, font que le
service, à tort ou à raison, est souvent estimé à l’aune de la personnalité de son directeur.
1.1.3.Les dernières évolutions
Les comptes rendus des deux dernières inspections ministérielles de 2010 et de 2012, qui figurent
en annexe au présent Contrat de développement, laissent apparaître un certain nombre
d’évolutions, auxquelles elles n’ont pas manqué d’apporter des préconisations. En voici les
principales.
Date Evolution Préconisation
Positionnement, management, budget
Octobre
2010, Juin
2012
Intégration de l’ancienne direction
des Archives au sein du PDT puis
de la DDC, avec statut de service
Remédier aux problèmes de perte de
visibilité et aux risques de non-prise en
compte des besoins spécifiques du service
Octobre
2010
Organigramme des Archives
départementales répondant de
moins en moins à la réalité des
missions
Constitution d’une équipe de direction
autour de la directrice et de l’adjointe à la
directrice, où chacun disposerait d’un
domaine bien circonscrit ; réunion régulière
de tous les cadres
Juin 2012 Organigramme obsolète et trop
détaillé
Répartir en 3 pôles : organisation, moyens et
conservation ; collecte et traitement ;
relations avec les publics
Octobre
2010
Stabilité de l’effectif malgré un
accroissement des collections
Passer de moins de 1 à 1,2 ETP par
kilomètre linéaire
Octobre
2010
Réduction des budgets Stabilisation des baisses voire augmentation
des dotations
Bâtiment
7. Octobre
2010
Infiltrations d’eau dues au mauvais
drainage du sol et au jardin intérieur
Maintien voire renforcement du contrôle
manuel des conditions de conservation,
maintien d’une cadence intense de nettoyage
des collections
Octobre
2010
Manque croissant d’une salle de
conférences distincte de la salle
d’exposition, d’une salle d’accueil de
classes distincte de la salle de
réunion, de bureaux et d’une salle
de quarantaine
Octobre
2010
Sécurité du bâtiment devenant
insuffisante
Installation de serrures électroniques avec
report sur une centrale de sécurité
Octobre
2010, juin
2012
Nouvelle configuration des
magasins, nouvelles circulations
Plan d’évacuation des documents souhaitable
Juin 2012 Extension des bâtiments Mise en place d’un nouveau circuit
d’évacuation du personnel
Informatique, publics
Octobre
2010
Évolution du concept d’instrument
de recherche imprimé, obsolescence
du système d’information (gestion
interne et internet)
Encodage et mise en ligne desservie par un
moteur de recherche, réinformatisation
Octobre
2010
Érosion du public scolaire Modernisation de l’offre pédagogique,
renforcement de sa visibilité
Depuis juin 2012 et la dernière inspection en date, de nouvelles évolutions sont apparues.
Date Evolution Conséquence
Printemps-
été 2013
Problèmes de santé rencontrés par
les deux magasiniers
Fragilisation de l’équipe de salle de lecture,
menace constante de fermeture
Avril 2013 Départ de la photographe du
service
Ralentissement des opérations de
numérisation en interne
Printemps
2013
Mise en place d’un nouvel
organigramme, très détaillé
Insertion d’un nouveau niveau hiérarchique
intermédiaire et nombreuses nouveautés,
insuffisamment portées par la direction et
insuffisamment comprises
Hiver
2012-2013
Mise hors d’état de fonctionner du
système d’arrivée d’air de
l’extension des magasins
Impossibilité d’utiliser les nouvelles salles de
stockage
Eté 2012 Apparition de moisissures Gel des opérations de déplacement des
collections, nécessité d’un récolement global,
recherche de solutions
Année
2012
Mise en place d’un marché de
création d’un nouveau moteur de
recherche et visualiseur
Système non encore en ligne fin 2013
Au 1er
juillet 2013, parmi les préconisations prescrites en 2010 et 2012, seule la question de
l’organigramme a été traitée et a abouti à un résultat tangible, même si d’autres opérations ont
avancé et étaient en cours d’achèvement, notamment la mise en place d’un nouveau moteur de
recherche et d’un nouveau visualiseur.
8. En revanche, de nombreuses difficultés supplémentaires, non ou peu prévisibles, sont apparues,
touchant tant le personnel et son organisation, que le bâtiment et les conditions de conservation.
1.2.Un diagnostic
Si l’on s’en tient à ces constats, la situation de 2013 paraît grave, car non seulement les problèmes
soulevés par les inspections successives n’ont pas été résolus, mais en plus de nouveaux s’y sont
ajoutés. La réalité est bien évidemment beaucoup plus nuancée.
1.2.1.Le management
La direction d’Isabelle Chave, chef de service de 2004 à 2011, a marqué les esprits par son
dynamisme. Ses prédécesseurs n’avaient pas moins de qualités, mais incontestablement le nombre
de contacts, de manifestations diverses, de publications, de projets, d’instruments de recherches
achevés fut rarement aussi important. Les travaux d’extension des magasins de conservation ont
été programmés et engagés sous sa direction. Ses qualités de management, son rayonnement et
son charisme furent reconnus de tous, même si l’organigramme n’évoluait pas, le positionnement
du service se modifiait et les moyens de fonctionnement étaient revus à la baisse, à l’image de
ceux de la collectivité toute entière.
La direction de Marie-Astrid Zang, directrice des Archives départementales de 2011 à 2013, n’eut
pas les mêmes résultats. Plus courte, confrontée à de graves dysfonctionnements des
équipements, mettant en œuvre des qualités moins assurées, sa direction n’eut pas le même
rayonnement.
L’équipe de cadres assuma la lourde mission de maintenir l’organisation, l’activité et l’image du
service pendant cette période, mettant en place un nouvel organigramme répondant alors aux
demandes de la collectivité, mais non porté par la direction des Archives
1.2.2.Le positionnement et les moyens
Répondant aux défis d’une nouvelle vague de décentralisation dans un contexte de compensation
financière seulement partielle et de crise financière et économique généralisée, notamment à partir
de 2008, le Conseil général des Vosges, comme de très nombreuses autres collectivités, s’est
restructuré. Une réflexion a abouti à une nouvelle organisation des missions, et notamment à
l’intégration des Archives et de la Médiathèque départementales, services culturels « historiques »,
dans un Pôle du Développement du territoire et une Direction du Développement culturel, en
vue notamment d’une gestion des ressources plus transversale et économe.
Comme de nombreux autres services ou anciennes directions, les Archives départementales ont
subi un choc, peut-être comparable à celui de leur décentralisation de 1986. D’une gestion quasi
« autarcique » dans certains domaines, d’une marge d’initiatives relativement importante, elles
sont passées à une dépendance accrue vis-à-vis des services supports (eux-mêmes soumis à des
restrictions) et à un rapprochement de l’autorité hiérarchique les incitant à mutualiser moyens et
fonctions avec des services culturels voisins dans l’organigramme.
Ces nouvelles conditions ont bouleversé les Archives départementales des Vosges mais ont aussi
mis en évidence les qualités qu’elles avaient forgées en elles-mêmes au fil du temps : la
connaissance du territoire et des services de la collectivité, la rigueur de la gestion financière et
des ressources humaines, la spécialisation et le professionnalisme de l’équipe, l’intérêt de leurs
manifestations et publications pour un large public, la qualité de leurs relations avec le monde
9. culturel départemental. Ces domaines d’excellence, qui ont exigé des années d’efforts et
demandent à être cultivés sans cesse, peuvent aujourd’hui être mutualisés à l’échelle de la
direction du Développement culturel, sans toutefois que les Archives ne ressentent cette
mutualisation comme une dépossession, mais plutôt comme une reconnaissance, un partage et un
renforcement de leurs compétences. C’est au prix de ce partage et de cette reconnaissance de
leurs compétences que les Archives pourront prétendre à une participation plus large au
fonctionnement et à la vie administrative de la collectivité.
1.2.3.Le bâtiment
La question du bâtiment des Archives occupe une place à part dans ce bilan.
Un bâtiment d’archives ne doit pas être conçu comme un simple cadre de travail, mais comme le
principal outil, la condition nécessaire de la conservation des collections.
Le bâtiment du Saut-le-Cerf a été édifié en 1988 sur un terrain boisé, formé d’argiles et de
marnes, par conséquent traversé d’une multitude de petits ruisseaux. Dès la fin de sa
construction, le vide sanitaire s’est trouvé envahi d’eau la plus grande partie de l’année. Le taux
d’hygrométrie réglementaire de 50 % n’a été obtenu qu’au prix d’une climatisation et d’une
déshumidification vigoureuses, avec prise d’air neuf en façades à tous les étages.
Trente ans plus tard, les magasins de conservation entièrement remplis d’archives ont dû être
agrandis pour permettre à l’institution de poursuivre l’exercice de ses missions. Souhaitant
renforcer l’inertie naturelle du bâtiment, la collectivité a fait le choix d’insérer de nouvelles salles
de conservation dans les vides laissés entre les trois ailes d’anciens magasins, tandis qu’un
nouveau monte-charge de grande dimension et des escaliers de secours amélioraient
considérablement l’ergonomie et la sécurité de l’ensemble. Afin de limiter l’impact des conditions
propres de l’air neuf apporté dans le circuit de climatisation, a été conçu un puits canadien.
Une solution plus globale avait initialement été adoptée par la collectivité, comprenant la
reconstruction de la zone de travail du personnel et d’accueil du public, permettant de disposer
d’espaces plus vastes, mieux sécurisés, plus adaptés à la politique culturelle adoptée par la
collectivité, et parant ainsi aux inconvénients d’un bâtiment de 1988 pensé pour un public
exclusivement valide et essentiellement composé de lecteurs d’archives. Cette solution a été
abandonnée en cours de route pour des raisons d’économie : dans un premier temps, l’extension
seule a été mise en œuvre, et dans un second temps, la reconstruction de la zone de travail et
d’accueil n’a plus jamais été envisagée pour des raisons de coût dans un contexte budgétaire
contraint.
La mise en œuvre de l’extension des magasins a malheureusement été marquée par de
nombreuses, diverses et complexes difficultés, tenant tant à l’usure naturelle des anciennes
structures (étanchéité des façades, fuites de canalisations anciennes), à des aléas de chantier
(diminution de l’efficacité des déshumidificateurs), qu’à des facteurs endogènes (défaut d’air neuf
dans les installations anciennes suite à l’obstruction d’arrivées d’air) et exogènes (fortes remontées
d’eau dans le terrain). Tous ces facteurs ont globalement abouti à une forte diminution des
performances climatiques des installations des anciens magasins et à une humidité résiduelle
excessive dans les nouvelles salles. En peu de temps, les anciens magasins ont été envahis par les
champignons, tandis que les nouveaux magasins demeuraient trop humides pour être utilisés,
particulièrement en période de chaleur et de fortes précipitations (printemps et automne).
Fin 2013, on pouvait dresser le constat d’un bâtiment ancien faisant courir un risque aux
collections qu’il conservait, et de nouvelles salles inutilisables à moyen terme. Tout cela induit
10. pour l’avenir de fortes contraintes dont le présent Contrat de développement doit
impérativement tenir compte.
1.2.4.Les publics
Les relations des Archives de France avec leur public ont été bouleversées durant la dernière
décennie, et les Vosges n’y ont pas fait exception. Trois domaines d’évolution peuvent être
distingués : la communication physique des archives, l’animation culturelle et la numérisation et
mise en ligne des collections.
La communication physique des collections a subi, globalement, une baisse significative de 30 %
en moyenne en France. Peuvent entre autres être invoqués, pour l’expliquer, d’une part un certain
essoufflement de la « fièvre généalogique » des années 1980-1990, qui avait renouvelé et
considérablement augmenté le public physique des Archives ; d’autre part, le vieillissement et la
raréfaction des élites intellectuelles que représentaient les « érudits locaux », tandis que les
étudiants jusqu’au doctorat n’étaient plus astreints à la recherche ; enfin, la mise à disposition sur
Internet des documents les plus demandés.
Dans les Vosges, la diminution des communications physiques a été moins prononcée que dans
les autres départements lorrains, à tel point qu’en 2013, ce sont les Vosges qui ont accueilli le plus
grand nombre de lecteurs et donné communication du plus grand nombre de documents dans
toute la Lorraine.
Parallèlement, la politique dynamique d’animation culturelle suivie sous la direction notamment
d’Isabelle Chave a déclenché un cercle vertueux aboutissant à une augmentation sensible et
croissante de la fréquentation « culturelle » du service, c’est-à-dire hors salle de lecture. En même
temps étaient affinées les techniques de communication mises en œuvre par le service pour
accroître son rayonnement auprès des Vosgiens. Il doit être noté que cet effort se dirigeait vers
tous les publics potentiels, sans en négliger aucun : public savant, mais aussi public empêché,
généalogistes, public scolaire, etc.
La numérisation et la mise en ligne des collections les plus consultées ont totalement renouvelé le
rapport des Archives avec leurs lecteurs. L’état civil, fonds de loin le plus consulté, était numérisé
dès 2006, mais sa mise en ligne n’a été effective qu’en 2010. Associée à la mise à disposition
d’instruments de recherche en format PDF, cette mise en ligne a généré une augmentation
considérable du public des Archives : en moyenne 50 000 connexions par mois. Mais qui dit
nouveaux services dit également nouvelles exigences ; et, rapidement, l’enthousiasme public
entraîné par la création du site internet des Archives des Vosges, désormais indispensable, a cédé
la place à d’amers reproches en cas d’interruption du service. De plus, le public a sollicité des
mises à jour plus fréquentes, ce qui a mobilisé les équipes et les prestataires. Très vite, les outils
utilisés dans la version 1 du site Internet ont semblé désuets, comparés aux performances des
outils d’autres collectivités. Or, les possibilités de la Direction en charge des systèmes
informatiques de la collectivité ne permettent pas une telle réactivité. L’équipe des Archives s’est
très vite trouvée placée dans la situation délicate d’un service en proie aux réclamations du public
sans pour autant disposer des outils pour expliquer les dysfonctionnements et les résoudre à
court terme. Pis encore, les nouvelles collections numérisées (plans par masse de culture en 2008-
2009 ; cadastre napoléonien en 2011-2012 ; registres matricules de recensement militaire en 2012-
2013) ne pouvaient être mises en ligne faute de la possibilité d’une mise à jour.
Fin 2013, une réflexion sur les systèmes informatiques utilisés par le service aboutissait au constat
de la nécessité de disposer désormais d’un nouvel outil globalisé, permettant une meilleure
réactivité du site et limitant les dysfonctionnements.
11. Conclusion
En conclusion de cette première partie du Contrat de développement, la situation des
Archives départementales des Vosges pouvait très globalement se résumer en trois points
principaux :
1. Un service pleinement intégré dans le paysage départemental par sa longévité, sa fonction
transversale, la complexité de son positionnement administratif, et les qualités intrinsèques
qu’il a su forger au fil des décennies ;
2. Une période particulièrement dynamique de 2004 à 2011, qui a vu naître de nouvelles
exigences sans que, pour des raisons diverses, les outils fondamentaux que sont le
positionnement dans la collectivité d’une part, le bâtiment d’autre part et enfin les systèmes
informatiques, ne puissent être renouvelés de manière à y répondre de manière durable ;
3. Une période de crise, entre 2012 et 2013, née d’une aggravation de cette inadéquation
croissante entre les objectifs affichés du service et les moyens mis à sa disposition pour y
répondre, cette situation de crise n’ayant pu être ni gérée ni résolue d’une manière jugée
satisfaisante.
12. 2.Deuxième partie
La définition des objectifs du service 2014-2018
La définition des objectifs du service pour la période 2014-2018 s’appuie nécessairement sur le
bilan de 2013. En vérité, elle en découle directement, les thématiques développées ci-dessous
n’étant au fond que des solutions devant permettre de sortir des difficultés « par le haut ».
En premier lieu, il convient de résorber cette inadéquation entre les objectifs et ambitions du
service, et les moyens mis à sa disposition ; autrement dit, de redéployer les moyens du service.
En second lieu, il convient de redéfinir de manière cohérente et concertée les objectifs du service,
de les quantifier et d’en organiser l’accomplissement satisfaisant dans un temps ni trop court, ni
trop long, conformément à une logique de projet.
Dans un troisième temps, enfin, il s’agit de renforcer l’intégration du service dans son
environnement en rendant à son action une plus grande transparence, tant auprès de la
collectivité que de ses tutelles, et en montrant auprès des publics une ambition renouvelée
conforme à ses attentes.
2.1.Le redéploiement des moyens d’action du service
Cet objectif paraît à première vue difficile à tenir dans un contexte de resserrement budgétaire,
qui touche les moyens à la fois matériels et humains mis à disposition du service. Toutefois, la
bonne santé et le bon fonctionnement des Archives départementales est une nécessité pour la
collectivité et la vie culturelle et administrative du département. De plus, le redéploiement devrait
avoir également pour conséquences la réaffectation de moyens dédiés à des objectifs jugés non
prioritaires, vers des objectifs jugés prioritaires.
2.1.1.Le management
Pour mieux employer ses moyens, il faut d’abord mieux s’organiser. Une réflexion sur le
management aux Archives départementales doit aboutir à une rupture par rapport aux pratiques
existant précédemment.
Ainsi, il convient d’accorder la priorité à la concertation, à l’échange des pratiques, à l’analyse des
fonctionnements comparés entre les différents secteurs d’action du service, direction y compris.
De ces échanges renouvelés doivent naître une nouvelle pratique managériale, basée sur la
compréhension mutuelle des problématiques, le partage des expériences et la stimulation
réciproque. La direction du service doit en particulier veiller à l’instruction de chaque dossier
technique par les personnes les plus à même de le faire, compte tenu de leurs compétences, et au
partage des résultats des analyses avant des prises de décision si possible de manière unanime. Ce
partage doit s’effectuer dans une instance rassemblant toutes les personnes en situation
d’encadrement, au rythme d’une réunion hebdomadaire ou au minimum bimensuelle. Au sortir
de cette instance, la phase de consultation doit s’étendre à l’ensemble du personnel concerné,
selon la méthode proposée par chacun des cadres en fonction de l’effectif encadré, des
environnements de travail, de la spécificité de chacun de ses collaborateurs. Ces deux types
d’instance doivent permettre de faire « descendre » l’information, et au moins aussi bien de la
13. faire « remonter », de manière que chacun se sente encadré et partie prenante d’une action
commune, mais aussi se sente écouté dans ses problématiques et ambitions propres.
Des réunions de service doivent s’organiser régulièrement, au minimum deux fois par an, au
maximum six fois par an, afin de rendre compte à chacun de l’avancement du travail de tous, et
de pouvoir partager directement la réflexion du service sur des enjeux très transversaux et
engageant l’avenir du service.
Une réflexion doit également s’ouvrir pour juger de l’efficacité de l’organigramme adopté en
2012, de sa pertinence et de la nécessité de le conserver ou de le modifier. Cette phase est
particulièrement importante, puisqu’elle doit faire l’objet du plus large consensus possible afin
que, si changement il y a, il soit porté par le service dans son entier. C’est pourquoi un temps
certain sera laissé à la réflexion individuelle et collective, afin que les bonnes réponses puissent
être apportées aux bonnes questions. En février 2014, cette réflexion était déjà avancée et
relativement proche de l’aboutissement.
Vis-à-vis des tutelles et des services voisins de la collectivité, le management doit veiller à la plus
grande transparence et à la meilleure communication possible des programmes et des actions des
Archives. Ce présent Contrat de développement est déjà un indice important de cette ambition
nouvelle. Par un système simple et efficace d’aide mutuelle, les Archives doivent, dans la mesure
de leurs possibilités, répondre aux demandes des services voisins, tant pour ce qui concerne leurs
missions réglementaires que pour ce qui touche à la vie culturelle de la collectivité et du
département tout entier ; mais elles doivent aussi pouvoir compter sur l’aide des services voisins,
là aussi dans la mesure de leurs possibilités, dans les domaines que les Archives ne peuvent
maîtriser, parce qu’ils se trouvent en-dehors de leurs aires d’action traditionnelles, ou pour des
tâches qui nécessiteraient renforts et secours.
La solidarité entre services, que la réorganisation de la collectivité implique largement, ne peut
être efficace et bien comprise que dans cet esprit de transparence et d’utilité mutuelle. De grandes
réalisations sont dès lors tout à fait possibles.
2.1.2.Les moyens matériels, le bâtiment
Les deux domaines urgents, pour ce qui concerne les moyens matériels, sont d’une part
l’équipement informatique, et d’autre part le bâtiment.
On l’a vu, les Archives vivent dans un environnement informatique à la fois hétéroclite et quasi
obsolète. Hétéroclite car plusieurs couches successives de logiciels coexistent sans aucune liaison
possible entre elles : Gaïa pour le récolement, la salle de lecture et le site Internet, GescoMedia
pour la description des fonds iconographiques, Orphée pour la description et la mise en ligne des
notices bibliographiques, avec de nombreux défauts pour ce qui concerne la mise en ligne (liens
défectueux). Les instruments de recherche sont, eux, publiés uniquement sous Word et parfois
Excel. Cet environnement est obsolète car Gaïa n’est plus guère adapté aux exigences actuelles
d’un site internet, et GescoMedia n’est pas compatible avec les normes internationales de
description et ne peut être qu’utilisé en interne ; en outre, les Archives ne sont actuellement pas
équipées de logiciel d’aide au classement, qui pourtant est aujourd’hui un outil essentiel de
description normalisée et d’encodage selon les normes XML-EAD en vigueur.
La première nécessité est donc dans un premier temps de moderniser et de mettre à jour le site
Internet des Archives, afin qu’il donne une meilleure image de la collectivité et permette l’accès à
l’ensemble des collections numérisées.
La seconde nécessité est de réfléchir à l’adoption d’une solution progicielle globale permettant
d’intégrer toutes les fonctions précitées dans un seul système intégré et compatible avec les
14. normes internationales de description. Cette nouvelle acquisition permettrait d’adopter un
système plus lisible et stimulant pour tous, et d’abandonner les coûteuses maintenances et
licences de tous les autres systèmes.
Ces deux nécessités figurent donc en première ligne dans le Contrat de développement.
Pour ce qui concerne le bâtiment, l’urgence est bien évidemment de le rendre à nouveau apte à
conserver les archives dans des conditions acceptables, autrement dit à lutter efficacement contre
l’humidité envahissante.
À ces fins, l’option d’un déménagement global des archives ne peut être envisagée pour des
raisons de coût. Il conviendra donc d’établir des diagnostics précis expliquant la présence
d’humidité dans le bâtiment, et de trouver les moyens efficaces de la contrer. La restauration des
circuits de climatisation de l’ancien bâtiment et le retour à des traitements d’air satisfaisants,
constitue une première étape. Une seconde étape doit concerner les nouvelles salles de
conservation, dont le système de climatisation devrait être expertisé, afin de déterminer si les
solutions imaginées lors des travaux répondent véritablement aux enjeux et, si oui, quels sont les
moyens à utiliser pour leur donner toute leur ampleur. Dans le cas contraire, il conviendrait
d’imaginer une solution de rechange.
En tout état de cause, une solution alternative et utile pour la gestion des salles et collections
contaminées serait la location de nouveaux espaces de stockage provisoires, permettant d’une
part de vider et de désinfecter les salles par des opérations-tiroirs, et d’autre part de poursuivre la
collecte des archives.
Parallèlement, il conviendrait de mener une réflexion pouvant aboutir à une amélioration globale
des conditions de travail du personnel et des d’accueil du public, ces deux séries de difficultés
n’ayant pas trouvé de réponse jusqu’ici. L’objectif serait de répondre à court ou moyen terme aux
problèmes
- de l’accueil des personnes âgées ou handicapées, dont l’accueil est actuellement
impossible, faute d’équipements suffisamment accessibles ;
- des conditions de travail régnant au secrétariat : humidité excessive en raison du
jardin intérieur, chaleur étouffante en été en raison de la verrière, mauvaise
position pour l’accueil du public ;
- des conditions de sécurité préoccupantes pour une partie du personnel logé dans
les étages des magasins d’archives, isolé du reste de l’équipe ;
- de l’insuffisance chronique de capacité de l’actuelle salle de réunion.
L’option d’une complète reconstruction ayant été jugée trop onéreuse, il conviendrait de réfléchir
à une solution intermédiaire à moindres coûts, visant au réaménagement de la zone d’accueil du
public, de secrétariat et de salle de réunion. L’objectif pourrait être de diminuer la surface de la
salle de lecture, d’y aménager une nouvelle et plus vaste salle de réunion, de convertir le jardin
intérieur en salle d’exposition annexe ou en espace d’accueil du public, et enfin de convertir
l’ancienne salle de réunion en bureaux pour le personnel logé dans les étages.
2.1.3.Les ressources humaines
La solidité et la solidarité de l’équipe des Archives a été mise à l’épreuve au printemps et à l’été
2013. En effet, dans un contexte général de réduction du nombre de postes de travail, effort
auquel les Archives avaient déjà participé (au détriment du secteur Archives privées et
iconographiques, autrefois points forts du service), la photographe du service, en poste depuis de
nombreuses années, a rapidement sollicité et obtenu une mutation vers le Service
Communication de la collectivité, sans qu’aucune solution de remplacement ne soit envisagée, et
en laissant sur place un matériel complexe qu’elle seule pouvait utiliser. Ainsi, les activités de
numérisation en interne (commandes des lecteurs, corrections et compléments apportés à la
15. numérisation de masse en externe, numérisation de documents figurés pour la base GescoMedia)
ont été quasi interrompues. Parallèlement, parmi les deux magasiniers titulaires de l’équipe, une
personne, puis la seconde, ont rencontré des problèmes de santé mettant en cause leur capacité à
effectuer leur mission. À tout moment, la salle de lecture était donc menacée de fermeture forcée,
faute de magasiniers.
Pour faire face à ces deux problèmes mettant en cause le fonctionnement des Archives, appel
doit être fait aux services compétents pour
- d’une part, réévaluer les besoins réels du service en matière de numérisation, et
attribuer ces missions à une personne suffisamment compétente pour se servir
d’un matériel de qualité adéquate ;
- d’autre part, étoffer les ressources de l’équipe de magasiniers, afin de permettre
aux deux magasiniers titulaires de commencer des traitements et de garantir le
bon fonctionnement de la salle de lecture ; en raison de l’urgence de la situation,
une solution a été apportée à cette question spécifique dès janvier 2014.
- enfin, mener une réflexion de fond visant à redonner une priorité au traitement
des fonds privés et iconographiques, parmi lesquels le fonds prestigieux de
l’Imagerie d’Épinal, afin de bâtir autour de lui un axe de développement majeur.
Au total, le redéploiement des ressources humaines et matérielles doit permettre principalement
de solutionner les urgences les plus criantes dans le fonctionnement du service, au premier rang
desquelles la conservation et l’accès aux collections, domaines d’action essentiels pour un service
d’archives.
2.2.La définition des objectifs dans une logique de projet
Toutefois, redéployer les moyens ne suffira pas encore à redonner du souffle à l’action des
Archives. En effet, même augmentés, les moyens alloués ne permettent plus, aujourd’hui, de
mener de front l’ensemble des secteurs d’activité des Archives, tant sont grandes les sollicitations,
tant sont complexes les situations, tant sont importants les retards déjà accumulés.
Il convient donc de prioriser l’action des Archives, en privilégiant une logique de projet
permettant de concentrer les moyens disponibles dans une direction précise pendant un temps
donné.
Si elle a l’inconvénient de laisser provisoirement de côté de nombreux domaines qui, sans être
prioritaires, n’en sont pas moins importants, cette stratégie a l’avantage de résoudre les problèmes
les plus urgents et de concrétiser l’action du personnel, ainsi de l’encourager et de la motiver par
des réalisations rapides et manifestes.
Le plus difficile est sans doute de sélectionner un domaine parmi les nombreuses thématiques
importantes et urgentes. L’attention des Archives s’est toutefois immédiatement portée sur une
évidence : parmi les joyaux des collections des Archives départementales des Vosges se trouvent
sans conteste le fonds de l’Imagerie d’Épinal, elle-même connue quasiment dans le monde entier,
et les fonds des entreprises prestigieuses, filatures, fonderies, teintureries, papèteries qui ont
assuré la prospérité et la notoriété du territoire entre les XVIIIe
et XXe
siècles. Ces fonds génèrent
une demande du public en augmentation régulière, du fait d’une part de l’attrait croissant de notre
civilisation pour l’image, et d’autre part de l’importance mémorielle et généalogique des grandes
entreprises qui ont fleuri sur la terre vosgienne, sans même évoquer les diverses réutilisations
possibles de ces patrimoines par l’industrie actuelle.
Or, une grande partie de ces fonds, dont la partie iconographique du fonds de l’Imagerie, est
restée à l’état de vrac d’archives, malgré une activité de classement régulière, mais faute d’une
réelle priorisation et de moyens adaptés aux quantités considérables.
16. Inversement, les autres fonds, et notamment les fonds publics, ont été jugés moins dignes d’une
priorisation immédiate, d’une part du fait que les archives publiques modernes (1789-1940)
avaient déjà fait l’objet d’une politique de classement intense, à l’exception notable de la série L
des archives révolutionnaires ; et d’autre part, que les archives anciennes et communales
notamment semblent aujourd’hui moins utilisées par le public, de manière très générale.
Le présent Contrat de développement propose donc de concentrer l’activité de traitement et de
classement des fonds, qui occupe la plus grande partie des archivistes, sur les archives
iconographiques et privées, afin, en l’espace de 4 années, de parvenir à achever le classement du
fonds de l’Imagerie d’Épinal et de nombreux autres fonds d’archives iconographiques et privées.
2.2.1.La collecte
La collecte des archives, tant privées que publiques, est rendue problématique par la situation
alarmante des magasins de conservation. En effet, il est plus sage de reporter la collecte
d’archives précieuses ou volumineuses à un moment où des conditions de conservation correctes
seront à nouveau de mise aux Archives. De plus, les magasins anciens sont actuellement quasi
saturés ; y admettre de nouvelles archives compliquerait les nécessaires travaux de désinfection et
de nettoyage des archives déjà présentes, et contribuerait à rendre encore plus figée une situation
déjà passablement bloquée.
C’est pourquoi il sera proposé de ne plus accepter de nouveaux documents que par exception,
tant pour ce qui concerne les archives des services administratifs, que les archives communales et
privées.
2.2.2.Le contrôle sur les archives publiques et les formations
Le contrôle exercé par l’État sur ses propres archives et celles des collectivités et officiers publics
et ministériels n’entraîne pas forcément de collecte de ces archives. Cette activité peut donc être
poursuivie avec les moyens accoutumés. En outre, elle permet d’apporter méthodologie et
conseils aux services en vue d’effectuer des éliminations d’archives régulières et normalisées, en
toute légalité, et ainsi de mieux faire accepter le moratoire sur les nouveaux versements d’archives
aux Archives départementales.
Les formations apportées aux gestionnaires d’archives publiques peuvent également se
poursuivre ; cette action est fort appréciée du public par sa pertinence et les idées et moyens
qu’elle donne afin de maîtriser les flux archivistiques.
Par ailleurs, à l’heure de la dématérialisation des archives courantes et intermédiaires, les
administrations sont confrontées à de nombreuses interrogations tenant à la valeur juridique des
nouveaux supports, à la pérennité de l’information numérique et à la manière de gérer les flux de
données électroniques.
Le contrôle et les formations sur la gestion des archives conservent donc toute leur actualité.
Pour ce qui concerne précisément les tournées de contrôle d’archives communales, le temps et
l’énergie gagnés du fait de la suppression des collectes systématiques (exception faite de l’état
civil, des délibérations du conseil municipal et des contributions foncières), souvent dans des
conditions très défavorables, pourront être réinvestis dans une intensification de la présence sur
le territoire. C’est ainsi qu’on pourrait passer d’un rythme d’un canton inspecté par année, à deux
cantons.
Pour ce qui concerne les formations, un effort sera fourni par le service en direction de
l’Association des Maires des Vosges et des administrations du département, visant à les intensifier
et à gagner un public plus nombreux.
17. 2.2.3.Le traitement des archives détériorées ou à relier
L’atelier de reliure-restauration des Archives départementales rassemble des professionnels
aguerris, capables de donner une seconde vie à des documents endommagés, et ainsi de leur
permettre d’être utilisés par de nombreux lecteurs dans les siècles à venir.
Cette activité doit se maintenir, en particulier en direction des documents privés ou
iconographiques qui seront classés, numérisés et exposés lors d’opérations d’animation culturelle.
Parallèlement, l’activité de reliure devrait connaître une baisse relative du fait d’une demande
extérieure moins importante ; la restauration et la lutte contre les moisissures devraient donc s’en
trouver renforcées.
La problématique des documents touchés par les moisissures est ici particulière. En effet, les
archives à classer dans le cadre de ce Contrat de développement devront obligatoirement faire
l’objet d’un nettoyage, voire d’une désinfection selon la nature des micro-organismes contre
lesquels il faudra lutter. La tâche est immense, puisque la plus grande partie des salles d’archives
sont touchées par les moisissures. Aussi, une stratégie devra être mise en place, comprenant
plusieurs étapes :
- diagnostic sur la nature des moisissures rencontrées ;
- formation du personnel sur la manière de lutter contre ces moisissures de manière
curative (nettoyage ou désinfection) ou préventive (dépoussiérage) ;
- définition d’un plan d’action, visant dans un premier temps à traiter les fonds
destinés à être classés, et dans un second temps les fonds les plus touchés ;
- parallèlement aux solutions techniques mises en œuvre pour déshumidifier le
bâtiment (voir 2e
partie, A, 2), désinfection de salles à l’unité ou par étages afin de
se prémunir contre un retour des moisissures à la moindre occasion, en vidant
chaque salle de ses collections selon un système à tiroir.
Le personnel de l’atelier de reliure-restauration ne pourra seul mener de front toutes les
opérations de restauration et de nettoyage-désinfection des archives ; toutefois, il pourra jouer un
important rôle de conseil auprès des décideurs et des agents en charge des opérations matérielles.
2.2.4.Le classement
Point de convergence et de priorité, véritable colonne vertébrale du présent Contrat de
développement, l’activité de classement devrait occuper une très grande majorité du personnel
des Archives, et se consacrer exclusivement au traitement des fonds iconographiques et privés.
L’objectif affiché est d’avoir traité, entre 2014 et 2018, d’une part la totalité du fonds de
l’Imagerie d’Épinal, et d’autre part les principaux fonds privés actuellement en souffrance.
La plus grande partie du personnel en charge du classement devra se former aux techniques et
méthodes particulières propres aux archives privées. De ce fait, on commencera par achever les
fonds en cours de classement, et on entreprendra les fonds iconographiques et privés en
commençant par des tâches relativement didactiques et faciles afin de se familiariser avec ce
nouveau type d’archives.
Les cadres devront permettre à chaque agent en charge du classement d’exprimer, tant que faire
se pourra, sa propre personnalité dans le choix du fonds à traiter. C’est ainsi que certains agents
pourront travailler de préférence en équipe, alors que d’autres préféreront un travail plus solitaire.
Parmi la grande variété des fonds privés et iconographiques, chacun devrait pouvoir aborder un
fonds qui lui semble proche de ses propres centres d’intérêt.
18. La programmation quadriennale du Contrat de développement permettra à chacun de se voir
donner des objectifs à moyen terme et de pouvoir disposer d’une vision large, complète et
concrète de ce qui lui sera demandé. Ce confort pourra apporter en quelque sorte un surcroît de
sérénité à une équipe largement éprouvée ces dernières années.
2.2.5.Numérisation, encodage, mise en ligne
La politique de numérisation en interne, on l’a vu, a été mise en cause par le départ de la
photographe du service. Il convient de réexaminer cette politique et de lui donner trois axes
principaux, à savoir
- compléter les collections déjà numérisées en externe ;
- réaliser des prises de vues de fonds en cours de classement, en vue de leur mise en
ligne (fonds iconographiques en particulier) ;
- numériser des fonds entiers complémentaires à ceux déjà mis en ligne et très
demandés par le public : notamment l’état civil récent.
Selon leur degré d’urgence et la nature des fonds classés, ces trois axes seront mis en œuvre
successivement ou simultanément.
Un cas particulier se pose pour la base des fonds iconographiques saisie pour le moment sur
GescoMedia. Ce logiciel, s’il offre une plate-forme de saisie commode, ne permet ni export
normalisé, ni mise en ligne des fonds décrits, ni rattachement des notices à des images
numérisées. Il est donc obsolète et doit être remplacé par un module du progiciel qui devrait être
acquis.
Dès lors, que faire des données déjà saisies ? La seule solution consiste à les exporter des bases
existantes vers un format plus souple, type Excel, et à les revoir entièrement afin de les
normaliser et de les encoder en langage XML-EAD, en vue d’une publication sur Internet. Étant
donné le nombre impressionnant de notices existantes, et le caractère très répétitif de l’opération,
il s’agit là d’une prestation pouvant être prise en charge en externe, sous le contrôle d’un chef de
projet issu de l’équipe des Archives. Il s’agit là d’une procédure coûteuse pour la collectivité et
lourde pour le service, mais indispensable si l’on veut sauvegarder ces précieuses données issues
de longues années de travail d’un personnel qualifié. Le grand bénéfice que l’on pourra en tirer
sera bien sûr la mise en ligne relativement rapide de ces données, assorties de leurs images
numérisées, de manière que le grand public puisse consulter toutes ces informations et constater
l’extrême richesse des collections iconographiques des Archives départementales des Vosges, en
pleine cohérence avec l’esprit de ce Contrat de développement.
De manière plus générale, les problèmes de mise à jour du site Internet par la mise en ligne de
nouvelles données (nouveaux instruments de recherche, mise à jour des collections déjà
numérisées, mise en ligne de nouvelles collections numérisées) devraient pouvoir trouver une
solution avec l’adoption du nouveau moteur de recherche et du nouveau visualiseur d’archives
numérisées sur le site Internet des Archives.
Cette mise en ligne sous-entend un important travail de préparation des bases de données et
d’encodage, qui ne peut être effectué que par le personnel qualifié des Archives départementales.
Elle implique également un certain coût pour l’hébergement en externe des données. Le Contrat
de développement prévoit donc un échelonnement de ces opérations de mise en ligne, en
commençant par les fonds les plus demandés par le public : mise à jour de l’état civil ; registres
matricules ; cadastre napoléonien ; recensements ; et enfin état civil récent. Les nouveaux fonds
classés et inventoriés devraient être mis en ligne au fur et à mesure de leur achèvement.
19. 2.2.6.La bibliothèque
La bibliothèque des Archives occupe une place à part dans les collections des Archives. Les
acquisitions et le catalogage sont tenus à jour très régulièrement, de manière à rendre au public le
service qu’il en attend. Toutefois, le logiciel de saisie des notices, Orphée, utilisé par l’ensemble
des services de la collectivité gérant des bibliothèques, s’il offre un outil de saisie très commode,
ne permet pas la mise en ligne des données à jour de manière régulière. Cela revient à dévaloriser
le travail effectué en interne, puisqu’il n’est guère utilisable par le public. À l’origine de cette
problématique, les bases de données bibliographiques des Archives ne sont pas jugées prioritaires
par le prestataire chargé de la mise en ligne. De plus, il est impossible au public d’effectuer des
recherches croisées entre la bibliothèque des Archives et les archives elles-mêmes, ce qui pose le
problème de l’obsolescence du système.
Cette difficulté majeure peut trouver une solution à la fois simple et pratique : en effet, les
progiciels d’archives aujourd’hui sur le marché comprennent un module d’import, de publication
et de recherche dans les bases de bibliothèques. Il suffirait donc d’exporter les données d’Orphée
et de les intégrer au progiciel d’archives pour parvenir aux objectifs recherchés et satisfaire le
public.
2.3.Une ambition renouvelée en direction des publics
L’animation culturelle est un des secteurs dans lesquels les Archives départementales ont le plus
brillé ces dernières années. Une équipe réduite, mais aux compétences très solides, a développé
des habitudes et des outils capables de tenir une programmation touffue dans tous les domaines :
conférences, expositions, colloques, publications, spectacle vivant, animations, et pour tous les
publics : enfants, adolescents, étudiants, « grand public », personnes âgées, personnes handicapées
dans la mesure où les équipements le permettent.
Le public a donc pris l’habitude de fréquenter les Archives pas seulement pour y consulter des
archives, et la collectivité peut sans doute s’en féliciter, car c’est ainsi que les archives pourront
faire rayonner le patrimoine vosgien auprès du plus grand nombre. Renoncer à cet objectif ferait
faire, certes, quelques économies, mais surtout priverait la collectivité d’un bel outil culturel et de
compétences avérées, et surtout les Vosgiens d’une instance de mise en valeur de leur histoire et
de leur patrimoine.
Toutefois, ces bonnes habitudes doivent impérativement être soutenues par une offre culturelle
variée et intense, sans quoi elles pourraient rapidement s’éteindre.
Il paraît donc indispensable d’inscrire au présent Contrat de développement un important volet
d’animations culturelles variées. Ce qui toutefois n’empêche pas, là encore, de maîtriser les coûts
et surtout d’organiser cette politique de manière qu’elle soit extrêmement lisible, cohérente et
réponde à des problématiques réellement constatées sur le territoire.
C’est ainsi que le Contrat de développement prévoit globalement, pour les quatre prochaines
années, plusieurs types de manifestations :
1. « Colonne vertébrale » : l’Image des Vosges
Il s’agit d’un cycle de deux d’expositions, d’un colloque et d’une publication sur l’ « Image des
Vosges », à visée universitaire, en écho avec la question globale de l’identité du territoire à
travers ses représentations, à destination du grand public intéressé par l’art. Bien évidemment,
20. ce thème a été choisi en relation avec le cœur de ce Contrat de développement, à savoir les
fonds iconographiques et leur redécouverte par le grand public.
2. Expositions ponctuelles avec public plus ciblé
Sous ce titre, on a rassemblé deux expositions moins ambitieuses que les précédentes, mais
plus spécialisées dans un domaine d’excellence du savoir-faire vosgien. La première
exposition est consacrée à la Manufacture vosgienne de grandes orgues de Rambervillers, et
met en lumière un fonds d’archives exceptionnel, à destination du très grand public, mais plus
spécialement des mélomanes de tous âges.
La seconde exposition sera consacrée à l’aéronautique dans les Vosges, et ciblera un public
d’amateurs d’aviation, de tous âges.
3. Expositions du Service éducatif
Il s’agit d’un cycle annuel d’expositions réalisées par des scolaires, dans le cadre du Service
éducatif des Archives, à destination du grand public, et surtout des scolaires et de leurs
parents. Les réalisations des scolaires, préparées plusieurs mois durant par leurs classes en
relation étroite avec le Service éducatif des Archives, et dont la thématique change chaque
année, sont mises en forme et en scène par le personnel des Archives et exposées un mois
durant. De nombreuses visites du service par les scolaires accompagnent les préparations de
ces expositions.
4. Autour de la Première Guerre mondiale
La période 2014-2018 est bien évidemment marquée par les célébrations du centenaire de la
Première Guerre mondiale. Les Archives départementales préparent de longue date deux
événements très différents, visant également des publics différents.
Il s’agira d’abord d’un colloque en mai 2015 et de la publication de ses Actes en 2016 sur le
thème de la « Guerre de montagne », le tout étant réalisé en partenariat avec le Conseil
général du Haut-Rhin (Archives départementales). Il s’agira d’un colloque universitaire, mais
il comprendra un volet spécifique (conférence spécifique, concert) clairement adressé au
grand public intéressé par l’histoire du premier conflit mondial dans les Vosges et le Haut-
Rhin.
Ensuite, il est également prévu de mettre en ligne un site Internet spécifique sur la Première
Guerre mondiale dans les Vosges, éventuellement en partenariat, là encore, avec des
collectivités voisines. Ce site sera clairement destiné à un public de collégiens et lycéens, mais
restera ouvert au très grand public. Il sera constitué notamment :
- d’une série de diaporamas thématiques rassemblant des photographies d’époque ;
- de vidéos historiques et contemporaines, expliquant le conflit dans le contexte
vosgien ;
- d’un moteur de recherche donnant accès à tous les contenus ;
- de la base de données d’archives privées issue de la « Grande collecte », opération
nationale prévue en novembre 2013 et à laquelle les Vosges participaient
activement ; de la base de données des sources vosgiennes du premier conflit
mondial, reprise de la publication dirigée par Isabelle Chave en 2008 ;
- d’une base de données iconographiques rassemblant les photographies conservées
aux Archives sur le premier conflit mondial.
5. Cycle d’animations pour publics spécifiques
21. Enfin, un cycle d’ « animations d’automne », dont le thème pourra changer chaque année, sera
spécialement tourné vers les publics spécifiques : centres sociaux, personnes âgées, personnes
handicapées. De manière très générale, la durée de chacune de ces animations sera d’une journée.
Le cycle pouvait d’ailleurs commencer dès 2013 avec un concours de dessin consacré à saint
Nicolas, pour préparer les fins d’années, à l’issue duquel les Prix ont pu être distribués et les
meilleurs dessins exposés jusqu’à la fin d’année.
Les thématiques et le public ne sont pas encore définis pour tous les millésimes, mais l’animation
de 2014 pourrait être consacrée aux publics des centres sociaux autour d’une intrigue de sorcières
à l’approche de la fête d’Halloween.
6. Ateliers de pratique historique
Les ateliers de pratique historique rassemblent une dizaine de personnes, environ un samedi par
mois, pour une formation sur l’utilisation de telle source d’archives ou sur une thématique
spécifique. Une faible fréquentation est nécessaire au bon déroulement de l’opération, car elle
permet une discussion et, au besoin, des formations spécifiques sur mesure.
Toutefois, ce dispositif est relativement lourd à mettre en place pour le service, car il sous-entend
un travail préalable relativement fouillé.
Une réflexion pourrait voir le jour en vue de diffuser ces formations par un autre biais, Internet
par exemple, de manière à en multiplier les bénéficiaires.
22. Conclusion
En conclusion de cette deuxième partie du Contrat de développement, la définition des
objectifs découle clairement des problématiques exprimées dans la première partie, et
s’organise selon trois axes principaux, qui pourraient désormais être les fils conducteurs de
l’action des Archives départementales dans les quatre années qui viennent :
1. Un renforcement des ressources, pour l’exercice des missions du
service ;
2. Un effort en matière d’organisation et de planification, pour une action
plus transparente, une meilleure communication, une action territoriale
mieux comprise et parfaitement intégrée dans son paysage ;
3. Un retour à une politique culturelle dynamique et ouverte à tous les
publics, afin de faire rayonner pleinement le patrimoine vosgien dans
toute sa diversité et toutes ses dimensions.
24. Oui, mais sous réserve des disponibilités budgétaires… 2015 et 2016 risquent d’être particulièrement imprévisibles !
Management Moyens matériels Moyens humains Collecte Classement Numérisation-
encodage-mise en
ligne
Programmation
culturelle
Atelier reliure-
restauration
2014 Validation du Contrat
de développement.
Réflexion sur la
fonction d’accueil du
public et en salle de
lecture. Nouvel
organigramme
Fin des ouvertures du
samedi ?
Mise à jour du site
internet avec un
nouveau moteur de
recherche
CCTP et acquisition
du nouveau logiciel
Acquisition d’un ban
de numérisation
Règlement du
problème de stockage
de l’information
Travaux de remise en
état des circuits d’eau
glacée
Règlement du
problème d’humidité
des locaux ou création
d’un dépôt annexe
Règlement du
problème de
magasinage
Concentration
autour du
classement des
images et des fonds
privés
Achèvement des
inspections du canton
de Lamarche selon
l’ancienne méthode
Inspections
communales plus
sommaires, 2 cantons
par année, 3
communes par jour
Collecte limitée au
minimum
Traitement de la Grande collecte
Achèvement de la série U
Fonds de l’Imagerie d’Epinal
Classement Blanchisserie Teinturerie
Thaonnaise ; Francas ; collège Saint-Charles
du Val-d’Ajol ; Centre Léo-Lagrange
d’Epinal ; fonds Bur ; abbaye de Flabémont ;
fonds documentaire Pagliarin ; fonds Maurice
Aubry ; fonds du CE Coveright Arches ;
fonds du syndicat UD-CFDT Vosges
(Hacuitex) ; fonds de l’Association pour la
promotion de l’emploi des personnes du
textile et de l’habillement ; fonds STAHV ;
archives paroissiales Mattaincourt-Mirecourt,
Saint-Maurice d’Epinal ; fonds du Rotary-
Club d’Epinal ; fonds des Sœurs de
Godoncourt ; Association des Vosgiens de
Paris ; fonds Friry ; Famille Chavanne ; fonds
Kuntz ; SARL Claudon ; fonds Savouret ou
fonds Fäh
Préparation du
marché de
normalisation –
encodage des bases
iconographiques
Fin du 1er
trimestre,
mise en ligne du 1 R
(registres matricules)
Fin du 3e
trimestre,
mise en ligne du
cadastre
napoléonien, plans
par masse de culture
et 11 T, 8 T, 4 Fi et
1 Fi
Numérisation
progressive de l’état
civil récent
Mise en ligne des
recensements
(intranet et internet)
Exposition
« Manufacture des
Grandes Orgues de
Rambervillers »
Exposition « ma
commune à la veille de
la Grande Guerre »
Exposition « L’image
des Vosges 1 »
Animation
Halloween ?
Restauration des
registres des Archives
ou des imprimés de la
Bibliothèque
Restauration des
documents en fonction
des chantiers de
numérisation
Déconditionnement des
archives de l’Imagerie
d’Epinal
Montage des expositions
Achèvement des reliures
d’état civil
2015 Suivi des opérations Travaux dans la zone
d’accueil
Remplacement de
Mme Petitdemange
(salle de lecture)
2 cantons Fonds Boussac (différents sites)
Fonds de l’Imagerie d’Epinal
Second marché
FFAS, préparation
du troisième
Numérisation
progressive de l’état
civil récent
Colloque Guerre de
montagne (mai)
Exposition du service
éducatif
Exposition « L’Image
des Vosges 2 »
Animation d’automne
2016 Suivi des opérations 2 cantons Fonds de la filature de l’abbaye de Senones
Fonds de la société des Tissages de l’Est
Fonds de l’Imagerie d’Épinal
Fonds Paul Perrin
Troisième marché
FFAS, préparation
d’un nouveau cahier
des charges
d’encodage
Numérisation
progressive de l’état
civil récent
Publication des Actes
du colloque 2015
Exposition du service
éducatif
Colloque « l’Image des
Vosges 3 »
Animation d’automne
2017 Bilan du projet de
service
2 cantons Fonds de la Filature de la Moselle
Fonds Flageollet/Filature de Zainvillers
Ou fonds Paul Perrin
Achèvement du fonds de l’Imagerie d’Epinal
Nouveau marché
d’encodage
Numérisation
progressive de l’état
civil récent
Mise en ligne du
fonds de l’Imagerie
d’Epinal
Exposition sur
l’aéronautique
Colloque/journée
d’études sur
l’aéronautique
Exposition du service
éducatif, animation
d’automne
