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20231018.1_RecolerLogicielsApplis_Conference.pptx

  • 1. Récoler ses logiciels et applications : un éco-geste documentaire et un outil de gouvernance de l’archivage numérique Quand l’urbanisation d’un SI, le numérique responsable et les Archives croisent leurs enjeux Numérique responsable Archives Urbanisati on SI
  • 2.
  • 3.
  • 4. En quelques chiffres 511 000 hab. 8ème Ville de France 25directions, 140 services env. 7 000 agents env. Administration municipale fusionnée avec celle de l’Eurométropole depuis 1972 En quelques mots 33 communes
  • 5. CS : présentation direction du numérique
  • 6. 26agents 18km d’archives papier 838Go d’archives numériques En quelques chiffres En quelques mots Une politique d’archivage fortement orientée vers le records management 3 pôles de compétences: l’accueil des scolaires, la gestion d’un immense fonds iconographique et l’archivage numérique 1200lecteurs 2300 séances de travail 2000 scolaires et étudiants Rattachement Direction de la Culture et composé de 3 départements  Département GeDDA  Département CIA  Département TAF
  • 7. Récolement du périmètre de la production numérique existante : mission impossible Un contexte contraint
  • 9. CS : arrivée de l’urbaniste une opportunité Opportunité 1
  • 10.
  • 11. Architecture de stockage et de conservation •Électronique •Analogique •Et leurs worklows Référentiel •Durée de stockage/conservation •Plan de nommage •Plan de classement •Plan de métadonnées •Process de versements … Nettoyage documentaire Outils de traçabilité de l’information •Récolement •Inventaire •Modélisation les processus de travail et leur info Dispositif de mise à disposition de l’information •Procédure et modalités d’accès différenciée Guide de sensibilisation •Mise à jour continue •Projet de formation ? Sobriété numérique Boîte à outils d’écogestes documentaires
  • 12. Qu’est-ce qu’un récolement et comment le mettre en lien avec l’axe de sobriété numérique ? Récolement Une obligation réglementaire dans le secteur public Un outil de transmission Un outil de traçabilité Une cartographie
  • 13. Absolue nécessité d’avancer sur cette notion de récolement mais un récolement qui soit efficace et dans la limite de nos contraintes de ressources notamment humaines Rapprochement de la direction du numérique qui nous a proposé un projet OMOSI Supprimer slide et passer à l’oral
  • 14. CS : présentation du projet et des modules
  • 15. Un récolement à jour en permanence pour quoi faire ? etat des lieux initial complété par la liste des projets en cours ----- nous permettra désormais de définir avec plus d’acuité d’une part notre politique d’archivage et de conservation et d’autre part d’affiner notre programmation pour limiter (cesser) de travailler dans l’urgence Les éléments de ce récolement ? - les informations récupérées automatiquement SLIDE DE CHRISTOPHE - Les informations qu’il convient de rajouter CV : URGENT A TRAVAILLER
  • 16. CS : focus module ARCHIVES
  • 17. Un récolement à jour en permanence pour quoi faire ? etat des lieux initial complété par la liste des projets en cours ----- nous permettra désormais de définir avec plus d’acuité d’une part notre politique d’archivage et de conservation et d’autre part d’affiner notre programmation pour limiter (cesser) de travailler dans l’urgence Les éléments de ce récolement ? - Les informations qu’il convient de rajouter CV : URGENT A TRAVAILLER
  • 18. Première évaluation effectuée Prioriser et programmer : quels critères ? quelle méthode ? Arriéré v/s Nouveaux projets Le cas particulier des purges et décommissionnement
  • 19. Le récolement sous l’angle de la cartographie de la production documentaire est bel et bien un outil de programmation des axes de travail Voire Et de collecte de qualité Mais in vivo
  • 20. Carine VOGLER Archiviste Records manager Service des Archives Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg Carine.vogler@strasbourg.eu Christophe SCHOSGER Urbaniste des systèmes d’information Direction du numérique et des systèmes d’information Ville et de l’Eurométropole de Strasbourg Christophe.schosger@strasbourg.eu Contacts :