Cette présentation aborde l'évolution du concept de cycle de vie des documents, en soulignant qu'il est encore utilisé mais de manière transgressive, et en introduisant des outils adaptés à la gestion électronique des affaires. Elle discute également des défis et des cas particuliers d'application du records management dans un contexte numérique, notamment à travers le prisme de la gestion de cas. La réflexion est ouverte sur la nécessité d'un nouveau modèle de cycle de vie pour le numérique.

1. Rétro-escalade sur la notion
de cycle de vie
Michel Cottin – Archivist, Digital curator – Archives nationales du Luxembourg
Gilliane Kern – conseillère en gestion documentaire – docuteam
Forum des archivistes genevoises, lundi 31 octobre 2022

2. Nous avions déjà eu rendez-vous
12 octobre 2015 – Le cycle de de vie : quelle évolution, quelles utilités
https://www.cairn.info/revue-les-cahiers-du-numerique-2015-2-page-37.htm
2

3. Article « Cinquante nuances de cycles de vie »
(2015)
Rappel des points essentiels de
l’article :
• Constat sur les publications de
schémas conceptuels
• Classification de 50 cycles
et 4 principaux modèles
• Le terrain du numérique pas ou
peu couvert malgré des
spécificités
3

4. 31 octobre 2022 : quelles nouveautés
• Le cycle en 3 âges est toujours utilisé, mais transgressé
• Représentations circulaires « nouvelles » continuent
• Quid du records continuum ?
• « Case management » ou « gestion électronique des affaires »
(GEVER)
• Des cas de records management « no life cycle »
• La réflexion en cours au Luxembourg
• À suivre ???
4

5. La théorie des 3 âges vit encore
Le cycle en 3 âges est toujours utilisé, mais transgressé.
Université d’Adelaïde : LIFE CYCLE OF RECORDS, https://www.adelaide.edu.au/library/library-
services/records-services/records-and-archives-management-handbook/life-cycle-of-records 5

6. Une norme suisse de 2014 :
3 modèles de cycles de vie d’une affaire
• Association eCH, eCH-0164 :
Modèle de cycle de vie d’une
affaire, 04.09.2014.
https://www.ech.ch/fr/standards/6
0588
• 3 modèles présentés :
1. Modèle traditionnel
2. Modèle du « tri »
3. Modèle d’archivage décentralisé
• À noter l’utilisation de la notion
d’« affaire » (et non « document »
ou « information ») !
6

7. Concept AENeas : un schéma sinusoïdal
7
République et canton de Neuchâtel, « Archivage numérique »,
https://www.ne.ch/autorites/DESC/SCNE/archives-etat/numerique/Pages/70-AENEAS.aspx.

8. Module AAS sur le cycle de vie en juin 2022
• AAS - Cycle Pratique archivistique
suisse 2022
• Module 3: Lifecycle management:
Gestion des données numériques
entre Records Management et
archivage à long terme
• Différents processus ou outils :
conventions de versements depuis
des systèmes de RM ou applications
spécialisées ; élimination de données
sans valeur archivistique ou déjà
versées préalablement ; interfaces de
versement depuis des systèmes de
gestion électronique de documents
vers les archives électroniques.
8

9. Pour rappel : Des cycles dans le cycle
Toebak Peter, Records Management: Ein Handbuch, Baden, hier + jetzt, Verl. für Kultur und Geschichte, 2007. 9

10. Les représentations circulaires
• The Digital
Curation Centre
(DCC) lifecycle
Model utilisé au
Luxembourg dans
le projet de
politique de
préservation.
Méthode SCAPE
• Quelle utilité ?
http://wiki.opf-
labs.org/display/SP/Policy
+element+template
10

11. Quid du records continuum ?
Frings-Hessami Viviane, « La Perspective du Continuum des archives illustré par l’exemple d’un document
personnel », Revue électronique suisse de science de l’information (RESSI) (19), 20.12.2018.
En ligne: <http://www.ressi.ch/num19/article_149>, consulté le 23.01.2019. 11

12. Records continuum et « case management »
• Une innovation datant de près de 30 ans ….
• En fait, ce schéma multidimensionnel ne modélise pas un cycle de vie. Il a été
développé dans les années 1990 pour expliquer les contextes complexes dans
lesquels les documents sont créés et gérés à l'ère numérique et de représenter
les différentes perspectives selon lesquelles les documents peuvent être perçus.
• Dans la pratique, les « case management » sont assez proches et proposés par
certains éditeurs comme des workflows « non séquentiels ».
• Le « case management » se définit par l’ensemble des intentions présentées dans
le but de provoquer ou de soutenir une action ou un ensemble cohérent
d’actions liés à des objectifs définis en fonction de finalités d’intérêt général, et
des résultats précis. (https://fr.wikipedia.org/wiki/Case_management)
• Le travail en « case management » n’est pas séquentiel, mais plutôt fonctionnel.
12

13. Les « cases » du secteur médical
Circuit d’intervention
l’Intake : choix par le Case Manager d’intégrer ou non le
candidat dans le programme ;
l’Assessment : évaluation globale permettant d’identifier
la problématique de la personne, ses faiblesses et les
ressources sur lesquelles elle va pouvoir s’appuyer ;
la Planification : définition des objectifs et des moyens
alloués avec le bénéficiaire ;
le Monitoring : mise en œuvre contrôlée du plan
d’intervention ;
l’Évaluation : comparaison des résultats aux objectifs,
évaluation de la satisfaction du bénéficiaire ;
la sortie ou le reassessment.
Assessment
Planning
Intervention
Monitoring
Evaluation
Intake
Sortie
David P. Moxley, The Practice of Case Management, Sage Human Service Guides, 1989
13

14. Les cases peuvent avoir de multiples
représentations de leur cycle
14

15. Le « case management » à la Suisse
• En Suisse, on parle plutôt de « elektronische Geschäftsverwaltung »,
ou « gestion électronique des affaires » (GEVER), que « case
management ».
• Définition dans la terminologie de la Confédération suisse :
• Système de gestion de l'ensemble des activités et règles de planification, de
conduite et de documentation des affaires de l'administration fédérale.
• EXP: comprend la gestion des documents liés aux dossiers (gestion des
documents liés aux affaires) et la gestion des processus d'affaires, permet de
traiter les affaires de façon efficace et efficiente dans les unités
administratives et comprend les éléments gestion des actes, contrôle des
affaires et contrôle du flux des affaires.
Confédération suisse, Terminologie GEVER (GEV09), 2011.
15

16. Exemple d’un système GEVER communal
• Structuration par affaires :
• Système de classement (avec règles de
conservation)
• Constitution de dossiers
• Clôture des affaires
• Possibilité d’exports ou d’éliminations
documentées des affaires (fichiers et
métadonnées)
Centre de coordination pour l’archivage à
long terme de documents électroniques
(CECO), « Exigences de base pour les
Records Management Systems du point de
vue archivistique », 2011, https://kost-
ceco.ch/cms/requirements_rm_fr.html.
16

17. Changement de paradigme dans les règles de
conservation : vers une évaluation pressentie
Archives d’État de Genève, Calendrier de conservation pour l’archivage
dans les communes genevoises, 01.2021.
17

18. Le système du « registry » de la Société des
nations
• Le système documentaire de gestion centralisée des
courriers et dossiers issu du Registry britannique de
1919 à 1946.
• Ce système est « décrit par lui-même » dans ses
propres dossiers :
https://archives.ungeneva.org/registry-instructions
• Projet LONTAD :
https://fr.wikipedia.org/wiki/Projet_d%27acc%C3%A8s
_num%C3%A9rique_int%C3%A9gral_aux_archives_de
_la_Soci%C3%A9t%C3%A9_des_Nations
• SDN :
https://fr.wikipedia.org/wiki/Soci%C3%A9t%C3%A9
_des_Nations
18

19. Le système du « registry » de la Société des
nations
• Le service du « registry » agissait comme dans
les normes contemporaines du Records
Management (ISO 1549, ISO 30300).
• Les documents sont enregistrés avec un
système de référencement, classés dans des
dossiers avec des métadonnées de gestion et
descriptives et communiqués avec un
enregistrement des circulations.
• En 1966, la fondation Carnegie subventionne
une opération de « classement » qui permet de
recruter Yves Pérotin pour mettre en œuvre
l’opération.
• Les « livrables » hérités de ce projet sont
essentiellement des instruments de recherche
et procédures de communication.
19

20. Le système du « registry » de la Société des
nations
• Or le système du « Registry », tout comme ce qui
est décrit dans les normes RM, n’a pas de cycle de
vie.
• On envisage des « disposals » dès le début des
années 1920, mais sur des thématiques et avec le
problème juridique de l’accord des pays membres.
1923: projet de « transmettre » aux archives après
3 ans … https://archives.ungeneva.org/ultimate-
disposal-of-registry-archives-2
20

21. Le Registry
• Mémorandum de M. LEAK
• https://archives.ungeneva.org/ultimate-
disposal-of-the-registered-archives-of-
the-secretariat-memorandum-and-
proposals
• Refonte du classement en 1928
• https://archives.ungeneva.org/modificati
ons-in-registry-system-as-from-1-january-
1928
• Pas de « lifecycle » défini : le
paradoxe de la Géorgie
• Absence de référence juridique
claire
• Vision « logistique »
• Des points que l’on retrouve
dans les normes et aussi dans
certains outils « anglo-
américains » comme les GED ou
les outils collaboratifs.
Pourquoi ? 21

22. Dans un autre registre, les dossiers par objet
dans les communes
• Les dossiers suspendus « thématiques » ou par objet !
• Ce classement est très pratique pour retrouver l’information au
quotidien (exemples : des dossiers « Animaux nuisibles » ou
« Bâtiment communal » ou « Remorques et matériel »)
22

23. Dans un autre registre, les dossiers par objet
dans les communes
• Mais ce classement est aussi très coûteux en termes de place et quand il
s’agit d’y faire du tri : on y trouve des mélanges de modes d’emplois, de
contrats valables et plus valables, etc.
• Estimation du temps nécessaire pour l’évaluation :
• 10 ml./heure pour des contenants par affaires
• 1 ml./heure pour des dossiers suspendus thématiques ou par objet
• Probablement des chiffres identiques pour faire du tri dans des systèmes de fichiers.
 En l’absence de dossiers « d’affaires » et de cycle de vie, il est difficile de
faire du tri dans ces dossiers !
 Et il n’est pas efficient de reprendre des dossiers de ce type dans un
système de GED/GEVER (d’autres métadonnées permettent de retrouver
ces thématiques ou objets).
23

24. Absence de cycle ou posture ?
• Ce que l’expérience de la SDN nous apprend :
• Le cycle de vie est davantage fonctionnel que séquentiel
• Avec le papier le « réservoir » est assimilé au « présentoir », avec le numérique cela
disparait
• Le cadre juridique est un appui nécessaire
• Yves Pérotin a-t-il « vu » les 3 âges à la SDN ?
• L’héritage de ces systèmes :
• La présence embryonnaire de la notion de cycle de vie dans les normes RM (y
compris pour la préservation comme OAIS)
• La notion de records management spécifique dans les outils de GED
• Pourrait-on vivre avec un « méta » cycle de vie de systèmes plus que de
documents ?
24

25. À suivre ???
• Les cycles de vie « séquentiels » sont résilients, mais gagnent en
valeur pédagogique à mesure qu’ils perdent leur pertinence
organisationnelle pour le numérique.
• Nous n’avons pas trouvé un modèle « nouveau » depuis 2015. Les
« innovations » ont près de 30 ans dans le domaine.
• Avons-nous besoin de quelque chose de nouveau ?
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26. La discussion est ouverte
Michel Cottin
michel.cottin@an.etat.lu
@MCottin
Gilliane Kern
g.kern@docuteam.ch
@GillianeKern
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27. Références
• Kern Gilliane, Holgado Sandra et Cottin Michel, « Cinquante nuances de cycle de vie. Quelles évolutions possibles ? », Les
Cahiers du Numérique 11 (2), 2015, pp. 37-76.
En ligne: https://doi.org/10.3166/lcn.11.2.37-76.
• David P. Moxley, The Practice of Case Management, Sage Human Service Guides, 1989.
• Le Case Management https://fr.wikipedia.org/wiki/Case_management
• Menne Haritz Angelika. La Registratur: un instrument d'organisation et de direction des processus de décision. In: La Gazette
des archives, n°170-171, 1995. Entre la gestion et la documentation historique de la recherche. Le pré-archivage en France et à
l’étranger : hier, aujourd’hui, demain (journée d’études de l’AAF, 27 janvier 1995) pp. 356-363. DOI
: https://doi.org/10.3406/gazar.1995.3364.
• Miller Thea, The German Registratur, Vancouver, University of British Columbia, 1997.
En ligne: https://open.library.ubc.ca/soa/cIRcle/collections/ubctheses/831/items/1.0087986.
• Université d’Adelaïde, LIFE CYCLE OF RECORDS, https://www.adelaide.edu.au/library/library-services/records-
services/records-and-archives-management-handbook/life-cycle-of-records.
• Association eCH, eCH-0164: Modèle de cycle de vie d’une affaire, 04.09.2014.
En ligne: https://www.ech.ch/fr/standards/60588, consulté le 04.08.2022.
• Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), « Exigences de base pour les
Records Management Systems du point de vue archivistique », 2011.
En ligne: https://kost-ceco.ch/cms/requirements_rm_fr.html, consulté le 18.07.2019.
• Viviane Frings-Hessami (Monash University, Australie). La Perspective du Continuum des archives illustré par l’exemple d’un
document personnel. Ressi — 20 décembre 2018.
En ligne: http://www.ressi.ch/num19/article_149.
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