Réflexions autour du processus décisionnel du Conseil d’Etat valaisan - Forum des archivistes genevois - 17 juin 2013

1. Vers une intégration complète des
standards de description du Conseil
international des Archives ?
Réflexions autour du processus
décisionnel du Conseil d’Etat valaisan
Alain Dubois, Tobias Wildi
Forum des archivistes genevois – 17 juin 2013

2. Introduction
• hypothèse de départ
La qualité des archives électroniques dépend de la qualité des données
et des métadonnées que l’on peut extraire des systèmes de gestion de
l’information
• un principe : le concept de gestion continue des documents
BD
Élimination
VersementRéception
Création
Lettre
Email
Fax
Utilisation
Destruction
confidentielle
et écologique
Conservation définitive aux Archives
Conservation temporaire dans les locaux
Échéance de la durée
de conservation dans
les locaux

3. Introduction
• domaine du records management
• publication d’un Guide de gestion des documents
• dématérialisation progressive des processus d’activités
• processus décisionnel du Conseil d’Etat (2011)
• dossiers soumis à la signature des chefs de département (2013)
• mise en place d’un système de records management électronique
• Chancellerie d’Etat (2012-2013)
• Service parlementaire (2012-2013)
• Service de la culture (2013)
• Service de l’agriculture (2013)

4. Introduction
• domaine de l’archivage électronique
• mise en place d’une plate-forme de pérennisation et d’archivage
conforme aux standards internationaux (ouverte en mai 2011)
• projets réalisés
• collections numériques et numérisées du Service de la culture
• publications officielles des autorités cantonales et communales
• projets en cours
• processus décisionnel du Conseil d’Etat
• dossiers des ouvrages d’art exécutés
• pièces justificatives du registre foncier

5. Introduction
• système de préparation et de conduite des séances du
Conseil d’Etat valaisan
• objectifs
• améliorer l’accès aux dossiers et aux documents
• améliorer la rapidité et la fluidité du processus
• garantir la traçabilité du processus
• améliorer la gestion des dossiers
• garantir la conservation à long terme des dossiers

6. Introduction
d'un processus décrit…
…à un processus informatisé

7. Introduction
• déroulement du projet (2010-2011)
• suivi du projet assuré par une direction opérationnelle
• mise en production en avril 2011
• 250 utilisateurs
• 150 dossiers traités par semaine en moyenne

8. Introduction
un système de records management une plate-forme d’archivage
un standard d’échange

9. La Metadata Map
• la Metadata Map est issue de la combinaison d’un
modèle de données emprunté au modèle de
référence OAIS …

10. 10
information de représentation
objet de données
information de pérennisation
information de description
formats de fichiers
Pronom
Premis Data Dictionary
EAD
EAC
proto-EAF
METS
• … et des normes et standards existants
• décrit dans le «Matterhorn METS Profile»
information d’empaquetage

12. La Metadata Map – information de description
• exemple de case (système de records management électronique)
Comment ?
Quoi ?
Quoi ?
Qui ?

13. La Metadata Map – information de description
• le processus décisionnel du Conseil d’Etat peut se décliner en
trois questions …
• Qui ? Service émetteur, secrétariat de département, chef de département,
Chancellerie d’Etat, Conseil d’Etat
• Quoi ? Un dossier progressivement constitué tout au long du processus
• Comment ? Préparation du dossier, validations internes et préavis,
décision, diffusion. Selon le type de dossier, le processus est plus ou
moins variable

14. La Metadata Map – information de description
• … auxquelles répondent trois standards de description du
Conseil international des Archives
• Qui? è ISAAR (CPF) è EAC
• Quoi? è ISAD(G) è EAD
• Comment? è ISDF è proto-EAF

15. La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF
• structure qui se base sur l’EAD et l'EAC comme ils existent
aujourd'hui
• exemple d’encodage à partir du processus décisionnel du
Conseil d’Etat

16. • processus décisionnel du Conseil d’Etat décrit en proto-EAF
La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF

17. • L'encodage en EAF se structure selon les différentes zones de
l'ISDF:
• Control («Function description identifier»)
• Identity («Type», «Authorised form(s) of name»)
• Context («Dates», «Description», «Legislation»)
• Relationships («Identifier of the related function», «Relation category»)
• Description hiérarchisée et récursive (comme l'EAD)
à Mandat, fonction, processus
à Etape, sous-fonction
à Activité
La Metadata Map – réflexions liées au proto-EAF

18. La
descrip+on
hiérarchique

19. <control>

20. <iden+ty>

21. <context>

22. <rela+ons>
test
oui
non
F_ID_04
F_ID_02_01

23. • Evaluation des données et des métadonnées (grille d’analyse)
• Quoi ?
– contenu (dossiers et fichiers)
– métadonnées descriptives (case, dossiers et fichiers)
• Qui ?
– groupes d’utilisateurs (rôles)
– droits d’accès (durée de protection)
• Comment ?
– éléments du processus nécessaires à la compréhension du dossier
La Metadata Map – cas pratique

24. Exemple de SIP complet encodé en XML (fichier METS) – sur la
base du Matterhorn METS Profile
Métadonnées descriptives
En-tête
Métadonnées de préservation
Fichiers
Carte de structure
La Metadata Map – cas pratique

25. Quoi ?
– Information de description encodée en EAD (dossiers et fichiers)
La Metadata Map – cas pratique

26. Quoi ? Qui ? Comment ?
– Information de pérennisation encodée en Premis
Section «Objet»
Section «Evénement»
Section «Agent»
Section «Droits»
La Metadata Map – cas pratique

27. Quoi ?
– identification des objets dans la section « Objet »
La Metadata Map – cas pratique

28. Qui ?
– identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »
La Metadata Map – cas pratique

29. Qui ?
– identification des droits des acteurs du processus sur les objets dans la
section « Rights »
Quel acteur a quels
droits sur quel objet ?
La Metadata Map – cas pratique

30. Qui ?
– identification des acteurs du processus (rôles) dans la section « Agent »
?
La Metadata Map – cas pratique

31. • ISAAR (CPF) est-il adapté à la description des archives électroniques ?
• description des collectivités
– Conseil d’Etat
– Département
– Service émetteur
– Service central
• description des acteurs d’un processus d’activité
La Metadata Map – cas pratique

32. Comment ?
– identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »
La Metadata Map – cas pratique

33. Comment ?
– identification des étapes-clés du processus dans la section « Event »
La Metadata Map – cas pratique
Is part of

34. La Metadata Map : vers une intégration complète des standards
de description du Conseil international des Archives ?
• ces standards permettent de modéliser les métadonnées autour des
3 questions suivantes: Qui constitue le dossier ? Comment le
constitue-t-il ? Que produit-il ?
• le Matterhorn METS Profile permet d’encoder les éléments de la
Metadata Map dans différents schémas XML
– Qui ? EAC et Premis Agent et Premis Rights
– Quoi ? EAD et Premis Object
– Comment ? EAF et Premis Events
• il n’y a pour l’heure pas de schéma XML unique pour ces standards
• l’EAF doit désormais être développé en fonction de la nouvelle
version de l'EAD
Conclusion

35. Alain Dubois
Archiviste paléographe
Rue des Vergers 7
1950 Sion
+41 27 606 46 17
alain.dubois@admin.vs.ch
Tobias Wildi
Im Langacker 16
5405 Baden-Dättwill
+41 56 470 03 37
t.wildi@docuteam.ch