Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018

1. Les agences de l’eau
Missions: Contribuer à réduire les pollutions de toutes origines
et protéger les ressources en eau et les milieux aquatiques.

2. L’agence de l’eau
Loire-Bretagne

3. La gestion des archives
• 30 correspondants archives répartis dans les unités
• 1 stagiaire Master II en stage de fin d’études ( 3 à 6 mois / an)
• 1 archiviste
• 3 magasins pour les archives physiques (2700ml)
• 1 logiciel de gestion archives physiques (Damaris archives)
• 1 solution d’archivage électronique
• Une politique d’archivage matérialisée par:
- Un référentiel de conservation.
- Une procédure décrite dans le système de management de la Qualité
- Un guide d’archivage reprenant les notions et bonne pratiques
- Des fiches de postes adaptées.
- Une relation étroite avec les AD45.
+ Une Ged (Nuxéo) opérationnelle pour les activités aides et redevances, et relation intranet/Internet
En cours: Appel d’offres pour un SAE externalisé.

4. • Loire Bretagne
- 300 agents
- Archives: 1,5 agents
- Corresp. archives: 30
- 2700 ml (papier)
- <1000 consultations / an
-Elimination: 100ml/an
-Date de clôture dossier
connue
AAF,Bordeaux,05/10/2018
- 5000 agents
- Archives: 14 agents
- Corresp. archives: 51
- 31000 ml (papier)
- 1200 consultations / jours
- DP: 20 ans à partir de la
dernière visite du patient.

5. Les volumes d’information
Source DSI: réunion annuelle des correspondants archives
5
Hypothèse de croissance
+20% par an

6. Le virage numérique
Vision d’un contenu d’un serveur informatique en entreprise

7. Des supports , une logique

8. GED et SAE
• Point commun: La gestion de documents numériques……MAIS

9. En parrallèle aux outils
* Groupe Bureautique et Ged (8)
- Guide des bonnes pratiques sur l’utilisation de la messagerie
- Elaboration et mise en place d’une politique de nommage des fichiers
- Guide sur le tri des fichiers --- Sensibilisation au Cleaning Day
* Groupe Ged (5)
- Travaux de modélisation des métadonnées
- Pilotage des groupes, associant tous les acteurs d’un processus pour:
- l’élaboration des plans de classement
- La sélection des métadonnées adéquates.
- Travaux d’évolution de l’outil ( versions, enregistrements, écrans de recherche)
* Un comité de pilotage
- Présence du DGA Ressources, le DSI

10. La Ged, élément central de la gestion documentaire
Photo de Nuxeo
Aramis
Sigma
Productions
bureautiques
SAE
Instructeurs Décisionnaires
Comptables de
l’ordonnateur
Documentaliste
Internet
Mission juridique
Portail vers les
procédures
judiciaires
dématérialisées
Intranet
Oasis
Ged Nuxéo
Base eau
France
Rh
Paie
Entretien annuel
Instructeurs
Redevables

11. Système d’archivage électronique
- Groupe projet inter établissement
- Etat des lieux relatif à la gestion des archives dans les établissements
- Périmètres retenus: Dossiers des redevances et marchés publics
- Harmonisation des pratiques ( DUA et SF , échantillonnage statistique)
- Appui de consultant spécialisé pour une étude générale + formations.
Agence de l’eau Loire-Bretagne
Agence de l’eau Adour-Garonne
Agence de l’eau Rhône-M-Corse
Agence de l’eau Artois- Picardie
Agence de l’eau Rhin- Meuse
Agence de l’eau Seine Normandie
Archives
départementales
compétentes ou
Archives de
France

12. Retour d’expérience
• Agences: hétérogènes dans un milieu administratif commun.
• Mutualisation des outils et des ressources.
• 2014/2016: 1er AO-- Axecio ( Locarchives +Mnesys)
- 1/07/2017: AELB en production, AEAG .
- 15/08/2017: Arrêt de la commercialisation
-> 01/09/2017: AELB poursuit avec Dexto en attendant relance du projet
-> 01/07/2018: SAE opérationnel 5 flux
-> relance projet via UGAP Choix d’ici fin 2018

13. C’est quand qu’on va ou ?
1/ SAE: pour y mettre quoi………. et comment
-> Périmètre, choix des typologies ( DUA, SF, volumétries )
-> Versements…… manuel, semi automatique, automatique: bien connaître le processus
Travailler les métadonnées en amont avec les services versants
Métadonnées de gestion, et de recherche
Exemple: Dossier du personnel
Métadonnée de gestion: Date de naissance,DUA, SF
Métadonnées de recherche: NOM, Prénom, (…..)
2/ SAE en interne ou externalisé
-> Externalisé= solution agrément SIAF, pas d’archives patrimoniale……
3/ Fonctionnalités de base

14. Besoins fonctionnels attendus du
système d’archivage électronique (SAE)
Ce sont, notamment, celles posées par le modèle OAIS
- Gestion des versements
- Module de recherche (Pensez aux utilisateurs)
- Gestion du cycle de vie (DUA, SF, gel )
- Gestion des statistiques
- Administration du SAE
• Préserver le rôle de l'archiviste comme responsable de la cohérence et de la qualité des documents archivés tout en lui
permettant de traiter simplement des versements volumineux
- Interface
- Gestion des entités, profils, droits d’accès
- Processus de validation

15. 3/ Solution d’acquisition
-> Marché public
-> UGAP: Pré sélection des SAE disponibles à l’UGAP
Sélection en fonction de critères du Comité de pilotage

16. Conclusions
• - Nécessité absolue d’échanges permettant:
- sensibiliser et travailler le plus en amont possible des processus
- Fédérer des compétences diverses mais complémentaires
« L’archivage numérique est une activité à part entière à la croisée
entre archivistique et informatique.
Le succès de ce type de projet réside dans la capacité de ses acteurs à
travailler ensemble ou dans l'émergence de nouveaux profils rassemblant
ces deux compétences. »
Francoise Banat-Berger
Claude HUC
Piaf, 2011

17. Journée régionale archivage numérique, Tours, 19/11/2015