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Aaf oct2 governance and metadata v2

  • 1. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  1   Bruno Emsellem Governance et Metadata
  • 2. 2014-­‐  ©  RSD  -­‐  2   Editeur  de  Logiciels   Bureaux  à  Paris,  New  York,  Boston,   Londres,  Singapore,  Sydney   Partenaires  dans  le  monde  enEer   Siège  à  Genève     Solu0ons     Gouvernance  de  l’InformaEon   Archivage  électronique   GesEon  des  rapports  (Output   Management)  
  • 3. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  3   Archives  courantes   Gestion de l’ensemble du cycle de vie documentaire… Archives  historiques  Documents   vivants   Fréquence  d’uElisaEon  du  document   mois   années   décennies   Destruc2on  du   document  ou   versement  vers  les   archives     Mise en conformité avec les lois et réglementations Déplacement   automa2sé  vers   les  archives   intermédiaires   Déclara2on  du   document  engageant   Gel  du  document  à  des  fins   de  préservaEon   Créa2on  ou   intégra2on       du   document   ConstrucEon  et   définiEon  de   l’engagement   PlaYorme  de  Gouvernance  de  l’InformaEon   Gel  Légal     Gel du document pour des raisons judiciaires
  • 4. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  4   Applica0on  et  suivi   dans  les   départements   Lignes   MéEer  Juridic2on  A   Juridic2on  B   Lignes   MéEer   IT   Centres  de   Données   Légal  BOD   Conformité   Siège   ..où que les informations se trouvent et quelque soit leur format Archivage   Physique   Entrepôts   Défini0on  des  poli0ques  de   Gouvernance  de  l’Informa0on   Archivage   électronique  
  • 5. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  5   §  L’objectif premier est de gouverner les documents au plus tôt, dans leur contexte d’utilisation, directement depuis le système qui les a généré (e.g. SharePoint; FileNet ou Box.com) – afin de minimiser l’impact sur les utilisateurs. §  Ce que nous appelons la gouvernance “in-situ” La Gouvernance de l’Information dans la pratique
  • 6. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  6   Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées «in-situ» ParEe  I   ParEe  II  
  • 7. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  7   §  Approche Traditionnelle: Archivage après la phase active dans un SAE §  Problème le plus fréquent: Métadonnées attendues par le SAE n’existent pas dans le système Source. Des utilisateurs doivent ressaisir des informations complémentaires dans un système tiers au versement. §  Gouvernance «in-situ» §  Problème le plus fréquent: Il n’est pas forcément possible de relier les métadonnées de gouvernance avec les métadonnées métiers. Lors de la déclaration du document, les utilisateurs métiers peuvent être amenés à contribution. §  Gouvernance «in-situ» avec Governance MDM §  Problème le plus fréquent: Cette approche n’est pas possible avec tous les référentiels de contenu Nouveaux Documents: Trois approches
  • 8. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  8   #1) Approche Traditionnelle: Préservation dans un SAE Les utilisateurs ou des processus automatisés «versent» les documents concernés dans un SAE ou un «Record Center» généralement par des actions de type Copie, Déplacement ou en laissant un Raccourci «in-situ».
  • 9. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  9   Problématique: SAE ou Record Center Le document se retrouve dans un nouveau système et un nouveau contexte pour le reste de son cycle de vie. Si le document est déplacé, les utilisateurs métiers n’y ont plus accès depuis leur contexte initial.
  • 10. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  10   Assistance  à  la   classificaEon   RéuElisaEon   des  métadonnées   existantes   Capture  des  documents   à  gouverner  «  in-­‐situ  »   #2) Gouvernance «in-situ» Référencement  au  plus  tôt  si   possible  lors  de  la  créaEon   (statut:  non-­‐record)  
  • 11. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  11   Problématique: Table des associations à maintenir Règles de classification et associations de métadonnées à maintenir individuellement. Coût de travail additionnel pour l’administrateur du référentiel de contenu
  • 12. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  12   #3) Gouvernance «in-situ» avec MDM Topologie Documentaire du Plan de Classement Archivistique Topologie Documentaire dans le référentiel de contenu Prépeuplement automatique des «types de contenu» maîtres Surchargement «métier» compatible avec les métadonnées de gouvernance
  • 13. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  13   “Managed Content Type” dans SharePoint L’administrateur du référentiel de contenu lie ces topologies documentaires à celles de la plateforme de gouvernance. Le contenu peut être automatiquement gouverner dès sa création.
  • 14. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  14   Les métadonnées de gouvernance sont saisies dès la création du document
  • 15. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  15   Gouvernance des Documents et de leurs Métadonnées ParEe  I   ParEe  II  
  • 16. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  16   §  En parrallèle de la gouvernance des “nouveaux contenus” §  Il est nécessaire également de gérer le volume de contenus existants §  La plupart du temps totalement chaotique §  Dans des technologies plus anciennes §  Où la gouvernance “in-situ“ n’est pas toujours possible §  Comment faire pour: §  “Moderniser” (enrichir) les contenus encore utiles §  Supprimer les contenus obsolètes Documents existants…
  • 17. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  17   Que faire des contenus “historiques”, physiques ou digitaux?
  • 18. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  18   §  Crawler §  Light Scan (Metadata Scan uniquement) §  Deep scan (Full Text Scan) §  Outils de Visualisation (ex: Data map) §  Analyse de Fichiers: depuis le basique jusqu’à l’AI §  Détection de documents “non-valides” (ex: programmes; musiques;…) §  Déduplification §  Détection automatique de documents “similaires” (associations entre les documents) §  Extraction automatique de métadonnées (Enrichissement) §  Auto-Classification §  Mise sous gouvernance semi-automatisés §  Destruction des contenus obsolètes §  Gouvernance du reste des actifs informationnels (“Big Bucket Approach”) C’est là que les outils d’Analyse de Fichiers et de Gouvernance se rencontrent…
  • 19. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  19   Du Chaos à la gouvernance des documents existants à travers des “Big Buckets” Plus  le  plan  de  classement  est  granulaire,  moins  l’automaEsaEon  est  possible  
  • 20. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  20   Où est ce que l’on trouve ces outils d’analyse des fichiers?
  • 21. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  21   Association des outils de “eDiscovery” à des outils de Gouvernance Capture  AcEfs   InformaEonnels   AutoclassificaEon   Enrichissement  des  Métadonnées   Volume  &  Diversité   PlaYorme  de  Gouvernance  
  • 22. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  22   Procédure d’enrichissement des Métadonnées (semi)automatisées
  • 23. 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  23   www.rsd.com LinkedIn RSD  Blog 2015-­‐  ©  RSD  -­‐  23   Merci