Résultats de l'enquête de KnowledgeConsult et l'EDB sur les contenus et les données à l'heure de la transformation numérique. Présentation réalisée lors d'i-expo le 12 juin 2014

1. Gilles BALMISSE
Directeur Associé
+33.(0)6.03.45.35.95
gilles.balmisse@knowledgeconsult.fr
Contenus et Données
à l’heure de la transformation numérique
12 juin 2014

2. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
LA TRANSFORMATION
NUMERIQUE
2

3. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique est un concept
parapluie…
3
…qui synthétise l’approche d'utilisation
par les organisations des technologies
numériques existantes et à venir pour
leurs besoins internes et externes.
Il s’agit pour elles d’ouvrir grâce à
celles-ci des voies à des manières
différentes de :
• se positionner par rapport à leurs
parties prenantes et
• travailler.

4. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique : D’où vient-elle ?
4
1965
1990
1995
2000
2005
1980
2010 Transformation
Numérique
Informatique
• Approche : Analyse fonctionnelle et organique
• Logiciel : Système de gestion de fichiers et base de données
• Technologie : Mainframe
Système d’information
• Approche : Méthode de conception
• Logiciel : Base de données relationnelles
• Technologie : Minis / Micros
Progiciel
• Approche : Paramétrage et adaptation
• Logiciel : ERP
• Technologie : Réseaux locaux
Groupware
• Approche : Conception itérative
• Logiciel : Lotus Notes / Exchange
• Technologie : Client - Serveur
Web
• Approche : Design
• Logiciel : Intranet / Extranet
• Technologie : Internet
Web 2.0
• Approche : Méthode agile (SCRUM)
• Logiciel : Blog / Wiki…
• Technologie : Saas / Mashup
Social Business
• Approche : Utilisation sans conception
• Logiciel : Réseaux sociaux d’Entreprise
• Technologie : Terminaux mobiles / Cloud

5. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique : quelles sont les
principales technologies mises en jeu ?
5
Collaboration
InfrastructureProcessus
• Digital workplace
• Terminaux mobiles
• Objets / Systèmes connectés
• Cloud
• ERP
• Big data
• Visualisation des données et des
informations (Dataviz / Infoviz)
• Médias sociaux
• Plateformes m-commerce
• Big Data
• Web TV
Internet
Expérience client
• Portail
• Search Based Applications
• Réseaux Sociaux d’Entreprise
• Ateliers digitaux
• Web Conferencing

6. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
La transformation numérique : pourquoi parle-t-on
de transformation ?
6
• Cible : connue
• Etendue : limitée
• Profondeur : faible
• Rythme : progressif
• Mode de gestion : imposé ou co-
construit
• Planification : ponctuelle
Changement
incrémental
• Cible : connue pour l’essentiel
• Etendue : variable
• Profondeur : forte
• Rythme : rapide le plus souvent
• Mode de gestion : imposé
• Planification : globale
Transition
• Cible : inconnue pour l’essentiel
• Etendue : large
• Profondeur : forte
• Rythme : rapide
• Mode de gestion : co-construit
• Planification : par séquence
Transformation

7. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PRESENTATION DE L’ENQUETE
7

8. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Objectifs de l’enquête
8
L'objet de cette enquête est de faire le point sur la manière dont
cette dimension est prise en compte dans les organisations à
l'heure actuelle en termes de :
Dispositifs Fonctions Gouvernance
La réflexion sur la transformation numérique oublie trop souvent la dimension
« contenus et données » pourtant centrale

9. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Intervenants sur l’enquête
9
Dépouillement et analyse des résultats
Définition et gestion de l’enquête en ligne
Réalisation d’entretiens
Initialisation, définition de l’enquête et formalisation du
guide d’entretien et du questionnaire pour l’enquête en
ligne
Dépouillement et analyse des résultats
Réalisation d’entretiens
Identification des interlocuteurs

10. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PROFIL DES REPONDANTS
10

11. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Profils des répondants
11
N = 83
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Analyste
Chargé d'étude
Chargé de marketing
Chargée de communication visuelle
Chef de projet Documentaire
Consultant MOA GED
Correspondant informatique
Dirigeant
Document controller
Documentaliste
DSI
En reconversion
Expert documentaliste
Gestionnaire de contenu
Haut Fonctionnaire
MOA SI
Record Manager
Resp Veille
Resp. Bibliothèque
Resp. Communication
Resp. Documentation
Resp. Gestion de l'information
Resp. Gouvernance de l'information
Resp. KM
Resp. Record Management
Secrétaire Général
Webmaster

12. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Types d’organisations et secteurs représentés
12
N = 66
Grandes
Entreprises
47%
Petites et
Moyennes
Entreprises
27%
Organisations
publiques
26%
Banque - Finance -
Assurance
16%
Ministère - Organisme
public
18%
Industrie
12%
Energie
7%
Ingénierie
2%
BTP
5%
Services
16%
Formation - Education
5%
Luxe
5%
Telecom
2%
Communication
5%
Industrie Pharmaceutique
5%
Transport
2%

13. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
RESULTATS DE L’ENQUETE
13

14. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Une multitude et une grande hétérogénéité des
dispositifs de gestion des données et contenus
14
N = 66
0 10 20 30 40 50 60 70
[Web TV ]
[Plateforme d’e-Learning ]
[Outil de gestion de terminologie ]
[Moteur de recherche interne ]
[Outil de web conferencing ]
[Messagerie instantanée/Chat ]
[Réseau Social d’Entreprise ]
[Wiki]
[Espace de travail collaboratif ]
[Site web ]
[Portail Intranet ]
[Base de connaissances ]
[GED]
[Partage de fichiers dans le cloud ]
[Système de partage de fichiers (type Windows) ]
[Outils de visualisation de l’information ]
[Outils d’analyse et de reporting ]
[Entrepôts de données (Datawarehouse ou Datamart) ]
[ERP]
Cette situation est le fruit de la mise en place de dispositifs en plus de ceux existants à chaque
nouvelle vague technologique.
De fait, de nombreux dispositifs se retrouvent en « concurrence » d’un point de vue fonctionnel. Par
exemple : système de partage de fichiers Windows vs partage de fichiers dans le cloud vs GED.
Le relatif faible nombre de dispositifs de gestion
des données vient du fait que les professionnels
de l’information interrogés n’ont pas de visibilités
sur les données.
La convergence données – contenus n’est pas
encore une réalité !

15. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Des collaborateurs plutôt mitigés sur l’utilisation de
ces dispositifs
15
Très positive
2%
Positive
32%
Neutre
17%
Négative
15%
Très négative
2%
NSP
32%
Principaux défauts mis en avant
Trop d'outils
disponibles
41%
Outils obsolètes
12%
Manque
d'ergonomie
12%
Absence de
gestion
structurée
23%
Manque de
formation des
utilisateurs
12%
N = 66
Dans les grandes
entreprises
uniquement
La profusion et la disparité des outils dans les grandes entreprises entraînent :
• une complexité d’utilisation pour les utilisateurs
• un manque d’interopérabilité entre des outils en silos
• un besoin d’accompagnement et de formation

16. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Des dispositifs qui ont relativement peu évolué ces
trois dernières années
16
N = 83
[disparition de
dispositifs]
2%
[amélioration des
dispositifs
existants]
56%
[apparition de
nouveaux
dispositifs]
42%
Evolution
58%
Pas d'évolution
34%
NSP
8%
Les améliorations concernent
essentiellement l’accès aux
dispositifs via des terminaux
mobiles (smartphone, tablettes,
etc.).
Les nouveaux dispositifs sont avant
tout des Réseaux Sociaux
d’Entreprises et des services de
partage de fichiers dans le cloud

17. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… et qui ne sont pas gérés de manière centralisée
17
Plusieurs
fonctions
51%
Aucune
fonction
27%
NSP
22%
Il exsite une
fonction
centralisée
11%
Pas de fonction
dédiée
89%
N = 83
Ces fonctions centralisées n’ont pas d’appellation claire et uniforme :
• Direction de la gestion et conservation de l’information
• IMO (Information Management Office)
• Direction Records Management
• CDO (Chief Data Officer)
• …
Les fonctions centralisées se trouvent toutes dans des
grandes entreprises (industrie, banque / assurance,
services, communication, industrie pharma)
Ces fonctions sont avant tout focalisées
sur les contenus et non les contenus ET
les données.

18. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… et pour lesquels il n’y a pas vraiment de règles de
gestion…
18
• Il s’agit de règles globales de gestion
des contenus.
• Elles ne concernent que les grandes
entreprises.
• Elles ne sont pas vraiment
respectées.
Oui
20%
Non
80%
Dans le cas où il n’y a pas de règles
globales, il y a tout de même des règles
sur des aspects spécifiques et
notamment :
• Archivage
• Sécurité / confidentialité
N = 41

19. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… ni de véritable dispositif de pilotage
19
Oui
37%
Non
63%
NSP
27%
Indicateurs /
Statistiques
60%
Réseau de
collaborateurs
13%
Quand il existe un pilotage celui-ci est assuré par les
statistiques issues des outils.
Seules les entreprises ayant une fonction dédiée globale
se préoccupent d’un dispositif de pilotage complet.
N = 41

20. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Cependant, des projets d’améliorations sont en
cours…
20
Projet(s) en
cours
67%
Pas de projet
33%
N = 83
0 5 10 15 20 25 30 35 40
Amélioration ou mise en place d'outils
logiciels
Accompagnement des collaborateurs
Amélioration de l'organisation et/ou de la
gouvernance des contenus
Développement de pratiques communes
Paradoxalement, malgré les problèmes
liés à un trop grand nombre de
dispositifs, les organisations ont des
projets de mise en œuvre de nouveaux
dispositifs…

21. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
… avec une prise de conscience de la nécessité
d’actions de conduite du changement adaptées
21
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Disposer des moyens nécessaires
Accompagner et impliquer les collaborateurs
Obtenir l'appui de la Direction
Se focaliser sur la réponse aux besoins opérationnels
N = 39

22. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
PRINCIPALES PISTES POUR LES
CONTENUS ET DONNEES A
L’HEURE DE LA
TRANSFORMATION NUMERIQUE
22

23. Contenus et données à l’heure de la transformation numérique2014
Principales pistes
23
Alors que les données et les contenus ont plus ou moins été délaissés
depuis de nombreuses années, il s’agit maintenant de faire connaitre et
reconnaitre la place centrale qu’ils occupent dans la transformation
digitale
•Pilotage global de la transformation numérique
•Management des dispositifs
•Choix et mise en œuvre des technologies
•Gestion des données et des contenus dans une
architecture modulaire et avec des règles partagées
Gouvernance digitale
•Faire des professionnels de l’information des parties
prenantes clés pour le déploiement du digital en les
rendant polyvalents par rapport aux technologies et les
formant notamment à la conduite du changement
•Repenser leur positionnement et la répartition de leurs
attributions par rapport aux DSI
Ressources