Présentation réalisée lors d'un groupe de travail RH sur la digitalisation de la fonction RH, sous l'angle outil et objectifs

1. DRHC – ICF HABITAT
DIGITALISATION
DE LA GESTION RH
RETOUR D’EXPÉRIENCE
ET FEUILLE DE ROUTE ICF HABITAT
1
AR Hlm PACA & Corse – 19 déc. 2017

2. DRHC – ICF HABITAT
SOMMAIRE
2
QUID DE LA DIGITALISATION RH ?
+ Comportement ou outils ?
+ Plus d’efficience pour plus d’accompagnement
OBJECTIFS DIGITALISATION ICF
APPRENDRE AUTREMENT
+ Culture de la transparence
+ Culture de l’efficacité
+ Culture du feedback
+ Culture de la responsabilité
+ E-learning
+ tutoriels

3. DRHC – ICF HABITAT3
+ Fonction RH trop chère et peu reconnue : poids des processus administratifs,
accompagnement des salariés insuffisants, rôle parfois limité dans l’organisation, sur-
estimation des risques sociaux
+ Accélération de l’information : inadaptation des formats traditionnels de
communication et impératif de lutte contre le manque de compréhension des salariés
+ Veiller à la valeur ajoutée de ses ressources humaines : identifier, challenger et fidéliser
ses talents est un impératif.
+ La culture RH « à la française » reste très administrative.
+ Avant de penser aux outils, il importe de revoir process, attitude et rôles de chacun
+ Des processus courts, expliqués, avec peu d’intermédiaire
+ Des managers, acteurs informés et responsables
+ Une objectivation par l’analyse des données et la « psychologie »
+ Des outils pensés au vu des besoins terrain et non des intermédiaires
+ Communication et RH sont liés
COMMENT DIGITALISER LA FONCTION RH ?
Philosophie de la digitalisation RH
3 constats à l’appui d’une démarche de digitalisation

4. DRHC – ICF HABITAT4
QUELLES ACTIONS POUR LE DIGITAL RH ?
+ Gestion administrative
Rémunération
+ Recrutement
+ Intégration
+ Formation
+ Relations sociales
+ Relations salariés
+ Libre service absence,
frais professionnels, CET
+ Mise à jour données
personnelles
+ Planning équipe
+ Affectations immeuble
+ Synthèse récupérabilité
+ Bulletin paie et contrats
de travail en ligne
+ Demande d’acompte en
ligne
+ Benchmark rémunération
automatisé
+ Bourse interne et
multidiffusion externe
+ Mailing pour suivi
intégration
+ Automatisation des
habilitations
+ E-learning nouveaux
embauchés
+ Lien candidature et
contrat de travail
+ Mailing d’intégration et
suivi automatisé
+ Lien réseaux sociaux
+ Offre de formation en
ligne et accessible via l’EA
+ E-learning réalisé en
interne avec portail dédié
+ Tutoriels en ligne sur les
logiciels
+ Classe virtuelle
+ Communauté
d’apprentissage en ligne
avec possibilité de publier
du contenu
+ Gestion en ligne des
demandes de formation
+ BDES via un serveur réseau
+ Gestion des questions des
salariés via l’intranet
+ Publicité des négociations
via l’intra
+ Enquête salarié avec
analyse des commentaires
+ Vote électronique
+ Espaces collaboratifs
+ Réunion à distance
+ Sondage salariés via
l’intranet
+ Espace métiers avec des
forums QR animés par
des modérateurs
2018

5. DRHC – ICF HABITAT
UNE CULTURE DE
LA TRANSPARENCE
+ La RH n’est pas « gardienne » des règles & données.
+ Son rôle est de veiller à leur conception, compréhension et correcte diffusion
+ Transparence versus « boîte noire » RH
5
OBJECTIFS DE LA DIGITALISATION RH (1)
+ Chaque manager a accès au travers d’un libre-service manager à l’ensemble des données de
rémunération, d’historique carrière ou formation pour tout son service. Chaque salarié dispose de
ce libre-service salarié également
+ Les décisions de rémunération sont basées sur des benchmarks et des budgets communiqués
aux managers et IRP (jeunes embauchés, promotions). Chaque salarié dispose tous les deux ans
d’un bilan social individuel
+ L’espace salarié de l’intranet reprend et explicite l’ensemble des règles appliquées, avec
exemples, simulateurs et guides pratiques. Il représente 75 % du flux de consultation
+ Les compte-rendu de négociation sont sur l’intranet. Les données sociales sont partagées avec
élus et salariés : bilan social, bilan campagne de rémunération, etc. les projets sont communiqués
aux salariés en parallèle des IRP
+ L’offre de formation est publique et en ligne
+ Tout salarié peut poser une question en ligne et voir la réponse publiée sur l’intranet
Quels
outils ?

6. DRHC – ICF HABITAT
UNE CULTURE DE
L’EFFICACITÉ
+ L’intervention du personnel RH est limité à la seule « valeur ajoutée »
+ Les processus sont mesurés avec un coût et un temps à réduire
+ Moins d’étapes, plus de rapidité
6
+ Toute demande de congé, RTT, épargne CET, notes de frais passe par une demande en ligne et
un workflow en 2 étapes max. Les formulaires RH ne sont plus disponibles sauf pour les employés
d’immeuble non informatisés
+ La rapidité de validation manager n’empêche pas les contrôles automatisés (montant notes de
frais) ou a posteriori avec des outils statistiques (rapport frais ou CP)
+ Signatures limitées aux seuls sujets à arbitrer ou à valeur juridique (contrat de travail)
=> Suppression signatures acompte (obligatoires), notes de frais, virements, etc. =>
Parapheur électronique déployé en 2018.
+ Paie et gestion administrative ont fait l’objet d’automatisation et outils de contrôles avec à la clé 30
% de productivité en plus
+ Les accords et procédures sont réécrits/recodifiés pour envisager tous les cas et limiter les
« mesurettes » ou primes lourdes à gérer pour peu de salariés concernés
+ Les convocations des IRP, la gestion documentaire se fait au travers des mails et d’espaces
collaboratifs sous l’intranet
OBJECTIFS DE LA DIGITALISATION RH (2)
Quels
outils ?

7. DRHC – ICF HABITAT
UNE CULTURE DE
L’EFFICACITÉ
7
+ Un process initial lourd impliquant un formulaire, une facture à agrafer, une signature salarié, une signature manager, un
envoi courrier, un traitement par le comptable avec dégrafage, scan, une mise en paiement, un virement dédié de la DF, un
contrôle par la RH des abus (plus théorique que réel), une demande de réduction de titres restaurants à faire par chacun (en
pratique peu faite) et la déduction des titres restaurants par la paie
+ Revue et arbitrage du processus notes de frais :
• Cela peut passer par la paie avec un virement unique (acompte le 15 et paie en fin de mois)
• L’exigence de justificatifs papier reste théorique (URSSAF et impôts adorent officieusement les copies digitales)
• Les plafonds peuvent être intégrés au système et automatisés
• L’imputation comptable et la déduction de titres restaurants sont automatisées
• Une requête de contrôle permet d’identifier et de revenir sur les comportements hors norme
+ Passage de 16 étapes manuelles à 2 étapes en ligne (saisie et validation manager) sans papier
+ Gain de 2 ETP à la comptabilité, pour un déport du temps sur l’utilisateur nul (même données que le formulaire)
+ L’analyse des données a permis de traiter les comportement problématiques et baisser la dépense de 30 %
OBJECTIFS DE LA DIGITALISATION RH (2 BIS)
L’EXEMPLE DES NOTES DE FRAIS / PROJET 2013

8. DRHC – ICF HABITAT
UNE CULTURE DU
FEEDBACK
+ Les processus RH font l’objet de mise à jour régulières
+ Les salariés sont sondés et interviennent dans cette mise à jour
+ Feedback = performance
8
+ Tous les deux ans, les salariés répondent à une enquête salarié les sondant sur différents items,
notamment RH (vision dirigeants, manager, gestion de carrière, etc.)
+ L’enquête – réalisé par la start-up Opensquare – se fait en ligne et bénéficie d’une première
exploitation par un outil d’intelligence artificielle analysant les commentaires
+ Ces résultats sont restitués en ateliers auprès des 1 800 salariés avec pour objectif l’émergence de
propositions concrètes
+ Ces ateliers permettent de cibler les processus à améliorer, les points de la politique RH à clarifier
(prime, augmentations) et amènent à la production de plans d’actions.
+ Cette logique se démultiplie au travers :
• De sondages réguliers sur les outils pour les faire évoluer ;
• De sondages bilan pour les nouveaux embauchés
• D’un sondage annuel auprès des managers sur les outils et politiques/
OBJECTIFS DE LA DIGITALISATION RH (3)
Quels
outils ?

9. DRHC – ICF HABITAT
UNE CULTURE DE LA
RESPONSABILITE
+ Le manager et le salarié sont au cœur des processus RH
+ Avec des outils ad hoc, ils sont responsables pour décider
+ Rôle de la RH = conseil, accompagnement et challenge
9
+ Les managers sont responsabilisés au travers de différents outils : planning managers, campagne de
rémunération avec la gestion de leurs budgets, campagne d’objectifs ou d’EA, revue de personnel
avec la RH, etc.
+ Les RH accompagnent les managers sur les outils et les conseillent sur les bonnes pratiques au
travers d’ateliers RH managers
+ Campagne d’objectifs et entretien annuel sont des outils de pilotage et de responsabilisation.
+ Le rôle de la DRH est d’accompagner une dynamique de « courage managérial »
• Les objectifs sont revus s’ils ne sont pas assez challengeants (les RH peuvent les visualiser et les corriger) ;
• Les entretiens annuels ciblent les seules compétences à développer avec un suivi cartographié.
OBJECTIFS DE LA DIGITALISATION RH (4)
Quels
outils ?

10. DRHC – ICF HABITAT10
UN SIRH EN MUTATION AU CŒUR DE LA DÉMARCHE
+ ICF Habitat a fait le choix depuis 2006 de s’appuyer sur un éditeur international de référence (Oracle) et un prestataire de
Tierce maintenance applicative (HR Path) pour développer son SIRH
+ Un prestataire externe offre expertise et capacité à mutualiser les meilleurs développements issus de son portefeuille
clients
+ Depuis 2017, le Groupe a engagé la mutation vers un modèle dans le Cloud, avec la flexibilité (plus de serveurs ou licence)
et la mise à jour tous les 6 mois

11. –
E-LEARNING…
+ Quel intérêt, quels objectifs ?
+ Permettre aux collaborateurs de développer leurs compétences en toute autonomie;
+ Réduire les coûts et les frais de déplacements ;
+ Délivrer les mêmes informations et connaissances à tous les collaborateurs, au même moment ;
+ Suivre une formation à son rythme et facilement : un portail accessible 24h/24, 7 jours/7 et depuis
n’importe quel ordinateur !
+ Qu’est-ce que ce n’est pas ?
+ Un collaborateur seul devant son écran : chaque formation en ligne a un
formateur référent qui répond aux questions.
+ Le seul mode de formation : il existe des tutoriels vidéo, des formations
présentielles, des guides pratiques, c’est ce qu’on appelle le Blended-
Learning !
11 DRHC – ICF HABITAT

12. –
COMMENT FAIRE POUR QUE CA MARCHE ?…
 Accompagner les acteurs du changement (RH / managers) ;
 Impliquer les managers (communication renforcée) ;
 Communiquer l’offre par différents canaux et l’actualiser (via SIRH – Intranet) ;
 Recueillir l’avis des apprenants.
Mails Fiche Pratique
E-learning
Sondage
12 DRHC – ICF HABITAT

13. –
NOTRE PORTAIL E-LEARNING
http://icfhabitat.dokeosaas.com
+ Formations réalisées en interne ;
+ Sujets et durées variées ;
+ Cibles plus ou moins larges selon les thèmes ;
+ Des contenus animés, audio, quiz, vidéos…;
+ Une bibliothèque de documents téléchargeables.
13 DRHC – ICF HABITAT

14. –
NOS GUIDES ET DES TUTORIELS VIDÉO
+ Sur nos process ;
+ Sur nos outils;
+ Sur nos métiers.
14 DRHC – ICF HABITAT

15. –
DES GUIDES ET DES TUTORIELS VIDÉO
Réceptionner les EDL depuis IKOS
ELIPSO – (Saisie et réalisation des Edl sur tablette)
Sélectionner et comprendre les informations EDL
Ajouter une pièce lors du constat
Réaliser le constat des équipements
Débuter l’EDL
Renseigner les articles et compteurs
Signer et clôturer l’EDL avant envoi dans IKOS
15 DRHC – ICF HABITAT

16. –
DES GUIDES ET DES TUTORIELS VIDÉO
ESPACES COLLABORATIFS ET INTRANET
16 DRHC – ICF HABITAT

17. –
NOS GUIDES ET DES TUTORIELS VIDÉO
OOCSO – Observatoire de l’occupation sociale
17 DRHC – ICF HABITAT

18. –
L’ACTU DES MOOC
 Une communication régulière par mail sur l’actualité des
MOOC ;
 Une page intranet dédiée !
18 DRHC – ICF HABITAT

19. –
QUELQUES LIENS UTILES
Contexte et expansion du E-Learning
http://www.focusrh.com/formation/e-learning-mooc-21614.html
http://blog.myskillcamp.com/fr/avantages-du-digital-learning-pour-les-drh
Formation e-learning : avantages et inconvénients
http://www.wethetalent.co/fr/formation-education/formation-e-learning-avantages-et-inconvenients/
https://revolution-rh.com/e-learning-avantages-inconvenients/
Le principe du modèle de Kirkpatrick
https://www.elearnagency.com/mesurer-lefficacite-de-vos-formations/
Notre fournisseur du portail
https://www.dokeos.com/fr
Publication FFFOD– comment choisir sa plateforme LMS et MOOC ?
http://www.fffod.org/IMG/pdf/201701-guide2017.pdf
19 DRHC – ICF HABITAT