la mise en place d un système e-rh Matière : Diagnostic et audit social Institut Supérieur de Gestion de Tunis- 3ème année GRH

1. La Mise en place d’un Système e-RH 1
LA MISE EN PLACE
D’UN SYSTEME E-RH
Année Universitaire
2014 - 2015
Travail élaboré
par :
Ayachi Amira
Chebbi Chiraz
Jouini Rania
Medghri Amira
3ème Année, Licence Fondamentale en Gestion.
Mention : Gestion des Ressources Humaines.
Matière : Diagnostic et Audit Social.
Institut Supérieur de Gestion de Tunis

2. La Mise en place d’un Système e-RH 2
TABLE DES MATIÈRES
Introduction..................................................................................................................................................3
Définitions de l’e-RH / SIRH............................................................................................................................3
L’informatisation de la GRH..........................................................................................................................4
Étapes de la démarche d’informatisation de la fonction RH ......................................................................4
Justifier l’e-RH à la direction générale :...................................................................................................4
Identification des besoins :......................................................................................................................5
L’analyse de la demande .....................................................................................................................5
Etude de l’existant .................................................................................................................................5
Constat des écarts : ................................................................................................................................5
La définition des besoins........................................................................................................................5
L’Intranet dans la GRH ............................................................................................................................6
Internet, un outil de modernisation de la GRH........................................................................................6
e-Recrutement ........................................................................................................................................6
e-Learning ...............................................................................................................................................6
e-Gestion de carrière..............................................................................................................................7
e-Organisation ........................................................................................................................................7
Les progiciels ...........................................................................................................................................8
La conduite du changement .......................................................................................................................8
Définition du changement ......................................................................................................................8
Intégration au proecessus 2.0 .................................................................................................................8
La conduite du changement : Kurt Lewin ..............................................................................................9
Autres approches....................................................................................................................................9
Conclusion..................................................................................................................................................10

3. La Mise en place d’un Système e-RH 3
INTRODUCTION
E-commerce, e-production, e-business, e-marketing, e-RH… tous ces vocables en e-… fleurissent un
peu partout dans les média spécialisés ou grands publics.
Les technologies de l'information ont apporté des changements importants aux organisations. Toutes
sortes de connaissances et de savoir-faire acquis dans le domaine technologique facilitent la
planification, la mise en œuvre et l'évaluation en peu de temps et avec peu de personnel.
Face à l'importance de la gestion des ressources humaines dans les organisations dont les mots clés sont
l'excellence, la gestion collective, la qualité totale, la communication, la flexibilité ; il y a une prise de
conscience grandissante dans le domaine des technologies de l'information et de la communication par
les gestionnaires.
DEFINITIONS DE L’E-RH / SIRH
Les systèmes d’information peuvent être manuels (reposant sur l’utilisation du papier et du crayon) ou
informatisés (utilisant le matériel informatique, les logiciels et les techniques de télécommunication).
Notre intérêt dans ce travail de recherche portera sur le second type de systèmes d’informations (les
systèmes d’information informatisés).
L’angle de l’outil et ses performances semble effectivement très présent dans les quelques définitions
parcourues :
L’e-RH, soutenu par une stratégie d’entreprise et un recours aux NTIC, est un mode de fonctionnement
global d’une entreprise autour de la gestion d’un nombre significatif de processus RH, qui s’appuie sur :
• le partage de l’information RH et son traitement par un accès direct des salariés, du management et de
la fonction RH ;
• la mise en place d’organisations RH nouvelles pour optimiser la relation de service.
Les transformations que connaît le système d'information des ressources humaines à engendrer le
passage d'un système centralisé à un système partagé grâce à l'introduction des technologies
intranet/Internet RH c'est-à-dire e-GRH.
Les conséquences pour la GRH sont de deux ordres : d'une part, les activités transactionnelles
traditionnelles (paie, congés, etc.) peuvent être automatisées, et d'autre part, une partie des processus RH
(recrutement, gestion des compétences, formation, mobilité, etc.) peuvent être pris en charge
directement par les acteurs concernés (managers, salariés).

4. La Mise en place d’un Système e-RH 4
C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'évolution de la
fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la
nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au cœur des changements de l'organisation du
travail administratif ».
L’INFORMATISATION DE LA GRH
L'informatisation de la gestion des ressources humaines a réellement pris son essor avec l'introduction
de la micro-informatique accompagnée de la création de progiciels orientés vers les utilisateurs.
La mise en place de réseau informatique dans l'administration nécessite:
- de conduire cette introduction comme un projet ;
- d'utiliser les technologies de l'information et de la communication comme un moyen de transformer
l'administration et non comme une simple possibilité d'améliorer l'existant ;
- de rechercher l'adhésion des collaborateurs ;
- et de s'inspirer des expériences réussies.
Informatiser la fonction RH revient à concevoir un système d'information adapté et intégré de la
fonction RH et à mettre en œuvre le processus global d'informatisation de la dite fonction avec la
recherche de produits et outils informatiques appropriés.
Les RH 2.0 permettent l’intégration de trois leviers collaboratifs à la chaîne de valeur des ressources
humaines: Informer, collaborer, impliquer.
ressources
humaines.
candidats et
employés.
l’interaction et l’engagement des candidats et employés.
ÉTAPES DE LA DEMARCHE D’INFORMATISATION DE LA FONCTION RH
JUSTI FI ER L’E-RH A LA DI RECTI ON GENERALE :

5. La Mise en place d’un Système e-RH 5
Le projet d’e-RH est proposé soit par le DRH soit par la Direction Générale (DG ). L’enjeu de ce projet
est de créer un espace de transaction et de changer les méthodes de travail. Partant d’un besoin ou d’une
réflexion, le centre d’intérêt de tout e-RH doit être en premier lieu, la validité, la fiabilité et l’utilité des
informations et après l’automatisation des processus. L’automatisation permet un accroissement
notamment de la productivité administrative du service RH.
I DENTI FICATION DES BESOI NS :
Cette étape est sans doute la plus importante. Elle consiste à mettre à plat et à réécrire les processus RH.
Cette phase de réécriture constitue une étape essentielle avant d’engager la partie solution informatique
du projet.
L’ANALYSE DE LA DEMANDE
Il s’agit de poser le problème et de délimiter l’application projetée. La notion de besoins est
généralement imprécise : Quels besoins ? Pour qui ? Pour quoi faire ? S’agit-il d’une envie ? D’une
exigence organisationnelle ? L’analyse de la demande vise donc à replacer celle-ci dans une perspective
plus large, l’expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur, elle prend
place à l’intérieur d’un cadre défini préalablement ( politique, orientations et choix stratégiques de
l’entreprise ).
ETUDE DE L’EXI STANT
L’étude de l’existant consiste en l’identification et le recensement des informations et procédures utiles à
la compréhension de l’e-RH concerné, tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le
demandeur ( Direction Générale ). Globalement, il s’agit :
- D’une analyse du travail ( Qu’est-ce qui est fait ? Comment est-ce fait ? Par qui ? )
- D’un diagnostic permettant d’identifier les facteurs susceptibles de faciliter ou de
perturber le projet ( exemple : rejet des ordinateurs,…).
- La connaissance de l’existant informatique au niveau du matériel, des logiciels et des
compétences informatiques des futurs utilisateurs.
CONSTAT DES ECARTS :
LA DEFI NITI ON DES BESOI NS
Au sens plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d’un écart entre ce qui est ( étude de
l’existant ) et ce qui devrait être ( analyse de la demande ).
A ce niveau, on ne parle pas encore, par exemple, d’un besoin en logiciel de gestion des carrières, mais
plutôt d’un besoin d’amélioration de la maîtrise de la mobilité interne du personnel ( il ne faut pas
confondre le besoin et l’outil qui va y répondre ).

6. La Mise en place d’un Système e-RH 6
Une fois les besoins exprimés, on analysera s’ils doivent être satisfaits par des traitements manuels ou à
l’aide de l’informatique ( faisabilité économique et sociale ).
L’e-RH se présente sous une multitude de formes dans les entreprises :
L’I NTRANET DANS LA GRH
Le développement de l'utilisation de l'intranet au sein de la fonction RH se fait par le recours à plusieurs
outils. On trouve par exemple les outils internes à la fonction RH, des outils reliés aux unités
opérationnelles, des outils autorisant une meilleure communication interne ou encore les outils de
diffusion des connaissances de l'entreprise vers le public interne sélectionnés.
I NTERNET, UN OUTI L DE MODERNI SATION DE LA GRH
L'Internet est entré en force dans l'entreprise, notamment dans la fonction ressources humaines. Du
coup, on ne parle plus que d'e-RH qui constitue un choix stratégique de modernisation des modes
d'organisation et de valorisation du capital humain, passant nécessairement par la mise en place d'un
progiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Le vocable comprend l'e-recrutement, l'e-
formation (ou e-learning), l'e-gestion de carrière et l'e-organisation.
E-RECRUTEMENT
E-Recrutement: c'est une opération dont laquelle un individu peut compléter son dossier de recrutement
à distance (informations personnelles, premiers tests), c'est l'opération la plus utilisée sur Internet grâce à
sa simplicité en matière de la mise en place. Le e-recrutement est très utile pour le candidat et lui permet
de prendre connaissance de l'entreprise avant d'amorcer le processus de recrutement.
E-LEARNI NG
Actuellement, beaucoup parle du e-learning comme d’une véritable innovation. Le e-learning consiste
en la fourniture d’outils technologiques et de services associés destinés à permettre à une ou plusieurs
personnes d’acquérir une connaissance ou une compétence sans avoir à quitter le lieu de travail.
le e-learning désigne tout dispositif de formation utilisant internet comme canal de diffusion. C’est l’acte
pédagogique qui se vit pour tout ou partie en ligne.
La e-formation, de manière plus large, désigne tout système de formation reposant globalement sur
l’usage des technologies issues de l’internet.
La matière grise est aujourd’hui la principale richesse d’un pays, c’est aussi l’atout compétitif majeur
d’une entreprise. La formation devient ainsi un enjeu essentiel. On constate d’ailleurs depuis 1998

7. La Mise en place d’un Système e-RH 7
l’émergence du « knowledge management ». Or chaque jour les technologies progressent, les métiers
évoluent, l’organisation change, les méthodes de management se transforment et les besoins augmentent
tant pour la formation initiale que continue.
Cependant, les budgets disponibles et le temps qu’il est possible de dégager ne sont pas extensib les à
l’infini. C’est la raison pour laquelle les outils construits surinternet, qui offrent d’immenses atouts que
nous développerons dans la 3ème partie (économie en temps et déplacement…), émergent à très grande
vitesse.
Ainsi, le DRH a pour mission de promouvoir l’introduction de la formation en ligne malgré les freins
culturels et techniques que cela peut engendrer.
Le e-learning remet en cause l’ingénierie et la mise en œuvre de la formation traditionnelle. En effet,
l’apprenant a un rôle nouveau et est davantage responsabilisé dans sa formation. La hiérarchie joue un
rôle accru de prescripteur, avec une offre plus souple, plus riche et mieux adaptée, de suivi et
d’évaluation.
E-GESTI ON DE CARRI ERE
Il se fait essentiellement par le biais de deux outils : les bourses de l'emploi en ligne, propres aux
entreprises, et les modules de gestion de carrière compris dans les progiciels de GRH.
L'e-gestion peut avoir trois types d'utilisation.
D'abord la mobilité interne : il s'agit ici de mettre en réseau les offres d'emplois internes afin de
permettre aux collaborateurs de consulter les offres immédiatement après leur dépôt sur l'intranet. En
retour, il leur donne la possibilité de déposer des candidatures spontanées; ce qui avantage les
opportunités d'évolution interne et limite des départs vers la concurrence.
Ensuite, la mise en réseau des enquêtes de rémunération. A ce niveau, les managers (autorisés) ont la
possibilité de connaître notamment les salaires médians, moyens, minimaux, par poste, au sein de
l'entreprise et comparativement au marché du travail et peuvent ainsi devenir acteurs auprès de la DRH
dans le processus de revalorisation salariale au moment du calcul du budget, des évaluations annuelles
ou des demandes d'augmentations salariales.
Enfin, l'évaluation des performances. En dehors de l'entretien annuel, chaque collaborateur peut
s'auto-évaluer à n'importe quel moment ; cela suppose la mise en ligne d'un répertoire des métiers et d'un
référentiel de compétences. Ainsi, tous les postes décrits par le biais des résultats permanents attendus,
des principales activités et des niveaux de compétence requis constituent, pour les collaborateurs, un
outil d' auto évaluation ainsi qu'un panorama de tous les postes de l'entreprise et des chemins de carrière
possibles par poste.
E-ORGANI SATI ON

8. La Mise en place d’un Système e-RH 8
L'e-organisation permet un dialogue en ligne permanent favorisant le management à distance. Il reste
d'utilisation très limitée dans les entreprises mais revêt une grande utilité dans des domaines comme
l'alimentation des outils de reporting, l'efficacité des échanges d'information et le suivi minutieux des
activités des collaborateurs, surtout s'ils sont sur des sites dispersés.
LES PROGI CIELS
Le progiciel est un programme-produit, c'est un logiciel commercial vendu par un éditeur sous forme
d'un produit complet. Le progiciel offre l'avantage d'être immédiatement disponible, mais doit cependant
être adapté à la réalité de chaque entreprise ou administration.
Les solutions « progiciels » utilisées par les entreprises concernent tous les domaines de la paie et de la
gestion des ressources humaines : emploi, rémunérations, formation...
Organisés suivant une base de données unique sur laquelle viennent se greffer des modules de gestion de
la paie, gestion du temps, recrutement, formation, gestion des postes et des compétences etc., les
progiciels ont une qualité élevée. Ses aménagements et personnalisations sont aisés par la convivialité et
la facilité du paramétrage, de même que leurs assistance et maintenance sont de grand niveau.
A titre d'exemple de progiciels l'on citera : Sage, Ciel, SAP...
LA CONDUITE DU CHANGEMENT
DEFI NITI ON DU CHANGEMENT
Pour être agent de changement, la DRH consacre une part importante de son activité à encourager les
comportements nouveaux et efficaces, à mettre en œuvre une culture de changement et de
transformation.
Ainsi, elle doit pratiquer une véritable veille sociale de manière à être au fait des nouveaux procédés ou
organisation permettant d’améliorer son mode de fonctionnement et ainsi contribuer à la performance de
l’entreprise.
Le pilotage d’une transition 2.0 s’amorce dès le début du diagnostic organisationnel. Il constitue la
trame de fond du projet qui permet de matérialiser les plans de gestion du changement, d’effectuer les
suivis et de prendre les mesures de redressement nécessaires.
La conduite du changement comporte en elle-même un paradoxe : visant à améliorer les performances
de l’entreprise, les changements organisationnels génèrent de nouvelles exigences vis-à-vis des salariés
qui peuvent conduire à l’effet opposé à celui recherché…
I NTÉGRATI ON AU PROECESSUS 2.0

9. La Mise en place d’un Système e-RH 9
LA CONDUITE DU CHANGEMENT : KURT LEWI N
Comme le décrivent Didier Anzieu et Jacques-Yves Martin : comment surmonter la résistance initiale
qui tend à ramener l’équilibre au niveau supérieur ? En « décristallisant » peu à peu les habitudes par
des méthodes de discussion non directives, jusqu’au point de rupture, de choc, où une recristallisation
différente peut s’opérer. Autrement dit, abaisser le seuil de résistance et amener le groupe à un degré de
crise qui produit une mutation des attitudes chez ses membres, puis, par influence, dans les zones
voisines du corps social .
AUTRES APPROCHES
Au delà de l'approche technique de l’intégration et de l’utilisation des technologies dans le processus de
production (d’un bien ou d’un service) accompagner la révolution digitale des entreprises c’est
notamment :
 Professionnaliser la gestion du changement : en intégrant notamment utilisateurs, DRH et directions
opérationnelles dans la conception, la conduite et l’évaluation des projets digitaux.
 Repenser les usages : en développant la maitrise des TIC par l’ensemble des collaborateurs et en
considérant le digital comme un outil d’aide au travail des salariés et non pas comme un outil de simple
substitution
 Accompagner les utilisateurs : en n’oubliant pas de repenser le fonctionnement de la ligne hiérarchique
pour favoriser la régulation au contrôle.
C’est aussi faire attention aux promesses des technologies qui, ainsi que le disait la fable il y a bien
longtemps de cela, n’engagent que ceux qui les écoutent.

10. La Mise en place d’un Système e-RH 10
Trois points, simples, éloignés des grands discours enrobant généralement les TIC, mais trois points qui
malheureusement sont souvent minorés face aux enjeux techniques et technologies et dont l'absence est
quasi récurent dans les projets qui échouent ...
Les Américains Lippitt, Watson et Westley ont poursuivi cette réflexion. Ainsi, ont-ils découpé ce
processus en sept phases qui s’articulent assez bien avec les étapes d’un processus prospectif :
1. développement d’un désir de changement,
2. création d’un cadre de relations orienté changement,
3. établissement du diagnostic des enjeux du système,
4. examen des chemins alternatifs et choix du plan d’action,
5. transformation des intentions en efforts de changement,
6. généralisation et stabilisation du changement,
7. détermination des relations finales avec les agents de changement.
D’autres modèles existent, largement utilisés par les prospectivistes qui puisent dans la psychologie
sociale et la sociologie comportementale pour mieux comprendre les processus de transformation qu’ils
observent et les optimaliser lorsqu’ils veulent les mettre en œuvre eux-mêmes.
CONCLUSION
La gestion du changement dans les organisations est liée à une multitude de facteurs qui déterminent non
seulement la nature et l’ampleur des modifications envisagées, mais aussi la manière dont le processus
est conduit.