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Presentation aes 05-10-18 - final
- 1. CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE RENNES Retour d’expérience sur la « Politique d’archivage du dossier patient » au CHU de Rennes et aux Hôpitaux du Pays du Mt-Blanc Journée d’étude AES Bordeaux 05-10-2018 Dr Christine Riou : Médecin responsable Aurélie Leroy : Ingénieur Archiviste Céline SPANNAGEL: Archiviste
- 2. Présentation des Centres Hospitaliers et des service des archives Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc Nombre de lits : 319 (MCO/HAD/SSR) + 140 EHPAD = 459 Nombre de site : 2 – Sallanches et Chamonix + 2 EHPAD Effectif ETP du service des archives : 4,7 En 2017 : Nouveaux dossiers créés : 9 190 dont 1 561 dossiers « touristes » Communications : Sallanches = 86 411, Chamonix = 4 242 Espace de stockage : 1,2kml sur Sallanches, 3,6kml sur Chamonix = 4,8kml Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 3. Présentation des Centres Hospitaliers et des service des archives Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc Nombre de lits : 319 (MCO/HAD/SSR) + 140 EHPAD = 459 Nombre de site : 2 – Sallanches et Chamonix + 2 EHPAD Effectif ETP du service des archives : 4,7 En 2017 : Nouveaux dossiers créés : 9 190 dont 1 561 dossiers « touristes » Communications : Sallanches = 86 411, Chamonix = 4 242 Espace de stockage : 1,2kml sur Sallanches, 3,6kml sur Chamonix = 4,8kml Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 4. Plan I. Contexte et démarche II. Formalisation de la politique d’archivage III. Validation IV. Difficultés rencontrées V. Perspectives Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 5. I. Contexte- HDPMB OBJECTIF et CONTEXTE : Certification V 2014 – en avril 2016 = Compte-qualité Répondre aux lacunes de la dernière certification : règles de tenue du dossier patient « en grande partie » formalisées Décrire et formaliser la gestion du dossier patient Utilisation du cadre légal : art. R1112-2 du CPS Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 6. Objectif et Démarche - HDPMB LA DEMARCHE : Récupération des informations transmises en 2011 pour la V2010 aux experts visiteurs Demande de partage des politiques d’archivage rédigés par d’autres CH (réseau AAF) Recensement des documents internes existants Pas de validation en groupe de travail – pas de mode projet Démarche rapide (début mars pour certification mi-avril 2016) Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 7. Contexte – CHU Rennes Réflexion régionale sur l’archivage électronique Participation au groupe de travail ANAP sur l’archivage Livrables ANAP Certification HAS 2016 Comité dossier patient Démarche certification dossier patient Compte-qualité Plan d’actions dossier patient Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 8. Démarche préconisée par l’ANAP Journée d'étude AES Bordeaux 2018 Mettre en place une organisation en mode projet Construire la politique d’archivage Faire vivre la politique d’archivage • Recenser l’existant Etape 1 • Formaliser la politique d’archivage Etape 2 • Chiffrer le fonctionneme nt en mode routine Etape 3 • Valider la politique d’archivage Etape 4
- 9. Etape 1 : recenser l’existant (1/2) Recensement par la coordination des secrétariats Journée d'étude AES Bordeaux 2018 Dossier papier 1. type de dossier 2. Format pochette 3.Dossier 4.Contenu 5.Gestion du dossier 6.Lieu Archivage P1 - P2 - HS - Onco - HDJ 58*32 Hospitatlisation observation secrétariat + DIM + Service Hospitalisation + DIM + consultation + HDJ 1 + Secrétariat + local archives + bureau prog Dossier informatisé 1. type de dossier 2. Nom application 3. Impression de documents (oui/non) 4. Procédure de validation électronique - Trace de la validation HC GYNECO DX CARE OUI : CRO + CRH + Lettres accompagnement, certificats OUI (mais pas de signature électronique)
- 10. Etape 1 : recenser l’existant (2/2) • Créations 69 000dossiers • Communications • 169 000 dossiers • Dont 82% pour motif de soins • 90% des deux dernières années • Elimination • 9 000 dossiers • Externalisation 696 000 dossiers • 7824 dossiers communiqués • Prise en charge annuelle 50 000 dossiers Pontchaillou (H) Bloc Pavillons Coëtlogon Hébergeur Gestion décentralisée 9 kml H-Sud (H + Cs Ext) 1 467 000 dossiers 30 kml Journée d'étude AES Bordeaux 2018 au 1er janvier 2018 16 kml
- 11. Etape 2 - Formaliser la politique d’archivage : Mode projet Comité de pilotage Comité dossier patient Groupe projet Médecin DIM Ingénieur archiviste Personnes ressources Coordination secrétariats Ingénieur qualité Informaticien Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 12. Contenu de la politique d’archivage Journée d'étude AES Bordeaux 2018 1. Objet du document 2. Contexte, enjeux 3. Champ d’application, périmètre 4. Cadre législatif, réglementaire et normatif 5. Gouvernance • Les acteurs de la politique d’archivage • Administration de la politique d’archivage 6. Objectifs • Dossier papier • Dossier numérisé • Dossier informatisé 7. Glossaire 8. Annexes
- 13. 5. Gouvernance (1) Acteurs / Instances Responsabilités Direction Générale • Autorité d’archivage • Met en place les instances ou groupes de travail chargés de l’élaboration, de l’application, de l’évaluation et de l’évolution de la Politique d’Archivage • Définit les niveaux de service et de sécurité du service des archives et l'organisation fonctionnelle attendue • S’assure qu’il y a les moyens adéquats pour la mise en œuvre de la politique d’archivage Directeur délégué auprès du pôle Santé Publique • Suit la gestion des Archives et la mise en œuvre de la politique d’archivage Service d’information médicale Unité Dossiers médicaux • Donne un avis sur les éliminations de documents issus des Dossiers Patient (Code de la Santé Publique, article R 1112-7) • Est cosignataire du bordereau d’élimination de ces documents avec l’Autorité d’Archivage • Assure la gestion de l ’archivage du dossier patient • Définit l'organisation fonctionnelle, opérationnelle et technique du système d’archivage • Conçoit et propose la politique d’archivage au Comité Dossier patient • Est chargé de la mise en œuvre de la Politique d’Archivage • Gère les relations avec le tiers-archiveur • Remonte les alertes à l’autorité d’archivage ; • Forme et conseille les autres agents dans l’application de la Politique d’Archivage. Comité Dossier patient • Comité de pilotage de la politique d’archivage • Donne un avis sur la politique d’archivage proposée par le service d’information médicale • Contrôle l’application de la politique d’archivage Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 14. 5. Gouvernance (2) Journée d'étude AES Bordeaux 2018 Acteurs / Instances Responsabilités Direction des systèmes d’information • Assure le suivi de l’application de gestion et de traçabilité des dossiers papier • Travaille en relation avec l’UF Dossiers médicaux afin que les applications productrices soient en capacité de fournir des documents archivables suivant ce qui a été défini dans la Politique d’Archivage • Gère les relations avec le tiers-archiveur dans le cas d’un système d’archivage électronique externalisé • Assure l’intégrité et la sécurité du SAE conformément aux niveaux d’exigence et de sécurité définis dans la Politique d’Archivage Tiers archiveur • Fournit les services demandés et spécifiés par l’autorité d’archivage • A reçu l’agrément des Archives de France pour l’hébergement d’archives papier • Est certifié Hébergeur de données de santé pour l’archivage numérique • Est en conformité avec le règlement général sur la Protection des données Services de Soins • Sont responsables de la qualité et l’exhaustivité des documents à archiver et des métadonnées correspondantes ; • Respectent les procédures réglementaires ou définies dans la Politique d’Archivage de l’établissement, et notamment qu’aucun document ne soit détruit sans contrôle ; • Sont tenus de respecter les procédures de l’unité Dossiers Médicaux pour l’accès aux dossiers Utilisateurs (hors service de soins) • Personnes habilitées et autorisées • Accèdent au dossier patient suivant la législation et la réglementation en vigueur • Sont tenus de respecter les procédures d’accès aux archives médicales • S’engagent à assurer la confidentialité des informations auxquelles ils accèdent Archives départementales • Exerce un contrôle scientifique et technique • Autorise l’élimination des archives • Autorise l’externalisation des archives
- 15. 6. Objectifs Dossier papier : cycle de vie Journée d'étude AES Bordeaux 2018 Archives courantes Archives intermédiaires Archives définitives Guide « gérer et archiver le dossier patient » - Contrôles internes - Audits externes Portant sur : Conditions de conservation, traçabilité
- 16. 6. Objectifs Dossier numérisé Finalités : Dossier unique numérique Elimination des documents originaux sur support papier Cycle de vie et niveaux d’exigence Numérisation de flux • documents externes puis documents internes résiduels avec analyse de risque juridique Charte et procédure numérisation Archivage au titre du dossier patient informatisé A réaliser : Vadémécum « Autoriser la destruction des documents originaux sur support papier après numérisation : quels critères de décision ?» Validation conjointe avec les Archives départementales Description des procédés de numérisation et de contrôle qualité Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 17. 6. Objectifs de la politique d’archivage Dossier numérique Conservation pendant les durées légales Et élimination au delà Valeur probante Communication du dossier Classement des documents Documents natifs numériques (DPI et autres applicatifs) Documents numérisés SAE Projet à mener : Système d’archivage électronique ou SAE Assurer la pérennité des documents , leur intégrité • Communication du dossier sur le long terme (soins, patient, justice) • Documents à valeur probante Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 18. Etape 3 - chiffrer le fonctionnement en mode routine: Dossier papier Personnel 1 responsable médical, 1 ingénieur archiviste, 17.4 ETP de Techniciens d’Archivage Médical Matériel Pochettes, gommettes CAB : 27 868€ Investissement rayonnages : achats chariots, achats d’escabeaux (900€ par escabeau), maintenance de rayonnage, achats de rayonnages Externalisation : 255 000€ Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 19. CHU de Rennes Nombre de lits : 1608 Nombre de places : 223 528 207 consultation externes près de 132 000 venues hospitalisations Nombre de site : 4 sites Pontchaillou, Hôpital Sud, La Tauvrais et 1 EHPAD (80% de MCO) Effectif ETP du service des archives : 17,4 ETP + 1 ETP Encadrement En 2017 : Nouveaux dossiers créés : 69 000 Communications :170 000 dossiers Espace de stockage : 25 kml + 14 kml externalisés Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 20. CHU de Rennes Nombre de lits : 1608 Nombre de places : 223 528 207 consultation externes près de 132 000 venues hospitalisations Nombre de site : 4 sites Pontchaillou, Hôpital Sud, La Tauvrais et 1 EHPAD (80% de MCO) Effectif ETP du service des archives : 17,4 ETP + 1 ETP Encadrement En 2017 : Nouveaux dossiers créés : 69 000 Communications :170 000 dossiers Espace de stockage : 25 kml + 14 kml externalisés Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 21. Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 22. Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 23. Les responsabilités : lister tous les acteurs du dossier : De la Direction Générale, de tous les professionnels de santé, médicaux et paramédicaux, secrétaires médicales et autres professionnels concourant à la prise en charge du patient. L’accessibilité du dossier Par les professionnels de santé (médical, paramédical, secrétaires médicales) Règles de confidentialité lors de la conservation du dossier dans le service Accessibilité aux modules informatiques Les règles de circulation du dossier dans l’établissement Le classement et l’archivage du dossier Classement du dossier avant archivage Sécurisation de la destruction des pièces du dossier à la sortie du patient L’archivage La destruction du dossier médical Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 24. Validation de la politique d’archivage au CHU de Rennes Présentation Comité dossier patient pour avis Validation du chef de service Validation Directeur délégué auprès des pôles Présentation et Validation finale en Directoire Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 25. Difficultés rencontrées Fonctionnement en mode projet Ressources informatiques Benchmarking pour l’archivage numérique Incertitude concernant la cohabitation papier-numérique Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 26. Perspectives Quelle diffusion ? Auprès des différents acteurs Auprès des instances ? Mise en place de la numérisation Projet Archivage électronique Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 27. Plan I. Contexte et démarche II. Formalisation de la politique d’archivage III. Validation IV. Difficultés rencontrées V. Perspectives Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 28. Plan I. Contexte et démarche II. Formalisation de la politique d’archivage III. Validation IV. Difficultés rencontrées V. Perspectives Journée d'étude AES Bordeaux 2018
- 29. Conclusion Politique d’archivage = procédure du dossier patient Outil de communication pour le DPI ? Quelle place pour les autres archives ? Quelle place pour le GHT dans la politique d’archivage ? Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018
- 30. MERCI DE VOTRE ATTENTION Journée d'étude AES Bordeaux - 05/10/2018