Du papier au numérique : coexistence, enjeux et perspectives Journée de la section des archivistes des établissements de santé Archives départementales de la Gironde Bordeaux, 5 octobre 2018

1. Dématérialisation du dossier Agent et
autorisation de supprimer les originaux papier
Retour d’expérience du CH de Tourcoing

2. QUI SOMMES-NOUS ?
Natacha LACROIX
Attachée DRH / Chef de projet Archivage électronique
Centre hospitalier de Tourcoing
Chloé DEJONGE
Référente Dématique / Chef de projet Archivage électronique
GIP SIB / e-SiS
INTRODUCTION
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3. PRÉSENTATION
DU PROJET
DÉMATÉRIALISATION DU
DOSSIER AGENT
3
1

4. CADRAGE
→ Définir l’organisation projet
Une implication de la direction
Un périmètre défini
Une intégration des utilisateurs
Un planning clair et réalisable
PRÉSENTATION DU PROJET
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5. ANALYSE DE L’EXISTANT ET DES BESOINS
PRÉSENTATION DU PROJET
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→ Identifier l’organisation actuelle
Identification des processus métiers
Identification des circuits documentaires
Elaboration du référentiel documentaire
Rédaction du rapport d’audit

6. CONCEPTION
PRÉSENTATION DU PROJET
6
→ Définir l’organisation cible
Formalisation des circuits documentaires cibles
Identification du scénario de reprise de l’existant
Elaboration de la documentation archivistique
Validation par les Archives départementales

7. RÉALISATION
PRÉSENTATION DU PROJET
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→ Mettre en place l’organisation cible
Mise en œuvre technique
Mise en œuvre fonctionnelle
Conduite du changement

8. BILAN
Dossier Agent
Dossier Médical (projet en cours CH de Roubaix)
Dossier Admissions EHPAD (projet en cours CH de Tourcoing)
Les flux PES V2
PRÉSENTATION DU PROJET
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→ Une méthode projet qui s’améliore avec nos sites pilotes

9. PRÉSENTATION
DU SERVICE
DÉMATÉRIALISATION DU
DOSSIER AGENT
9
2

10. HIER
Des sous-dossiers éparpillés
Des dossiers non sécurisés
Des activités chronophages
Un risque de dossier incomplet
Des circuits de validation longs
Pas de gestion des archives
PRÉSENTATION DU SERVICE
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11. AUJOURD’HUI ET DEMAIN
Création automatique du dossier
Versement automatique des documents
Classement automatique des documents numérisés
Reprise en masse des dossiers papier existants
Destruction anticipée des originaux papier
Externalisation de l’hébergement des dossiers numériques
Dématérialisation des circuits de signature
PRÉSENTATION DU SERVICE
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12. LE SAE 1/2
PRÉSENTATION DU SERVICE
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13. LE SAE 2/2
PRÉSENTATION DU SERVICE
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14. RETOUR
D’EXPÉRIENCE
PAR NATACHA LACROIX
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3

15. OBJECTIFS DE LA DRH
Réduire la production papier
Gain de place
Répondre à des exigences réglementaires à venir
RETOUR D’EXPÉRIENCE
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16. BILAN DE LA DRH
Durée du projet :
Début du projet : janvier 2015
Mise en production : novembre 2016
Projet ayant connu quelques aléas :
Le planning a souvent été retardé :
 Pour des raisons internes
 Surcharge au niveau des Archives départementales
Peur du changement
Pas d’archiviste
Toute l’équipe RH utilise le SAE au quotidien
RETOUR D’EXPÉRIENCE
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17. AVEZ-VOUS DES QUESTIONS ?
MERCI POUR VOTRE ATTENTION
Natacha LACROIX
Attachée DRH
Centre hospitalier de Tourcoing
nlacroix@ch-tourcoing.fr
Chloé DEJONGE
Référente Dématique
GIP SIB / e-SiS
chloe.dejonge@sib.fr