J. Lagacé, N. Clermont et J. Ouellet La gestion de projets en imagerie de documents La gestion de projets en imagerie de documents Comment développer des solutions intelligentes, efficaces et sécuritaires dans un cadre gouvernemental

2. La gestion de projets en imagerie de
documentsdocuments
Comment développer des solutions intelligentes,
efficaces et sécuritaires dans un cadre gouvernemental
Joanne Lagacé (Gestionnaire – Performance et risque)
Nicole Clermont (Expert-conseil - CSID)
Jonathan Ouellet (Expert-conseil - CSID)
CSID: Centre de solution en imagerie documentaire

3. Direction du remboursement du contrôle des
chèques (DCRC)
• Décentralisée à Matane le 1er juin 1977.
• Les principaux champs d’action de la DCRC :
– Le rapprochement bancaire des 252 millions d’effets de paiement (chèques, dépôt direct et
EDI) que le gouvernement canadien émet à chaque année:
• 75 millions en chèques;
177 illi dé ôt di t• 177 millions en dépôt direct;
– Détection de la fraude avec la collaboration des corps policiers.
– Service d’aide téléphonique pour les institutions financières et les bénéficiaires.
• Mandat additionnel (imagerie)
Traitement des chèques du Receveur général du Canada par imagerie électronique– Traitement des chèques du Receveur général du Canada par imagerie électronique.
– Traitement des remises postales par imagerie électronique dans le cadre du Service de
paiement des factures .
– Traitement par imagerie électronique de documents pour une clientèle variée.
• Actuellement, 208 employés travaillent pour la DCRC.Actuellement, 208 employés travaillent pour la DCRC.

4. Centre de solution en imagerie de documentsg
(CSID)
L CSID été éé 2003 TPSGC tili it déjà l’i i dLe CSID a été créé en 2003. TPSGC utilisait déjà l’imagerie de
documents pour le traitement de ses opérations du Receveur
général du Canada depuis 2001, et désirait mettre à profit
l’investissement en offrant ses services à d’autres ministères etl investissement en offrant ses services à d autres ministères et
organismes fédéraux.
En 2009/2010, 5.4 millions de pages ont été imagées, en, p g g ,
2010/2011, 8 millions et nous prévoyons un volume de 15 millions
en 2011/2012.

5. Pourquoi l’imagerie de documents est-elleq g
intelligente, simple et sécuritaire ?
L'imagerie documentaire constitue un élément important des objectifs
stratégiques du gouvernement dans le domaine de la gestion de
l'information. Elle permet aux ministères et organismes de mieux gérer et
t ôl l d t t d éd i l ût d' tcontrôler les documents et de réduire les coûts d'entreposage.
Ces derniers peuvent avoir accès à l'ensemble de leurs documents de
façon électronique, améliorer la prestation de service en réduisant le délai
d t it t t ib à l'é l i ti d ti ité dde traitement, contribuer à l'écologisation des activités du
gouvernement, et ce dans le respect de la protection sécuritaire des
informations gouvernementales.

6. Pourquoi l’imagerie de documents est-elle uneq g
solution Intelligente ?
• Parce qu’une organisation dépense de l’argent et du temps pour avoir desParce qu une organisation dépense de l argent et du temps pour avoir des
réseaux plus performants mais de 80 % à 90 % de l’information est sur
papier.
• Environ 18 minutes sont nécessaires afin de trouver un document archivé;
• En moyenne, un document est copié 18 fois;
– Le coût :Le coût :
• 20$ afin d’archiver chaque copies;
• 120$ afin de récupérer un document mal classé;
• 25 heures de travail pour recréer un document perdu25 heures de travail pour recréer un document perdu.

7. Pourquoi l’imagerie de documents est-elle uneq g
solution Intelligente ?
Une fois imagé, un documentg
• peut :
– Être accessible plus rapidement qu’une copie papier;
• En tout temps;
• De n’importe quel poste de travail;De n importe quel poste de travail;
• Par plusieurs usagers simultanément;
– Générer automatiquement le flux de travail pour vos employés;
• Réduction du papier et de l’encre;
• Permettre d’obtenir une réponse immédiate aux demandes des clients;
• Permettre de maintenir des pistes d’audit sur l’accès à l’information.
• ne peut être :
– Altéré;
– Perdu;
– Détruit par accident.

8. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple ?
Le Centre de solution en imagerie de
documents (CSID) offre une solution clédocuments (CSID) offre une solution clé
en main afin d’améliorer vos processus
effectué sur support papier.
Nous possédons de l’équipement dep q p
pointe et à grande capacité répondant
aux besoins des organisations
publiques.
Le CSID offre :Le CSID offre :
• l’imagerie d’archives;
• le traitement de formulaires;
• le courrier reçu;
un service de paiement de factures;• un service de paiement de factures;
• et bien d’autres services.

9. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple?
Pour les archives :Pour les archives :
Meilleur gestion du temps car une recherche peut passer de quelques
minutes à quelques secondes.
Car le même dossier peut être consulté par plusieurs personnes
simultanément.
Parce qu’ainsi il est possible de libérer l’espace utilisé par le papier qui est
archivé.

10. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple?
Pour le traitement de
f l iformulaires :
– Car les technologies de
reconnaissance automatique et
intelligente de caractères utiliséesg
par le CSID permettent de saisir
automatiquement l’information;
– Parce que le personnel de saisie
peut vérifier et valider l’information
è d’ b d d éauprès d’une base de données;
– Nous pouvons aider à améliorer le
temps de réponse en priorisant les
demandes importantes.

11. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple?
Pour le courrier reçu :Pour le courrier reçu :
Le CSID est responsable des activités de la salle de courrier,
donc :
– Permet au personnel de travailler sur des tâches prioritaires;
– Offre l’avantage de la reconnaissance de caractères et de
formulaires;formulaires;
– Offre une expertise de saisie de données et assure ainsi la
qualité de l’information.

12. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple?
Les clients sont
en mesure de
recevoir
di t t ddirectement dans
leurs systèmes
les données pour
qu’elles génèrentq g
automatiquement
le flux de travail.

13. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
simple?
Pour le paiement de factures :Pour le paiement de factures :
•Le CSID offre également le traitement
des remises quotidiennes et de
chèques postdatés;chèques postdatés;
•Le dépôt est effectué quotidiennement
dans un compte prévu à cette fin. Un
fichier quotidien détaille le dépôt;
•Nos équipements permettent de traiter
plus de 800 chèques à la minute.

14. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
sécuritaire ?
Le CSID offre un environnement protégé incluant :Le CSID offre un environnement protégé incluant :
• Des préposés à la sécurité présents 24 heures sur 24, 7 jours
sur 7;
• Un personnel de saisie ayant un niveau de sécurité secret
niveau II;
• La conformité avec le standard ISO 9001 et la norme ONGCLa conformité avec le standard ISO 9001 et la norme ONGC
72.34 sur l’enregistrement électronique de preuves
documentaires.

15. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
sécuritaire ?
• Car le système du CSID permet
de suivre en temps réel les
documents, assurant un respect
des échéanciers établis dans les
ententes de services;
• Car nos systèmes sont en mesure
de garder une trace des accès aux
documents électroniques.

16. Pourquoi l’imagerie de document est-elleq g
sécuritaire ?
• Nous offrons un entreposageNous offrons un entreposage
sécuritaire de grande capacité;
• Notre équipement de
déchiquetage de documentsq g
répond au standard protégé B;
• Nous offrons un support
technique de 7 h à 19 h, 5 jours
ipar semaine;
• Sur demande, nous offrons aussi
un service de soutien les fins de
semaines et les jours fériéssemaines et les jours fériés.

17. Les étapes du projetLes étapes du projet
I iti tiInitiation
Analyse du projet
Exécution
Suivi
Fermeture et
évaluationévaluation

18. L’initiationL initiation
• Présentation de nos services / Présentation de la réalité du client.
• Développement de l’analyse de cas (Business Case).
• Lettre d’entente entre les deux parties.
• Description du projet.
• Contexte et objectifs.
• Résultats attendus.
Analyse de Cas
• Contexte.
• Méthodologie et livrables.
• Calendrier des travaux.
• Code d’éthique et conduite professionnelle
Lettre d’entente
• Alignement avec la stratégie
GI/TI.
• Coût et échéancier.
Code d éthique et conduite professionnelle.
• Questions administratives.
• Loi sur l’accès à l’information.
• Sondage auprès des clients.
• Approbation.

19. Analyse du projetAnalyse du projet
• Rencontres avec les intervenants spécialisés afin d’identifier ce qui est fait et
ce qui doit être fait (as-is and to-be).
• Charte de projet.
• Développement du document des exigences opérationnelles (Business Requirements).pp g p ( q )
• Développement du document des exigences de fonctionnement (Fonctionnal Specifications).
• Vue d’ensemble du projet.
• Processus d’affaires actuels.
Exigences opérationnelles
• Portée.
• Modèle de gouvernance.
Charte de projet
• Comportement du système
Exigences de
fonctionnements
• Exigences des usagers, techniques,
de rapportage, etc.
• Hypothèses.
• Dépendances.
• Contraintes.
g
• Membre du comité de direction et leurs rôles.
• Membres de l’équipe de projet et leurs rôles.
• Estimation sommaire des coûts.
• Estimation sommaire du calendrier
d’exécution.
• Comportement du système.
• Validation des données.
• Base de données.

20. Exigences opérationnellesExigences opérationnelles
Explications du client
Compréhension du
gestionnaire de projet
Design de l’analyste Résultat programmation Description du consultant
Documentation du projet Installation des opérations Facturé au client Support au projet Ce que le client désirait

21. ExécutionExécution
• Préparation et signature du protocole d’entente• Préparation et signature du protocole d entente.
• Développement basé sur les exigences fonctionnelles.
• Tests.
• Essai d’acceptation par l’utilisateur (CATE - Client Acceptance Testing Environment).
• Acceptation formelle du client et approbation.
• Environnement de pré-production.
• Lancement officiel.

22. SuiviSuivi
Ré i h bd d i d’é i• Réunion hebdomadaire d’équipe.
• Réunion mensuelle du comité de direction.
• Demande de changements (Change Request).
• Rapport des tests.
• …
• Ordre du jour (progrès du
projet, échéancier, embuches,
Réunion d’équipe
• Ordre du jour (retour sur le
compte-rendu, révision de la liste
)
Réunion du comité de gestion
• Les documenter.
• Obtenir une approbation à haut
Demande de
changements
budget, disponibilité des
ressources humaines,
révision de la liste de tâches,
etc.).
• Compte-rendu avec liste de
tâches
de tâches).
• Présentation officielle : Objectifs du
projet, mise à jour, calendrier
d’exécution, évaluation des coûts, etc.
• Invités spéciaux (ex: sécurité, etc.).
• Compte-rendu avec liste de tâches
Obtenir une approbation à haut
niveau.
• Les documenter.
• Obtenir une approbation à haut
Rapport des tests
tâches. • Compte-rendu avec liste de tâches.
niveau.

23. Fermeture et évaluationFermeture et évaluation
Court terme
• Leçons apprises (Lessons Learned).
• Rapport de fermeture.
• Mise à jour finale du tableau des coûts.
• Souligner les succèsSouligner les succès.
Long terme
• Suivi / révision / rectification dans 6 mois, aux années, …
• Renégociation du protocole d’entente

24. Recouvrement des coûtsRecouvrement des coûts
L d û i à î l li é d û d' d iLe recouvrement des coûts consiste à connaître la totalité des coûts d'un produit ou
d'un service et fixer les frais qui permettront de couvrir, en tout ou en partie, les
coûts inhérents à la fabrication d'un produit ou à la prestation d'un service plutôt
que de financer intégralement le produit ou le service à partir des recettes fiscalesque de financer intégralement le produit ou le service à partir des recettes fiscales
générales.
Un protocole d’entente est rédigé pour chaque ministère et organismes afin d’établirp g p q g
les coûts, le volume de pages à imager, les différentes activités, les niveaux de
service, les risques et plan de contingence et les obligations des deux parties.

25. DéfisDéfis
– Service optionnel.
– Modèle de coûts– Modèle de coûts.
– Location géographique.
– Chaque projet est différent.
– Destruction des documents.
– Plusieurs intervenants.
– En compétition avec le privé.
– Politiques.
– Technologiques.
– Accroissement de la clientèle– Accroissement de la clientèle.

26. QUESTIONSQUESTIONS