Presentation rapide de la ged insulaire dematco situé en Corse a Biguglia

1. Service d’archivage et classement des
données.

2. • Gain de temps.
• Réduction des coûts.
• Augmentation de la productivité.
1
Augmentation
trésorerie.

3. L’archivage et la classification d’un document se déroule de la manière suivante :
Les document sont créés (facture,
bon de livraison, fiche de paie…) et
parviennent au service administratif.
Le personnel tri les
documents
Le personnel classe les
documents
Le temps d’effectuer l’ensemble de ces taches dépend :
• du volume de documents traités
• du nombre de personnel alloué à la tache
2

4. Notre méthode d’archivage est numérique. Les documents sont donc dématérialisés :
Documents scannés
Documents électroniques
Mails, fax
Traitement sur serveur sécurisé
Recherche bureau Recherche à l’extérieur Recherche commerciale
3

5. Comparaison des deux méthodes:
Une vidéo est disponible sur www.dematco.fr/video
Méthode standard DematCo
Secrétariat
comptabilité
22 jours 5 jours
Accessibilité
(temps)
Heures de bureau 24h/24h
Accessibilité Personnel administratif seulement Tout le monde instantanément
(selon autorisation)
Accessibilité
(lieux)
Au siège seulement Partout ou vous voulez
Stockage (place) Encombrant Nul
Stockage (prix) Divers coûts variables (consommables,
locaux)
Forfait
(prix fixes)
4

6. 5
DematCo permet d’améliorer la structure de l’entreprise :
1. Mise en place d’une gestion électronique de données.
2. Hébergement des données, si souhaité.
3. Gain de temps, de place,coût et productivé.
4. Connexion 24/24h partout
5. Augmentation du flux d’information
6. Limitation du risque d’erreur
7. Resultat de la recherche instantanée.
Une vidéo est disponible sur notre site www.dematco.fr/video

7.  Dematco propose également des formations
 Deux pour les utilisateurs et trois pour ceux
qui souhaitent administrer leurs solutions
 Plus d’information sur www.dematco.fr/formations

8.  DematCo, QUELQUES AVANTAGES FONDAMENTAUX ...
 Quelle que soit la taille de l’entreprise, la mise en œuvre d'une solution de gestion documentaire apportera une multitude d'avantages, notamment un avantage
concurrentiel entre autres. DematCo vous aide à améliorer votre entreprise, en vous permettant d’offrir aux clients un niveau de service supérieur, tout en réduisant les
coûts et en augmentant la productivité.
 Réduction des Coûts directs et indirects liés à l'exploitation des documents
Amélioration de la Productivité
Satisfaction des clients et du personnel grâce à l'accès rapide et facile à l'information
Réduction de l'espace de Stockage
Réduction de la perte de documents
Reproduction rapide des documents
Sécurisation des données sensibles
Meilleures prise en charge des dispositions légales ...
 Les avantages de la mise en œuvre d'une solution de gestion documentaire sont nombreux, dont certains se produiront immédiatement et d'autres de plus en plus
apparente au cours du temps.
 Réduction des coûts de production de documents
 Diminution voir disparition de la duplication de données
 Facilité de réutilisation des données, ce qui conduit à la réduction des coûts et de temps pour la production de documents, la réorientation et de la distribution
 Elargir et de faciliter l'accès aux documents pour accroître la productivité
 Augmentation de l'intégrité des données
 Meilleure qualité des documents numérisés car ils ne subissent pas le vieillissement du papier
 etc ...
 DematCo ET LA PRODUCTIVITE
 Ceux-ci se traduisent par une importante réduction des coûts et l'accroissement de la productivité:
 Réduction du coût de l'espace de stockage requis par le papier. Avec l'augmentation constante du coût des locaux commerciaux, cela peut représenter une économie non
négligeable.
 Réduction des coûts en photocopie, en télécopie et de courrier car les documents sont accessibles électroniquement
 Réduction du temps et l'argent dépensé pour la recherche des documents et à recréer les documents perdus ...
 DematCo ET LA DEMATERIALISATION
 Le support informatique peut contenir des informations qu'une salle d'archives n'aurait pas pu contenir et à moindre coût.
 L'information devient facilement transportable
 En cas de nécessité de dématérialiser l'information, on peut choisir un support de meilleure qualité que l'archives d'origine ( Exemple de livres et manuels anciens ... )
 Un meilleur contrôle de la sécurité, de surveillance et de circulation de l'information
 Amélioration du service à la clientèle et la satisfaction en raison de l'augmentation des temps de réponse, en permettant à votre personnel de se concentrer sur leurs
activités principales => Accès rapide à l’information
 Réduction du risque de renseignements inexacts
 Amélioration des flux de trésorerie ...
 DematCo ET LA LEGISLATION
 Respect des lois et des règlements est un problème majeur.
 Réduction des ressources financières, légales ou réglementaires des risques qui peuvent être causés si l'information est perdu, endommagé ou mal utilisé
 Conformité aux exigences juridiques, réglementaires et de la protection des données pour la conservation et l'élimination des documents numériques par l'intermédiaire
d'évaluation et de contrôle
 Amélioration de la sécurité de l'information par le biais du système de contrôle d'accès
 Maintien des pistes de vérification de preuve des décisions, les activités et opérations en améliorant la façon dont l'information est captée, organisé et maintenu.