1. Gestion des documents
La gestion électronique des documents est une méthode qui attire de plus en plus d'individus
aux quatre coins du monde, tant au niveau des particuliers que des entreprises et ce pour
plusieurs raisons.
Qu'est-ce que ce genre de gestion?
Grâce à des logiciels adéquats, l'archivage électronique est accessible aux entreprises
comme aux particuliers. Ces logiciels permettent de scanner les documents, aident à les
stocker et à les exploiter par le biais de l'informatique. Cela permet ensuite une gestion plus
simple des documents, car les échanges sont simplifiés, mais aussi une meilleure sécurité
de vos documents qui sont sauvegardés sur un support digital en plus de leurs supports
papier.
Quels sont les avantages de ce mode de gestion des documents?
Professionnels et particuliers ont tous une grande quantité de documents de tous types à
traiter régulièrement, certains d'entre eux étant très importants. C'est notamment le cas des
factures, des fiches de paie, des feuilles d'imposition, des relevés bancaires ou des contrats
d'assurances. Il en va de même pour tout document dont on doit conserver la trace.
C'est très simple: plus il y a un grand nombre de papiers et plus il est fastidieux de les
archiver correctement. L'archivage électronique constitue un moyen sûr et simple de
résoudre tous les problèmes qui se posent.
Les papiers doivent être scannés, puis stockés sur un support où ils resteront disponibles à
tout moment. On peut donc envisager de stocker tout simplement ses papiers sur un disque
dur à domicile. On peut aussi utiliser les services d'un de ces sites spécialisés qui
fournissent un coffre fort virtuel. Le document papier est un produit qui s'altère avec le temps
et qui peut être amené à disparaître, tant par l'usure que par un éventuel aléa imprévisible
pouvant survenir (incendie, dégât des eaux…). L'archivage de vos documents est donc un
élément important offert par cette technique qui est pratique et souvent peu coûteuse. Par
ailleurs, cette solution fait gagner beaucoup de place, puisqu'il n'est plus nécessaire de
conserver les archives en papier, ni chez soi, ni au travail. C'est l'informatique qui se charge
de tout.
Autre avantage encore : la simplicité de la gestion. Désormais, partir à la recherche du
document dont vous avez besoin ne sera plus aussi pénible. Un bon référencement lors de
votre numérisation, et une recherche pourra être réalisée à chaque fois que vous
rechercherez votre document.
Simplicité, Sûreté, efficacité : ces trois mots caractérisent l'archivage numérique, méthode
qui, bientôt, vous sera devenue tout à fait indispensable.
