Jeudi 27 mai 2010 Gestion électronique des documents
 
INTERVENANTS David Horassius CCI Marseille Provence 04 91 39 58 53 [email_address] Fred Sastrel EUKLES Solutions 06.72.86....
La dématérialisation  des documents, une tendance...
La dématérialisation… une tendance générale.  L ’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé ...
La dématérialisation… une opportunité.  La mobilité  Le travail  collaboratif Satisfaction  client Sécurité  Accessibilité...
Principe de la gestion  des documents électroniques.
La dématérialisation… une nouvelle gestion.  <ul><li>Les avantages du numérique </li></ul><ul><li>Plus pratique à : </li><...
Documents gérés et classés séparément. Selon des critères différents Sur des supports distincts. Sur des applications dive...
La GED   : Gestion Electronique de Documents   GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants Tire...
La GED   : Gestion Electronique de Documents   Centralisation sur un serveur Saisie manuelle ou automatique Référencement ...
Classement & Consultation La GED   : Gestion Electronique de Documents   Utilisateurs Nomades Consultation & classement
La GED   : Gestion Electronique de Documents   Clients / partenaires Consultation Classement & Consultation Utilisateurs N...
Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de me...
L ’usage d’une GED  étape par étape.
Principales fonctionnalités <ul><li>Le dépôt des document </li></ul><ul><li>L’indexation des documents </li></ul><ul><li>L...
Le dépôt des documents Répertoire d’attente Word Excel PDF Emails ...
Le dépôt des documents papiers L’acquisition au fil de l’eau.
Pour les intégrer à la GED Pour les rechercher plus facilement, Pour en assurer la pérennité... Prestation de dématérialis...
Organiser l’accès aux documents du système GED On doit pouvoir trouver  facilement  et  rapidement   les documents pour le...
Classer les documents dans une arborescence Le classement des documents Répertoire d’attente
Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc  Le stockage de l’information...
Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation  Les salariés de l’entreprise doiven...
De la GED à la GEIDE Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs. Utiliser la GED pour travail...
Utiliser des documents dans l’organisation De la GED à la GEIDE Gestion de courrier Traitement collaboratif de document  T...
 
 
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100527 Gestion électronique des documents

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100527 Gestion électronique des documents

  1. 1. Jeudi 27 mai 2010 Gestion électronique des documents
  2. 3. INTERVENANTS David Horassius CCI Marseille Provence 04 91 39 58 53 [email_address] Fred Sastrel EUKLES Solutions 06.72.86.80.82 [email_address]
  3. 4. La dématérialisation des documents, une tendance...
  4. 5. La dématérialisation… une tendance générale. L ’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...) AO dématérialisés ...
  5. 6. La dématérialisation… une opportunité. La mobilité Le travail collaboratif Satisfaction client Sécurité Accessibilité des documents Le travail à distance Le suivi de l’activité
  6. 7. Principe de la gestion des documents électroniques.
  7. 8. La dématérialisation… une nouvelle gestion. <ul><li>Les avantages du numérique </li></ul><ul><li>Plus pratique à : </li></ul><ul><ul><li>Échanger, </li></ul></ul><ul><ul><li>Classer, </li></ul></ul><ul><ul><li>Rechercher, </li></ul></ul><ul><ul><li>Conserver. </li></ul></ul><ul><li>Information Partagée : </li></ul><ul><ul><li>Réseau LAN </li></ul></ul><ul><ul><li>Internet ou Intranet </li></ul></ul><ul><li>Les limites de la gestion papier : </li></ul><ul><ul><li>Deux personnes différentes classent différemment </li></ul></ul><ul><ul><li>Une même personne “risque” de classer différemment aujourd’hui et dans 6 mois. </li></ul></ul><ul><ul><li>Un document “non-classé” est inaccessible. </li></ul></ul><ul><ul><li>Volumineux </li></ul></ul><ul><ul><li>Recherche difficile </li></ul></ul>
  8. 9. Documents gérés et classés séparément. Selon des critères différents Sur des supports distincts. Sur des applications diverses. Eventuel partage de documents sur un Intranet. Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ? La dématérialisation… une nouvelle gestion.
  9. 10. La GED : Gestion Electronique de Documents GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents
  10. 11. La GED : Gestion Electronique de Documents Centralisation sur un serveur Saisie manuelle ou automatique Référencement Consultation Classement & Consultation Publication Web
  11. 12. Classement & Consultation La GED : Gestion Electronique de Documents Utilisateurs Nomades Consultation & classement
  12. 13. La GED : Gestion Electronique de Documents Clients / partenaires Consultation Classement & Consultation Utilisateurs Nomades Consultation & classement
  13. 14. Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents
  14. 15. L ’usage d’une GED étape par étape.
  15. 16. Principales fonctionnalités <ul><li>Le dépôt des document </li></ul><ul><li>L’indexation des documents </li></ul><ul><li>Le classement des documents </li></ul><ul><li>Le stockage de l’information </li></ul><ul><li>La recherche de l’information </li></ul><ul><li>La distribution de l’information </li></ul>Les étapes
  16. 17. Le dépôt des documents Répertoire d’attente Word Excel PDF Emails ...
  17. 18. Le dépôt des documents papiers L’acquisition au fil de l’eau.
  18. 19. Pour les intégrer à la GED Pour les rechercher plus facilement, Pour en assurer la pérennité... Prestation de dématérialisation Nombre de critères d’indexation Documents agrafés Format de sortie (PDF, OCR…) Complexité des documents Quantité de documents (dégressif) Support de récupération (GED, CD) Le dépôt des documents papiers L’acquisition des archives papier.
  19. 20. Organiser l’accès aux documents du système GED On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. Indexation manuelle ou automatique. L’indexation des documents OCR Répertoire d’attente
  20. 21. Classer les documents dans une arborescence Le classement des documents Répertoire d’attente
  21. 22. Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Le stockage de l’information Mutualisation : OCR, administration connexions Sécurité du serveur Back up dans un DATA Center Serveurs interne ou externe ? Répertoire d’attente
  22. 23. Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. La recherche de l’information
  23. 24. De la GED à la GEIDE Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs. Utiliser la GED pour travailler ensembles DOC1 Modifié DOC1
  24. 25. Utiliser des documents dans l’organisation De la GED à la GEIDE Gestion de courrier Traitement collaboratif de document Travail collaboratif Envoi volumineux Gestion de contrat

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