EverSuite Compliance permet la mise en œuvre d’un système mixte d’archivage électronique (SAE) et papier sécurisé et évolutif. La solution aide les organisations à désengorger leurs applications métier et à urbaniser leur système d’information tout en facilitant l’accès aux éléments archivés grâce à des fonctions de remise en ligne intégrées. Conforme aux normes archivistiques et aux exigences légales de traçabilité et de conservation internationales, le logiciel d’archivage électronique EverSuite Compliance préserve l’intégrité de l’information afin de garantir une valeur probatoire forte aux archives numériques en cas de litige.

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Philippe KERREST – Consultant EverSuite
Juin 2013
EverSuite Compliance
Votre système d'archivage mixte
Juin 2013Noureddine Lamriri - Responsable consultant ECM

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Les enjeux de l’archivage électronique
L’archivage est une préoccupation grandissante des entreprises.
Celles-ci devant relever des enjeux :
 Économiques : en maîtrisant les processus de tri et de destruction des
archives. Il est à noter que le volume à archiver double tous les 9 à 12 mois.
 Organisationnels : en rationalisant les flux d’archives entrant. Ces flux sont
aujourd’hui multi-canal, multi-format, multi-flux.
 Réglementaires : en étant en phase avec le cadre réglementaire, normatif,
législatif, en lien avec leur activité et leur fond documentaire.
EverSuite Compliance constitue une solution
simple et cohérente pour l’archivage de tous
les types de flux de l’entreprise. De plus,
quelque soit le support, électronique ou
papier, en donnant le cas échéant une valeur
probatoire au document archivé, avec une
remise en ligne et un accès facilité à
l’information.

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 Ce type de progiciel s’articule autour de
modules interopérables et
complémentaires permettant de couvrir
l’ensemble du spectre applicatif :
 Guichet unique d’accès aux archives
 Référentiel archives mixte unifié
 La gestion des archives physique
 La gestion des archives électronique
Progiciel d’archivage mixte – Pourquoi ?
 Les apports ?
 Partage de l’information
 Maitrise des risques
 Référentiel documentaire d’entreprise fiable
Ainsi, garantir une parfaite gouvernance de l’information

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Les atouts d’EverSuite Compliance
 Archivage Mixte de tous types de flux de données ou de documents
quel que soit leur support : Combinaison de l’archivage papier et
électronique
 Respect du cadre normatif : NFZ 42013:2009, ISO-15489, ISO-14721
(OAIS),…
 Module de remise en ligne et de recherche avancée
 Prise en charge de la valeur probatoire

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Dispositifs de
pérennisation
Système
d’Archivage
Global
Solution
EverSuite Compliance
Les apports d’EverSuite Compliance
Systèmes Opérationnels
Dispositifs de
pérennisation
ERP
CRM
Editique
Flux papier
GED
RH
Dispositifs de sauvegarde
Brique Archivage dédiée
Brique Archivage dédiée
Brique Archivage dédiée
Brique Archivage dédiée
…
Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitives

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Dispositifs de
pérennisation
Système
d’Archivage
Global
Solution
EverSuite Compliance
Systèmes Opérationnels
Dispositifs de
pérennisation
ERP
CRM
Editique
Flux papier
GED
RH
Dispositifs de sauvegarde
Système d’Archivage
Global
Solution EverSuite
Compliance
…
Documents vivants Archives courantes, intermédiaires et définitives
Les apports d’EverSuite Compliance

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EverSuite Compliance

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Les fonctions à retenir
Sas d’import
multi sources
1
Mécanisme d’injection
dédié à la prise en charge
d’archives
2
Sécurisation
des dépôts
5
Stockage multi sites et
indépendance / support
7
Traçabilité
des actions
9 Remise en ligne
automatisée
8
Aiguillage intelligent vers
les supports
6
Référentiel
d’archivage métier
3
Souplesse d’un
progiciel intégré
10
Maitrise du cycle
de vie
4

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Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance
 Recherche
Mode de recherche simple /avancée
Affichage des listes de résultats
Consultation de l’archive
 Navigation dans le plan de classement
Affichage de la notice archives ou du fichier
électronique
Plan de classement dynamique (multi
classement, respect du référentiel
d’archivage,…)
Accès au plan de classement depuis le poste de
travail
Affichage des propriétés du document

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 Saisie manuelle d’archivage mixte
Formulaire web
Ajouter un fichier électronique par la fonction
« Parcourir »
Ajouter un fichier électronique par la
fonction« Glisser déplacer » depuis Windows
Affichage de l’archive et des fichiers associés
 Import de masse d’archives
Import de masse électronique
Import de versement de masse
 Référentiel d’archivage
Définition des règles de gestion
Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance

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 Espace de stockage papier et électronique
 Statistique et traçabilité
Module Communication
Compteurs boites et dossiers
Etat des magasins
Les fonctionnalités clés d’EverSuite Compliance

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Objectifs d’un référentiel d’archivage
 Outil indispensable dans la mise en œuvre
d’une politique d’archivage globale
 Outil de référence décrivant, pour chaque
organisation, les règles applicables à chaque
typologie de document, dont principalement :
 La durée de conservation,
 La durée d’accès,
 Le sort final,
 Les conditions de diffusions,
 La description du cadre d’application.
 Le référentiel d’archivage prend en compte,
notamment :
 Les exigences législatives, réglementaires et
normatives,
 Les exigences particulières (géographiques,
organisationnelles, temporelles, autres)

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EverSuite Compliance – En synthèse
 Le système répond au triple objectifs suivant :
 Sécurisation/pérennisation de l’archivage de flux de données
et de documents
 Réduction du coût de stockage et du coût de remise en ligne
 Satisfaction des utilisateur
Mais également :
 Désengorgement des applications métiers en production.
 Dispose d’une progiciel de gestion d’archives électronique :
 Administration « fonctionnelle »
 Briques intégrées (import, gestion, recherche,…)
 Indépendance vis-à-vis des supports, solutions de stockage
choisie.
 Centralisation de la politique d’archivage sur une unique solution
(données et documents électronique et flux papier)
 L’adéquation avec les normes archivistiques et de Records
Management (ISO 15489, NFZ42013, Dublin Core, MoReq2, ISO
14721, ISO 19005)

14. 14© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
Expert de l’ECM
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et
de Contenu
Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012

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La gamme EverSuite
Des solutions packagées, paramétrables & évolutives
Un spectre ECM complet :
acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher,
valoriser
Disponibles sous J2EE ou SharePoint

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