Comment retrouver, nettoyer, organiser et gérer l’information dans votre entreprise

1
11 Octobre 2018
« Comment retrouver, nettoyer, organiser et gérer
l’information dans votre entreprise ? »
everteam.discover
analysez, décidez, agissez !

2
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« mute » ou silencieux pour le confort de
tous.
Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
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QUELQUES PRECISIONS

3
Stéphane Croisier – CTO
● Plus de 15 ans d’expérience dans le domaine de la
Gouvernance de l’Information, le Web Content Management
(CMS/WCM) et les ECM
● Co-Fondateur de Jahia, un éditeur de WCM
● VP Product Manager chez RSD, un éditeur de SAE suisse
● CEO de GlassIG depuis 2016
● Acquisition par Everteam du logiciel GlassIG en 2018
INTERVENANT

PRESENTATION
AGENDA
Qui sommes-nous?
Problématiques
Démonstration
Conclusion
Ce que nous faisons
Technologies

5
Everteam est un éditeur de logiciels de gestion
des informations d’entreprise (EIM) spécialisé
dans la Gouvernance de l’Information. Nous
aidons nos clients à se connecter, découvrir,
organiser et gérer leurs actifs informationnels
afin d’augmenter leur valeur, minimiser
leurs risques et réduire leurs coûts.

6
● Plus de 25 ans d’expertise dans le domaine
de l’ECM et la Gouvernance de
l’information
● 1300+ Clients sur les 5 continents
● ~600 employés dans le monde
● Bureaux à Boston, Paris, Lyon, Dubai,
Beyrouth, Bangalore et Genève
● Reconnu parmi les leaders par des
cabinets d’analystes dont Gartner et
Forrester
● “2018 Best Information Governance
Company Award” aux USA
+25Années d’expertise
+1300
Clients
EVERTEAM EN BREF

7
Présence Globale
France Reste du
Monde
Etats-Unis Moyent-Orient

8
Pourquoi nous sommes différents
+25 ans d’expérience
Avec plus de 25 ans
d’expérience dans la gestion
de contenu d’entreprise et des
centaines de projets réussis,
Everteam est capable de vous
apporter l’expertise et les
insights dont vous avez besoin.
Socle logiciel unique
L’offre Everteam est composée
d’une gamme de solutions pré-
packagées et établies à partir
d’un socle logiciel unique
orienté « gouvernance de
l’information »
Architecture
microservices
moderne
Une plateforme évolutive,
moderne et flexible capable de
s’adapter à vos besoins.
L’innovation
continue
d’everteam.lab
Everteam possède un laboratoire
de R&D dédié à l’Intelligence
Artificielle pour équiper ses
clients de solutions à la pointe de
l’innovation.
Interface
ergonomique,
simple & robuste
Des interfaces utilisateurs
simples mais puissantes

10
"IDC estime que le contenu non
structuré représente déjà 90% de
toutes les données numériques, dont
une grande partie est stockée dans
différents systèmes de stockage, dans
différents endroits et en différents
formats."
http://www.cio.com/article/2941015/big-data/solving-the-
unstructured-data-challenge.html
Le problème que nous adressons: Le déluge Informationnel

11
Multiplication des sources de données
11
File Shares
Cloud Shares
Serveurs de
Messagerie
ECM/GED
SAE
Applications
Métiers

12
Dark Data / Dark Content
15% Données métier connues
(<5% Documents engageants)
52% Dark Data
Définition: “Données non
identifiées pouvant intégrer
des données critiques ou
sensibles tout comme des
déchets informationnels”
Déluge Informationnel
33% Données Redondantes,
Obsolètes ou Triviales (ROT)
Time
“The Databerg Report: See What Others Don’t”, Veritas Technologies LLC, 2016 12

Coûts du Dark Content
• Réutilisation des actifs informationnels existants
Savoir Faire
• Coûts de stockage (~3’000 à 15’000$/an/TB)
• Barrière à l’abandon des applications obsolètes
• Barrière à la migration vers des solutions cloud
Coûts IT
• Accroissement des risques légaux
• Freins pour la mise en conformité avec RGPD
• Freins et risques additionnels pour des
fusions/acquisitions
Accroissement des risques légaux

15
Je dois me mettre en
conformité avec RGPD,
ISO27001 ou NF Z42 013
J’ai besoin d’identifier les
doublons, les informations
sensibles et les données
obsolètes
Je veux créer mes vues
personnalisés des mes
informations où qu’elles se
trouvent
CONFORMITEASSAINISSEMENT VUES A 360
J’ai besoin de préserver et sécuriser
des informations sensibles et gérer
leur cycle de vie documentaire
MIGRATIONS
Je dois arrêter une vieille
application ou migrer vers le cloud
et je ne veux conserver que les
informations nécessaires.
Je veux rechercher dans tous mes
systèmes que cela soit au sein des
disques réseaux, des emails,
Sharepoint, ...
RECHERCHE COGNITIVE
POUR LES EXPERTS POUR LES UTILISATEURS
ARCHIVAGE &
RECORD MANAGEMENT
Notre savoir-faire

16
Nos Fonctionnalités
CONNECTER ANALYSER ORGANISER AGIR ARCHIVER UTILISER
Se connecter
au sein de
différents
référentiels de
contenu au
sein de
l’organisation
Trouver des
informations
sensibles,
reconnaître les
documents
engageants et
identifier les
déchets
informationnels
Enrichir et
classer les
informations,
manuellement
ou
automatiquem
ent
Convertir,
Migrer,
supprimer les
contenus et
leurs
métadonnées
dans les
systèmes
cibles
Préserver et
sécuriser les
documents
engageants et
les
informations
sensibles dans
notre SAE
Fournir les
outils d’accès
et de gestion
informational
demandés par
vos utilisateurs
métiers
GOUVERNER
Définir les
règles de
rétention et
gérer les cycles
de vie
documentaires

17
Ce que nous pouvons
accomplir ensemble

18
Assainissement
“J’ai besoin d’isoler les doublons et les documents
obsolètes des informations sensibles et utiles afin de
réduire les coûts.”
Intelligence Artificielle & Recherche Cognitive
Archivage à valeur probatoire
CONNECTER ANALYSER ORGANISER ARCHIVER UTILISERAGIR GOUVERNER

19
Conformité
“Je dois mener un projet de mise en conformité avec
des lois ou des standards tels que RGPD, ISO27001 ou
NF Z42 013.”
CONNECTER ORGANISER ARCHIVER UTILISERAGIR GOUVERNERANALYSER

20
Records Management
“J’ai besoin de définir les durées de conservation et
gérer les cycles de vie documentaires en accord avec
les lois et réglementations en vigueur”
CONNECTER ANALYSER ORGANISER UTILISERAGIR GOUVERNER ARCHIVER

21
Migrations
“Je dois migrer certains contenus pertinents de l’un de
nos anciens systèmes qui va être arrêter vers une
nouvelles application dans le cloud.”
CONNECTER ANALYSER ORGANISER ARCHIVER UTILISERAGIR GOUVERNER

22
“Je souhaite préserver et sécuriser mes documents
engageants et d’autres informations sensibles vers
un SAE à valeur probatoire”
CONNECTER ANALYSER ORGANISER UTILISERAGIR GOUVERNER ARCHIVER

23
“Je veux pouvoir accéder aux contenus dont j’ai
besoin où qu’ils se trouvent et créer des vues
personnalisées”
Recherche Cognitive/ Vues à 360
CONNECTER ORGANISER ARCHIVERAGIR GOUVERNER UTILISERANALYSER

25
Intelligence Artificielle & Archivage
CONNECTER ANALYSER ORGANISER AGIR GOUVERNER ARCHIVER UTILISER

26
Nos solutions Gouvernance de l’Information
Architecture Java en Micro-Services
Cas d’usages
Fonctionnalités
Socle
Technologique
Packages everteam.policyeverteam.discover everteam.archive
CONNECTER ANALYSER ORGANISER AGIR GOUVERNER ARCHIVER UTILISER
Conformité Assainissement Vues à 360Migration Recherche
Cognitive
Archivage & RM
everteam.case

Gestion du référentiel de conservation
Everteam .archive
Eversuite DataStores
Serveurs de Fichiers
Module de
versement
Archivage à valeur
probatoire
(NF Z42-013)
Gestion des
Documents
Electroniques
Everteam.policy
Content Services Platform & Administration
SAP-CMIS-
COLD
Gestion des
Archives
Physiques
Everteam .discover
Indexation Sémantique
Gestion «In-Place»
Disques réseau
partagés (SMB/NTFS)
Référentiels Sur-Site Référentiels Cloud
Catalogue Documentaire Fédéré
Tiers Archiveurs
Gestion des Cycles de Vie Documentaires
Recherche Plein Texte
Autoclassification

28
Processus d’indexation et d’enrichissement par itération successive
Indexation
Cognitive
Enrichissement
du contenu
Entités nommées &
Expressions Régulières
Classificateurs
Indexation Sémantique Plein Texte
(Deep Scan)
Extraction des concepts
Indexation des Métadonnées (Light Scan)
Attributs Système, Métadonnées Fichiers, Empreinte Documentaire

Quelques Concepts
Natural Language Processing (NLP)
▪ Traitement et analyse du language naturel basé sur la syntaxe et autres éléments du
language humain
▪ Extraction du sens et des concepts des contenus textuels stockés dans des fichiers

Extraction d’Entités Nommés
▪ Entraîner un ordinateur pour reconnaître
des mots ou des phrases to recognize
words and phrases comme des objets
spécifiques
Apprentissage Automatique (Machine Learning)
▪ Techniques statistiques qui fournisse à
l'ordinateur la capacité “d’apprendre” et
de s’améliorer progressivement au fil du
temps
Enrichissement de métadonnées
▪ Ajouts de nouvelles étiquettes, labels,
tags ou autres métadonnées extraites
automatiquement ou ajoutées
manuellement par un utilisateur
Quelques Concepts

31
Etiquettage
manuel
• Classification réalisée par un utilisateur
• Prend toujours le dessus sur une classification
automatique
Règles de
classification
• Classification via des règles pré-configurées
• Si «Cette Requête» alors fixer Valeur à XYZ
Autoclassification
par apprentissage
• Algorithme intégré d’assistance à la classification
avec système d’apprentissage
Classificateurs: Comment cela fonctionne-t’il?

32
Une approche itérative: assainir et pérenniser dans le temps
Premier Passage
Assainissement des
données historiques
Pérennisation d’un état stable
Approche incrémentale sur les
nouveaux contenus ou les
contenus modifiés
(par exemple: tous les mois)

33
Autoclassification
DEMO 3
Cycles de Vie
Documentaires
DEMO 4
Recherche Cognitive et
identification des
données sensibles
DEMO 1
Enrichissement et
étiquettage
DEMO 2
D E M O

34
Reprenez le contrôle
de vos informations.

35
Pour en apprendre plus à notre sujet, visitez notre site web:
www.everteam.com
Ou contactez-nous directement:
info@everteam.com
Merci
Des questions?

36
Reduce and Avoid Costs Gain a 360 Degree View
Eliminate unnecessary information
stored in system across the
enterprise to reduce the surface
available to hackers
Reduce the Risk of Data Theft
Find and remediate sensitive
information and implement
retention rules to meet regulatory
requirements
Address Compliance Gaps
Quels résultats pouvons-nous atteindre ?
Leverage natural language
processing and machine learning
to gain insights from information
stored anywhere in the
organization
Decommission systems and
migrate only the content you need
so that you can reallocate budget
to “net new” projects

37
EVERTEAM SOFTWARE – Leader du marché en France
Records Management Incoming and Outgoing flows – 2 Million Documents/Day
Worldwide Utility Leader– 155,000 Employees – 37 M Customers – 71 B€ Revenue
Insurance - French Best Customer Relation Award Winner for the last 7 years – 6 500 Users
Records Management Incoming and Outgoing flows – 2 Million Documents/Day
Insurance – 26,000 Employees -
Compliance, Solvency II & Records Management - Content Management, Archive and Analytics
European Pharmaceutical Leader – 21,000 Employees in 148 Countries
Digital and Physical Archive Management & Compliance – Archive and Analytics
Worldwide Player in Aerospace, Defense and Security Markets. 76 Subsidiaries - 58,000 Employees.
Analytics, Digital & Paper Archive Management
Construction – 50,000 Employees – 80 Countries
Construction – 50,000 Employees – 80 Countries

38
• Connection à de multiples sources
d’information dans l’entreprise
• Possibilité de se connecter à des
sources de données structurées
ou non-structurées
• Récupération de l’ensemble des
contenus et des méta-données
• Connecteurs standards
• Connecteurs génériques
• Connecteurs Cloud
• Connecteurs sur-mesure
JDBC
Connectivité

39
● Exploration du contenu afin
d’identifier les données “ROT”
(Redondantes, Obsolètes, Triviales)
● Assistance à l’identification des:
- Doublons ;
- Fichiers périmés (ex: >10 yrs) ;
- Formats obsolètes ;
- Larges fichiers ;
- Fichiers illégaux (MP3, DIVX,…) ;
- Fichiers applicatifs.
Assainissement
everteam.discover+CleanUp

40
• Identification et extraction automatique des données personnelles
(PII) : Personnes, Emails, SSN, Cartes de crédit, IBAN
• Extracteurs sur mesure : n° et/ou liste des employés, n° et/ou liste des
clients, n° et/ou liste des fournisseurs
• Tableaux de bord dédiés
• Assistance aux suivis des demandes de traitements par les ayants
droits (RGPD):
- Droit à l’accès, à la modification ou à la suppression
- Identification des données personnelles volées en cas d’intrusion
• Identification des documents engageants
- Fichiers similaires et auto-classification (ou classification assistée)
• Assistance en cas de litige (eDiscovery)
Identification des
données sensibles
everteam.discover+Privacy

41
• Intégration de votre plan de
classement
• Analyse des contenus afin
d’identifier, manuellement ou
automatiquement, les catégories
documentaires
• Export des métadonnées en
format XML
• Déplacement des documents à
préserver et sécuriser
Classification et
Gouvernance
everteam.discover+Governance

42
• Migration des contenus
d’un système source vers
un système cible, sur-site
ou dans le cloud
• Déplacement après
enrichissement des
contenus
OU
• Archivage des contenus
dans le SAE Everteam
Exports et Migration
everteam.discover+Migrate

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