Lister ses activités et ses métiers tout en définissant, pour chaque série documentaire, les durées légales de conservation, relève souvent du casse-tête pour la plupart des moyennes et grandes entreprises, surtout si celles-ci utilisent un outil classique comme Excel pour construire leur référentiel de conservation. En effet, les durées réglementaires de conservation évoluent, et les records managers doivent alors gérer différentes versions des documents. Versions qui, évidemment, alourdissent énormément le tableau. De plus, il est souvent nécessaire de pouvoir valider les changements avant publication ce qui n’est pas une tâche aisée avec Excel. La situation est encore plus complexe pour les multinationales, qui doivent composer avec les juridictions nationales de leurs différentes filiales. Le plan de classement doit alors être décliné par juridiction. Cette complexité rend les recherches de plus en plus compliquées pour les utilisateurs métiers. Mais une fois défini, il reste encore une autre difficulté, celle de s’assurer de l’application du référentiel de conservation sur les contenus répartis au sein de différentes applications du Système d’Information (SharePoint, Messagerie, …). Bonne nouvelle. Des outils performants existent désormais pour gérer les politiques de conservation et appliquer des durées de conservation document par document, quel que soit leur lieu de stockage au sein du Système d’Information .

1. 1
17 Janvier 2019
«Comment gérer son référentiel de conservation sans avoir recours à Excel
et le mettre en oeuvre dans différents systèmes ? »
everteam.policy
Définissez, partagez, appliquez !

2. 2
Nous mettrons les participants en mode
« mute » ou silencieux pour le confort de
tous.
Vous avez une question ? Posez-la ! Nous y
répondrons à la fin du webinar.
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barre d'outils.
2. Entrez votre question dans le champ
texte situé dans le bas, puis appuyez
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QUELQUES PRECISIONS

3. 3
Stéphane Croisier – CTO
● Plus de 15 ans d’expérience dans le domaine de la
Gouvernance de l’Information, le Web Content Management
(CMS/WCM) et les ECM
● Co-Fondateur de Jahia, un éditeur de WCM
● VP Product Management chez RSD, un éditeur de SAE suisse
● CEO de GlassIG depuis 2016
● Acquisition par Everteam du logiciel GlassIG en 2018
INTERVENANT

4. 4
PRESENTATION
AGENDA
Introduction
Problématiques
Démo 2: Appliquez
Questions
Solutions
Démo 1: Définissez et Partagez

5. 5
Everteam est un éditeur de logiciels de gestion
des informations d’entreprise (EIM) spécialisé
dans la Gouvernance de l’Information. Nous
aidons nos clients à se connecter, découvrir,
organiser et gérer leurs actifs informationnels
afin d’augmenter leur valeur, minimiser
leurs risques et réduire leurs coûts.

6. 6
Je dois me mettre en
conformité avec RGPD,
ISO27001 ou NF Z42 013
J’ai besoin d’identifier les
doublons, les informations
sensibles et les données
obsolètes
Je veux créer mes vues
personnalisés des mes
informations où qu’elles se
trouvent
CONFORMITEASSAINISSEMENT VUES A 360
J’ai besoin de définir mon registre
informationnnel et préserver et
sécuriser des informations
sensibles et
MIGRATIONS &
DECOMMISSIONNEMENT
Je dois arrêter une vieille
application ou migrer vers le cloud
et je ne veux conserver que les
informations nécessaires.
Je veux optimiser la gestion de
mes processus documentaires
CASE MANAGEMENT
POUR LES EXPERTS POUR LES UTILISATEURS
ARCHIVAGE &
RECORD MANAGEMENT
Vos besoins, notre savoir-faire

7. 7
Problématiques

8. 88
Pourquoi tout le monde utilise des fichiers XLS
● Pratique. Tout le monde
sait utiliser un tableur
● Flexible. Facile de
rajouter une colonne, des
entrées supplémentaires,
des filtres, etc…

9. 99
Problème #1: Multiplication des copies
Copies multiples
● Quelle est la dernière version de
référence?
● Possibilité d’utiliser de manière
erronée une version obsolète
● Absence de snychronisation entre
les services, divisions, etc...

10. 1010
Problème #2
Manque de coordination, de
validation et d’historique
● Pas de possibilité d’isoler les changements en
mode brouillon des versions validées par
série documentaire
● Difficulté à définir des sous-périmètres, à
déléguer des responsabilités et à collaborer
au sein d’un seul et même fichier
● La plupart des plans de classements sous
Excel ne comprennent que la version actuelle
des règles

11. 1111
Problème #3
Fastidieux pour gérer un registre informationnel
Règles de
rétention
Registre
Informationnel
Durées de conservation
Registre, avec documentation des processus,
assignation des responsabilités, justifications
juridiques, Identification Données Personnelles,
Localisation, Droits de Transferts
Information Governance Solution

12. 1212
RGPD – Article 30
Le registre est prévu par l’article 30 du RGPD. Il participe à la documentation de la conformité.
Document de recensement et d’analyse, il doit refléter la réalité de vos traitements de données
personnelles et vous permet d’identifier précisément :
▪ les parties prenantes (représentant, sous-traitants, co-responsables, etc.) qui interviennent dans le
traitement des données ;
▪ les catégories de données traitées ;
▪ à quoi servent ces données (ce que vous en faites), qui accède aux données et à qui elles sont
communiquées ;
▪ combien de temps vous les conservez ;
▪ comment elles sont sécurisées.
https://www.cnil.fr/fr/RGDP-le-registre-des-activites-de-traitement

13. 1313
Problème #4
Politiques avancées
● Gestion de plusieurs jalons dans
le cycle de vie
● Support multi-juridictions
● Gestion de plusieurs versions
actives en parallèle
● Déclinaisons par département;
physique et électronique, etc
● Niveaux de sécurité / Niveau de
sécurisation
● Règles de conformité (ex: PDFa
uniquement)

14. 1414
Problème #5
Aucune API pour propager et appliquer les règles
● La clé pour une bonne gouvernance des données passe par la capacité à
exploiter les politiques définies au sein de votre corpus documentaire
● Les fichiers de type tableurs n’offrent aucune API d’intégration permettant
d’automatiser la propagation des règles au sein de différents référentiels de
contenu

15. 15
Solutions

16. 16
everteam.policy
Everteam.policy est un outil efficace qui sert à recueillir, décrire, et gérer vos
règles/politique de conservation et à tenir votre registre de traitement conformément
aux obligations légales en vigueur pour l’ensemble de votre organisation

17. 17
OnPrem SaaS
Deux modes de distribution: OnPrem et SaaS
Java et RESTful API

18. 18
1. Définir son référentiel des données
Politiques de gestion documentaire
Règles de conservation et de cycle de vie documentaire
Registre des actifs et des traitements informationnels (Art.30 RGPD
ou ISO27001)
2. Faciliter sa gestion
Édition et modifications via le navigateur
Gestion des versions et des états « brouillons »
Gestion des validations et historisation
Approche
3. Le partager au sein de l’organisation
Partager le référentiel
Rechercher au sein du référentiel
Exporter le référentiel
4. Propager les règles dans différents modules d’application
Fournir une API pour accéder aux règles définies
Propager les règles dans différents outils (intégrations par défaut avec everteam.discover & everteam.archive)

19. 19
Fonctionnalités d’un registre informationnel
● Classification des actifs informationnels
● Gestion des durées de conservation
● Gestion des versions et des validations
● Recherche dans les données du registre
● Registre des informations
(RGPD/ISO27K)
● Gestion des Références Externes
● Partage du registre avec le reste de
l’organisation

20. 20
Votre projet InfoGov
Des solutions pour vous accompagner
tout au long de votre projet de
gouvernance de l’information
Temps
Structuration
du registre
Définition et
justification des
cycles de vie
Mise en place
d’un outil
d’analyse des
fichiers
Extraction,
enrichissement
et classement
automatique ou
manuelle
Amélioration de la
productivité des
employés
Détruisez vos
données lorsque
exigées ou
souhaitées
Gestion de l’ensemble
des actions tout au
long du cycle de vie
documentaire:
assainissement,
sécurisation,
préservation,
destruction
Extrayez, analysez
et classez vos
informations
sensibles
Sécurisez,
préservez et
archivez dans un
SAE à valeur
probatoire
Unifiez vos registres
XLS dans une
application Web
Etendez vos
politiques
informationnelles
Fournissez une
vue à 360 sur vos
informations
Phases du projet
REGISTRE
INFORMATIONNEL
GESTION DES
POLITIQUES
Fonctionnalités
ANALYSE ET
ENRICHISSEMENT
SEMANTIQUE
INVENTAIRE
INFORMATIONNEL
SECURISATION ET
PRESERVATION
APPLICATION
DES CYCLES
DE VIE
RECHERCHE
UNIFIEE
Référencez vos
actifs
informationnels
.policy .discover
.archive

21. 21
everteam.archive
everteam.discover
everteam.policy
Une offre intégrée: La Suite Everteam InfoGov
Editions Business Editions Professionel Editions Entreprise
• Gestion des plans de classement et des
durées de conservation
• Import XLS
• Publication et partage
Suite Intégrée Fonctionnalités Avancées
• Workflows de validation avancés
• Support multi-juridictions
• Règles de cycle de vie avancées
• Gestion des permissions et des rôles
• Gestion des justifications et des
métadonnées complémentaires
• Registre informationnel avancé
• Accès programmatique (API)
• Connecteurs d’indexation (lecture seule)
• Recherche sémantique
• Tableaux de bord personalisables
• Etiquettage manuel ou via des règles
• Extraction d’entités nommées
• Application des politiques (Date de destruction)
• Integration avec .archive (Q1-19)
• Actions “In-Place” (Connecteurs en lecture et
écriture)
• Autoclassification par apprentissage
• Automatisation des processus
• Système d’archivage électronique
• Import et recherche sur les
métadonnées
• Module d’import avancé (.capture)
• Application des politiques (Date de
destruction)
• Recherche Plein Texte avec fonctionnalités
d’analyse des contenus
• Archivage à valeur probatoire (NF Z42-013/
ISO 14641)
• Gestion de la sécurité avancée
• Gestion des archives physiques
Editions individuelles

22. 22
Registre Informationnel - Gestion du référentiel de conservation
Everteam .archive (SAE)
Eversuite DataStores
Module de
versement
Archivage à valeur
probatoire
(NF Z42-013)
Gestion des
Documents
Electroniques
Everteam.policy
Content Services Platform & Administration
SAP-CMIS-
COLD
Gestion des
Archives
Physiques
Everteam .discover (Information Catalog)
Indexation Sémantique
Actions «In-Place»
Disques réseau
partagés (SMB/NTFS)
Référentiels Sur-Site Référentiels Cloud
Catalogue Documentaire Fédéré
Tiers Archiveurs
Application des Cycles de Vie Documentaires
Recherche Cognitive Plein Texte
NLP & Autoclassification
Application des Cycles de Vie Documentaires
Recherche Cognitive Plein Texte (.analytics = .discover for .archive)
Intégration avec everteam.discover et everteam.archive

23. 23
everteam.discover
Appliquez!
DEMO 2
everteam.policy
Définissez et Partagez!
DEMO 1
D E M O

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Pour en apprendre plus à notre sujet, visitez notre site web:
www.everteam.com
Ou contactez-nous directement:
info@everteam.com
Merci
Des questions?