Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et cond...Sollan France
Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.
Ce cours s'intéresse à une partie du traitement documentaire : l'indexation. Il s'est adressé à des étudiants en CAPES Documentation. Les résumés ne sont pas abordés dans ce cours.
Big data, Intelligence artificielle, quelles conséquences pour les profession...Gautier Poupeau
Support du Webinaire organisé le 21 février par Ina Expert sur l'évolution du positionnement des professionnels de l'information dans les organisations face aux changements en cours que sont la montée en puissance des données au détriment du document, le big data et l'intelligence artificielle
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...Gautier Poupeau
Support de l'intervention effectuée au cours de la séance dédiée aux lacs de données du séminaire "Nouveaux paradigmes de l'Archive" organisée par le DICEN-CNAM et les Archives nationales
Une méthodologie de classement d'un dossier d'archives utile notamment pour la préparation du concours de chargé d'études documentaires du ministère de la Culture.
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et cond...Sollan France
Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.
Ce cours s'intéresse à une partie du traitement documentaire : l'indexation. Il s'est adressé à des étudiants en CAPES Documentation. Les résumés ne sont pas abordés dans ce cours.
Big data, Intelligence artificielle, quelles conséquences pour les profession...Gautier Poupeau
Support du Webinaire organisé le 21 février par Ina Expert sur l'évolution du positionnement des professionnels de l'information dans les organisations face aux changements en cours que sont la montée en puissance des données au détriment du document, le big data et l'intelligence artificielle
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Les systèmes de gestion de l'information documentaire (SGID)Didier Labonte
Présentation du concept de système de gestion de l'information documentaire (ISO15489/Dirks Manual) et des stratégies d'implantation et de maintenance de ces systèmes.
Présentation donnée dans le cadre du cous INU1020, le 18 novembre 2009
Le "Lac de données" de l'Ina, un projet pour placer la donnée au cœur de l'or...Gautier Poupeau
Support de l'intervention effectuée au cours de la séance dédiée aux lacs de données du séminaire "Nouveaux paradigmes de l'Archive" organisée par le DICEN-CNAM et les Archives nationales
Une méthodologie de classement d'un dossier d'archives utile notamment pour la préparation du concours de chargé d'études documentaires du ministère de la Culture.
Atelier optimiser son espace de travail et ses documents administratifsOrganiZen Laure Dufourg
Intervention d'OrganiZen, conseil en organisation personnelle, pour Entreprendre au Féminin Ille-et-Vilaine sur le thème de l'aménagement du poste de travail et la gestion des documents administratifs
Présentation des différents designs applicatifs et de leur implémentation avec Symfony2.
Les exemples sont disponibles sur Github :
https://github.com/romainkuzniak
Différentes motivations sont à l’origine des enquêtes de satisfaction client :
- Politique de satisfaction client
- Stratégie de positionnement produit / service sur le marché
- Respect d’une certification ISO 9001
Réaliser une enquête de satisfaction client ne s’improvise pas.Il y a des bonnes pratiques et des règles à respecter pour réussir une enquête.
Dans ce document, les experts du pôle Customer Services by ESDI répondent à des questions telles que :
- Pour quelle finalité ?
- Quoi évaluer ?
- Comment construire le questionnaire ?
- Auprès de qui la faire ?
- Comment analyser les résultats ?
- Sous quelle forme les restituer ?
- A qui les communiquer ?
- Quels enseignements en tirer ?
La démarche et les bonnes pratiques associées sont passées en revue.
Customer Services by ESDI, pôle d’expertise spécialisé dans la Gestion de la Relation Client, propose des prestations de conseil à la conception ou de réalisation clé en main d’enquêtes satisfaction client.
Avocats 2.0: Survol du record management de vos documents technologiquesJulie Rodrigue
Dans cet article, nous tenterons d’expliquer les principes généraux pour la mise en œuvre d’un processus de gestion intégrée des documents juridiques. Un processus qui nécessite que l’avocate ou l’avocat s’inspire et comprenne, et veuille comprendre, les sciences de l’information (bibliothéconomie) et les sciences des TI. Bienvenue à l’ère des avocats 2.0!
Cette formation vous propose de découvrir les outils Google Apps for work qui vous aideront dans votre gestion quotidienne. Voici notre support de présentation donnée aux Junior-Entreprises lors du Congrès Régional de Printemps de 2016.
Optimiser l’intégration globale des données grâce à la Data VirtualizationDenodo
Watch full webinar here: https://bit.ly/2zdlULt
A l’ère de la transformation digitale et de l’adoption rapide de nouvelles solutions, les équipes IT sont amenées à traiter un volume croissant de sources de données disparates et à un rythme de plus en plus soutenu pour satisfaire les besoins Métiers. Les techniques d’intégration traditionnelles présentent des limites pour répondre à ces défis, car elles délivrent les données par lots programmés et ne peuvent pas prendre en charge les nombreux types de données riches et complexes actuels.
La data virtualization constitue alors une approche moderne d’intégration des données. Cette technologie agile d’intégration, d’abstraction et de services de données en temps réel permet un accès unifié à un large éventail de sources, sans répliquer ou déplacer les données, afin d’en créer une couche unique virtuelle. Elle permet ainsi une réduction des coûts, des ressources et du temps alloués aux opérations IT.
Les experts de Denodo et Govarch vous proposent ce webinar en français pour comprendre comment exploiter la data virtualization afin d’optimiser votre stratégie globale d’intégration de données et ainsi vous aligner sur les objectifs Métiers.
Agenda :
- Les défis actuels de l’intégration des données et les limites des techniques d’intégration traditionnelles
- Comment déployer la couche de virtualisation dans une architecture IT pour bénéficier d’un accès unifié aux diverses sources des données
- Une démo live de la solution Score One, pour évaluer l’applicabilité de la virtualisation des données à des cas d’usage concrets.
Session découverte de la Logical Data Fabric soutenue par la Data VirtualizationDenodo
Watch full webinar here: https://bit.ly/3yp4Caz
Denodo vous propose une session virtuelle pour découvrir la Logical Data Fabric soutenue par la Data Virtualization. Quel que soit votre rôle, responsable IT, architecte, data scientist, analyste ou CDO, vous découvrirez comment Denodo Platform, la plateforme leader en data intégration, data management et livraison de données en temps réel permet d'accéder à tout type de source de données pour en tirer de la valeur.
Session découverte de la Data VirtualizationDenodo
Watch full webinar here: https://bit.ly/3s2RovD
Denodo vous propose une session virtuelle pour découvrir la Data Virtualization. Quel que soit votre rôle, responsable IT, architecte, data scientist, analyste ou CDO, vous découvrirez comment la Data Virtualization permet de livrer des données en temps réel et accéder à tout type de source de données pour en tirer de la valeur.
Session découverte de la Data VirtualizationDenodo
Watch full webinar here: https://bit.ly/38mIuTp
Denodo vous propose une session virtuelle pour découvrir la Data Virtualization. Quel que soit votre rôle, responsable IT, architecte, data scientist, analyste ou CDO, vous découvrirez comment Denodo Platform, la plateforme leader en data intégration, data management et livraison de données en temps réel permet d'accéder à tout type de source de données pour en tirer de la valeur.
Atelier de définition d’une offre de service de gestion de l’information (ECM...Perrein Jean-Pascal
Atelier de définition d’une offre de service de gestion d’information.
Atelier ludique et pédagogique (;-)) ayant comme objectifs : aider au mûrissement de l’exécutif, favoriser l’adhésion au changement, amener une transformation vers un pilotage par l’offre de service.
La Duck Conf 2018 : "Superbe maison d'architecte avec vue sur le lac"OCTO Technology
Présentation du talk de Thomas Vial à La Duck Conf 2018.
"Le data lake Hadoop doit rationaliser la BI du Groupe et porter les use cases analytiques, grâce à une démarche agile centrée sur la gouvernance des données".
Stop au buzz : à quoi peut (vraiment) servir un data lake, comment s'y prendre pour le mettre en place et comment le faire évoluer. Vous repartirez avec une liste de sujets à instruire et d'écueils à éviter pour en faire des projets vivants, et pas seulement ronflants.
Similaire à Gestion intégrée des documents papiers et électroniques (20)
2. Ordre du jour
Pourquoi la gestion intégrée de document?
Architecture SharePoint et approche préconisée
Comment créer un dossier GID officiel et non officiel
Officiel et non officiel, quelle est la différence ?
Réplication des métadonnées
Téléchargement de document
Recherche
7. Objectifs de la solution
Permets d’appliquer les règles d’affaires d’entreprise sur les
documents
Sécuriser l’information
Faciliter la recherche
Assurer une continuité d’affaires
Remplacer le système CINDOC pour la gestion de document papier
8. Défis
Gestion de changement
Cibler les requis
Migration
Continuité d’affaires
9. Contexte de la solution
Page de bienvenue
Département Département Département
DépartementEntrepriseDépartement
Contribution, organiser, gestion, recherche, publication
Projet 1 Projet 2
10. SGID: Architecture des 3 espaces
Division A
• Documents
• Dossiers GID
Division B
• Documents
• Dossiers GID
…
Division N
• Documents
• Dossiers GID
Public Chaque Division Collaboration
• Politiques
• Procédures
• Formulaires
• Événements
• Etc.
Centre documentation
Projets spéciaux
• Sécurité très contrôlée • Sécurité contrôlée par division • Sécurité adaptée au besoin
12. Différents niveaux de besoins
DoD 5015.2
(168)
Fortune 1000
(105)
SharePoint de base
(72)
Requis pour les
entreprises
13. Exemple d’un plan de classification (file plan)
Kind of record Record category Description
Benefit plans, insurance plans, pension plans Employee Benefit Descriptions Descriptions of all employee benefit plans.
Payroll timesheets, supplementary payroll
information
Payroll Records
Summaries of hours worked, overtime, and
salary paid.
Vendor invoices Invoices
Records of goods or services purchased from
vendors.
Product surveys, questionnaires, training
manuals, training videos
Training Materials Provides internal or external training.
Shipping forms, shipping reports Shipping Records Documents the shipment of materials.
Press releases, newspaper articles Press Releases
Public relations information about products
and services.
Emergency contact sheets, medical plan
enrollment forms, resumes, benefits status
reports
Personnel Records
Records of individuals' employment histories
and related personnel actions.
14. Exemple d’un plan de classification (file plan)
Records Description Media Record category Retention Disposition Contact
401k plans
Description of employee
benefit plan.
Web pages Employee Benefit Plans X years None Kathi Flood
Insurance plans
Description of employee
insurance plan.
Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Pension plans
Description of employee
pension plan.
Print Employee Benefit Plans X years None Reshma Patel
Payroll timesheets
Summaries of hours worked,
overtime, and salaries paid.
Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Supplementary payroll
information
Summaries of sick time,
vacation time, and other non-
salary payroll items.
Electronic documents Payroll Records X years Destroy Reshma Patel
Vendor invoices
Records of goods or services
purchased from vendors.
Print Invoices X years Destroy Eric Lang
Product surveys Customer satisfaction survey. Web pages Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Questionnaires
Questionnaire to determine
customer demographics.
Print Survey Materials X years Archive Molly Dempsey
Training manuals Hard-copy training content. Print Training Materials X years Destroy Molly Dempsey
20. Politique de rétention
Type de contenu
Permet de répliquer la logique du papier
Flexible, mais peut devenir complexe
Application des règles
Déplacer dans la poubelle
Disposer de façon permanente
Transférer à un autre endroit
Démarrer un workflow
Sauter à la prochaine étape
Déclarer un enregistrement
Effacer les brouillons précédents
Effacer toute les versions précédentes
21. Officiel et non officiel, quelle est la différence ?
Non officiel
Aucune valeur pour l’entreprise
Officiel
Supporte les opérations de l’organisation
Aspect légaux
Historique
Valeur pour l’organisation
22. Requis fonctionnel
Applications des règles d’affaires selon le dossier
Répliquer les métadonnées automatiquement du dossier au
document
Recherche par les métadonnées et secteur d’activité
Partage de l’information en PDF
23. Réplication des métadonnées
Permet d’éviter d’ajouter manuellement les métadonnées à un
document
Réplique l’information du dossier au document
La réplication du dossier peut utiliser la réplication :
de la bibliothèque documentaire
du dossier parent
démarrer une nouvelle stratégie
24. Composante requise
Nom de la composante GID Module Description
Recherche de cote de
classification
Plan de classification Lors de l’assignation d’une cote de classification à un dossier GID, cette fonction
permet à l’utilisateur d’avoir accès à la liste des cotes de classification (une liste
de plus de 5800 cotes) avec la possibilité de faire des recherche par :
o No de cote du dossier
o Titre du dossier
o Sous-titre du dossier
Permet aussi de faire une demande de création d’une nouvelle cote (Un WF
d’approbation est attaché à cette demande).
Changement automatique du
type de contenu
Stratégie de gestion des informations La GID dans un contexte de gestion des enregistrements sur place, nécessite
d’appliquer automatiquement les règles de conservations associées à la cote de
classification. Cette fonction permet de changer le type de contenu par défaut
par celui correspondant à la règle de conservation.
Calcul automatique des dates Stratégie de gestion des informations La date finale vie active = Date d’ouverture de dossier + durée active
La date de disposition finale = Date de fermeture de dossier + durée
d’entreposage.
Recherche de dossier GID Recherche Fonction qui permet de centraliser la recherche des dossiers GID. Tout dossier
GID non confidentiel créé dans un site départemental, est répliqué sous forme
d’un item dans une liste centralisée pour un besoin de recherche et de
déclassement. À noter que les dossiers créés dans les sites départementaux ne
sont accessibles qu’aux usagers du département.
25. Développement requis
Nom de la composante GID Description
Impression des étiquettes Pouvoir imprimer la liste des étiquettes liée à chaque dossier GID
Archivage des dossiers GID électroniques Déplacer les dossiers électroniques dans un espace d’archivage.
Destruction des dossiers GID électroniques entreposés Détruire les dossiers archivés après la fin de vie d’entreposage.
Application des règles de conservation selon la cote Permet d’appliquer le bon content type
Synchronisation de tous les dossiers du system vers une liste de dossier centralisées Recherche par dossier, sans connaître ou accéder le contenu
Mécanisme pour approuvé et gérer la destruction des dossier depuis la liste centralisée Gouvernance
Mécanisme pour approuvé et gérer la créations de nouveaux dossiers GID Gouvernance
Mécanisme pour sélection la cote de classification selon une recherche directement à
partir du dossier
Recherche par colonne d’une liste
26. Développement évité
Nom de la composante GID ALEXYA Description
Réplication des métadonnées Réplication Permet d’implanter une stratégie et
opérationnaliser la réplication de métadonnée
dans une bibliothèque de document.
Permet d’ajouter de la sécurité sur les colonnes
SharePoint
Recherche par colonne et résultat structuré Recherche Permet de faire une recherche par métadonnée,
de forer la recherche, et d’avoir un résultat
structuré.
Publication des documents “cross-site” natifs à PDF Publication Permet de publier un document natif en PDF et de
garder la relation entre les objets.
27. Conclusion
SharePoint est une plateforme de développement
Identifier vos besoins de conformité et d’amélioration de la gestion
des connaissances
27