Le document traite de l'importance de la gestion des documents au sein d'une entreprise, en soulignant que détenir et comprendre l'information est essentiel pour la prise de décisions éclairées. Il propose l'élaboration d'un tableau de gestion des documents pour recenser, minimiser et gérer efficacement les documents, tout en définissant leur cycle de vie. Les bénéfices incluent une réduction des coûts de conservation et une augmentation de l'efficacité opérationnelle.

1. © GCI INC. 2007-2008
Projet d’élaboration de Tableau Gestion
des Documents de la CACI
GeneralArchive
© GeneralArchive

2. © GCI INC. 2007-2008
 Celui qui détient l’information détient le pouvoir.
 Celui qui ne connait pas son histoire est condamné à la revivre.1
Les Archives est une source d’information.
Les Archives est une source d’histoire.
1 Karl Marx
Direction des publications et de la documentation
Service Archives
L’Entreprise doit détenir l’information et connaitre son histoire
© DPD© GeneralArchive

3. © GCI INC. 2007-2008
Valeur primaire
(administrative, légale, financière, probatoire, …)
Valeur secondaire
(historique)
Actif Semi-actif
Inactif /
Conservation
Destruction
5-10%
90-95%
Etes-vous conscients du volume de documents
que nous conservons vainement ?
Magasin
d’archives
Bureau
Cycle de vie et valeurs des documents
Ou
© DPD© GeneralArchive

4. © GCI INC. 2007-2008
Apport de la Gestion Scientifique de documents
Prise de Bonnes décisions.
Protection Juridique.
Gain de temps.
Efficacité de gestion et augmentation de la flexibilité.
Espace de Travail Confortable.
© DPD© GeneralArchive

5. © GCI INC. 2007-2008
Le Tableau de Gestion de document, c’est quoi?
 Le tableau de gestion décrit les types de documents produits par les structures
de l’Entreprise. Il fixe pour chacun d’entre eux le délai d’utilité
administrative (DUA), le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur
appliquer.
© DPD© GeneralArchive

6. © GCI INC. 2007-2008
Pourquoi élaborer un Tableau de Gestion de
Documents
 Recenser les documents produits ou reçu par l’Entreprise dans le
cadre de l’exercice de ses activités.
 Minimiser le volume de documents par l’élimination.
 Protéger des documents et les employés.
 Minimiser des couts de conservation.
 Avoir une Gestion Scientifique de documents.
 Maitriser le cycle de vie des documents.
 Définir les documents essentiels de l’Entreprise.
© DPD© GeneralArchive

7. © GCI INC. 2007-2008
Forme du tableau de gestion
Intitulé de document Description Support DUA Sort final Observation
DUC DUI
Factures
Livre de paie
E
P
2 ans
3 ans
5 ans
1 an
D
C
Légende:
DUC: Duré d’utilité courante. E: Electronique. C: Conservation.
DUA: Duré d’utilité administrative. P: Papier.
DUI: Duré d’utilité intermédiaire. D: Destruction.
Exemple:
© DPD© GeneralArchive

8. © GCI INC. 2007-2008
Tous ensemble, réalisant les objectifs de
notre entreprise
© GeneralArchive