Les défis de l'archivage numérique (Fr)

Les défis de l’archivage numérique

du 31 juillet au 1er juin 2012
Durée : 45 minutes

Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Cycle de vie de la donnée
o Les différentes formes d’archivage
o Les solutions disponibles
o Conclusion

Présentation Atempo Live Backup ™

Les défis de l’archivage numérique © CABSIS Consulting Ltd - 2012 2

Du papier au numérique

Chaque citoyen mauricien, le secteur public
(Gouvernement, Administration et Enseignement) et les
compagnies du secteur privé se sont habitués depuis
longtemps aux documents papier.

L’émergence de l’informatique et des technologies
de l’information connexes a révolutionné notre
manière de nous exprimer, de penser et de travailler
au quotidien.


Maurice à l’ère du numérique

À l’instar des autres pays dans le monde, Maurice
évolue aujourd’hui dans l’ère du numérique et est de
plus en plus enclin aux nouvelles technologies.

Depuis plusieurs décennies, de grands projets
technologiques ont été initiés par les politiques afin
de stimuler le développement des compagnies du
secteur BPO-TIC et des autres secteurs industriels et
de favoriser les échanges internationaux.


Une ouverture vers le monde…

Quelques dates clés :

o 2002
Câble sous-marin SAT3/
WASC/SAFE (South
Africa Far-East)
340 Gigabits/sec.

o fin 2009
Câble sous-marin LION
1,28 Terabits/sec.

Situation en
2012

une couverture Internet nationale…

o 2012 (projet)
« Faire de l’accès à
l’Internet un droit
basique » (Tassarajen
Pillay Chedumbrum,
Ministre des TCI)
o 2014 (objectif)
très haut débit pour 60 %
des foyers mauriciens

Un flux d’informations quotidien

À titre personnel ou
professionnel, nous
reçevons, générons
et diffusons au
quotidien, un flux de
données et
d’informations qu’il
convient de gérer et
de conserver.


Des informations de toute nature

o email ou courrier papier
o newsletter & journaux
de presse
o fichiers informatiques
divers
o films, vidéo clips
o photos
o musiques
o SMS, MMS, téléphone
o fax, photocopie, scan

Technologie & e-services

Toutes ces technologies de communication et
d’information ont les conséquences suivantes :
Citoyen : accès simplifié à l’information, à la communication
et à la culture grâce à Internet (e-commerce, e-banking, e-
learning, réseaux sociaux, VOD, etc.)
Secteur public : création d’emplois, optimisation du
fonctionnement de ses différents organes (évolution vers le e-
government / e-administration) pour un meilleur service
envers le citoyen
Secteur privé : amélioration de la productivité et de
l’efficacité contribuant à une meilleure image et compétitivité
à l’international (e-business)


Un défi pour les secteurs privé & public

Qu’il s’agisse d’informations financières, d’emails ou
encore de fichiers issus de la production quotidienne,
ces informations ou données numériques doivent être :
o conservées pour respecter la politique de protection des
données de la compagnie et les réglementations en vigueur
o disponibles à la demande pour les utilisateurs (respect
des SLA*…)
o accessibles sans pour autant être disponibles sur le
stockage primaire
… le tout en maintenant le coût du stockage à un
niveau minimum.
* Service Level Agreement


Explosion du volume des données

Les compagnies actuelles connaissent en revanche une
croissance exponentielle de leurs données numériques.


Gestion des données numériques

Pour faire face à cet accroissement du volume de
données, le citoyen véritable “ consommateur de
technologie numérique ”, les secteurs public ou privé
de plus en plus sollicités, doivent mettre en place des
solutions pour conserver et préserver leur patrimoine
numérique selon des critères qui leur sont propres.

o sauvegarde
o archivage


Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Conclusion



Définition de la sauvegarde

Sauvegarde : (n. f.) procédure de protection des informations
contenues dans un système informatique, par copie de ces
informations sur disque ou bande magnétique. (Définition du
dictionnaire Larousse).

Une politique de sauvegarde doit tenir compte des questions
suivantes :
o Quelles sont les données à sauvegarder ?
o Quand doit-on sauvegarder les données ?
o Où doit-on sauvegarder les données ?
o Combien de temps dois-je conserver une copie des
données sauvegardées ?


Définition de l’archivage

Archivage : (n. m.) action de conserver et de classer des
documents ne présentant plus un intérêt immédiat (Définition
du dictionnaire Larousse).

Une politique d’archivage doit tenir compte des questions
suivantes :
o Quelles sont les données à archiver ?
o Quelle organisation logique adopter ?
o Qui peux accéder à quoi ?
o Comment puis-je retrouver facilement les données ?


Distincts mais complémentaires…

La sauvegarde et l’archivage sont deux processus distincts avec
des objectifs de gestion de la donnée différents. Ils doivent par
conséquent être traités différemment :
o le processus de sauvegarde stocke de multiples copies de la
donnée active dans le but de pouvoir les restaurer en cas de
désastre. Il s’agit d’une copie distante d’une donnée, stockée sur le
stockage primaire, changeant fréquemment et nécessitant au
minimum une sauvegarde quotidienne.

o le processus d’archivage est au contraire à l’opposé de la
sauvegarde. Le but est de disposer d’une copie unique d’une
donnée jugée inactive pour préserver et conserver l’intégrité de son
contenu.


Copie primaire ou secondaire
Donnée dynamique Donnée statique

Donnée de production
Stockage
Sauvegarde primaire Archivage

Copie(s) secondaire(s) Copie primaire de fichiers ou
de fichiers, base de d’emails (dossier comptables,
données, emails, rapports financiers, fichiers audio &
machines virtuelles… vidéo, projets achevés, etc.) avec
indexation éventuelle du contenu.

Comparatif sauvegarde & archivage

SAUVEGARDE ARCHIVAGE
Stockage planifié de données Déplacement de données sélectionnées
Restauration Préservation et restitution

Création d’une copie secondaire du contenu Création d’une copie primaire du contenu statique
dynamique d’une donnée d’une donnée de référence
Rétention du contenu à court terme Stockage du contenu sur le long terme

Supports performants et réinscriptibles Supports permanents, inaltérables

Formats d’écriture propriétaires sur le support Formats d’écriture normalisés sur le support

Conformité au contexte d’origine uniquement Conformité sur le long terme (organisation logique,
(mémorisation des chemins et attributs) absence de chemin, saisie de métadonnées)
Toutes les données sont potentiellement À l’issu de la préparation, seule une sélection des
concernées (fichiers ou base de données) données est concernée
Hétérogénéité des plateformes et applications, Plus faible diversité de plateformes et
fenêtres de sauvegardes imparties, besoin de d’applications, absence de planification, moindre
performance en sauvegarde et en restauration criticité des performances


Conclusion : la sauvegarde

La sauvegarde est un processus
planifié de collecte,
d’acheminement et de
stockage sur le court terme
d’un ensemble de données
dynamiques en vue d’une
restauration.


Conclusion : l’archivage

L’archivage est un processus
ponctuel de sélection, de
classification et de
conservation sur le long
terme d’un ensemble de
données statiques en vue
d’une restitution ou d’une
exploitation de leur
contenu.


Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Conclusion



La donnée et son écosystème

La donnée est par conséquent au cœur des préoccupations de
tout un chacun, qu’il s’agisse de préserver :
Citoyen : les photos de famille, vidéos ou musiques préférées
ou encore des documents personnels

Secteur public : les données personnelles des citoyens, des
différentes administrations, militaires ou encore celles issues
d’un processus de dématérialisation

Secteur privé : les données stratégiques, vitales et
confidentielles de la compagnie (financières, juridiques et
commerciales)


Mieux connaître et maîtriser la donnée

Si nous savons parfaitement générer de la donnée et
la diffuser grâce aux infrastructures actuelles, une
gestion et une préservation de la donnée reposent
sur…
o une meilleure compréhension de son cycle de vie

o une estimation de sa valeur fondée sur des critères à
caractère juridique ou économique.

Ces points sont indispensables, et ce, principalement
pour le secteur public et les compagnies privées.


Information Life Cycle Management (ILM)

Le cycle de vie de la donnée et la valeur économique
ou juridique peuvent être appréhendés au moyen de
l’ILM.

Information Lifecycle Management (ILM) : stratégie
comportant un ensemble de directives, de processus,
de meilleures pratiques, de technologies logicielles
et matérielles destinée à pouvoir disposer d’une
donnée, selon un critère économique ou juridique,
depuis sa génération jusqu'à son classement final.


ILM Framework
e
ne ni
er ag
Ex
t
Clients C om
p
Besoins
Fournisseurs Définition Exigences Conformité

Exigences
Activité Exigences ILM
• Sauvegarde
• Archivage
• DRP
• Procédure & processus
Conformité IT
Réglementations Staff • Automatisme

Organisme
de régulation Génère Exploite Logiciels

Applications
I LM Gestion de l’information

Gestion de la donnée

Infrastructure


Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Conclusion



Trois motifs d’archivage des données

Compte-tenu des différentes contraintes et obligations
qui pèsent sur les données, l’archivage peut être classifié
comme suit :
Archivage Réduire les coûts de la donnée en
hiérarchique optimisant les ressources de
( HSM *)
l’entreprise
Archivage Préserver, valoriser et organiser
patrimonial l’historique des données sur le long
terme
Archivage Conserver, sécuriser et garantir l’intégrité
légal de la donnée pour se conformer aux
réglementations en vigueur
* Hiérarchical Storage Management


Archivage hiérarchique (HSM*)

« Trouver un compromis entre
les coûts d’exploitation et la
performance du système
d’information. »



Les défis de l’archivage hiérarchique (HSM*)

o La préoccupation première est la maîtrise des coûts
associés à l’augmentation des volumes de données sur le
stockage primaire
o Le processus de sauvegarde est inopérant et la fenêtre de
sauvegarde impartie n’est plus respectée
o La donnée (copie primaire) est migrée selon sa fréquence
d’accès ou de modification sur un support secondaire ou
tertiaire (Tiered Storage Management) selon des critères
économiques ou de performance
o Ce processus est transparent pour l’utilisateur, la donnée
migrée est restituée à la demande depuis le support
d’archivage



Principe et constatation

o L’optimisation des ressources du système
d’information induite par la mise en place d’un
archivage hiérarchique (ou économique) est
obtenue par une analyse de la fréquence d’accès
(atime) ou de modification (mtime) de la donnée
sur le stockage primaire

o Face à l’accroissement des volumes de données,
il devient nécessaire de trouver un compromis
entre le coût d’exploitation et la performance
d’accès à la donnée et son utilisation quotidienne
par les utilisateurs


Statique ou dynamique ?

o Le système différencie ainsi les données rarement
consultées (en lecture/écriture) de celles utilisées
au quotidien, autrement dit « statiques » ou
« dynamiques » respectivement
o la taxonomie de donnée suivante peut être définie :
o Active consultée fréquemment dans le cadre de la
production
o Récente consultée depuis peu ou régulièrement, doit
être conservée en ligne
o Archive doit être conservée, mais n’est consultée
qu’exceptionnellement


Cycle de vie de la donnée


Tiered Storage Management

Création
d’un Stub

RÉPLICATION
SNAPSHOT
CDP SAUVEGARDE ARCHIVAGE


Quelques chiffres clés…

o statistiquement les données de production,
dites « actives », ne représentent qu’entre
20% et 30% du volume total sauvegardé

o entre 40% et 60% des données
sauvegardées quotidiennement n’ont pas été
consultées depuis plus de 2 années
o les données statiques présentent sur le
stockage primaire représentent entre 20% et 40%
du volume total


Bénéfices de l’archivage hiérarchique

o La sauvegarde et l’archivage hiérarchique sont
étroitement liés ce dernier apportant rapidement
les bénéfices suivants :
o réduction du volume de données sur le stockage
primaire (données de production)

o diminution du temps de sauvegarde

o réduction du volume de données sur le stockage
secondaire (données sauvegardées)


Conclusion

o L’archivage hiérarchique permet de réduire le
volume de données sauvegardées quotidiennement
et de diminuer le nombre de bandes

Avant… Après…

sans HSM avec HSM


Archivage patrimonial

« Organiser, hiérarchiser et
indexer la donnée pour une
meilleure valorisation de son
patrimoine numérique. »


Les défis de l’archivage patrimonial

o L’objectif est de recenser, hiérarchiser et d’indexer, grâce à
des métadonnées, un ensemble de données non structurées
afin d’en préserver le contenu et la présentation pour une
exploitation future
o Les formats de données éligibles pour l’archivage sont
hétérogènes (généralement propriétaires) et ils doivent être
normalisés afin de garantir dans le temps la pérennité de
restitution et de diffusion du contenu des données archivées
o Les supports destinés à l’archivage doivent être à même de
suivre les évolutions technologiques les concernant
o Les formats utilisés par les solutions d’archivage doivent
impérativement être ouverts pour garantir, sur le long terme,
une parfaite indépendance de la donnée archivée


Les médias, acteurs du patrimoine numérique

La presse audio-visuelle, les journaux, la télévision, la radio
sont des acteurs majeurs dans la génération de contenus
multimédia pour le grand public et les compagnies privées :
o reportages culturels TV et radio
o revue de presse
o interview radio et télévisée
o sondages d’opinion
o retransmission d’évènements publics

Avec les artistes, les conservateurs et écrivains, ils
contribuent à alimenter la principale mémoire papier et
audio-visuelle d’un pays. Au même titre que le secteur public,
ils sont également d’excellents candidats dans un projet
d’archivage patrimonial.

Patrimoine numérique du citoyen (1/2)

o Une réelle stratégie de sauvegarde est complexe à mettre
en œuvre et onéreuse par rapport à la valeur « réelle » des
données
o Aucune distinction entre un processus de sauvegarde et
d’archivage
o Une copie des données jugées utiles est réalisée
ponctuellement sur un support amovible bon marché (clé
ou disque USB)

o Il n’y a aucune gestion des versions de fichier : la dernière
version du fichier remplace « généralement » la précédente


Patrimoine numérique du citoyen (2/2)
o Le patrimoine numérique « maison » est constitué
majoritairement de fichiers multimédia (titres musicaux,
photo et vidéo) et de fichiers bureautiques pour la
correspondance
o appareil photo numérique, caméra vidéo
o numérisation de CD audio (ou téléchargement iTunes)
o problèmes liés aux formats propriétaires compressés ou non

o La préservation des emails reste un « casse-tête » :
o utilisation de webmails (pas forcément de copie locale)
o exotisme des formats de stockage des messages


Patrimoine numérique dans une SMB* (1/2)
o Utilisation de logiciels avec des formats propriétaires et
non documentés de type Microsoft pour les bases de
données (MS SQL Server), les applications (MS Exchange)
et de suite bureautique (MS Office)
o Une politique de sauvegarde élémentaire est
opérationnelle
o Les données de production s’accumulent sur le stockage
primaire, même en fin de vie :
o Aucune gestion du cycle de vie des données : « On garde tout ! »

o Aucune politique d’archivage : les données statiques coexistent avec
les données dynamiques de production (longues sauvegardes)
* Small Medium Business


Patrimoine numérique dans une SMB* (2/2)

o Une copie papier est conservée « en lieu sûr » par chaque service
pour les documents les plus importants ou sur un support amovible
(ex. clé ou disque USB)

o Les formats de données sont migrés à chaque changement de
version majeure (par ex. fin de support de la suite bureautique)
o Les données sont regroupées sur un ou plusieurs serveurs de
fichiers. Chaque service ou utilisateur possède sa méthode de
classement (création en règle générale d’une arborescence de
fichiers constitués de répertoires)
o Il est possible de définir des métadonnées correspondant à
l’activité de la compagnie pour chaque application métier
* Small Medium Business


Problèmes humains et techniques (1/2)

o Absence d’outil standard pour classer et indexer les
documents (ajout de métadonnées)

o Réticences concernant l’adhésion à la politique d’archivage :
o définition de règles strictes bouleversant les habitudes
des utilisateurs
o absence de décision de la part des personnes concernées
(utilisateurs et/ou décideurs)

o Nécessité de convertir les documents éligibles, utilisant des
formats propriétaires, dans un format documenté et sans
restriction d’utilisation (PDF/A, TIFF, XML, Texte)


Problèmes humains et techniques (2/2)

o Nécessité de sélectionner, d’exporter les données destinées à
l’archivage d’une base de données et de les stocker dans un
format structuré (type XML)

o Définition de règles conditionnant l’archivage d’un document
(déclencheur)

o Désuétude des supports secondaires de données archivées,
nécessitant une recopie des données pour suivre leur
évolution (absence parfois de compatibilité ascendante)


Solutions apportées aux formats

L’utilisation de formats propriétaires, au niveau de la
donnée de production, compromet la pérennité de son
exploitation sur le long terme.

o Des formats de fichiers destinés à la diffusion et à l’archivage
ont été élaborés conformément à des normes internationales
(ISO)
o De la même manière, le format d’écriture sur le support
d’archivage doit être indépendant et normalisé

Tous les formats de fichier et d’écriture doivent être
parfaitement documentés et accessibles à tous !


Formats d’écriture

La solution visant à archiver les données, sous forme
d’assemblage de fichiers, sur un support de type bande
physique doit utiliser les formats d’écriture suivants :

o tar ou cpio*
Standardisé par les normes POSIX 1-1988 puis POSIX 1-2001
o SIDF
Standardisé par la norme ECMA-208, puis ISO/IEC 14863:1996
Information technology -- System-Independent Data Format (SIDF)

* abandonné par des versions ultérieures de la norme à partir de POSIX.1-2001,
en raison de sa limitation aux fichiers de 8 Go


Formats destinés à l’archivage / à la diffusion

Le document papier est fixé au terme de sa production et ne
change plus pour toutes les autres étapes de son cycle
d’utilisation.
A contrario, le document électronique issu de la production
(format généralement propriétaire) se voit converti en un
format de fichier différent pour :

o la diffusion (web, consultation à l’écran, impression
papier)
o l’archivage (préservation et conservation)


Etapes Production, Diffusion et Archivage

Un document peut être archivé ou diffusé dans deux
situations distinctes, selon le support de production à
disposition (la source) :

o document papier exclusivement
o document numérique exclusivement

Dans un projet de numérisation, incluant un processus de
conservation à long terme, doit prévoir la génération de ces
deux jeux de données. Chaque document « post-
production » peut être enrichi et indexé grâce à des
métadonnées pour une exploitation future (e-discovery).


Numérisation rétrospective : papier

Quand la source est un support papier,
Manuscrit livres anciens ou manuscrits par
papier
exemple, ils doivent être numérisés
(scannés sans OCR*) pour pouvoir être
Numérisation
diffusés et/ou archivés.
Métadonnées + Structuré XML
Fichier
format Archivage
TIFF long terme

Conversion Image Consultation,
recherche…
Diffusion
* Optical Character Recognition


Numérisation rétrospective : numérique

Quand la source est un support
Fichier numérique, fichier Word produit par un
numériqu
e utilisateur par exemple, ils doivent être
convertis pour pouvoir être diffusés
Conversion
et/ou archivés.
Métadonnées + Structuré XML
Fichier
format Archivage
TIFF long terme

Consultation, recherche
Conversion Texte
« Full- Text »…
Diffusion


Formats d’archivage : image

Format TIFF_6 (Tagged Image File Format, révision 6)
Développé par Aldus (puis racheté par adobe et Microsoft)
Standard ISO/IEC 12639:2004

Permet la création d’images de grande taille, sans perte de
qualité, indépendamment des plateformes et des
périphériques, documentation des images (tag)
o idéal pour de l’archivage à long terme
o pleinement documenté
o gestion de couleur étendue (RVB et quadrichromie)
o couramment utilisé dans les imprimeries
o consultable par le web sous certaines réserves


Formats d’archivage : audio

Format WAVE (Broadcast Wave Format BWAV)
Développé par l’European Broadcasting Union depuis le
format WAVE de Microsoft, s’appuyant sur les spécifications
génériques du Resource Interchange File Format (RIFF)
développé par Microsoft et IBM. Recommandé par l’IASA
(International Association of Sound and Audiovisual archives)

Permet la création de fichiers son de grande taille et est
adapté à la diffusion indépendamment du périphérique utilisé

o qualité sonore de type CD
o largement répandu dans le secteur public et privé


Formats d’archivage : vidéo

Format MPEG-4_FF_2 (version 2)
Développé par Motion Picture Experts Group
Standard ISO/IEC 14496-14:2003

Permet la création de vidéo de grande taille, sans perte de
qualité et est adapté à la diffusion indépendamment du
périphérique utilisé
o bonne qualité de l’image et du son (dépend
cependant du processus d’encodage)
o largement répandu dans le secteur public et privé


Formats d’archivage : texte

Format PDF/A (PDF Archive)
Développé par un comité technique ISO/IEC JTC, en
collaboration avec l’Union internationale des
Télécommunications
Standard ISO 19005-1:2005

Permet de générer un fichier assurant la conservation à long
terme des fichiers PDF, il s’appuie sur la version PDF 1.4. Il
est employé dans d'archivage électronique des documents et
la constitution de bibliothèques numériques.


Formats d’archivage

Format PDF/A (PDF Archive)
Ce format possède quelques contraintes :
o interdiction d’avoir un contenu audio/vidéo
o utilisation obligatoire de métadonnées
standardisées
o nécessité d’encapsuler les polices de
caractères afin d’obtenir un rendu universel
o fichiers exécutables et Javascript déconseillés


Bénéfices de l’archivage patrimonial

L’archivage patrimonial permet de valoriser et
d’enrichir le contenu d’une donnée dans le but de le
restituer à l’identique. Il permet de préserver un
contenu de données multimédia (audio et vidéo) et
texte. Il ouvre les perspectives suivantes :
o création d’une médiathèque offrant un accès à la
culture à chaque citoyen et étudiant, possédant un
rayonnement international grâce à l’Internet
o consultation d’anciens journaux, articles de presse
et reportages télévisés
o immortalisation d’une partie du patrimoine
national culturel

Archivage légal

« Préserver, sécuriser et
garantir l’intégrité de la donnée
pour se conformer aux
réglementations en vigueur. »


Les défis de l’archivage légal (1/2)

o L’objectif est de recenser et de conserver
électroniquement un document dématérialisé, afin
d’en garantir la pérennité, la sécurité, l’intégrité et
la non-répudiation pour une restitution à
l’identique.
o Les formats de données éligibles pour l’archivage
sont hétérogènes et l’on est souvent confronté à
des documents papiers manuscrits, notamment
dans les différentes administrations du
gouvernement (informations sur l’état civil,
informations cadastrales, actes notariés, etc.).


Les défis de l’archivage légal (2/2)

o L’accès au document archivé doit être restreint
pour en garantir sa sécurité.

o La probité d’un document archivé repose sur son
intégrité au moyen d’une signature électronique,
incontestable par le législateur, permettant
d’identifier son auteur et de protéger le contenu.

o Les formats utilisés par les solutions d’archivage
doivent impérativement être ouverts pour garantir,
sur le long terme, une parfaite indépendance de la
donnée archivée


Contrefaçon

Chaque citoyen signant un document papier peut se citoyen
voir confronté au problème de la contrefaçon. Une
personne mal intentionnée peut tenter d’imiter
votre signature ou pire votre écriture et l’apposer
sur un autre document pour vous accuser.
o vous devez par conséquence vous défendre face à la
justice afin de prouver votre bonne foie.
faussaire
o le juge peut demander une expertise en écriture afin de
viser l’authenticité du document en question.

Les résultats ne sont pas toujours probants et
l’expert doit observer une indépendance absolue.


Chiffrage d’un document

D’un point de vue numérique, il est possible de
chiffrer un document, afin que son contenu ne soit
exploitable (lisible) que par la (les) personne(s)
possédant la clé.

propriétaire
document
original chiffré
Format
chiffrage PDF/A

La clé de chiffrage est communément appelée « clé
publique » (Whitfield Diffie et Martin Hellman, 1976).


Déchiffrage d’un document

Lors du chiffrage, le propriétaire du document s’est
vu remette une clé, différente de celle ayant permis
de chiffrer l’original. Cette clé est communément
appelée « clé privée ». propriétaire

document
chiffré original
personne de
déchiffrage confiance

La clé de déchiffrage peut être distribuée à
plusieurs personnes de confiance et conservée en
lieu sûr.

Autorité de certification

L’Autorité de certification (Certificat Autority - CA)
est une instance ayant pour mission de signer,
CA
d’émettre et de maintenir à jour :
o les certificats (CSR : Certificate Signing Request)
o les listes de révocation (CRL : Certificate Revocation List)

Le CA recense les clés publiques associées et leurs
propriétaires légitimes pour garantir une communication en
toute confiance. D’un point de vue organisationnel, à Maurice,
le candidat éligible, pourrait être :

o ICTA (Information and Communication Technologies Authority)


Organisation

propriétaire personne de
confiance
original
document
chiffré
chiffrage

Demande de
Certification
du document
distribution
distribution faussaire
CA Génération
clés
publiques /
privées(s)
Enregistrement
des CSR


Dématérialisation

La dématérialisation permet de transformer des
documents papier en documents électroniques. En
s’appuyant sur un principe de chiffrement, les
applications sont multiples :
o citoyen : achat par Internet avec facture à l’appui
(e-commerce), accès à des services publics
(déclaration d’impôts, vote, etc.)
o service public : recentrage des fonctionnaires sur
leur activité principale, le service au citoyen

o service privé : e-business, échange de données
électroniques

Principales réglementations en vigueur
Finance Government Healthcare Distribution Industrial
Life Sciences
Basel II DOD 5015.2 HIPAA UCC net Tread Act
Patriot Act UK-Pro FDA 21 CFR 11 RFID Security
Standards
Anti-Money Gov. Paperwork FDA Drug Barcode Bar-code Motor Vehicle
Elimination Act regulation modification Block
Exemption Act
Laundering GCI (Global
Commerce Init)
Gramm-Leach- Chip and Pin
Bliley Act
SEC 17-a-4
Sarbanes-Oxley
International Accounting standards
Data Protection Act
Freedom of Information Act
ISO 17799 Information Security Standards
California State Bill – SB 1386
Several Privacy regulations


Pénalités en cas de non conformité

Selon les réglementations en vigueur, tout
contrevenant (personne ou compagnie) s’expose à :
o une responsabilité pénale civile (en cas de
négligence) ou criminelle (en cas de fraude) avec de
fortes amendes
o une perte de réputation et de crédibilité
o une perte de confiance des principaux intéressés
(clients, fournisseurs, citoyens)


Data Protection Act 2004

Toutes les compagnies incorporées à Maurice et
manipulant des données informatiques tierces sont
soumises aux règles du DPA.

o Les compagnies s’engagent à n’exploiter à titre
commercial aucunes données personnelles ou
professionnelles sous quelle que forme que ce soit

o Aucune information ne stipule, à l’heure actuelle,
les obligations de conservation dans le temps des
données à caractère légal traitées par les compagnies


Bénéfices de l’archivage légal

La mise en place d’une politique d’archivage légal
consiste principalement à se prémunir des fortes
amendes susceptibles d’être appliquées aux
compagnies ne respectant pas les réglementations
locales et internationales (en vertu de l’application
de l’extraterritorialité).
o Les données susceptibles d’être auditées peuvent
en revanche constituer des preuves à charge à
l’encontre des compagnies privées (email litigieux).
o Cet outil peut s’avérer utile pour tous les organes
visant à lutter contre la corruption (ICAC)


Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Conclusion



Choix du support d’archivage

Chaque support d’archivage, numérique ou non, possède
des avantages et des inconvénients. Il convient de se poser
les questions suivantes.

o À quel usage est destiné le support ?

o Quelle est sa durée de vie, dans quelles conditions ?

o Quelle est la nature de la donnée : économique,
patrimoniale ou légale ?


Autres facteurs importants

o Quelle est le coût lié au support :
o achat
o conservation et manipulation dans des conditions
idéales, dans le temps conformément aux
spécifications du constructeur
o maintenance logicielle & matérielle éventuelle
o valeur probante du support (d’un point de vue légal)
o risques humains et environnementaux liés à sa
destruction ou un endommagement physique support
(inondation, incendie, manipulation, virus,
malveillance…)

Perte de données : causes principales

Source: Dr. David M Smith, Pepperdine University, 2003


Durée de vie par support*
disque optique

disque dur

bande magnétique microfilm papier

5 ans 15 ans 30 ans 75 ans
10 ans 50 ans 100 ans 200 ans 500 ans

* Sous réserve d’être manipulé et conservé dans des conditions optimales


Durée de vie & compatibilité ascendante

Technologie de
LTO Gen 4 (WORM)
bandes
magnétiques
LTO Gen 3 LTO Gen 5 (WORM+AES-GCM 256)
Compatibilité ascendante
(2 générations)
LTO Gen 2

LTO Gen 1

10 ans durée de vie du support
30 ans

2000 2004 2010 2020 2030

2002 2006


Archivage sur disque

Les deux supports prédominants utilisés pour l’archivage
restent le disque et la bande magnétique.
o Avantages : grande capacité d’extension,
redondance pour une plus grande sécurité,
grande rapidité d’accès, possibilité de
répliquer les données, déduplication

o Inconvénients : coût, consommation énergétique
élevée, non transportable (externalisation), faible
durée de vie comparée à la bande magnétique
(MTBF*), assujetti aux virus
* Mean Time Between Failure


Archivage sur bande magnétique

Les deux supports prédominants utilisés pour l’archivage
restent le disque et la bande magnétique.
o Avantages : fiabilité, faible consommation
énergétique, encryptage, probité du support
(fonctionnalité WORM*), transportable sous
condition, non affecté par les virus,
meilleures performances de restauration
pour les fichiers volumineux
o Inconvénients : lenteur d’accès comparé au disque,
fragilité, sensible aux conditions climatiques, capacité
fixe
* Write Once Read Many


Archive as a Service (AaaS - Cloud)

Les restrictions budgétaires
mettent de plus en plus de
pression sur les services IT.
Certaines compagnies, parfois
d’envergure internationale, ont
déjà pris la peine d’externaliser
leur service IT ou une partie de
celui-ci, associée à un centre de
coût, jugé trop onéreux.

Certains prestataires du marché proposent désormais
d’archiver vos données sur le Cloud.


Définition du Cloud

Cloud : « modèle pratique, à la demande, pour établir un accès
par le réseau à un réservoir partagé de ressources
informatiques configurables (réseau, serveur, stockage,
applications et services), pouvant être rapidement mobilisées et
mises à disposition, en minimisant les efforts de gestion ou les
contacts avec le fournisseur de service. »
(Définition du National Institute of Standards and Technology)


Les bonnes questions à se poser

En externalisant une partie de vos données archivées et
en déléguant leur gestion, vous confiez probablement au
prestataire ce qu’il y a de plus important et de plus
coûteux en cas de désastre : la donnée ou « votre
patrimoine numérique ». Les questions suivantes ne sont
pas exhaustives, mais il est vital de se les poser.
o Quelle est la nature des données stockées ?
o S’agit-il de données personnelles non chiffrées ?
o Quelle est la localisation géographique des données ?
o Qui aura accès aux données ?
o L’accès aux données est-il audité ?
o Quelle est la garantie de service fournie (SLA) ?
o Dans quel format les données sont-elles restituées ?


Le Cloud public… pour qui et pour quoi ?

Le Cloud public implique une mutualisation des données
chez le fournisseur de service et les réponses découlant
des questions précédentes, d’une manière générale :
o citoyen : la donnée archivée sur le Cloud possède
ici la « valeur du cœur »
o secteur public : l’emploi d’un Cloud public est
extrêmement périlleux. Les données publiques étant
stockées sur des équipements privés appartenant au
fournisseur de service.
o secteur privé : l’éligibilité des données doit se faire
en toute connaissance de cause (exclusion des
données sensibles).

Et le Cloud privé…?

Autre alternative, le Cloud privé :

o interne : le client conserve la maîtrise de son
infrastructure et des services et applications associés , car
il en reste propriétaire, tout en profitant de la souplesse
d’un approvisionnement de ressources automatisé.
o externe : les ressources physiques (infrastructure) ne
sont pas mutualisées avec celles des autres clients, les
services et applications associés restent à la charge du
fournisseur.


Logiciel d’archivage
L’archivage est un processus complexe quelle que soit sa
forme (économique, patrimoniale ou légale) impliquant
de se doter d’un logiciel performant et répondant à ces
défis :
o support multiplateforme, multi support
o format d’archivage indépendant du logiciel
o création de stub (HSM)
o injection automatique des métadonnées pour (archivage
audio-vidéo)
o gestion centralisée des droits d’accès aux archives
o organisation logique des archives
o moteur de recherche full text (e-discovery)
o destination d’archives multiples

Agenda

o Introduction
o Concepts de base
o Conclusion



Anecdote (1/2)

Le 27 juillet 2001, l’agence Reuters rapporta le fait
suivant concernant le cas du neurobiologiste de
l’Université de Californie du Sud, Joseph Miller…

Celui-ci avait demandé à la NASA de pouvoir
consulter certaines données anciennes que les
sondes Viking avaient envoyées de Mars au milieu
des années 1970. L’Agence spatiale américaine sortit
des bandes magnétiques pour ordinateur vieilles de
25 ans qui étaient dans un format illisible.


Anecdote (2/2)

« La NASA avait oublié depuis longtemps ce logiciel ou,
selon les mots de M. Miller, « les programmeurs qui le
connaissaient étaient morts ».

Joseph Miller cherchait dans ces données des preuves
de vie microbienne sur Mars, traces qui avaient été
classées à l’origine comme signes d’« activité chimique
sans intérêt ». Il dut finalement se contenter des
documents imprimés que l’équipe de la NASA de
l’époque avait sauvés et qui ne contenaient qu’un tiers
des données numériques d’origine.


« Préserver les données sur le
long terme n’est pas une
mince affaire… »


Pour conclure

… il est indispensable que les techniques et
politiques spécifiques d’archivage numérique
soient élaborées, testées et éprouvées, …


Terminons sur une note d’humour 

… sous peine de voir disparaître un pan entier
de notre patrimoine culturel que l’on croyait
préservé grâce à la technologie… »

Plug and Pray!


Merci pour votre attention

Questions / réponses

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