CR2PA Présentation CIMAIL 04 12-2012
- 1. Identifier et gérerles e-mails critiques
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- 4. • 50 collaborateurs • Compétences : Cycle de vie de l’information • Lille, Paris, Lyon, Nantes • Socle de confiance numérique • 35 % de croissance • Autonome et intégré • 4,5 M€ en 2011 • Add-on Sharepoint et Exchange
- 5. Editeur socle de conservation de données pour toutes les applications créatrices de documents (& datas) importants ou engageants Centraliser sécurise la gouvernance de l’information clé des entreprises par la mise en place d’un référentiel métier qui répond à des objectifs de rationalisation de coûts. Sécuriser Garantit l'intégrité, la traçabilité, et la sécurité de manière Archiver & Tracer graduelle et structurante, la solution traite l'ensemble des informations, reçues, produites ou émises Prouver intègre un véritable coffre-fort numérique qui permet de conserver l'information "légale", juridiquement recevable en cas d'audit ou de contentieux Gérer les informations engageantes et critiques est donc notre métier, qu'elles soient d'origine papier ou électronique, que ce soit du flux ou du stockage.
- 6. socle de conservationde données pour toutes les applications créatrices de documents (& datas) importants ou engageants Référentiel / SAE/ Conformity Centraliser, sécuriser, tracer, prouver Saas and/or on premise
- 7. Real Estate Financials services Social Action HR Backbone IT Easybarre Borne Mails DATA SHP Easyfolder Scan Capture Connecteurs : SAP - HR Access – Astre – Intellis – IN Perceaval – Primpromo – Sopra – Sage, Crm Dynamics… OUT
- 8. Europe Moreq 2 European Directives SEDA
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- 12. Préambule Courrier électronique son ou d'image, envoyé par un réseau public de communication, stocké tout message, sous forme de texte, de voix, de sur un serveur de réseau ou dans un équipement terminal du destinataire, jusqu'à que ce dernier le récupère » article 1-IV al 5 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique (LCEN)[ E-mail critique Tout contenu potentiel dans un e-mail pour l’Entreprise vis-à-vis d’une autre, d’un organisme, d’un particulier ou d’un collaborateur, pour une unité de l’Entreprise, vis-à-vis d’une autre, pour le collaborateur lui-même vis-à-vis de son unité ou de son Entreprise mais «jamais»validé
- 13. Accroissement • doublement des besoins en capacité de stockage tous les 18 exponentielle mois du volumes de • les capacités de stockage croîtront d’un facteur 30. Mais les données à budgets n’augmenteront eux que d’un facteur 1,4 traiter • comment gérer les serveurs de De plus en messagerie? plus d’échanges électroniques • Évolution des contraintes juridico- normatives Renforcement Nationale Européenne des contrôles Mondiale
- 14. 99 % desentreprises utilisent la messagerie dans le cadre de leur activité 91 % pour répondre aux demandes de leurs clients 84 % pour mettre au point des stratégies 75 % pour envoyer des factures La messagerie est devenue LE moyen de 71 % pour échanger des informations communication stratégique et usuel, confidentielles 70 % pour négocier des contrats en intra comme inter entreprise 63 % pour aborder des questions relatives aux RH Entrant, circulant et sortant 51 % pour déposer des dossiers auprès d’organismes habilités 47 % pour se soumettre à la réglementation 34 % dans le cadre de litiges Selon Étude d’AIIM International and Kahn Consulting
- 15. Constats Un utilisateur En 2011, un 75% des entreprise utilisateur documents envoie/reçoit 4,5 entreprise sont stockés et Go de mails/an envoie/reçoit envoyés par mail dont 4 Go stockés 105 Mails/jour dans des PST 1 pièce jointe est Que faire en cas de en moyenne Multiplication Crash, Vol, Perte, dupliquée 4 fois des fichiers PST mauvaise intention ?
- 16. Les enjeux :de 4 ordres
- 17. Le statut juridiquedu mail : l’ e-mail peut-il se rendre utile dans un litige et être considéré comme une preuve ? la personne dont il émane doit être identifiée ; • Avec ou sans signature électronique, un e-mail peut-être l’intégrité du courrier électronique doit être admis comme élément de preuve ou comme début … garantie • Dépend du contexte il doit contenir une signature électronique, au • Preuve libre sens de l’article 1376-4 alinéa 2 • Droit commercial, • pénal • civil dans certains cas ( prudhommes…)
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- 22. Notre Réponse :Optimiser l’architecture Exchange 2007, 2010, 2013 Easyfolder Mail Management Analyser Intégrer Supporter Enrichir Former Accompagner
- 23. Garantir sécurité, Intégrité, Gérer le cycle de vie lisibilité, traçabilité • système » conjuguant aspects humains, Classification automatique Alléger bases Exchange règles collectives et stratégie d’archivage Manuel • Emission et Réception Supprimer PST Éviter la duplication Optimiser l’utilisation de Plus de création de boîtes l’information rapportée au génériques contexte Respect mail personnel
- 24. Important assurer la jonction entre les processus de gestion individuelle des mails et les processus documentaire et archivage de l’Entreprise.
- 25. Une offre modulaire Exchange Accès, 1rstNiveau 1 2ndNiveau 2 3rdNiveau 3 Partage, Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction des Mail aiguillé en fonction des règles de paramétrage règles de paramétrage règles de paramétrage Diffusion définies sous Exchange définies sous Exchange définies sous Exchange Collaboration Connecteur d’indexation Un traitement global en Un traitement global en Contexte métier fonction d’un utilisateur ou fonction d’un utilisateur ou Générer des traces conformes une analyse de mots une analyse de mots et recevables prédéterminés. prédéterminés. non engageant, mise à Analyse sémantique SharePoint disposition native pour Extraction métadonnées l’utilisateur et ne sera pas archivé. Enrichissement Engageant, redirection vers analyse de la liste des EasyFolder puis mise à destinataires disposition de l’utilisateur. Optimisation E-discovery
- 26. Niveau 1!! Mise enœuvre de la politique Mails stockés dans Exchange d’archivage dans Exchange Pas de jonction avec le SI Les mails critiques sont copiés temporairement dans Easyfolder pour : Non Intrusif • Reprise Id unique du mail stocké dans Exchange • Génération journal de trace Accompagnement au changement • Horodatage, Hashage, signature • Journal maillé retraçant la vie du mail jusqu’à Utilisateur sa destruction • Acteur • Libre arbitre • Easybarre
- 27. Niveau 2!! Mise enœuvre de la politique d’archivage Mails stockés le SAE dans Exchange Les mails critiques sont stockés dans Jonction avec le SI Easyfolder • Lien dans Outlook Accompagnement au changement • Création empreinte archivistique • Conformité optimale Utilisateur Automatique Manuel • Acteur • Libre arbitre • Easybarre
- 28. Niveau 3 Mise enœuvre de la politique d’archivage dans Mails stockés le SAE Exchange Jonction avec le SI Traitement sémantique • Corps, entête et pièces jointes Accompagnement au changement • Enrichissement • Lien direct avec SharePoint ou autre Utilisateur Les mails critiques sont stockés dans Easyfolder • Transparence • Lien dans Outlook • Acteur réduit • Création empreinte archivistique • Conformité optimale
- 29. Pour L’utilisateur :réception Analyse sémantique • Récupération entêtes • Enrichissement éléments contextuelles • métadonnées Easyfolder Niveau 3 Règles de gestion d’Exchange • Récupération entêtes
- 30. Pour l’utilisateur :Emission Analyse sémantique • Récupération entêtes • Enrichissement éléments contextuelles • métadonnées Mail envoyé Mail envoyé Easyfolder
- 31. Easyfolder mail management Vuedu coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée En réception, une arborescence dédiée recevant l’ensemble des mails détectés comme critiques……. Une arborescence dédié aux mails critiques respectant la stratégie d’entreprise, intégrée à la boite de réception Une identification simple et claire du mail détecté et archivé comme critique
- 32. Easyfolder mail management Vuedu coté client …..pour la réception, une stratégie de classement différenciée ……..ou une gestion traditionnelle dans le dossier réception de l’iutilisateur. Le mail détecté est directement versé dans le dossier de réception, ne changeant pas les usages pour l’utilisateur
- 33. Easyfolder mail management Vuedu coté client …..un envoi simplifié intégré au client de messagerie de ’utilisateur, un simple clic droit pour déclarer le mail comme critique. Un simple clic droit sur le message devant être archivé comme critique. Il en va de même pour un mail devant être envoyé, au même titre que le flag « assurer un suivi » couramment utilisé.
- 34. Easyfolder mail management Vuedu coté client …..un applet une barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossier d’archivage. La barre détecte automatiquement l’utilisateur du client de messagerie et ouvre l’arborescence à laquelle il a droit Un simple déplacement du mail vers le dossier permet de classifier automatiquement le mail comme critique.
- 35. Easyfolder mail management Vuedu coté client …..un applet Une barre contextuelle réagissant intelligemment avec le client de messagerie, permettant un « drag on drop » du mail, directement vers le dossier d’archivage. La barre détecte automatiquement l’utilisateur du client de messagerie et ouvre l’arborescence à laquelle il a droit Le mail concerné sera dorénavant considéré comme critique et archivé
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- 37. Dernière phase :La reprise Analyse des PST via Temis Séparation privé/professionnel Enrichissement Classement automatique Déterminer des boîtes mails témoins Éviter les doublons Optimiser la reprise et le stockage
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