Mindup est une solution de cartographie dynamique des échanges d'e-mails, conçue pour améliorer la collaboration au sein des équipes dispersées et avec des partenaires externes. Elle automatise la centralisation des e-mails et des pièces jointes dans SharePoint, améliorant ainsi la visibilité et l'efficacité des projets. Avec son intégration facile dans diverses messageries et des fonctionnalités de suivi et de génération de synthèses, Mindup vise à réduire le temps de gestion des e-mails et à augmenter la productivité des utilisateurs.

1. MindUP : Cartographie dynamique des
échanges d’e-mails
Le lien entre votre messagerie
et votre plateforme collaborative

2. Ils font déjà confiance à MindUp

3. Une solution performante récompensée
• 7 ans de R&D
• SAS, création et brevet en 2007
Innovation la plus porteuse
Top 10 Start-up 2009 Top 15 Start-up 2009 de rupture technologique 2008
Lauréat 2008

4. Le challenge des entreprises aujourd’hui
Des projets
transverses
Des équipes
dispersées Des partenaires
externes
Une plateforme
collaborative

5. Le challenge des entreprises aujourd’hui
Des projets
transverses
Une multitude
Des équipes d’e-mails
dispersées Des partenaires
externes
Une plateforme
collaborative

7. Mails à lire pour
suivre le projet A
Mails à lire pour
suivre le projet B
Mails qui ne
serviront jamais

8. Pièces jointes : jointes :
Pièces
chacun la sienne sienne ?
Chacun la ?

9. Suivi du projet et relations
partenaires: quelle visibilité ?

10. Où est la connaissance des projets ?
20% 80%
Données capitalisées et Messages dispersés dans
structurées (plateforme) les boîtes mail des acteurs

11. Pour quoi faire ?
Plateforme E-mail
Usage : Gestion des données Interactions au quotidien entre
structurées et officielles du les acteurs du projet
projet
Productivité :
Temps passé : 0,5 h par semaine 15 h par semaine [source : IDC]
POURQUOI ?

12. Pourquoi la collaboration par mail est-elle si
populaire et si inefficace ?
Avantages Inconvénients
du mail du mail
Confusion et
surcharge
Pas de suivi
Pas de vision
partagée
Pas de
capitalisation
Un outil personnel apprécié Mais pas collaboratif

13. Que manque-t-il à ces échanges pour les
rendre intelligibles et efficaces ?

14. Une dimension supplémentaire...
PAS D’INSTALLATION!
MARCHE AVEC TOUT
CLIENT MAIL!

15. Et une capitalisation automatique

16. Démo : Page d’accueil du site
SharePoint avec MindUP
Créons une
discussion par mail
dans le projet

17. Qui est impliqué dans cette discussion

18. Rédaction du message

19. Validation de la décomposition automatique

20. La discussion peut être suivi dans SharePoint

21. Les participants utilisent leur messagerie
Sur toute messagerie,
sans installation

22. Option : Plugin MindUP for Outlook
le mail a été classé
automatiquement
dans un dossier
correspondant au
site SharePoint
Un menu permet de
démarrer une discussion
cartographiée, par mail
depuis Outlook
Ou d’aller directement
dans le site SharePoint

23. Les collaborateurs utilisent simplement
leur messagerie, sans rien installer

24. Les collaborateurs utilisent simplement
leur messagerie, sans rien installer

25. Les collaborateurs utilisent simplement
leur messagerie, sans rien installer

26. Les collaborateurs utilisent simplement
leur messagerie, sans rien installer

27. Les fichiers joints seront ajoutés à
SharePoint également

28. Les fichiers joints seront ajoutés à
SharePoint également

30. MindUp permet de naviguer et de
comprendre rapidement et facilement un
grand nombre d’e-mails

31. Echanges et pièces-jointes du projet sont centralisés
automatiquement dans SharePoint

32. Les pièces jointes peuvent être ajoutées à
la base SharePoint

33. Les pièces jointes peuvent être ajoutées à
la base SharePoint

34. Classement
des messages Cartographie des
échanges
Echanges par e-mail
dans le groupe
Centralisation des
pièces jointes
Business Issues
Moteur de recherche
Tous les jours, gérer
 des problèmes
 des idées MindUp
Pour les transformer
en décisions Relances
et en actes
Tableaux de bord
Génération de documents
de synthèse
Intégration SharePoint
Conclusions et suivi
des décisions

35. Les fonctionnalités MindUP sont des
webparts comme les autres

36. Elles peuvent être positionnées où
vous voulez

37. Le moteur de recherche MindUP permet de
retrouver des échanges de mails du projet
Depuis toute page SharePoint
(webpart) ou intégré au
SearchCenter MOSS

38. Les faits :
Les réunions
Les intervenants passent
entre 25 et 80% du temps en réunions
Mais ils évaluent eux-mêmes
leur productivité entre 33% et 47%

39. Mails reçus et lus
par le participant X
Mails reçus et lus
par la participante Y
Mails concernant le
sujet de la réunion

40. MindUP facilite la préparation des réunions
avec la génération de synthèses de discussions
Génération en 1 clic d’une
synthèses des derniers
échanges de mails sur un sujet
A

41. Un résumé des échanges comme support
de réunion

42. Adoption par les utilisateurs :
mettez toutes les chances de votre côté
Progression dans le temps
Cohésion de
l’équipe Zone
d’efficacité
SharePoint
Première cause
Zone d’efficacité d’échec des
projets SharePoint
SharePoint + MindUP
Niveau d’expertise SharePoint des utilisateurs

43. Avantages MindUP for SharePoint
SharePoint SharePoint + MindUP
Deux référentiels projet :
Référentiel et e-mails
Cohérence SharePoint et une masse d’e-
en un lieu unique
mails dans les boîtes
Associe les documents
Pas de traçabilité des
Traçabilité interactions entre partenaires
et leur processus
d’élaboration réel
Pour travailler avec Implication homogène
Ouverture l’extérieur, ouvrir le firewall ou de personnes externes
contourner SharePoint par mail
Avec SharePoint Mail, Référentiel structuré et
Structuration accumulation d’informations ordonné des
« en vrac » connaissances

44. Valeur ajoutée
Coûts par personne
Trier les e-mails:
3 heures/semaine
Analyser les e-mails/agir:
3 heures/semaine
Temps passé en réunion:
6 heures/semaine
Pièces jointes E-mail:
240 MB/an

45. Valeur ajoutée
Et si l’on
Coûts par personne économisait:
Trier les e-mails:
3 heures/semaine 20%
Analyser les e-mails/agir:
20%
3 heures/semaine
Temps passé en réunion:
20%
6 heures/semaine
Pièces jointes E-mail: (Bonus)
240 MB/an

46. Valeur ajoutée
Et si l’on
Coûts par personne économisait: Valeur pour 100 personnes
Trier les e-mails: 128 000 €/an
3 heures/semaine 20%
(1.7 personnes supplémentaires)
Analyser les e-mails/agir: 128 000 €/an
20%
3 heures/semaine (1.7 personnes supplémentaires)
Temps passé en réunion:
20% 256 000 €/an
6 heures/semaine (3.4 personnes supplémentaires)
______________________
Pièces jointes E-mail: (Bonus) 512 000 €/an
240 MB/an (7 personnes supplémentaires)

47. Comparaison des techniques disponibles
Plugins MailSpaces
SharePoint MindUP for
Caractéristiques Outlook (ccbetty,
Mail Google)
SharePoint
(Colligo, SSC)
Publication dans SharePoint
depuis le mail
Classement automatique des
mails projet
Compatible toutes messageries
Sans installation sur les postes
Indépendant du serveur mail
Action naturelle des utilisateurs
Cartographie des discussions
Fonctions d’animation et de
productivité de projet

48. Offre
Saas :
Plugin Outlook
Gratuit jusqu’à 5 users inclus
Ensuite 2 – 9 €/mois/user
• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité
Location :
Plugin SharePoint
Gratuit jusqu’à 5 users inclus
Ensuite 2 – 9 €/mois/user
• Nombre d’interlocuteurs par mail illimité
Acquisition :
• 20 mois de location
• 20% maintenance/an

49. Techniquement
• Compatible toutes messageries (Outlook, Notes, Thunderbird, Webmails, etc.)
Messagerie
• Plugin optionnel pour trier les mails automatiquement dans Outlook 2003/2007
• Pas d'installation sur les postes
Clients
• Dans le Navigateur Internet et le logiciel de messagerie (Windows, Mac, Linux)
Serveur SaaS sur Internet sécurisé :
Dans votre réseau
• Multi-plate-formes (Windows, Linux, UNIX)
• Technologie Java / J2EE / Web Services
• Toute base de données SQL (Postgresql livré par défaut)
• Pas d'intervention ni d'impact sur le système de messagerie
• 1 seule opération : création d'une boîte mail pour MindUp
• Compatible MOSS ou WSS

50. Sécurité optimale
Notre service MindUp Live offre la meilleure sécurité à vos
données critiques :
• Communications encryptées
• Serveurs sécurisé et charte de confidentialité
• Protection par Firewall web intelligent Bee Ware
• Sauvegardes 3 fois par jour
• Certification « Trusted Application »
• MailSpaces encryptés (en option)
• Assurance multirisques (en option)
• Authentification forte par token (en option)

51. Il est facile de « MindUPiser » un
site SharePoint

52. Une fois la Solution (WSP) déployée,
tout site peut être MindUPisé

53. A) Même machine
Architecture B) Autre machine
C) Par Internet en CaaS
(Component as a Service)
Plugin
https
POP3 / SMTP
mindup@domain.com
Mail server

54. Mise en place de MindUP
SaaS Intranet/extranet
10 minutes avec liste Installation serveur : 1-2h
Installation d'utilisateurs Adresse e-mail : 15 min
Désignation et formation d'un référent MindUp
Préparation ½ j. Préparation de la communication vers les utilisateurs
Début du paramétrage des groupes
Présentation des objectifs
Formation ½ à 2 j. Formation des utilisateurs
Démarrage des premiers sujets
Contacts réguliers avec le référent et/ou les utilisateurs
Suivi Support technique
Maintenance
Intégration spécifiques avec d'autres systèmes
Options Développements spécifiques
Conseil en gestion de projet et d'équipes techniques

55. Merci !
Calinda Software
sales@calindasoftware.com
+33 (0) 4 91 11 87 61
http://www.calindasoftware.com