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Accélérer l’adoption
  progressive de
    SharePoint

  par les Usages
A propos de Calinda Software

    Rendre SharePoint « Simple comme le social,
         efficace comme le collaboratif »

•   Créée en 2007 en France
•   Mission: rendre plus productive la collaboration en entreprise
•   1 Brevet International




•   Exemples de clients :
Une façon de travailler autant en individuel
                  qu’en équipe, en interne comme en externe



          Façon de travailler                                                                Interlocuteurs

        Autant de                                                                       Autant
          façon                    De façon                                            internes
       individuelle              individuelle                                         qu’externes
          qu’en                      32%                                                                  Internes à
                                                                                          36%            l’entreprise
         équipe
           38%                                                                                               49%


                        En équipe                                                          Externes à
                           30%                                                            l’entreprise
                                                                                              15%

    68% travaillent en équipe                                          85% travaillent avec des personnes internes à
                                                                                 l’entreprise et 50% avec des externes


En général, dans votre entreprise, vous personnellement, vous travaillez plutôt … ?
En général, vous personnellement, vous travaillez plutôt avec des personnes… ?
Base : Actifs utilisant un ordinateur au travail connectés à Internet
                                                                                                                         3
L’E-mail est beaucoup utilisé et presque pour tout…

                            Utilisé en 1er : Utilisé en 2eme :
        Mettre à jour
    des données : 47 min

     Rechercher : 36 min


        Créer : 29 min

      Analyser : 27 min


      Coopérer : 19 min


      Informer : 40 min


      Partager : 37 min

     S'organiser : 18 min
    Synchroniser : 14 min
Illustration des flux réels de collaboration
                                                                      -   Projets R&D Multi-partenaires
                                                                      -   Processus d’Avant-vente
                                                                      -   Relations Fournisseur–Client
Collaboration interne
     et externe                                                       -   Projets Métiers
                                                                      -   Support IT
                                           Des mails par              -   …
              Equipes
                                             milliers !
              Distantes                                                          Partenaires
                                                                                  externes




L’email à 68% et les pièces jointes à 48% restent les outils préférés pour le travail axé autour de
documents et la production de livrables, cela juste derrière le téléphone!

                                                                                    Suivi des
                                                        Connaissance
    INEFFICACE                Stockage gaspillé                                   relations non
                                                         éparpillée
                                                                                      assuré
SharePoint 2010 : la solution ?

                    Portail
    Workflow

                               GED
 Social
 Networking                      Collaboratif

Business
                                Composites
intelligence
                               Recherche
                               d'Entreprise
 Formulaires
Stratégie d’introduction traditionnelle



Equipe 1    Equipe 2     …         Equipe N
L’adoption de SharePoint par les utilisateurs


        Taux      Mail
d’utilisation




                               Première cause
                                d’échec des
                                   projets
                                 SharePoint
                                                       Temps
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
         Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe



     La solution SharePoint                    La solution de facilité
1.   Mettre le document dans SharePoint   Envoyer le document en pièce
2.   Envoyer un mail avec un lien
                                          jointe d’un mail
3.   Les autres répondent (avec des
     pièces jointes?)


                                                La solution Calinda

                                          Envoyer le document en pièce
                                            jointe d’un mail ou d’une
                                            discussion
                                          SharePoint le stocke, envoie un
                                            lien, trace les réponses et les
                                            versions
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
         Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe



     La solution SharePoint                    La solution de facilité
1.   Mettre le document dans SharePoint   Envoyer le document en pièce
2.   Envoyer un mail avec un lien
                                          jointe d’un mail
3.   Les autres répondent (avec des
     pièces jointes?)


                                                La solution Calinda

                                          Envoyer le document en pièce
                                            jointe d’un mail ou d’une
                                            discussion
                                          SharePoint le stocke, envoie un
                                            lien, trace les réponses et les
                                            versions
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
          Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un
          groupe


      La solution SharePoint                   La solution de facilité
1.   Créer une discussion en faisant       Envoyer un mail et décoder les
     référence à la tâche
                                           réponses
2.   Les autres personnes viennent
     consulter la discussion et répondre


                                                 La solution Calinda

                                           Démarrer une discussion sur la
                                             tâche et tracer les échanges
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
          Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un
          groupe


      La solution SharePoint                   La solution de facilité
1.   Créer une discussion en faisant       Envoyer un mail et décoder les
     référence à la tâche
                                           réponses
2.   Les autres personnes viennent
     consulter la discussion et répondre


                                                 La solution Calinda

                                           Démarrer une discussion sur la
                                             tâche et tracer les échanges
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
          Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)



      La solution SharePoint                        La solution de facilité
1.   Extranet : ouvrir le réseau, créer un     Télécharger le document,
     compte pour l’avocat, le former,
     déposer le document, lui envoyer un       l’envoyer en pièce jointe à
     lien                                      l’avocat et trier les réponses

                                                     La solution Calinda

                                               Démarrer une discussion sur le
2.   Intranet : télécharger le document,
     l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et     contrat, saisir l’adresse de
     trier les réponses                          l’avocat.
                                               Les échanges et versions sont
                                                  tracés
Pourquoi ces problèmes d’adoption ?
          Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe)



      La solution SharePoint                        La solution de facilité
1.   Extranet : ouvrir le réseau, créer un     Télécharger le document,
     compte pour l’avocat, le former,
     déposer le document, lui envoyer un       l’envoyer en pièce jointe à
     lien                                      l’avocat et trier les réponses

                                                     La solution Calinda

                                               Démarrer une discussion sur le
2.   Intranet : télécharger le document,
     l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et     contrat, saisir l’adresse de
     trier les réponses                          l’avocat.
                                               Les échanges et versions sont
                                                  tracés
Aujourd’hui
     Promotion Documation                     seulement




• 1 ETUDE GRATUITE
  – Avec vous nous Identifions vos scénarios d’usage
  – Nous les illustrons et les maquettons avec
    SharePoint
• Prenez rendez-vous aujourd’hui à notre stand
  M30
Stratégie d’introduction avec MailSpace



        Equipe 1             Equipe 2




                   Leaders

                                        Equipe 3


      Equipe N


                         Equipe 4
L’adoption de SharePoint par les utilisateurs


        Taux      Mail
d’utilisation




                                                EFFET MAILSPACE




                               Première cause
                                d’échec des
                                   projets
                                 SharePoint
                                                         Temps
Les effets immédiats de notre approche

    En Interne                 mais aussi           avec l’Externe

         Equipes
         Distantes                                   Partenaires
                                                      externes




                                        Suivi des
                     Connaissance                       Sécurité
Stockage optimisé                       relations
                      capitalisée                      contrôlée
                                       exemplaire
MailSpace Business Cases
Faciliter l’adoption progressive de SharePoint


    « Nous devions bâtir un espace collaboratif SharePoint avec 6 partenaires
    qui ne l’avaient jamais utilisé. L’adoption était un élément clé ! »

    “100% d’adoption de SharePoint en 10 jours sans formation ! J’ai animé le
    groupe depuis SharePoint, mais les participants pouvaient démarrer depuis
    leur logiciel de messagerie habituel, puis migrer vers SharePoint seulement
    lorsqu’ils en avaient besoin. Ils y retrouvent alors toutes les conversations et
    pièces jointes, bien organisées dans les sites d’équipes !” – L’animateur du
    projet


    « Nous devions mettre en place une plateforme de capitalisation entre 19
    partenaires ayant tous leurs propres outils collaboratifs ! »

    “ En utilisant le seul point commun : le mail, nous avons progressivement
    imposé la plateforme SharePoint comme le pilier du projet. Le retour de nos
    utilisateurs est très positif, et cela nous a permis de migrer vers un mode
    de travail collaboratif très facilement.” – Le chef de projet
BusinessGuest Business Case:
Collaborer à travers le Firewall




        « En tant que société active dans le domaine de la défense, nous
        avons des politiques de sécurité très stricte et nos filiales ne sont
        pas connectées au même réseau. Cela fait de la consolidation des
        fichiers d’analyse financière dans un SharePoint centralisé un
        processus manuel coûteux et long. »


        “En utilisant BusinessGuest pour automatiser la collecte des fichiers
        de BI par le biais d’échanges d’emails avec les filiales, nous
        économisons chaque mois plusieurs jours de travail manuel à
        faible valeur ajoutée” – DSI
MailSpace: Bénéfices Clé


                      Accélère l’adoption de
  ADOPTION                 SharePoint


                     Réconcilie les processus de
 TRACABILITE      collaboration mail et SharePoint


                   Clarté des échanges, retrouver
GAINS DE TEMPS        rapidement l’information


COLLABORATION     Tracer les interactions externes
   EXTERNE          dans le SharePoint interne
Retour sur Investissement



            A partir de 3 destinataires en
Economies     moyenne, la solution est
    de           rentabilisée par
 Stockage   l’élimination des pièces
               jointes dans les mails

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Calinda Software - Comment accélérer le déploiement et l'adoption progressive de Microsoft SharePoint?

  • 1. Accélérer l’adoption progressive de SharePoint par les Usages
  • 2. A propos de Calinda Software Rendre SharePoint « Simple comme le social, efficace comme le collaboratif » • Créée en 2007 en France • Mission: rendre plus productive la collaboration en entreprise • 1 Brevet International • Exemples de clients :
  • 3. Une façon de travailler autant en individuel qu’en équipe, en interne comme en externe Façon de travailler Interlocuteurs Autant de Autant façon De façon internes individuelle individuelle qu’externes qu’en 32% Internes à 36% l’entreprise équipe 38% 49% En équipe Externes à 30% l’entreprise 15%  68% travaillent en équipe  85% travaillent avec des personnes internes à l’entreprise et 50% avec des externes En général, dans votre entreprise, vous personnellement, vous travaillez plutôt … ? En général, vous personnellement, vous travaillez plutôt avec des personnes… ? Base : Actifs utilisant un ordinateur au travail connectés à Internet 3
  • 4. L’E-mail est beaucoup utilisé et presque pour tout… Utilisé en 1er : Utilisé en 2eme : Mettre à jour des données : 47 min Rechercher : 36 min Créer : 29 min Analyser : 27 min Coopérer : 19 min Informer : 40 min Partager : 37 min S'organiser : 18 min Synchroniser : 14 min
  • 5. Illustration des flux réels de collaboration - Projets R&D Multi-partenaires - Processus d’Avant-vente - Relations Fournisseur–Client Collaboration interne et externe - Projets Métiers - Support IT Des mails par - … Equipes milliers ! Distantes Partenaires externes L’email à 68% et les pièces jointes à 48% restent les outils préférés pour le travail axé autour de documents et la production de livrables, cela juste derrière le téléphone! Suivi des Connaissance INEFFICACE Stockage gaspillé relations non éparpillée assuré
  • 6. SharePoint 2010 : la solution ? Portail Workflow GED Social Networking Collaboratif Business Composites intelligence Recherche d'Entreprise Formulaires
  • 8. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs Taux Mail d’utilisation Première cause d’échec des projets SharePoint Temps
  • 9. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe La solution SharePoint La solution de facilité 1. Mettre le document dans SharePoint Envoyer le document en pièce 2. Envoyer un mail avec un lien jointe d’un mail 3. Les autres répondent (avec des pièces jointes?) La solution Calinda Envoyer le document en pièce jointe d’un mail ou d’une discussion SharePoint le stocke, envoie un lien, trace les réponses et les versions
  • 10. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 1 : partager un document dans un groupe La solution SharePoint La solution de facilité 1. Mettre le document dans SharePoint Envoyer le document en pièce 2. Envoyer un mail avec un lien jointe d’un mail 3. Les autres répondent (avec des pièces jointes?) La solution Calinda Envoyer le document en pièce jointe d’un mail ou d’une discussion SharePoint le stocke, envoie un lien, trace les réponses et les versions
  • 11. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un groupe La solution SharePoint La solution de facilité 1. Créer une discussion en faisant Envoyer un mail et décoder les référence à la tâche réponses 2. Les autres personnes viennent consulter la discussion et répondre La solution Calinda Démarrer une discussion sur la tâche et tracer les échanges
  • 12. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 2 : discuter de l’avancement d’une tâche dans un groupe La solution SharePoint La solution de facilité 1. Créer une discussion en faisant Envoyer un mail et décoder les référence à la tâche réponses 2. Les autres personnes viennent consulter la discussion et répondre La solution Calinda Démarrer une discussion sur la tâche et tracer les échanges
  • 13. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe) La solution SharePoint La solution de facilité 1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un Télécharger le document, compte pour l’avocat, le former, déposer le document, lui envoyer un l’envoyer en pièce jointe à lien l’avocat et trier les réponses La solution Calinda Démarrer une discussion sur le 2. Intranet : télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et contrat, saisir l’adresse de trier les réponses l’avocat. Les échanges et versions sont tracés
  • 14. Pourquoi ces problèmes d’adoption ? Cas d’usage 3 : finaliser un contrat avec son avocat (externe) La solution SharePoint La solution de facilité 1. Extranet : ouvrir le réseau, créer un Télécharger le document, compte pour l’avocat, le former, déposer le document, lui envoyer un l’envoyer en pièce jointe à lien l’avocat et trier les réponses La solution Calinda Démarrer une discussion sur le 2. Intranet : télécharger le document, l’envoyer en pièce jointe à l’avocat et contrat, saisir l’adresse de trier les réponses l’avocat. Les échanges et versions sont tracés
  • 15. Aujourd’hui Promotion Documation seulement • 1 ETUDE GRATUITE – Avec vous nous Identifions vos scénarios d’usage – Nous les illustrons et les maquettons avec SharePoint • Prenez rendez-vous aujourd’hui à notre stand M30
  • 16. Stratégie d’introduction avec MailSpace Equipe 1 Equipe 2 Leaders Equipe 3 Equipe N Equipe 4
  • 17. L’adoption de SharePoint par les utilisateurs Taux Mail d’utilisation EFFET MAILSPACE Première cause d’échec des projets SharePoint Temps
  • 18. Les effets immédiats de notre approche En Interne mais aussi avec l’Externe Equipes Distantes Partenaires externes Suivi des Connaissance Sécurité Stockage optimisé relations capitalisée contrôlée exemplaire
  • 19. MailSpace Business Cases Faciliter l’adoption progressive de SharePoint « Nous devions bâtir un espace collaboratif SharePoint avec 6 partenaires qui ne l’avaient jamais utilisé. L’adoption était un élément clé ! » “100% d’adoption de SharePoint en 10 jours sans formation ! J’ai animé le groupe depuis SharePoint, mais les participants pouvaient démarrer depuis leur logiciel de messagerie habituel, puis migrer vers SharePoint seulement lorsqu’ils en avaient besoin. Ils y retrouvent alors toutes les conversations et pièces jointes, bien organisées dans les sites d’équipes !” – L’animateur du projet « Nous devions mettre en place une plateforme de capitalisation entre 19 partenaires ayant tous leurs propres outils collaboratifs ! » “ En utilisant le seul point commun : le mail, nous avons progressivement imposé la plateforme SharePoint comme le pilier du projet. Le retour de nos utilisateurs est très positif, et cela nous a permis de migrer vers un mode de travail collaboratif très facilement.” – Le chef de projet
  • 20. BusinessGuest Business Case: Collaborer à travers le Firewall « En tant que société active dans le domaine de la défense, nous avons des politiques de sécurité très stricte et nos filiales ne sont pas connectées au même réseau. Cela fait de la consolidation des fichiers d’analyse financière dans un SharePoint centralisé un processus manuel coûteux et long. » “En utilisant BusinessGuest pour automatiser la collecte des fichiers de BI par le biais d’échanges d’emails avec les filiales, nous économisons chaque mois plusieurs jours de travail manuel à faible valeur ajoutée” – DSI
  • 21. MailSpace: Bénéfices Clé Accélère l’adoption de ADOPTION SharePoint Réconcilie les processus de TRACABILITE collaboration mail et SharePoint Clarté des échanges, retrouver GAINS DE TEMPS rapidement l’information COLLABORATION Tracer les interactions externes EXTERNE dans le SharePoint interne
  • 22. Retour sur Investissement A partir de 3 destinataires en Economies moyenne, la solution est de rentabilisée par Stockage l’élimination des pièces jointes dans les mails