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Mise en œuvre d’un Intranet
                    Collaboratif avec Drupal

Mathieu Gros (Actency) I Christophe André (MSF Epicentre)
mathieu.gros@actency.fr                Document v.2 – 30/10/2012

01 47 70 47 70
Présentation

►   Présentation
►   L’intranet Collaboratif
►   Choix technologique
►   Le projet Epicentre
►   Résultats et évolutions
Actency – Leader Drupal secteur Grand-Est

En chiffre
► Créé en 2007
► 2 agences Paris & Strasbourg
► 35 experts Drupal
► 100 % de fidélisation client


Domaines de compétences          Garanties
 Projet au forfait                Une équipe à votre écoute
 Consulting & Régie
 Audit & Accompagnement           Une réelle conduite de projet
 Maintenance & Support 24/7
 Hébergement & Monitoring         Une approche internationale
 Architecture & Conception
Médecins Sans Frontière - EPICENTRE
Association de recherche médicale à vocation humanitaire

En chiffre                                    Interventions
► Créé en 1987 par MSF                         ► Investigation d’épidémies
► 60 membres en Europe & USA                   ► Estimation de la mortalité
► 200 membres en Afrique                       ► Activités de vaccination

Mission
Association dédiée au support des opérations de MSF
► L’investigation épidémiologique : éclairer sur le terrain les opérations
► La recherche : contribuer par la production de connaissances à concevoir
et promouvoir des projets innovants;
► La formation : appuyer les équipes MSF dans la conduite de la réponse
opérationnelle.
L’Intranet
Collaboratif

►   Présentation
►   L’intranet Collaboratif
►   Choix technologique
►   Le projet Epicentre
►   Résultats et évolutions
L’Intranet Collaboratif – Pour qui, pour quoi ?

Pourquoi avoir besoin d’un intranet ? Améliorer sa performance
 McKinsey : +25% de gain de productivité selon étude
   Etude Juillet 2012 : The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
 Ferat : +15% de gain de productivité constaté

     Structure de l’Entreprise 2.0                                              Exemples concrets
 RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE)                               Suggestion de contacts internes. Recherche
        Axé Mise en relation                                    d’experts internes, ...
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                                                                Workflow, Partages, Ranking, Commentaires…
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     Axé Informations/Documents                                 connaissance, Sondages internes, etc..
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 De plus en plus présent dans les entreprises françaises
Fonctionnalités

  Epicentre




                  Source : Observatoire de l’Intranet et de la
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Cas client EPICENTRE : Etat des lieux
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 ► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré
 ► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute
  l’association
 ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise

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 les collaborateurs

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                     Mieux travailler ensemble
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         • Les solutions développées spécifiquement sont en fort retrait
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                                        Source : Observatoire de l’Intranet et de la
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Pourquoi DRUPAL ?

Les avantages de Drupal
  Dernières innovations                        Couverture fonctionnelle sans limite
  Réseau de partenaires                        Support réactif et pérenne
  Garantie de réversibilité                    Maitrise des coûts (TCO Faible)
Les défis techniques relevés par Drupal
► Capacité de recherche & d’indexation     ► Forte granularité des droits de sécurité
► Performance & Stabilité                  ► Backoffice personnalisable
► Forte capacité d’intégration             ► Multi-site & multi-applicatif


La structure du projet Epicentre :
  GED : Views + Facetted Search                       ► RH : Views et Forms
  Groupe de travail : Organic Group, Spaces, Purl     ► LDAP : Module LDAP standard

  Calendriers partagés : Views /Calendar


             Projet Epicentre = 95% de modules standards
                      La difficulté réside dans l’architecture et
                     la customisation des modules standards
Le projet
Epicentre
  ►   Présentation
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 ►   Présentation
 ►   L’intranet Collaboratif
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 En terme d’efficacité :
     Gain de temps et d’énergie dans la recherche de l’information
     Mise en place de travail en équipe
     Lien plus efficace entre les équipes en mission et celles du backup au siège


 En terme d’interactivité :
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     Discussions et débats sur thèmes de recherche via le wiki
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 En terme d’innovation pour l’association :
     Fédérer à grande échelle tous les départements
     Dématérialisation de certains processus administratifs
     Partage de connaissances (actualités, wiki) – Mettre tous les
     utilisateurs au même niveau d’information
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  Groupe de travail : Permettre aux utilisateurs de suivre le traçabilité des
 modifications apportées aux documents

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 Agenda : permettre aux utilisateurs de soumettre des évènements avec un
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 Outils administratifs : suivi des budgets, suivi de projet permettant une interaction
 entre les utilisateurs et le service administratif de l’association
Evolutions – Les socio-types Intranet 2012
              ATYPIQUE                                  CONCEPTEUR                               CHAMPION
              Centralisation de la contribution,        Contenus collaboratifs, gouvernance      Réseau social étendu, capitalisation
GOUVERNANCE


              déploiement d’indicateurs, procédures     étendue, contribution décentralisée      du savoir, pilotage par indicateur




              CONSCIENCIEUX                             BATISSEUR                               AVANT-GARDISTE
              Contenus statiques, gouvernance           Déploiement évolutif, système de        Réseau social, géo-management,
              évoluée, annuaire et moteur de            gouvernance, collaboration étendue      cartographie des connaissances
              recherche simple




               CONSERVATEUR                              EN MOUVEMENT                           TECHNOPHILE
               Contenus textuels, non collaboratif,      Maitrise digitale, services            Profiling, espace collaboratifs,
               accès expert, contribution centralisée    collaboratifs, contenus indexés        gestion des connaissances




                        Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012   FONCTIONNALITES
Sources


 La démo Epicentre en ligne
 A consulter http://www.actency.fr/extranet-epicentre/


 Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie numérique
 Les résultats 2012 à télécharger http://observatoire-intranet.com/


 Insee
 L’étude sur le développement des extranet/intranet en France
 http://www.insee.fr/fr/themes/document.asp?ref_id=ip1353
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L'intranet collaboratif avec Drupal - Drupagora 2012

  • 1. Mise en œuvre d’un Intranet Collaboratif avec Drupal Mathieu Gros (Actency) I Christophe André (MSF Epicentre) mathieu.gros@actency.fr Document v.2 – 30/10/2012 01 47 70 47 70
  • 2. Présentation ► Présentation ► L’intranet Collaboratif ► Choix technologique ► Le projet Epicentre ► Résultats et évolutions
  • 3. Actency – Leader Drupal secteur Grand-Est En chiffre ► Créé en 2007 ► 2 agences Paris & Strasbourg ► 35 experts Drupal ► 100 % de fidélisation client Domaines de compétences Garanties  Projet au forfait Une équipe à votre écoute  Consulting & Régie  Audit & Accompagnement Une réelle conduite de projet  Maintenance & Support 24/7  Hébergement & Monitoring Une approche internationale  Architecture & Conception
  • 4. Médecins Sans Frontière - EPICENTRE Association de recherche médicale à vocation humanitaire En chiffre Interventions ► Créé en 1987 par MSF ► Investigation d’épidémies ► 60 membres en Europe & USA ► Estimation de la mortalité ► 200 membres en Afrique ► Activités de vaccination Mission Association dédiée au support des opérations de MSF ► L’investigation épidémiologique : éclairer sur le terrain les opérations ► La recherche : contribuer par la production de connaissances à concevoir et promouvoir des projets innovants; ► La formation : appuyer les équipes MSF dans la conduite de la réponse opérationnelle.
  • 5. L’Intranet Collaboratif ► Présentation ► L’intranet Collaboratif ► Choix technologique ► Le projet Epicentre ► Résultats et évolutions
  • 6. L’Intranet Collaboratif – Pour qui, pour quoi ? Pourquoi avoir besoin d’un intranet ? Améliorer sa performance  McKinsey : +25% de gain de productivité selon étude Etude Juillet 2012 : The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies  Ferat : +15% de gain de productivité constaté Structure de l’Entreprise 2.0 Exemples concrets RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Suggestion de contacts internes. Recherche Axé Mise en relation d’experts internes, ... RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Visibilité de mes activités et de ma présence Axé Relationnel/Transparence d’activité auprès de tous les collaborateurs, … INTRANET COLLABORATIF Modifications des données, Révisions, Workflow, Partages, Ranking, Commentaires… Axé Conversation/Collaboration INTRANET COLLABORATIF Accès sécurisé : Profiling, GED, Base de Axé Informations/Documents connaissance, Sondages internes, etc.. INTRANET Accès anonyme : présentation de l’entreprise, Diffusion d’informations Corporate information des dirigeants, actualités, etc…
  • 7. L’Intranet en mouvement De plus en plus présent dans les entreprises françaises
  • 8. Fonctionnalités Epicentre Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012
  • 9. Cas client EPICENTRE : Etat des lieux Avant le projet Une gestion documentaire décentralisée: ► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré ► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute l’association ► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise Pas de partage des Planning Pas de planning des réunions / évènements interne à disponibilité de tous les collaborateurs Des tâches administratives utilisant le papier et Excel Demandes de congés gérées sur papier Demandes de préparation de voyages gérées sur papier et par email Gestion des disponibilités des personnes partant en mission gérées manuellement sur fichier Excel Réception des CV par email, - Pas d’espace de centralisation des CV reçus, - Pas de réponse automatique en cas de refus, stockage du CV
  • 10. Cas client EPICENTRE : Enjeux et objectifs ► Fédérer les équipes autour d’une plateforme commune. ► Partager/centraliser les informations utiles à tous les collaborateurs - Informations - Documentations ► Partager la visibilité sur tous les meetings / réunions / Evènements ► Commencer la dématérialisation des tâches administratives ► Créer un outil de recrutement et de gestion des CV Mieux travailler ensemble
  • 11. Choix technologique ► Présentation ► L’intranet Collaboratif ► Choix technologique ► Le projet Epicentre ► Résultats et évolutions
  • 12. L’intranet Collaboratif : Socle technique • Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché • Les solutions développées spécifiquement sont en fort retrait • Forte progression des solutions libres dont notamment Drupal Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012
  • 13. Pourquoi DRUPAL ? Les avantages de Drupal Dernières innovations Couverture fonctionnelle sans limite Réseau de partenaires Support réactif et pérenne Garantie de réversibilité Maitrise des coûts (TCO Faible) Les défis techniques relevés par Drupal ► Capacité de recherche & d’indexation ► Forte granularité des droits de sécurité ► Performance & Stabilité ► Backoffice personnalisable ► Forte capacité d’intégration ► Multi-site & multi-applicatif La structure du projet Epicentre : GED : Views + Facetted Search ► RH : Views et Forms Groupe de travail : Organic Group, Spaces, Purl ► LDAP : Module LDAP standard Calendriers partagés : Views /Calendar Projet Epicentre = 95% de modules standards La difficulté réside dans l’architecture et la customisation des modules standards
  • 14. Le projet Epicentre ► Présentation ► L’intranet Collaboratif ► Choix technologique ► Le projet Epicentre ► Résultats et évolutions
  • 15. Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité GED
  • 16. Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité AGENDA
  • 17. Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION
  • 18. Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION
  • 19. Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif
  • 20. Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif
  • 21. Cas client EPICENTRE : Le DASHBOARD
  • 22. Résultats et évolutions ► Présentation ► L’intranet Collaboratif ► Choix technologique ► Le projet Epicentre ► Résultats et évolutions
  • 23. Cas client EPICENTRE : Résultats En terme d’efficacité : Gain de temps et d’énergie dans la recherche de l’information Mise en place de travail en équipe Lien plus efficace entre les équipes en mission et celles du backup au siège En terme d’interactivité : Travail en commun des équipes basées sur différents sites Discussions et débats sur thèmes de recherche via le wiki Mise en commun des documents sur l’espace groupe En terme d’innovation pour l’association : Fédérer à grande échelle tous les départements Dématérialisation de certains processus administratifs Partage de connaissances (actualités, wiki) – Mettre tous les utilisateurs au même niveau d’information
  • 24. Cas client EPICENTRE : Evolutions envisagées Groupe de travail : Permettre aux utilisateurs de suivre le traçabilité des modifications apportées aux documents Groupe de travail : Faire une véritable plateforme d’échange de documents Agenda : permettre aux utilisateurs de soumettre des évènements avec un workflow de validation (idem actualités) Outils administratifs : suivi des budgets, suivi de projet permettant une interaction entre les utilisateurs et le service administratif de l’association
  • 25. Evolutions – Les socio-types Intranet 2012 ATYPIQUE CONCEPTEUR CHAMPION Centralisation de la contribution, Contenus collaboratifs, gouvernance Réseau social étendu, capitalisation GOUVERNANCE déploiement d’indicateurs, procédures étendue, contribution décentralisée du savoir, pilotage par indicateur CONSCIENCIEUX BATISSEUR AVANT-GARDISTE Contenus statiques, gouvernance Déploiement évolutif, système de Réseau social, géo-management, évoluée, annuaire et moteur de gouvernance, collaboration étendue cartographie des connaissances recherche simple CONSERVATEUR EN MOUVEMENT TECHNOPHILE Contenus textuels, non collaboratif, Maitrise digitale, services Profiling, espace collaboratifs, accès expert, contribution centralisée collaboratifs, contenus indexés gestion des connaissances Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012 FONCTIONNALITES
  • 26. Sources La démo Epicentre en ligne A consulter http://www.actency.fr/extranet-epicentre/ Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie numérique Les résultats 2012 à télécharger http://observatoire-intranet.com/ Insee L’étude sur le développement des extranet/intranet en France http://www.insee.fr/fr/themes/document.asp?ref_id=ip1353
  • 27. MERCI DE VOTRE ATTENTION En savoir plus, Visitez notre site, téléchargez nos supports www.actency.fr www.twitter.com/actency www.facebook.com/actency Notre book de références www.actency.fr/book Notre Factsheet Drupal www.actency.fr/drupal