Le document présente la mise en œuvre d'un intranet collaboratif développé avec Drupal pour l'association Médecins Sans Frontières - Epicentre, visant à centraliser et améliorer la gestion documentaire et la collaboration au sein de l'organisation. Le projet a permis de fédérer les équipes autour d'une plateforme commune, facilitant ainsi le partage d'informations et la dématérialisation des processus administratifs. Les résultats incluent une augmentation de productivité, une meilleure interactivité entre équipes et une innovation dans les pratiques de travail.

1. Mise en œuvre d’un Intranet
Collaboratif avec Drupal
Mathieu Gros (Actency) I Christophe André (MSF Epicentre)
mathieu.gros@actency.fr Document v.2 – 30/10/2012
01 47 70 47 70

2. Présentation
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions

3. Actency – Leader Drupal secteur Grand-Est
En chiffre
► Créé en 2007
► 2 agences Paris & Strasbourg
► 35 experts Drupal
► 100 % de fidélisation client
Domaines de compétences Garanties
 Projet au forfait Une équipe à votre écoute
 Consulting & Régie
 Audit & Accompagnement Une réelle conduite de projet
 Maintenance & Support 24/7
 Hébergement & Monitoring Une approche internationale
 Architecture & Conception

4. Médecins Sans Frontière - EPICENTRE
Association de recherche médicale à vocation humanitaire
En chiffre Interventions
► Créé en 1987 par MSF ► Investigation d’épidémies
► 60 membres en Europe & USA ► Estimation de la mortalité
► 200 membres en Afrique ► Activités de vaccination
Mission
Association dédiée au support des opérations de MSF
► L’investigation épidémiologique : éclairer sur le terrain les opérations
► La recherche : contribuer par la production de connaissances à concevoir
et promouvoir des projets innovants;
► La formation : appuyer les équipes MSF dans la conduite de la réponse
opérationnelle.

5. L’Intranet
Collaboratif
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions

6. L’Intranet Collaboratif – Pour qui, pour quoi ?
Pourquoi avoir besoin d’un intranet ? Améliorer sa performance
 McKinsey : +25% de gain de productivité selon étude
Etude Juillet 2012 : The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies
 Ferat : +15% de gain de productivité constaté
Structure de l’Entreprise 2.0 Exemples concrets
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Suggestion de contacts internes. Recherche
Axé Mise en relation d’experts internes, ...
RESEAU SOCIAL D’ENTREPRISE (RSE) Visibilité de mes activités et de ma présence
Axé Relationnel/Transparence d’activité auprès de tous les collaborateurs, …
INTRANET COLLABORATIF Modifications des données, Révisions,
Workflow, Partages, Ranking, Commentaires…
Axé Conversation/Collaboration
INTRANET COLLABORATIF Accès sécurisé : Profiling, GED, Base de
Axé Informations/Documents connaissance, Sondages internes, etc..
INTRANET Accès anonyme : présentation de l’entreprise,
Diffusion d’informations Corporate information des dirigeants, actualités, etc…

7. L’Intranet en mouvement
De plus en plus présent dans les entreprises françaises

8. Fonctionnalités
Epicentre
Source : Observatoire de l’Intranet et de la
Stratégie Numérique 2012

9. Cas client EPICENTRE : Etat des lieux
Avant le projet
Une gestion documentaire décentralisée:
► Documents stockés sur un serveur de façon non structuré
► Pas d’assurance que ces documents soit ceux de référence pour toute
l’association
► Pas de possibilité d’y accéder sans être connecté au réseau d’entreprise
Pas de partage des Planning
Pas de planning des réunions / évènements interne à disponibilité de tous
les collaborateurs
Des tâches administratives utilisant le papier et Excel
Demandes de congés gérées sur papier
Demandes de préparation de voyages gérées sur papier et par email
Gestion des disponibilités des personnes partant en mission gérées manuellement sur
fichier Excel
Réception des CV par email,
- Pas d’espace de centralisation des CV reçus,
- Pas de réponse automatique en cas de refus, stockage du CV

10. Cas client EPICENTRE : Enjeux et objectifs
► Fédérer les équipes autour d’une plateforme commune.
► Partager/centraliser les informations utiles à tous les collaborateurs
- Informations
- Documentations
► Partager la visibilité sur tous les meetings / réunions / Evènements
► Commencer la dématérialisation des tâches administratives
► Créer un outil de recrutement et de gestion des CV
Mieux travailler ensemble

11. Choix
technologique
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions

12. L’intranet Collaboratif : Socle technique
• Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché
• Les solutions développées spécifiquement sont en fort retrait
• Forte progression des solutions libres dont notamment Drupal
Source : Observatoire de l’Intranet et de la
Stratégie Numérique 2012

13. Pourquoi DRUPAL ?
Les avantages de Drupal
Dernières innovations Couverture fonctionnelle sans limite
Réseau de partenaires Support réactif et pérenne
Garantie de réversibilité Maitrise des coûts (TCO Faible)
Les défis techniques relevés par Drupal
► Capacité de recherche & d’indexation ► Forte granularité des droits de sécurité
► Performance & Stabilité ► Backoffice personnalisable
► Forte capacité d’intégration ► Multi-site & multi-applicatif
La structure du projet Epicentre :
GED : Views + Facetted Search ► RH : Views et Forms
Groupe de travail : Organic Group, Spaces, Purl ► LDAP : Module LDAP standard
Calendriers partagés : Views /Calendar
Projet Epicentre = 95% de modules standards
La difficulté réside dans l’architecture et
la customisation des modules standards

14. Le projet
Epicentre
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions

15. Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité GED

16. Cas client EPICENTRE : Fonctionnalité AGENDA

17. Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION

18. Cas client EPICENTRE : La DEMATERIALISATION

19. Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif

20. Cas client EPICENTRE : Le travail collaboratif

21. Cas client EPICENTRE : Le DASHBOARD

22. Résultats et
évolutions
► Présentation
► L’intranet Collaboratif
► Choix technologique
► Le projet Epicentre
► Résultats et évolutions

23. Cas client EPICENTRE : Résultats
En terme d’efficacité :
Gain de temps et d’énergie dans la recherche de l’information
Mise en place de travail en équipe
Lien plus efficace entre les équipes en mission et celles du backup au siège
En terme d’interactivité :
Travail en commun des équipes basées sur différents sites
Discussions et débats sur thèmes de recherche via le wiki
Mise en commun des documents sur l’espace groupe
En terme d’innovation pour l’association :
Fédérer à grande échelle tous les départements
Dématérialisation de certains processus administratifs
Partage de connaissances (actualités, wiki) – Mettre tous les
utilisateurs au même niveau d’information

24. Cas client EPICENTRE : Evolutions envisagées
Groupe de travail : Permettre aux utilisateurs de suivre le traçabilité des
modifications apportées aux documents
Groupe de travail : Faire une véritable plateforme d’échange de documents
Agenda : permettre aux utilisateurs de soumettre des évènements avec un
workflow de validation (idem actualités)
Outils administratifs : suivi des budgets, suivi de projet permettant une interaction
entre les utilisateurs et le service administratif de l’association

25. Evolutions – Les socio-types Intranet 2012
ATYPIQUE CONCEPTEUR CHAMPION
Centralisation de la contribution, Contenus collaboratifs, gouvernance Réseau social étendu, capitalisation
GOUVERNANCE
déploiement d’indicateurs, procédures étendue, contribution décentralisée du savoir, pilotage par indicateur
CONSCIENCIEUX BATISSEUR AVANT-GARDISTE
Contenus statiques, gouvernance Déploiement évolutif, système de Réseau social, géo-management,
évoluée, annuaire et moteur de gouvernance, collaboration étendue cartographie des connaissances
recherche simple
CONSERVATEUR EN MOUVEMENT TECHNOPHILE
Contenus textuels, non collaboratif, Maitrise digitale, services Profiling, espace collaboratifs,
accès expert, contribution centralisée collaboratifs, contenus indexés gestion des connaissances
Source : Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie Numérique 2012 FONCTIONNALITES

26. Sources
La démo Epicentre en ligne
A consulter http://www.actency.fr/extranet-epicentre/
Observatoire de l’Intranet et de la Stratégie numérique
Les résultats 2012 à télécharger http://observatoire-intranet.com/
Insee
L’étude sur le développement des extranet/intranet en France
http://www.insee.fr/fr/themes/document.asp?ref_id=ip1353

27. MERCI DE VOTRE ATTENTION
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