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100527 Gestion électronique des documents
La dématérialisation des documents représente une opportunité pour les entreprises, facilitant le travail collaboratif, l'accessibilité et la sécurité des informations. La gestion électronique des documents (GED) permet de centraliser, classer et sécuriser les documents grâce à des fonctionnalités avancées comme l'indexation et la recherche. L'adoption de la GED offre une alternative plus efficace et structurée par rapport à la gestion traditionnelle des documents papier.
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100527 Gestion électronique des documents
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- 14. Les fonctionnalités CAPTURER: acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents
- 15. L ’usage d’une GED étape par étape.
- 16. Principales fonctionnalités Ledépôt des document L’indexation des documents Le classement des documents Le stockage de l’information La recherche de l’information La distribution de l’information Les étapes
- 17. Le dépôt desdocuments Répertoire d’attente Word Excel PDF Emails ...
- 18. Le dépôt desdocuments papiers L’acquisition au fil de l’eau.
- 19. Pour les intégrerà la GED Pour les rechercher plus facilement, Pour en assurer la pérennité... Prestation de dématérialisation Nombre de critères d’indexation Documents agrafés Format de sortie (PDF, OCR…) Complexité des documents Quantité de documents (dégressif) Support de récupération (GED, CD) Le dépôt des documents papiers L’acquisition des archives papier.
- 20. Organiser l’accès auxdocuments du système GED On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. Indexation manuelle ou automatique. L’indexation des documents OCR Répertoire d’attente
- 21. Classer les documentsdans une arborescence Le classement des documents Répertoire d’attente
- 22. Stocker les documentsdans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Le stockage de l’information Mutualisation : OCR, administration connexions Sécurité du serveur Back up dans un DATA Center Serveurs interne ou externe ? Répertoire d’attente
- 23. Utiliser des documentsdans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. La recherche de l’information
- 24. De la GEDà la GEIDE Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs. Utiliser la GED pour travailler ensembles DOC1 Modifié DOC1
- 25. Utiliser des documentsdans l’organisation De la GED à la GEIDE Gestion de courrier Traitement collaboratif de document Travail collaboratif Envoi volumineux Gestion de contrat
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Notes de l'éditeur
- #6 L’augmentation extrêmement forte du volume de données électroniques gérées au quotidien du fait principalement des évolutions technologiques (logiciels de gestion, messagerie, Internet, …). De plus en plus les documents entrant dans l ’entreprise sont électroniques : mail, achat sur Internet, bureautique… Il s ’agit d ’une tendance générale vers la dématérialisation de l ’information. L ’entreprise est progressivement amenée à suivre ce mouvement sous la pression des clients (donneur ordre, client sur site), des partenaires(banques...), des administrations (TVA...) Les changements dans les processus d’entreprise, essentiellement en matière de dématérialisation de nouvelles obligations tant légales que réglementaires (TVA, DADS, …). Loi du 13/03/2000 et Décret du 30/03/2001 Art 1316-1 du Code civil : «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Art1316-4 du Code Civil: « La signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »
- #7 L ’accessibilité des documents : les documents informatiques sont beaucoup plus souples à gérer que des documents papiers et permettent dès lors que le système d ’information de l ’entreprise a été bien conçu de disposer des informations adéquates au bon moment sans perte de temps. Permet de décloisonner les services. Cette plasticité de l ’information oriente l ’entreprise vers une plus grande satisfaction du client : les informations clients entrent déjà dématérialisées dans l ’entreprise (site web, site mobile, borne interactive pour le B2C, EDI, place de marché, esourcing pour le B2B) et sont automatiquement intégrées dans le système d ’information : des processus de production/livraison (stock, commande, devis… On parle de Workflow, de ERP…), des base de donnée clients (CRM, campagnes marketing, personnalisation de la relation, ToIP). Souplesse et aménagement du travail : bureau virtuel, ou commerciaux sur le terrain qui saisissent directement l ’info dans le syst d ’info (baisse des stock, nouvel appartement…) Le travail collaboratif et à distance : facilite les échanges de documents, de commentaires, de taches à réaliser, les parcours de validation d ’un document (worflow), les réunions à distance (web conférence)… Une groupe de travail peut avancer sans devoir être en contact réellement. On trouvera ces avantages pour la gestion des personnes Perspectives nouvelles en terme de veilles concurrentiel, d ’AO Business intelligence : savoir collecter l ’info nécessaire au pilotage stratégique de l ’entreprise.
- #10 1) L’entreprise produit et stocke quotidiennement de l'information une grande quantité de documents électroniques, dont les sources et formats sont différents : Bureautique logiciels de gestion messagerie 2) La plupart du temps ces documents sont disponibles sur des PC, éventuellement enregistré sur CD, cléUSB… Leur usage est restreint à leur utilisateur. Pas facile de savoir ou est le document, si c ’est la dernière version, s ’il y a des versions précédentes, qui l ’utilise ou le modifie… La communication entre services ne peut pas se faire. Chaque service met en place son système de classement, inaccessible (postes) et opaque pour les autres services. Une recherche de documents, d ’information n ’est pas facile, car suppose de rentrer dans chacun des systèmes autonomones d ’information. Conclusion : ce fonctionnement n ’est pas exceptionnel car il est issu d ’une culture du document papier (qui limite le partage de l ’information). Voir email dans structure CRCI. Mais l ’introduction du doc informatique donne la possibilité à l ’entreprise de réorganiser son système d ’information.
- #11 Les PME perdent beaucoup de temps dans la gestion de leurs documents : 40 à 70% du temps d’un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents (Source PriceWaterhouseCoopers) Les PME sous-estiment les coûts liés à la gestion de leurs documents : 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion de ses documents papiers (Source IDC) Très peu de PME bénéficient d’une solution de sécurisation et de sauvegarde externalisée de leurs documents en cas de sinistre (vol, incendie, etc.) alors que 80% des entreprises ayant perdu leurs données font faillite dans les 12 mois qui suivent (Source IDC)
- #12 Comment ça marche ? - Des documents dématérialisés présents sur les différents PC de l’entreprises sont envoyés sur un serveur GED de l ’entreprise. Ce serveur fédère donc l’information. et facilite son accès (accès aux docs pour tous les services de l’entreprise, alors qu’avant ils étaient sur des PC, accès en mobilité au serveur, accès aux clients, aux partenaires…) - L’entreprise choisi quels types de documents sont traités : bureautique, factures, … Il y a donc différent type de GED selon les documents traités. la transmission des docs du PC au serveur GED est fait soit volontairement par la personne (Il existe par ex des agents présent sur le bureau qui permettent le drag and drop...) soit automatiquement (les docs à transmettre sont déterminés à l’avance et automatiquement transmis) Les documents sont référencés pour pouvoir être retrouvés : indexation, arborescence
- #14 Un accès commun, mais une gestion des droits. Gestion d ’un document, d ’un dossier, visualiser, copier coller, supprimer, imprimer, modifier Qui ? Chaque chef de service doit savoir qui accès qui a quels droits. Partir de l ’existant (ou est le placard de la comptable est il fermé)
- #15 Facilite l ’accès à l ’info de différents services. Différents types de GED La GED administrative : permet de numériser, puis de classer les documents administratifs (devis, factures, …) La GED bureautique : regroupe l’offre des progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine, voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail La GED documentaire : consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers La GED technique : concerne la manipulation de documents dont le format et le contenu est propre à un métier
- #17 Les principales fonctions d’un système GED peuvent se résumer dans les six étapes chronologiques suivantes : Les fonctionnalités d'une GED sont les suivantes : Acquisition/Saisie : dématérialisation des documents à laide de scanner et doutils de reconnaissance optique de caractères (OCR), Indexation : description des documents pour faciliter leur recherche, Recherche : lancement de requêtes afin de retrouver les documents, Consultation : sélection des documents archivés via une interrogation par mots clés, sur le site de la société ou à distance via les interface web et Internet
- #18 Documents électroniques : Selon les solutions : agent de dépose semi automatique : imprimante virtuelle agent de dépose manuel : drag and drop dépose par envoi : adresse email relié à une ged. Les docs en pièce jointe et le contenu du mail sont déposés sur le dossier d ’attente avant classement.
- #19 Documents papiers : Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation . La phase de numération produit une image (photo numérique) du document. Les outils de numérisation : La numérisation a fait des progrès permettant maintenant d ’équiper chaque collaborateur. * Le scanner est devenu un outil personnel, avec des outils souples : petit scan, branchement USB, puissant, 200 euros, plug and play. (15/ 20 pages mn) Donc chacun peut facilement dans l ’entreprise capturer ses documents, finis le rôle d ’une seule personne chargée de cette tache. * Fax, pour acquérir à distance : réception de fax par mail. * Photocopieur (connecté) est auj un scanner. Le document est déposé dans un dossier d’attente avant classement. A traiter de temps en temps. Le document électronique doit être une reproduction fidèle de l’original, mais aussi durable (ce dernier point est d’autant plus important si le document original n’a pas été gardé).
- #20 Le plus souvent l’entreprise décide de dématérialiser d ’abord ses Archives . Elle s ’adresse à un prestataire qui la facture au temps passé . Le prix peut varier selon le nombre de critères d ’indexation, les formats de sortie, la diversité ou non du traitement des documents (les pages d ’un classeur peuvent avoir une même indexation ou des indexations différentes) Ordre de coût : pour 100 pages et 3 critères d ’indexation : 20 centimes d’euro / page. La récupération se fait sur la GED ou alors sur des CD avec intégré un module de recherche du type google. Les TPE qui n ’ont pas de GED (coût 5000 euros) peuvent quand même numériser.
- #21 La gestion électronique des documents n’est utile que si on peut trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise . Pour pouvoir accéder aux documents, il faut qu’ils soient indexés . C’est une étape essentielle car « on ne retrouve bien que ce qui a été bien indexé ». Après la numérisation, qui transforme le document en image, un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR analyse l’image et reconstitue le fichier texte d’origine. Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer le contenu. Ainsi les documents de la GED ne seront pas déposés uniquement pour de l ’archivage (images), mais pourront être utilisés pour travailler, échanger. (dela GED à la GEIDE) L’indexation va identifier le contenu du document électronique pour qu’il puisse être compris et exploité directement par le système GED. L’indexation était faite traditionnellement par mot clés, avec un définition des mots clés de l’entreprise. Aujourd ’hui on a dépassé l ’idée de partir d ’une grille de mots clés partagés en entreprise ( trop lourd). Les documents déposés dans le dossier d ’attente sont océrisés en full texte automatiquement. L’océrisation permet une indexation automatique de tout le document et la recherche se fait donc sur tous les mots du texte. Ex : Bon de livraison : date, entreprise… On peut néanmoins ajouter des mots clés (en texte libre) qui seront associés au document (et non pas dans le document).
- #22 Faire glisser les documents dans l ’arborescence. Lorsqu’ils ont été indexés, les documents doivent être classés . L’entreprise va définir le système de classement qui convient à son système d’information, à ses processus de gestion et aux besoins des utilisateurs du système GED. Ce système de classement est représenté par une arborescence . (arborescence Windows)
- #23 Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage. Ces serveurs doivent être protégés des menaces extérieures ou intérieures (virus, mauvaises manipulations, etc.) Des solutions logicielles permettent de protéger les documents électroniques : logiciels d’anti-virus, logiciels pare-feu ; etc. ; mais aussi administration de droits d’accès hiérarchisés (lecture, écriture, modification, contrôle total) aux modules du système GED. Le serveur qui stocke les données est soit dans l’entreprise soit ailleurs chez le prestataire avec un accès web. Cette dernière solution est de plus en plus courante puisque les GED sont proposées en mode SAAS. La sauvegarde des données du serveur est donc assurée par l’entreprise (difficile) ou directement par le prestataire de GED (DATA CENTER)
- #24 Comme Google ou arborescence Droit d ’accès : certains doc n ’apparaitront pas Définition de profils partenaires, clients…. Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver et utiliser facilement et rapidement les différents documents électroniques. L’indexation, le classement et le stockage des informations doivent être complétés par des moteurs de recherche faciles à utiliser et efficaces : le délai pour accéder à un document doit être court ; le système de GED doit être compatible avec les applications logicielles de l’entreprise ; le système GED doit pouvoir évoluer à long terme sans que les documents soient perdus ou deviennent illisibles. Les outils de recherche disponibles sur le marché sont plus ou moins performants. Suivant le degré de perfectionnement de cet outil, vous disposez de méthodes différentes de recherche d’information : une recherche booléenne (and, or, sauf, …) qui consiste à présenter la requête sous la forme de mot-clés appartenant au thesaurus et connectés par des opérateurs logiques (création AND intranet) L’interrogation en langage naturel ( « Comment créer un intranet ? »). Nécessite une analyse linguistique. Bien souvent, les outils suppriment les mots vides pour se ramener à la méthode précédente. Suivant la méthode d’indexation, la recherche s’opérera sur l’index ou sur le texte intégral. La recherche de l’information Une recherche booléenne (and, or, but, …) qui consiste à présenter la requête sous la forme de mot-clés. L’interrogation en langage naturel. Suivant la méthode d’indexation, la recherche s’opérera sur l’index ou sur le texte intégral.
- #26 Versionning : Workflow : E contrat : alertes contrat