Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
La dématérialisation et la digitalisation des documents et procédures (CAS DG...Badr Mouhaid
Mémoire Fin d'Etude licence fondamental 2018 , La dématérialisation et la digitalisation des documents et procédures (CAS DGI) par hiba fetheddine et badr mouhaid
Initiation au systèmes d'information : définition - composantes et rôles - finalités - dimensions et usages.
Intégration des S.I au sein des entreprises
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entrepriseCOMPETITIC
Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
La dématérialisation et la digitalisation des documents et procédures (CAS DG...Badr Mouhaid
Mémoire Fin d'Etude licence fondamental 2018 , La dématérialisation et la digitalisation des documents et procédures (CAS DGI) par hiba fetheddine et badr mouhaid
Initiation au systèmes d'information : définition - composantes et rôles - finalités - dimensions et usages.
Intégration des S.I au sein des entreprises
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
Solutions GED - Découvrez notre logiciel de GED pour votre transition numériqueAlain Chekroun
SND est distributeur et éditeur de logiciels depuis 2008. Avec un panel de clients et de partenaires solide, elle a pour vocation d'apporté la GED à tous les types d'entreprise. En effet, depuis maintenant quelques années, la dématérialisation est devenu un sujet prioritaire pour bon nombre de structure. L'Etat lui même s'y met de plus en plus. La transition numérique est un enjeux majeur pour les entreprise voulant s'adapter à un environnement de plus en plus ouvert et concurrentiel.
Grâce à ses solutions GED et à son audit de ROI unique sur le marché, SND prouve à ses prospects que le "zéro papier" n'est pas qu'un rêve, c'est un choix. Il s'avère d'ailleurs souvent plus rentable que prévu...
EverSuite Compliance - Votre système d'archivage mixteEverteam
EverSuite Compliance permet la mise en œuvre d’un système mixte d’archivage électronique (SAE) et papier sécurisé et évolutif. La solution aide les organisations à désengorger leurs applications métier et à urbaniser leur système d’information tout en facilitant l’accès aux éléments archivés grâce à des fonctions de remise en ligne intégrées. Conforme aux normes archivistiques et aux exigences légales de traçabilité et de conservation internationales, le logiciel d’archivage électronique EverSuite Compliance préserve l’intégrité de l’information afin de garantir une valeur probatoire forte aux archives numériques en cas de litige.
Rapport de stage sur le principe de fonctionnement d'un groupe électrogène SDMO.
Stage effectué au Cameroun dans l'entreprise SAE Douala, pour le compte de l'Institut Polytechnique Privé de Casablanca en vue de valider la 3ème année en Génie Electromécanique.
130925 - PES V2, dématérialisation de la chaine comptableIDEM-Normandie
Présentation sur la dématérialisation de la chaine comptable PES V2, lors du Carrefour IDEM du 25 septembre 2013 à Cherbourg-Octeville.
Atelier 1 : Mise en œuvre de services numériques dans le cadre de la dématérialisation de la chaîne administrative et comptable (PESV2, marchés publics) et archivage électronique
Animation : Christine Saint-Laurent, Manche Numérique - Intervenants : Annie Delarue, Manche Numérique ; David Camus, Ddfip ; Muriel Chabert, E-megalis Bretagne.
Webinaire : Comment créer une GED transversale dans votre entreprise avec Alfresco ?
De nombreuses applications métier sont utilisées au sein de votre entreprise, produisant un volume important de documents. Ces derniers nécessitent un système de gestion documentaire pour pouvoir les classer, les rechercher, les archiver, les partager, etc. Il est préférable d’utiliser une seule GED pour toutes ces applications métiers, plutôt qu’un ensemble hétérogène de GED. Au-delà des économies réalisées sur l’acquisition de la solution, un seul profil de compétence est alors nécessaire. Alfresco est parfaitement adapté à cet usage, comme nous allons le démontrer au cours de cette présentation.
Eydissium gare numerique -ged - 06 juin 2019Pierre Brouard
Reconstituer un dossier fournisseur en quelques clics, partager et faire circuler des documents avec ses collaborateurs, les mettre à disposition de ses clients, fournisseurs et partenaires pour mieux échanger.
Ou bien encore automatiser la saisie des factures d’achat, contrôler le traitement et diffuser automatiquement les courriers dans les services. En entreprise, 25% du temps est passé en recherche d’informations,
alors venez découvrir pourquoi la dématérialisation des flux documentaires est un levier de productivité et un accélérateur de performance dans l'entreprise.
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competiticCOMPETITIC
Maîtrisez vos documents électroniques : Contrats, factures, notes de travail … Comment gérer aujourd'hui vos documents numérisés ?
Avec le développement de la dématerialisation des échanges (et sa reconnaissance juridique), le document électronique, dématerialisé, envahit peu à peu l'entreprise, en impactant les procédures d’archivage, de stockage … l’entreprise doit faire évoluer ces procédures pour optimiser ses process. Qu’appelle-t-on un document numérisé ? Comment le sauvegarder, l'archiver ? Comment l'exploiter pour optimiser le fonctionnement de l'entreprise ? Quelle est sa valeur juridique ?
Visite guidée au pays de la donnée - Introduction et tour d'horizonGautier Poupeau
Ce diaporama est le 1er d'une série qui vise à donner un panorama de la gestion des données à l'ère du big data et de l'intelligence artificielle. Cette 1ère partie revient sur les raisons qui font de la donnée un actif indépendant de notre SI et propose une représentation de la gestion des données
2011 10 27 dematerialisation de l information by competiticCOMPETITIC
Comment transformer le contenu d'un document en information dématérialisée ? Quelles méthodologies et quels outils utiliser pour gagner en temps de rédaction, en coûts de traduction ?
Big data, Intelligence artificielle, quelles conséquences pour les profession...Gautier Poupeau
Support du Webinaire organisé le 21 février par Ina Expert sur l'évolution du positionnement des professionnels de l'information dans les organisations face aux changements en cours que sont la montée en puissance des données au détriment du document, le big data et l'intelligence artificielle
Webinar Denodo & CRIP : Souveraineté, information sensible et data gouvernanc...Denodo
Watch full webinar here: https://buff.ly/46fhGwK
A l’ère où l’adoption de nouvelles technologies et la modernisation des infrastructures de données s’accélèrent, la sécurité des données reste une priorité absolue. Les entreprises sont confrontées à un volume de plus en plus important de données et l’éclatement de ces dernières est une quasi-constante dans toutes les organisations : piloter cet ensemble peut donc s’avérer difficile.
C’est pour cette raison que la mise en place d’une gouvernance efficace des données prend un rôle fondamental pour tirer le meilleur parti de toutes ces informations.
Dans ce webinar, nous vous proposons de discuter des technologies à adopter pour mettre en place une gouvernance des données efficace.
Nous verrons notamment comment Denodo Platform, basée sur la technologie de data virtualization, peut jouer un rôle essentiel en matière de gouvernance et de sécurité des données, en permettant un niveau élevé de sécurité et d’auditabilité, du masquage en temps réel, du lignage, la détection des changements concernant les sources de données et le contrôle de l’impact sur les consommateurs, ainsi qu’une intégration aux systèmes externes de gestion d’entreprise des métadonnées.
Rejoignez ce webinar pour découvrir :
- Pourquoi la Denodo Platform représente une technologie essentielle dans la mise en place d'une gouvernance efficace de vos données,
- Comment Denodo Platform simplifie l’accès aux données de l'entreprise grâce à un point unique d’accès à la donnée tout en fournissant une couche de sécurité et de gouvernance,
- Comment Denodo Platform permet aux utilisateurs métiers un accès contrôlé à toutes les données, quel que soit leur emplacement, rapidement et facilement,
- Une démo live de certaines des capacités clés de la plateforme Denodo permettant d'illustrer ce webinar.
Atelier de définition d’une offre de service de gestion de l’information (ECM...Perrein Jean-Pascal
Atelier de définition d’une offre de service de gestion d’information.
Atelier ludique et pédagogique (;-)) ayant comme objectifs : aider au mûrissement de l’exécutif, favoriser l’adhésion au changement, amener une transformation vers un pilotage par l’offre de service.
Competitic - Choisir sa solution e-commerce - numerique entrepriseCOMPETITIC
Magento, Prestashop, Wix... quelles sont les solutions adaptées pour développer votre site de e-commerce ?
Comment choisir la solution permettant de développer son site internet en phase avec ses ambitions et ses moyens
Comment faire un choix parmi les différentes solutions possibles ?
Quelles sont les forces et les faiblesses des solutions "gratuites" ?
Quelles sont les compétences nécessaires pour réussir la mise en oeuvre d'une solution ?
L’entreprise peut agir sur son image, la perception de ses offres en identifiant les influenceurs dans son secteur d’activité et en suivant leurs avis !
Les influenceurs diffusent des contenus qui peuvent avoir un impact positif ou négatif sur l’image d’une entreprise, d’une offre … Ils utilisent pour cela différents outils, comme les blogs, les forums, les réseaux sociaux … les suivre peut permettre également d’anticiper de nouvelles tendances
La cybercriminalité est multiforme (fraude informatique, violation de données personnelles, atteinte à la e réputation…) et touchent les entreprises de toutes tailles et de tout secteurs d’activités. Ces attaques ont des répercussions financières qui mettent l’entreprise en danger. La prise de conscience de ces risques permet à l’entreprise de mettre en place des actions préventives.
Competitic Emailing toujours performant - numerique en entrepriseCOMPETITIC
L'emailing est toujours un outil de marketing direct performant et riche d'enseignements.
Quels sont les éléments d'une campagne emailing efficace ?
Quelles sont les informations à exploiter ?
Des exemples de campagnes "efficaces" ?
Competitic Referencement mobile friendly - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Comment améliorer le référencement de son site internet en le rendant compatible à la mobilité ? Comment savoir si son site est compatible avec les moteurs de recherche ? Quelles sont les techniques pour devenir "mobile friendly" ? Quelles sont les erreurs à ne pas commettre ?
Ccimp rdv tic protegez votre marque sur internet v3COMPETITIC
La Marque est l’identité de l'entreprise, elle différencie les services et les produits de ceux des concurrents.
Protéger la réputation de sa marque fait partie de la stratégie d'entreprise dans son volet sécurité économique. Plus on est visible sur Internet et les RS plus on est susceptible d'attaques et les attaques étant de plus en plus sophistiquées une surveillance et une vigilance s'impose pour sécuriser ses biens immatériels.
Competitic Applications mobiles 2015 - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Une présentation pour connaître : les points à étudier pour développer un service sur application mobile et les bonnes questions à se poser pour faire un choix, l'essentiel d'un cahier des charges, comment faire connaitre son application une fois développée, les modèles économiques possibles
Démarches fiscales, sociales, accès aux marché publics : l’administration française généralise l’usage du numérique pour simplifier la lourdeur administrative, comme par exemple utiliser le numéro SIRET comme carte d’identité numérique de l’entreprise pour toutes les démarches ?
A l’issue du rendez-vous les dirigeants sauront que la carte d’identité numérique existe déjà et qu’ils peuvent l’utiliser sur de nombreuses démarches.
Quels sont les nouveautés concernant la dématérialisation des démarches administratives ?
Comment faire évoluer son fonctionnement, quelle opportunité pour l’entreprise ?
Competitic web to store numerique [mode de compatibilité]COMPETITIC
La complémentarité entre Internet et l'espace de vente physique (Web to Store) est aujourd'hui une attente forte des consommateurs internautes. Etre visible sur Internet est indispensable. Pour autant, pour beaucoup de clients, de nombreuses études le confirment, Internet ne remplace pas une expérience client dans un lieu physique. Utiliser Internet et de façon générale, le numérique pour faire venir ses prospects dans sa boutique est devenu une tendance forte : Géolocalisation, Store Locator, Stock Locator, réservation en ligne, Couponing... sont les mots clefs de cette tendance.
Competitic - Hebergement - numerique en entreprise 2015COMPETITIC
Choisir son hébergeur de site internet, connaître les critères importants pour choisir l'offre la plus adaptée, bien border les contrats pour avoir les meilleures garanties.
Competitic - Identifier et Protéger vos données sensiblesCOMPETITIC
Les cyberattaques touchent de plus en plus d'entreprises et sont toujours plus sophistiquées. Comment gérer ces risques? Comment développer une culture du secret informationnel dans mon entreprise.
Competitic - Solution de site web - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Comment définir précisément vos besoins prioritaires pour être en mesure de faire le meilleur choix de votre solution de site web ?
Quelles sont les solutions disponibles pour réaliser votre site ?
Quels sont les critères à retenir pour sélectionner la solution la plus adaptée
Ccimp rdv tic e reputation 16 avril 2015COMPETITIC
Surveillance de son image et celle de ses concurrents sur le net.
Les réactions à adopter en cas de dénigrements, d'avis défavorables, d'informations erronées
Avec l'explosion des technologies et des informations disponibles, le consommateur devient paradoxalement, plus difficile à "toucher", conquérir et fidéliser....Le client s'informe, compare sur Internet, utilise plusieurs terminaux pour se connecter, de n'importe où, n'importe quand (Atawad). Il reste toutefois très attaché au contact humain. L'entreprise doit répondre à ces attentes en exploitant de nouveaux canaux de communication et de vente.
- Quel est le comportement d'achat du client en 2015 ?
- Quels sont les terminaux, les outils qu'il faut privilégier pour le conquérir, le fidéliser ?
- Comment personnaliser la relation avec le client ?
Comment promouvoir l'activité de son entreprise en utilisant la publicité sur...COMPETITIC
Avec plus d'un milliard d'utilisateurs réguliers dont plus de 25 millions en France, Facebook est le plus grand réseau social au monde.
Les entreprises y trouvent souvent un moyen de promouvoir leur activité, mais leurs messages se trouvent souvent noyés parmi la multitude de publications susceptibles d'arriver jusqu'à l'internaute.
Pour gagner en visibilité, Facebook permet de mettre en œuvre des publicités payantes (Facebook Ads) sur son réseau qui peuvent permettre d'atteindre des cibles très précises (genre, âge, localisation géographique, secteurs d'activité professionnels, centres d'intérêts ....).
Comment mettre en oeuvre ces publicités, quel en est le coût et quels retours en attendre ? Comparaison du référencement naturel SEO ou d'une campagne Google Adwords.
Competitic Objets connectés - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Comment rendre ses supports de communication intéractifs ? Des exemples d'utilisation du QR Code, du NFC, de Beacon afin de comprendre comment les utiliser dans son entreprise
5. La dématérialisation… une tendance générale. L ’écrit numérique et la Loi Développement des documents électroniques Télé déclarations (TVA, URSSAF, ...) AO dématérialisés ...
6. La dématérialisation… une opportunité. La mobilité Le travail collaboratif Satisfaction client Sécurité Accessibilité des documents Le travail à distance Le suivi de l’activité
9. Documents gérés et classés séparément. Selon des critères différents Sur des supports distincts. Sur des applications diverses. Eventuel partage de documents sur un Intranet. Comment exploiter les opportunités offertes par le document électronique ? La dématérialisation… une nouvelle gestion.
10. La GED : Gestion Electronique de Documents GEIDE Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants Tirer partie des qualités du document numérique pour rationaliser le traitement des documents de l’entreprise. GED Gestion Electronique de Documents
11. La GED : Gestion Electronique de Documents Centralisation sur un serveur Saisie manuelle ou automatique Référencement Consultation Classement & Consultation Publication Web
12. Classement & Consultation La GED : Gestion Electronique de Documents Utilisateurs Nomades Consultation & classement
13. La GED : Gestion Electronique de Documents Clients / partenaires Consultation Classement & Consultation Utilisateurs Nomades Consultation & classement
14. Les fonctionnalités CAPTURER : acquérir l’information grâce à des liens automatiques avec les outils de bureautique, de messagerie et les principaux logiciels de gestion. RECHERCHER / ECHANGER retrouver l’information à travers une organisation structurée qui permet de classer facilement tous les documents (mots-clés ). SECURISER :Centraliser l’information et la mettre à disposition sur un site sécurisé pour un accès permanent aux informations importantes. La GED : Gestion Electronique de Documents
17. Le dépôt des documents Répertoire d’attente Word Excel PDF Emails ...
18. Le dépôt des documents papiers L’acquisition au fil de l’eau.
19. Pour les intégrer à la GED Pour les rechercher plus facilement, Pour en assurer la pérennité... Prestation de dématérialisation Nombre de critères d’indexation Documents agrafés Format de sortie (PDF, OCR…) Complexité des documents Quantité de documents (dégressif) Support de récupération (GED, CD) Le dépôt des documents papiers L’acquisition des archives papier.
20. Organiser l’accès aux documents du système GED On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents. Indexation manuelle ou automatique. L’indexation des documents OCR Répertoire d’attente
21. Classer les documents dans une arborescence Le classement des documents Répertoire d’attente
22. Stocker les documents dans des serveurs protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc Le stockage de l’information Mutualisation : OCR, administration connexions Sécurité du serveur Back up dans un DATA Center Serveurs interne ou externe ? Répertoire d’attente
23. Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche. La recherche de l’information
24. De la GED à la GEIDE Le document téléchargé ne peut être modifié par les autres utilisateurs. Utiliser la GED pour travailler ensembles DOC1 Modifié DOC1
25. Utiliser des documents dans l’organisation De la GED à la GEIDE Gestion de courrier Traitement collaboratif de document Travail collaboratif Envoi volumineux Gestion de contrat
26.
27.
Notes de l'éditeur
L’augmentation extrêmement forte du volume de données électroniques gérées au quotidien du fait principalement des évolutions technologiques (logiciels de gestion, messagerie, Internet, …). De plus en plus les documents entrant dans l ’entreprise sont électroniques : mail, achat sur Internet, bureautique… Il s ’agit d ’une tendance générale vers la dématérialisation de l ’information. L ’entreprise est progressivement amenée à suivre ce mouvement sous la pression des clients (donneur ordre, client sur site), des partenaires(banques...), des administrations (TVA...) Les changements dans les processus d’entreprise, essentiellement en matière de dématérialisation de nouvelles obligations tant légales que réglementaires (TVA, DADS, …). Loi du 13/03/2000 et Décret du 30/03/2001 Art 1316-1 du Code civil : «L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. » Art1316-4 du Code Civil: « La signature électronique consiste en l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte auquel elle s'attache. La fiabilité de ce procédé est présumée, jusqu'à preuve contraire, lorsque la signature électronique est créée, l'identité du signataire assurée et l'intégrité de l'acte garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d'Etat. »
L ’accessibilité des documents : les documents informatiques sont beaucoup plus souples à gérer que des documents papiers et permettent dès lors que le système d ’information de l ’entreprise a été bien conçu de disposer des informations adéquates au bon moment sans perte de temps. Permet de décloisonner les services. Cette plasticité de l ’information oriente l ’entreprise vers une plus grande satisfaction du client : les informations clients entrent déjà dématérialisées dans l ’entreprise (site web, site mobile, borne interactive pour le B2C, EDI, place de marché, esourcing pour le B2B) et sont automatiquement intégrées dans le système d ’information : des processus de production/livraison (stock, commande, devis… On parle de Workflow, de ERP…), des base de donnée clients (CRM, campagnes marketing, personnalisation de la relation, ToIP). Souplesse et aménagement du travail : bureau virtuel, ou commerciaux sur le terrain qui saisissent directement l ’info dans le syst d ’info (baisse des stock, nouvel appartement…) Le travail collaboratif et à distance : facilite les échanges de documents, de commentaires, de taches à réaliser, les parcours de validation d ’un document (worflow), les réunions à distance (web conférence)… Une groupe de travail peut avancer sans devoir être en contact réellement. On trouvera ces avantages pour la gestion des personnes Perspectives nouvelles en terme de veilles concurrentiel, d ’AO Business intelligence : savoir collecter l ’info nécessaire au pilotage stratégique de l ’entreprise.
1) L’entreprise produit et stocke quotidiennement de l'information une grande quantité de documents électroniques, dont les sources et formats sont différents : Bureautique logiciels de gestion messagerie 2) La plupart du temps ces documents sont disponibles sur des PC, éventuellement enregistré sur CD, cléUSB… Leur usage est restreint à leur utilisateur. Pas facile de savoir ou est le document, si c ’est la dernière version, s ’il y a des versions précédentes, qui l ’utilise ou le modifie… La communication entre services ne peut pas se faire. Chaque service met en place son système de classement, inaccessible (postes) et opaque pour les autres services. Une recherche de documents, d ’information n ’est pas facile, car suppose de rentrer dans chacun des systèmes autonomones d ’information. Conclusion : ce fonctionnement n ’est pas exceptionnel car il est issu d ’une culture du document papier (qui limite le partage de l ’information). Voir email dans structure CRCI. Mais l ’introduction du doc informatique donne la possibilité à l ’entreprise de réorganiser son système d ’information.
Les PME perdent beaucoup de temps dans la gestion de leurs documents : 40 à 70% du temps d’un employé est consacré à la gestion et à la diffusion des documents (Source PriceWaterhouseCoopers) Les PME sous-estiment les coûts liés à la gestion de leurs documents : 5 à 15% du CA d’une entreprise sont consacrés à la gestion de ses documents papiers (Source IDC) Très peu de PME bénéficient d’une solution de sécurisation et de sauvegarde externalisée de leurs documents en cas de sinistre (vol, incendie, etc.) alors que 80% des entreprises ayant perdu leurs données font faillite dans les 12 mois qui suivent (Source IDC)
Comment ça marche ? - Des documents dématérialisés présents sur les différents PC de l’entreprises sont envoyés sur un serveur GED de l ’entreprise. Ce serveur fédère donc l’information. et facilite son accès (accès aux docs pour tous les services de l’entreprise, alors qu’avant ils étaient sur des PC, accès en mobilité au serveur, accès aux clients, aux partenaires…) - L’entreprise choisi quels types de documents sont traités : bureautique, factures, … Il y a donc différent type de GED selon les documents traités. la transmission des docs du PC au serveur GED est fait soit volontairement par la personne (Il existe par ex des agents présent sur le bureau qui permettent le drag and drop...) soit automatiquement (les docs à transmettre sont déterminés à l’avance et automatiquement transmis) Les documents sont référencés pour pouvoir être retrouvés : indexation, arborescence
Un accès commun, mais une gestion des droits. Gestion d ’un document, d ’un dossier, visualiser, copier coller, supprimer, imprimer, modifier Qui ? Chaque chef de service doit savoir qui accès qui a quels droits. Partir de l ’existant (ou est le placard de la comptable est il fermé)
Facilite l ’accès à l ’info de différents services. Différents types de GED La GED administrative : permet de numériser, puis de classer les documents administratifs (devis, factures, …) La GED bureautique : regroupe l’offre des progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine, voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail La GED documentaire : consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers La GED technique : concerne la manipulation de documents dont le format et le contenu est propre à un métier
Les principales fonctions d’un système GED peuvent se résumer dans les six étapes chronologiques suivantes : Les fonctionnalités d'une GED sont les suivantes : Acquisition/Saisie : dématérialisation des documents à laide de scanner et doutils de reconnaissance optique de caractères (OCR), Indexation : description des documents pour faciliter leur recherche, Recherche : lancement de requêtes afin de retrouver les documents, Consultation : sélection des documents archivés via une interrogation par mots clés, sur le site de la société ou à distance via les interface web et Internet
Documents électroniques : Selon les solutions : agent de dépose semi automatique : imprimante virtuelle agent de dépose manuel : drag and drop dépose par envoi : adresse email relié à une ged. Les docs en pièce jointe et le contenu du mail sont déposés sur le dossier d ’attente avant classement.
Documents papiers : Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Pour pouvoir faire entrer ces documents dans le système de GED, il faut les « dématérialiser » c’est-à-dire transformer ces documents papier en documents électroniques. Cette transformation se réalise en utilisant un scanner qui va permettre de numériser le document papier pour en faire un fichier image. Cette opération est aussi appelée « acquisition » par numérisation . La phase de numération produit une image (photo numérique) du document. Les outils de numérisation : La numérisation a fait des progrès permettant maintenant d ’équiper chaque collaborateur. * Le scanner est devenu un outil personnel, avec des outils souples : petit scan, branchement USB, puissant, 200 euros, plug and play. (15/ 20 pages mn) Donc chacun peut facilement dans l ’entreprise capturer ses documents, finis le rôle d ’une seule personne chargée de cette tache. * Fax, pour acquérir à distance : réception de fax par mail. * Photocopieur (connecté) est auj un scanner. Le document est déposé dans un dossier d’attente avant classement. A traiter de temps en temps. Le document électronique doit être une reproduction fidèle de l’original, mais aussi durable (ce dernier point est d’autant plus important si le document original n’a pas été gardé).
Le plus souvent l’entreprise décide de dématérialiser d ’abord ses Archives . Elle s ’adresse à un prestataire qui la facture au temps passé . Le prix peut varier selon le nombre de critères d ’indexation, les formats de sortie, la diversité ou non du traitement des documents (les pages d ’un classeur peuvent avoir une même indexation ou des indexations différentes) Ordre de coût : pour 100 pages et 3 critères d ’indexation : 20 centimes d’euro / page. La récupération se fait sur la GED ou alors sur des CD avec intégré un module de recherche du type google. Les TPE qui n ’ont pas de GED (coût 5000 euros) peuvent quand même numériser.
La gestion électronique des documents n’est utile que si on peut trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise . Pour pouvoir accéder aux documents, il faut qu’ils soient indexés . C’est une étape essentielle car « on ne retrouve bien que ce qui a été bien indexé ». Après la numérisation, qui transforme le document en image, un logiciel de reconnaissance de caractères ou OCR analyse l’image et reconstitue le fichier texte d’origine. Ceci permet de reprendre le document sur traitement de textes ou d’en indexer le contenu. Ainsi les documents de la GED ne seront pas déposés uniquement pour de l ’archivage (images), mais pourront être utilisés pour travailler, échanger. (dela GED à la GEIDE) L’indexation va identifier le contenu du document électronique pour qu’il puisse être compris et exploité directement par le système GED. L’indexation était faite traditionnellement par mot clés, avec un définition des mots clés de l’entreprise. Aujourd ’hui on a dépassé l ’idée de partir d ’une grille de mots clés partagés en entreprise ( trop lourd). Les documents déposés dans le dossier d ’attente sont océrisés en full texte automatiquement. L’océrisation permet une indexation automatique de tout le document et la recherche se fait donc sur tous les mots du texte. Ex : Bon de livraison : date, entreprise… On peut néanmoins ajouter des mots clés (en texte libre) qui seront associés au document (et non pas dans le document).
Faire glisser les documents dans l ’arborescence. Lorsqu’ils ont été indexés, les documents doivent être classés . L’entreprise va définir le système de classement qui convient à son système d’information, à ses processus de gestion et aux besoins des utilisateurs du système GED. Ce système de classement est représenté par une arborescence . (arborescence Windows)
Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage. Ces serveurs doivent être protégés des menaces extérieures ou intérieures (virus, mauvaises manipulations, etc.) Des solutions logicielles permettent de protéger les documents électroniques : logiciels d’anti-virus, logiciels pare-feu ; etc. ; mais aussi administration de droits d’accès hiérarchisés (lecture, écriture, modification, contrôle total) aux modules du système GED. Le serveur qui stocke les données est soit dans l’entreprise soit ailleurs chez le prestataire avec un accès web. Cette dernière solution est de plus en plus courante puisque les GED sont proposées en mode SAAS. La sauvegarde des données du serveur est donc assurée par l’entreprise (difficile) ou directement par le prestataire de GED (DATA CENTER)
Comme Google ou arborescence Droit d ’accès : certains doc n ’apparaitront pas Définition de profils partenaires, clients…. Les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher, trouver et utiliser facilement et rapidement les différents documents électroniques. L’indexation, le classement et le stockage des informations doivent être complétés par des moteurs de recherche faciles à utiliser et efficaces : le délai pour accéder à un document doit être court ; le système de GED doit être compatible avec les applications logicielles de l’entreprise ; le système GED doit pouvoir évoluer à long terme sans que les documents soient perdus ou deviennent illisibles. Les outils de recherche disponibles sur le marché sont plus ou moins performants. Suivant le degré de perfectionnement de cet outil, vous disposez de méthodes différentes de recherche d’information : une recherche booléenne (and, or, sauf, …) qui consiste à présenter la requête sous la forme de mot-clés appartenant au thesaurus et connectés par des opérateurs logiques (création AND intranet) L’interrogation en langage naturel ( « Comment créer un intranet ? »). Nécessite une analyse linguistique. Bien souvent, les outils suppriment les mots vides pour se ramener à la méthode précédente. Suivant la méthode d’indexation, la recherche s’opérera sur l’index ou sur le texte intégral. La recherche de l’information Une recherche booléenne (and, or, but, …) qui consiste à présenter la requête sous la forme de mot-clés. L’interrogation en langage naturel. Suivant la méthode d’indexation, la recherche s’opérera sur l’index ou sur le texte intégral.
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