Le document traite de la gestion électronique des documents (GED), soulignant ses avantages tels que l'optimisation de la recherche et de l'accès à l'information, ainsi que la réduction des coûts et du papier. Il aborde également les aspects juridiques des documents électroniques, en mentionnant la loi de 2000 qui leur confère une valeur légale équivalente à celle des documents papier, sous certaines conditions. Enfin, il évoque les technologies, méthodologies et outils nécessaires à la mise en œuvre efficace d'un système GED.

1. Jeudi 7 février 2013
Exploitez les opportunités de la
Gestion Electronique de documents
Améliorez la recherche, la diffusion et l’archivage
des documents numérisés avec la GED

2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies
de l’information
et de la communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com

3. Camille BEGNIS
NEODOC
Gérant
camille@neodoc.fr
Myriam LAGHA
CCIMP
Service Innovation & TIC
myriam.lagha@ccimp.com

4. Définition
La gestion électronique des documents ou GEDLa gestion électronique des documents ou GED
est l’ensemble des outils, des matériels et desest l’ensemble des outils, des matériels et des
technologies logicielles qui permettent :technologies logicielles qui permettent :
d’acquérir,d’acquérir,
d’organiser,d’organiser,
de gérer,de gérer,
de stocker,de stocker,
et de distribueret de distribuer
des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.

5. Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et
des Documents Existants
Source : gsb-info.net

6. • Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?

7. • Imaginez, l'information aussi accessible
que vos idées...
• L'information disponible partout où
l'accès à internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser
d'un seul geste
Source : IXARYS Solutions
La dématérialisation, pourquoi ?

8. Bénéfices de la GED
• Réduire le papier
• Optimiser l’accès à l’information
• Gagner en productivité
• Améliorer la qualité des documents
• Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail
• Réduire les coûts

9. Exemple de
calculs de coûts
Bénéfices de la GED

10. Exemple de
calculs de coûts
Bénéfices de la GED

11. « Alimenter » les
bases de données
de l’organisation
4
Acquérir par
numérisation
1b
Intégrer et entrer des
documents dans le
système GED
Fichiers
1a
1a
Utiliser des
documents dans
l’organisation
5
2b
classer dans une
arborescence
Organiser l’accès aux
documents
Indexer et
2a
Stocker et
protéger les
documents
3

12. Camille BEGNIS
Néodoc
camille@neodoc.fr

13. • Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?

14. Séparer le fond et la forme

15. Réutiliser l'information existante
• Dépendances
• Impacts
• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
versions
Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.

16. Publier sur différents supports

17. Utilisations avancées
• Gestion de variables automatiques
• Profilage de l'information
• Insertion de données externes à la volée

18. La preuve par l'exemple
• Modification d'un contenu
• Propagation à plusieurs documents
• Propagation à plusieurs supports
• Agrégation d'informations externes

19. Avantages
• Productivité accrue
• Cohérence/garantie de validité des
informations
• Pas de duplication des informations
(capitalisation)
• Cohérence de mise en page : respect de la
charte graphique
• Meilleure diffusion de l'information
• Pour la rédaction et la traduction !

20. Inconvénients
• Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
• Rien ne vaut une relecture
• Des changements d'habitudes

21. Perspectives
• Fourniture de documents personnalisés à la
demande (filtrage de parties conditionnelles) :
→ Version de produits/options
→ Type de destinataire (utilisateur, revendeur...)
→ Interne (confidentiel)/externe (public)
→ Spécificité par pays...
• Mutualisation de contenus entre services
(Juridique, Qualité, Commercial, Technique,
Administratif, …)
→ « Content Strategist »

22. Valeur Juridique des Documents Électroniques (1)
• Plus pratique à échanger, à classer et à conserver, le document
électronique, en plein essor dans les relations commerciales et
privées, n’avait cependant pas, aux yeux de la loi, la même valeur
légale que le document papier :
– La loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de
l'information a rétabli, l’égalité "preuve sous format électronique = preuve sous
format papier".
Les documents électroniques ont donc désormais, sous certaines conditions
de conservation, la même valeur probante que les documents papiers.
– Ces conditions de conservation assurant la fidélité et l'intégrité des documents
électroniques sont décrites par la norme NF Z42-013, édictée dès juillet 1999 par
l’AFNOR.
Les documents conservés par un système informatique respectant la norme
AFNOR NF Z42-013 auront ainsi la même valeur que les documents d'origine.
– Le respect de cette norme peut être extrêmement complexe puisqu'elle impose des
contraintes de sécurité au niveau des locaux et des systèmes informatiques qui
sont souvent incompatibles avec un usage non dédié des équipements.

23. • La norme est un ensemble de recommandations concernant la conception et l'exploitation des
systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés.
• L'objectif est donc de pouvoir garantir la restitution de documents électroniques en étant sûr de
leur intégrité et de la fidélité de reproduction des documents originaux.
• En conséquense, après une description des procédures d'acquisition, d'administration et d'usage,
elle donne les directives techniques, les consignes d'exploitation et la démarche "assurance
qualité" à appliquer sans ommettre les rôles du "Tiers archiveur" et le cadrage des Prestataires de
services.
• Nous sommes dans le cadre de la preuve juridique avec des documents dématérialisés qui ont
donné tant de soucis à l'EDI.
• C'est grâce à la norme NF Z42-013 de juillet 1999, qu'un début de solution a été trouvé à la
problématique de l'original dématérialisé et de la conservation de copies infalsifiables. Ceci a
permit l'existence de la loi du 1er mars 2000 sur l'acceptation juridique des documents
électroniques.
• Toute la législation française était basé sur le concept d' "original" ; le vide devait être comblé, sa
disparition devait être encadrée.
• Pour Z42, l'infalsifiable a un mot clé : WORM (write only read multi). Il s'agit des supports optiques
non ré-inscriptibles qualifiés de supports de "copies fidèles et durables". Une approche qui rappelle
furieusement la "brève" histoire des micro-fiches. Là aussi il s'était agit d'avoir des copies assez
fiables (fidélité et durabilité) pour se passer de l'indispensable original.
• La norme NF Z42-013 est donc là pour apporter à un juge, le maximum de garanties afin qu'il
puisse décider de la valeur probante d'un document.
• Cette norme est jeune et aura à suivre les évolutions technologiques et les exigeances légales du
cadre européen.
Valeur Juridique des Documents Électroniques (2)

24. • Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?

25. Le matériel
• Les Scanners de Production :
– Les Scanners sont des périphériques
d'acquisition de documents en vue de leur
transformation sous forme d'images
numérisées.

26. Les Scanners de Production
• Sur le marché, vous avez 5 grandes marques
de scanner de production : CANON, FUJITSU,
KODAK, RICOH, BELL HOWELL, AVISION.
• Vous pouvez avoir différents formats de
numérisation : A4, A3, A2, …
• Ils peuvent être directement connectés sur un
poste PC de numérisation (en SCSI, USB,
FireWire ou Vidéo) ou sur un réseau
informatique par Ethernet (RJ45)
• On compare souvent les scanners par le
nombre de pages/minute (Nombre de pages
numérisées par minute), par le Volume par
jour.

27. Les Copieurs Numériques
• De plus en plus, nous trouvons des
copieurs numériques connectés dans
les entreprises pouvant être utilisés
comme imprimante et/ou comme
scanner en réseau.
• Marques sur le marché : CANON,
XEROX, RICOH, KYOCERA, …

28. Les Logiciels faisant partie d’une GED (1)
• Logiciel de Numérisation :
– Ce logiciel vous permettra de numériser les
documents page par page, par lot, en
choisissant la résolution et le format de
fichier.
– Il peut être fourni avec le scanner (driver
TWAIN/ISIS) ou acheté séparément.

29. • Les logiciels de scan peuvent être
différents suivant la marque du scanner
ainsi que leurs fonctionnalités (Ex :
FUJITSU -> ScanALL)
• Scan vers PDF, Mail, Fichier TIFF, FTP,
…
Les Formats de Fichier

30. Les Formats de Fichier
• TIFF CCITT Groupe 4 : Tagged Image File Format
– Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d'images
numérisées (recommandé par APROGED).
– Format N&B simple page ou multi-pages,
• JPEG : (Joint Photographic Expert Group)
– Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour
les images numériques à niveaux de gris et couleur.
– Format en général couleur en simple page,
• PDF : (Portable Document Format)
– Format de fichier créé par Adobe et lisible sur la quasi-totalité des
plateformes informatiques existantes.
– Le format PDF permet de créer des documents (textes principalement,
mais aussi images...) exploitables sur la majorité des plateformes
informatiques existantes : Windows, Linux, MacOS, Irix, systèmes
Palm... Il simplifie ainsi beaucoup l'échange de documents entre
utilisateurs.
Les fichiers de type PDF se lisent à l'aide du logiciel Acrobat Reader
d'Adobe.

31. • Logiciel de reconnaissance de caractère :
(OCR) ou (Optical Character Recognition)
– Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la
traduction de groupes de points d'une image
numérisée en caractères (avec l'enrichissement
typographique associé) exploitables par des
programmes informatiques.
Les Logiciels faisant partie d’une GED (2)

32. Logiciel de reconnaissance de caractère
• Les principaux moteurs OCR sur le marché :
– FineReader,
– OmniPage Pro,
– ReadIRIS,

33. Logiciel de Gestion de Documents
• Pour les Administrations, Collectivités,
Grands Groupes :
– Docubase, DocuShare, CanonFile, ZeDOC,
ZyLabs, Capture,…
• Pour les PME-PMI, TPE :
– Novaxel, ArchiDoc, AutoIndexIt,
Documind Pro,…

34. Conclusion
• Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
• À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.

35. Merci de votre écoute
Vos questions

36. Comment poursuivre les échanges ?
En se connectant sur la communauté Competi’TIC sous VIADEO
www.viadeo.com

37. Continuons à échanger …
: twitter.com/competitic
: communauté competitic
: lenumeriquepourmonentreprise.com

38. La prochaine action ...
Surveillez votre marché et vos
concurrents en pratiquant une
veille sur Internet !
14 février 2013