Une multiplication de l'information en entreprise, une difficulté à partager les documents, une organisation à simplifier, des coûts à optimiser... Pourquoi pas la GED ?
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
- Situer les différentes solutions possibles et les composants nécessaires pour développer un projet de dématérialisation et l’intégrer dans le système d’information existant;
- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Les 4 étapes de la GED #1 par Pyctora. Ce 1er épisode vous presente la gestion electronique de documents.
Une premiere phase vers la dématerialisation.
Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la mise en...Baba Kourouma
Ce exposé apportera aux lecteurs (archivistes, documentalistes, responsable du SI ou futur chef de projet GED) les informations nécessaires pour :
- Comprendre les principes fondamentaux de la GED et les différents domaines d’application possibles;
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- Construire un plan d’actions rationnel pour concevoir et réussir son projet
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
Cette présentation a été fait au Groupe d'Usager SharePoint de Montréal le 3 septembre 2013. C'est une perspective d'une implantation de notre GID in-a--box fait chez un client.
La Gestion Electronique de Documents de A à Z expliqué par le spécialiste de l'ECM (Enterprise Content Management) Sollan. Tout ce que vous devez savoir sur la GED.
Automatisation de la gestion et de l'archivage documentaire dans les entreprises:
- Maitrisez le flux des documents
- Améliorez leurs traçabilité
- La fluidité de leur circulation et traitement
- Augmentez la productivité au sein de votre entreprise
Présentation lors de la matinée d'échanges et réflexions du 24 avril 2014
L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
Présentation donnée dans le cadre d'un 6@8 de l'AREDIQ, le 11 octobre 2013.
La gestion documentaire est définie selon la norme AFNOR comme un processus qualité qui définit les règles du cycle de vie des documents (nommage, stockage, archives) afin d’optimiser le management de son organisation.
Une méthodologie de classement d'un dossier d'archives utile notamment pour la préparation du concours de chargé d'études documentaires du ministère de la Culture.
Chaque citoyen mauricien, le secteur public (Gouvernement, Administration et Enseignement) et les compagnies du secteur privé se sont habitués depuis longtemps aux documents papier. L’émergence de l’informatique et des technologies de l’information connexes a révolutionné notre manière de nous exprimer, de penser et de travailler au quotidien.
Un élément important de toute gestion des connaissances est la capacité à gérer des documents dans des formats multiples. En effet, éditer des documents efficacement, conserver leur cohérence et les partager restent des problématiques majeures pour toute société qui doit gérer un volume de données important.
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES).
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)
Une norme pour identifier et expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives (en vue de faciliter leur accès, la recherche et d’échanger les informations). Applicable indépendamment de la forme ou du support matériel des documents.
La présente procédure a pour objet de décrire les opérations de création ou de modification, de
validation et de diffusion des documents ayant trait aux exigence de la qualité.
La codification correspond à l’ensemble des règles de nomination d’un document.
D’une façon générale, on peut définir la codification comme l’ensemble des langages documentaires utilisant un système de signes (symboliques, alphabétiques ou numériques) pour représenter de façon unique un document.
Gestion intégrée des documents papiers et électroniquesSEGIC
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L’implantation d’un système de gestion documentaireDidier Labonte
Présentation à propos de l'implantation des systèmes de gestion documentaire.
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Démonstration : Comment la plateforme Denodo permet d'accélérer l'analyse de ...Denodo
Watch full webinar here: https://bit.ly/3x2FHsB
In this demo session, we will illustrate the power of Denodo and delve into how Denodo helps organisations make sense of disparate silos of data. We will demonstrate the Denodo advanced data catalog and our AI/ML features that help organizations democratize and govern their data.
Trouver son système informatique "idéal", ou comment favoriser le développement des TPE et PME dans une tranquillité d’esprit optimale. Cette présentation décrit les enjeux et les défis de la PME face à l’inconnue - parfois l’ennemie ! - que peut se révéler l’informatique. Après avoir fait un tour d’horizon de la situation des PME, elle propose aux entrepreneurs et aux utilisateurs d’informatique un cahier des charges type qui leur permettra de répondre à leurs besoins fondamentaux en informatique et de trouver leur prestataire idéal. Un outil essentiel pour accompagner le développement et l’organisation de l’entreprise.
Livre blanc sauvegarde en ligne enjeux et atoutsOzitem
Sauvegarde sur bande, sauvegarde sur disque, sauvegarde en ligne. Quels sont les avantages et les limites de chacun de ces modèles ? Quelle est la solution la plus appropriée pour votre entreprise ?
Sachant qu'une perte de données a pour conséquence directe la perte de clients, la chute du cours de l'action ou encore l'augmentation des dépenses, il est essentiel de se doter d'une solution de sauvegarde efficace.
Owentis a rédigé, en collaboration avec le datacenter Global Switch, un livre blanc qui vous permettra de maîtriser les principes de fonctionnement de la sauvegarde en ligne, de faire les points sur les freins éventuels à son utilisation (juridiques, financiers) et de prendre la mesure de ses multiples avantages.
2011 10 27 dematerialisation de l information by competiticCOMPETITIC
Comment transformer le contenu d'un document en information dématérialisée ? Quelles méthodologies et quels outils utiliser pour gagner en temps de rédaction, en coûts de traduction ?
Gouvernance & cycle de vie du document avec Everteam & EI-TechnologiesEverteam
Il est devenu primordial pour une entreprise de gérer ses documents générés dans le cadre de ses activités de manière optimale. Aussi, aujourd’hui, la première question à se poser est :« Faut-il conserver tel ou tel document ? ». Pour bien appréhender l'importance de l'archivage dans vos entreprises et être conforme aux réglementations en vigueur, il est nécessaire de comprendre et assimiler le concept de cycle de vie d'un document ...
Déploiement d'une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) et cond...Sollan France
Présentation sur le déploiement d'une solution de Gestion Electronique de Documents par l'intégrateur Sollan à la Direction des Services de Navigation Aérienne.
Industrie 4.0: une opportunité pour un contenu plus intelligent - Documation ...IXIASOFT
Industrie 4.0: une opportunité pour un contenu plus intelligent - Documation 2017, par Nolwenn Kerzreho, Directrice compte technique, Europe, chez IXIASOFT
Industrie 4.0: une opportunité pour un contenu plus intelligent - Documation...Isabelle Caron
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280219 Webinar Reprenez le Contrôle de Vos Disques RéseauxEverteam
Stocker de l’information inutile coûte cher aux entreprises et devient de plus en plus risqué au vu des nouvelles réglementations comme RGPD. La part de données ROT (redondantes, obsolètes, triviales) est considérable. Elle représente jusqu’à 80 % de l’ensemble des données stockées dans les systèmes d’information. Les espaces de stockage sont donc devenus de gigantesques fourre-tout, que les DSI ont tendance à conserver et à backuper pour toujours, au cas où des données importantes y seraient encore stockées.
Comment alors séparer le bon grain de l’ivraie ? Comment remettre de l’ordre dans ce chaos informationnel ? Comment automatiser la détection de documents sensibles, engageants ou contenant des données personnelles sans devoir re-classer, à la main, l’ensemble de ces corpus documentaires ?
Grâce à ses fonctionnalités natives d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique everteam.discover vous aide en trois phases :
Analyse et extraction automatique des données sensibles
Classification automatique ou par suggestion selon votre typologie documentaire
Prise d’action et applications des bonnes politiques de rétention ou de sécurisation
Vos déchets informationnels vous coûtent de plus en plus cher et les risques de fuites de données sensibles deviennent plus importants si votre information n’est pas correctement assainie et gouvernée. Le deuxième webinar de la série “La Gouvernance de l’Information en pratique” vous aide à reprendre le contrôle de vos disques réseaux grâce à la catégorisation automatique.
Protéger vos données dans un contexte BYOD/Office 365 avec le nouveau service...Microsoft Technet France
Face à l’inflation réglementaire, à la consumérisation de l'IT (CoIT) et au « Bring Your Own Device » (BYOD), à l'explosion du numérique qui dévore inexorablement notre monde, à l'entreprise sociale qui permet de nouvelles formes de collaboration, etc., les entreprises de toutes tailles sont confrontées à des besoins croissants de protection de leurs informations sensibles. Dans le même temps, ces entreprises doivent partager en toute sécurité cette même information entre les collaborateurs appropriés et avec d'autres personnes à l'intérieur et à l'extérieur du réseau d'entreprise. Le nouveau service Microsoft de gestion de droits (Microsoft Rights Management service ou RMS) offre la possibilité de créer et consommer des contenus protégés tels que les mèls et les documents de tout type (et pas seulement les documents Microsoft Office). Ce service fait partie intégrante de l’abonnement d'entreprise d'Office 365 ou peut être souscrit comme complément en fonction de votre plan. Découvrez dans cette session, comment activer ce service, et l’utiliser dans Exchange Online, SharePoint Online et Microsoft Office ProPlus pour appliquer une protection persistante sur le contenu de façon à répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cette session abordera également l’application de partage RMS qui fonctionne sur les appareils les plus répandus (téléphones ou tablettes sous iOS ou Android, Mac sous Mac OS X, etc. et pas seulement des PC ou des tablettes Windows ou encore des téléphones Windows Phone). Cette session illustrera également comment Microsoft RMS, en s'appuyant sur Windows Azure Active Directory, agit comme un concentrateur de confiance pour la collaboration sécurisée où votre entreprise peut facilement partager des informations avec d'autres organisations sans configuration additionnelle ou installation supplémentaire. Ces autres organisations peuvent être des clients existants du service RMS ou bien peuvent utiliser les possibilités offertes par l’offre gratuite Microsoft RMS pour les particuliers.
Speakers : Philippe Beraud (Microsoft), Arnaud Jumelet (Microsoft France)
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La cybercriminalité est multiforme (fraude informatique, violation de données personnelles, atteinte à la e réputation…) et touchent les entreprises de toutes tailles et de tout secteurs d’activités. Ces attaques ont des répercussions financières qui mettent l’entreprise en danger. La prise de conscience de ces risques permet à l’entreprise de mettre en place des actions préventives.
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Ccimp rdv tic e reputation 16 avril 2015COMPETITIC
Surveillance de son image et celle de ses concurrents sur le net.
Les réactions à adopter en cas de dénigrements, d'avis défavorables, d'informations erronées
Avec l'explosion des technologies et des informations disponibles, le consommateur devient paradoxalement, plus difficile à "toucher", conquérir et fidéliser....Le client s'informe, compare sur Internet, utilise plusieurs terminaux pour se connecter, de n'importe où, n'importe quand (Atawad). Il reste toutefois très attaché au contact humain. L'entreprise doit répondre à ces attentes en exploitant de nouveaux canaux de communication et de vente.
- Quel est le comportement d'achat du client en 2015 ?
- Quels sont les terminaux, les outils qu'il faut privilégier pour le conquérir, le fidéliser ?
- Comment personnaliser la relation avec le client ?
Comment promouvoir l'activité de son entreprise en utilisant la publicité sur...COMPETITIC
Avec plus d'un milliard d'utilisateurs réguliers dont plus de 25 millions en France, Facebook est le plus grand réseau social au monde.
Les entreprises y trouvent souvent un moyen de promouvoir leur activité, mais leurs messages se trouvent souvent noyés parmi la multitude de publications susceptibles d'arriver jusqu'à l'internaute.
Pour gagner en visibilité, Facebook permet de mettre en œuvre des publicités payantes (Facebook Ads) sur son réseau qui peuvent permettre d'atteindre des cibles très précises (genre, âge, localisation géographique, secteurs d'activité professionnels, centres d'intérêts ....).
Comment mettre en oeuvre ces publicités, quel en est le coût et quels retours en attendre ? Comparaison du référencement naturel SEO ou d'une campagne Google Adwords.
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Comment rendre ses supports de communication intéractifs ? Des exemples d'utilisation du QR Code, du NFC, de Beacon afin de comprendre comment les utiliser dans son entreprise
Compétitic - Gestion électronique de documents - numérique en entreprise
1. Jeudi 7 février 2013
Exploitez les opportunités de la
Gestion Electronique de documents
Améliorez la recherche, la diffusion et l’archivage
des documents numérisés avec la GED
2. Le dispositif Performance PME TIC ?
Cette action s’insère dans le dispositif régional
Son objectif est de développer la compétitivité des
entreprises par un meilleur usage des Technologies
de l’information
et de la communication
www.lenumeriquepourmonentreprise.com
4. Définition
La gestion électronique des documents ou GEDLa gestion électronique des documents ou GED
est l’ensemble des outils, des matériels et desest l’ensemble des outils, des matériels et des
technologies logicielles qui permettent :technologies logicielles qui permettent :
d’acquérir,d’acquérir,
d’organiser,d’organiser,
de gérer,de gérer,
de stocker,de stocker,
et de distribueret de distribuer
des documents sous forme électroniquedes documents sous forme électronique.
5. Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et
des Documents Existants
Source : gsb-info.net
6. • Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?
7. • Imaginez, l'information aussi accessible
que vos idées...
• L'information disponible partout où
l'accès à internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser
d'un seul geste
Source : IXARYS Solutions
La dématérialisation, pourquoi ?
8. Bénéfices de la GED
• Réduire le papier
• Optimiser l’accès à l’information
• Gagner en productivité
• Améliorer la qualité des documents
• Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail
• Réduire les coûts
15. Réutiliser l'information existante
• Dépendances
• Impacts
• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
versions
Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.
17. Utilisations avancées
• Gestion de variables automatiques
• Profilage de l'information
• Insertion de données externes à la volée
18. La preuve par l'exemple
• Modification d'un contenu
• Propagation à plusieurs documents
• Propagation à plusieurs supports
• Agrégation d'informations externes
19. Avantages
• Productivité accrue
• Cohérence/garantie de validité des
informations
• Pas de duplication des informations
(capitalisation)
• Cohérence de mise en page : respect de la
charte graphique
• Meilleure diffusion de l'information
• Pour la rédaction et la traduction !
20. Inconvénients
• Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
• Rien ne vaut une relecture
• Des changements d'habitudes
21. Perspectives
• Fourniture de documents personnalisés à la
demande (filtrage de parties conditionnelles) :
→ Version de produits/options
→ Type de destinataire (utilisateur, revendeur...)
→ Interne (confidentiel)/externe (public)
→ Spécificité par pays...
• Mutualisation de contenus entre services
(Juridique, Qualité, Commercial, Technique,
Administratif, …)
→ « Content Strategist »
22. Valeur Juridique des Documents Électroniques (1)
• Plus pratique à échanger, à classer et à conserver, le document
électronique, en plein essor dans les relations commerciales et
privées, n’avait cependant pas, aux yeux de la loi, la même valeur
légale que le document papier :
– La loi du 13 mars 2000 adaptant le droit de la preuve aux technologies de
l'information a rétabli, l’égalité "preuve sous format électronique = preuve sous
format papier".
Les documents électroniques ont donc désormais, sous certaines conditions
de conservation, la même valeur probante que les documents papiers.
– Ces conditions de conservation assurant la fidélité et l'intégrité des documents
électroniques sont décrites par la norme NF Z42-013, édictée dès juillet 1999 par
l’AFNOR.
Les documents conservés par un système informatique respectant la norme
AFNOR NF Z42-013 auront ainsi la même valeur que les documents d'origine.
– Le respect de cette norme peut être extrêmement complexe puisqu'elle impose des
contraintes de sécurité au niveau des locaux et des systèmes informatiques qui
sont souvent incompatibles avec un usage non dédié des équipements.
23. • La norme est un ensemble de recommandations concernant la conception et l'exploitation des
systèmes informatiques afin d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés.
• L'objectif est donc de pouvoir garantir la restitution de documents électroniques en étant sûr de
leur intégrité et de la fidélité de reproduction des documents originaux.
• En conséquense, après une description des procédures d'acquisition, d'administration et d'usage,
elle donne les directives techniques, les consignes d'exploitation et la démarche "assurance
qualité" à appliquer sans ommettre les rôles du "Tiers archiveur" et le cadrage des Prestataires de
services.
• Nous sommes dans le cadre de la preuve juridique avec des documents dématérialisés qui ont
donné tant de soucis à l'EDI.
• C'est grâce à la norme NF Z42-013 de juillet 1999, qu'un début de solution a été trouvé à la
problématique de l'original dématérialisé et de la conservation de copies infalsifiables. Ceci a
permit l'existence de la loi du 1er mars 2000 sur l'acceptation juridique des documents
électroniques.
• Toute la législation française était basé sur le concept d' "original" ; le vide devait être comblé, sa
disparition devait être encadrée.
• Pour Z42, l'infalsifiable a un mot clé : WORM (write only read multi). Il s'agit des supports optiques
non ré-inscriptibles qualifiés de supports de "copies fidèles et durables". Une approche qui rappelle
furieusement la "brève" histoire des micro-fiches. Là aussi il s'était agit d'avoir des copies assez
fiables (fidélité et durabilité) pour se passer de l'indispensable original.
• La norme NF Z42-013 est donc là pour apporter à un juge, le maximum de garanties afin qu'il
puisse décider de la valeur probante d'un document.
• Cette norme est jeune et aura à suivre les évolutions technologiques et les exigeances légales du
cadre européen.
Valeur Juridique des Documents Électroniques (2)
24. • Quels sont les objectifs d’une GED ,
• Comment s’y prendre pour éviter les écueils ?
• Quelles sont les solutions disponibles ?
25. Le matériel
• Les Scanners de Production :
– Les Scanners sont des périphériques
d'acquisition de documents en vue de leur
transformation sous forme d'images
numérisées.
26. Les Scanners de Production
• Sur le marché, vous avez 5 grandes marques
de scanner de production : CANON, FUJITSU,
KODAK, RICOH, BELL HOWELL, AVISION.
• Vous pouvez avoir différents formats de
numérisation : A4, A3, A2, …
• Ils peuvent être directement connectés sur un
poste PC de numérisation (en SCSI, USB,
FireWire ou Vidéo) ou sur un réseau
informatique par Ethernet (RJ45)
• On compare souvent les scanners par le
nombre de pages/minute (Nombre de pages
numérisées par minute), par le Volume par
jour.
27. Les Copieurs Numériques
• De plus en plus, nous trouvons des
copieurs numériques connectés dans
les entreprises pouvant être utilisés
comme imprimante et/ou comme
scanner en réseau.
• Marques sur le marché : CANON,
XEROX, RICOH, KYOCERA, …
28. Les Logiciels faisant partie d’une GED (1)
• Logiciel de Numérisation :
– Ce logiciel vous permettra de numériser les
documents page par page, par lot, en
choisissant la résolution et le format de
fichier.
– Il peut être fourni avec le scanner (driver
TWAIN/ISIS) ou acheté séparément.
29. • Les logiciels de scan peuvent être
différents suivant la marque du scanner
ainsi que leurs fonctionnalités (Ex :
FUJITSU -> ScanALL)
• Scan vers PDF, Mail, Fichier TIFF, FTP,
…
Les Formats de Fichier
30. Les Formats de Fichier
• TIFF CCITT Groupe 4 : Tagged Image File Format
– Standard de fait, Tiff définit une structure de fichier pour le stockage d'images
numérisées (recommandé par APROGED).
– Format N&B simple page ou multi-pages,
• JPEG : (Joint Photographic Expert Group)
– Groupe de travail ayant défini le standard de compression du même nom pour
les images numériques à niveaux de gris et couleur.
– Format en général couleur en simple page,
• PDF : (Portable Document Format)
– Format de fichier créé par Adobe et lisible sur la quasi-totalité des
plateformes informatiques existantes.
– Le format PDF permet de créer des documents (textes principalement,
mais aussi images...) exploitables sur la majorité des plateformes
informatiques existantes : Windows, Linux, MacOS, Irix, systèmes
Palm... Il simplifie ainsi beaucoup l'échange de documents entre
utilisateurs.
Les fichiers de type PDF se lisent à l'aide du logiciel Acrobat Reader
d'Adobe.
31. • Logiciel de reconnaissance de caractère :
(OCR) ou (Optical Character Recognition)
– Le logiciel de reconnaissance de caractères permet la
traduction de groupes de points d'une image
numérisée en caractères (avec l'enrichissement
typographique associé) exploitables par des
programmes informatiques.
Les Logiciels faisant partie d’une GED (2)
32. Logiciel de reconnaissance de caractère
• Les principaux moteurs OCR sur le marché :
– FineReader,
– OmniPage Pro,
– ReadIRIS,
33. Logiciel de Gestion de Documents
• Pour les Administrations, Collectivités,
Grands Groupes :
– Docubase, DocuShare, CanonFile, ZeDOC,
ZyLabs, Capture,…
• Pour les PME-PMI, TPE :
– Novaxel, ArchiDoc, AutoIndexIt,
Documind Pro,…
34. Conclusion
• Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
• À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.