2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competiticCOMPETITIC
Maîtrisez vos documents électroniques : Contrats, factures, notes de travail … Comment gérer aujourd'hui vos documents numérisés ?
Avec le développement de la dématerialisation des échanges (et sa reconnaissance juridique), le document électronique, dématerialisé, envahit peu à peu l'entreprise, en impactant les procédures d’archivage, de stockage … l’entreprise doit faire évoluer ces procédures pour optimiser ses process. Qu’appelle-t-on un document numérisé ? Comment le sauvegarder, l'archiver ? Comment l'exploiter pour optimiser le fonctionnement de l'entreprise ? Quelle est sa valeur juridique ?
earlegal #5 - Comment profiter d’un gain d’efficacité en devenant paperlessLexing - Belgium
earlegal du 24 et du 30 novembre 2017
Fanny Coton, Alexandre Cassart et Lexing répondent, après une brève introduction aux questions suivantes:
Peut-on détruire tout le papier accumulé ?
Que garder et combien de temps ?
Comment concilier archivage des e-mails et vie privée ?
Quelles pistes pour aller plus loin et mettre en place un processus intégré de gestion des documents ?
Vidéo du petit déjeuner-débat organisé par Lexing et le Groupe Larcier.
Toutes les vidéos des Earlegal sont accessibles ici : www.earlegal.be
earlegal #8 Comment encadrer vos locations et ventes immobilières à distance ?Lexing - Belgium
Quelles sont les règles encadrant la contractualisation des ventes immobilières et des baux ? (rappel)
Comment conclure des contrats immobiliers à distance ?
Quel est l’impact de la réforme du droit de la preuve sur les contrats immobiliers ?
Quels sont les points d’attention avant d’organiser des visites virtuelles ou de recourir aux drones ?
par Virginie BEUMIER et Alexandre CASSART
L'archivage électronique à valeur probante dans les collectivités territorial...Ardesi Midi-Pyrénées
Dans cette fiche pratique : définition et objectifs, point juridique, description d’une organisation type d’un système d’archivage électronique et des ressources pour aller plus loin.
2010 12 09 maîtrisez vos documents électroniques by competiticCOMPETITIC
Maîtrisez vos documents électroniques : Contrats, factures, notes de travail … Comment gérer aujourd'hui vos documents numérisés ?
Avec le développement de la dématerialisation des échanges (et sa reconnaissance juridique), le document électronique, dématerialisé, envahit peu à peu l'entreprise, en impactant les procédures d’archivage, de stockage … l’entreprise doit faire évoluer ces procédures pour optimiser ses process. Qu’appelle-t-on un document numérisé ? Comment le sauvegarder, l'archiver ? Comment l'exploiter pour optimiser le fonctionnement de l'entreprise ? Quelle est sa valeur juridique ?
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earlegal du 24 et du 30 novembre 2017
Fanny Coton, Alexandre Cassart et Lexing répondent, après une brève introduction aux questions suivantes:
Peut-on détruire tout le papier accumulé ?
Que garder et combien de temps ?
Comment concilier archivage des e-mails et vie privée ?
Quelles pistes pour aller plus loin et mettre en place un processus intégré de gestion des documents ?
Vidéo du petit déjeuner-débat organisé par Lexing et le Groupe Larcier.
Toutes les vidéos des Earlegal sont accessibles ici : www.earlegal.be
earlegal #8 Comment encadrer vos locations et ventes immobilières à distance ?Lexing - Belgium
Quelles sont les règles encadrant la contractualisation des ventes immobilières et des baux ? (rappel)
Comment conclure des contrats immobiliers à distance ?
Quel est l’impact de la réforme du droit de la preuve sur les contrats immobiliers ?
Quels sont les points d’attention avant d’organiser des visites virtuelles ou de recourir aux drones ?
par Virginie BEUMIER et Alexandre CASSART
L'archivage électronique à valeur probante dans les collectivités territorial...Ardesi Midi-Pyrénées
Dans cette fiche pratique : définition et objectifs, point juridique, description d’une organisation type d’un système d’archivage électronique et des ressources pour aller plus loin.
Aspects juridiques de l'archivage électronique [2011 - avec J. Vandendriessche]François Coppens
Présentation donnée dans le cadre des "open days" organisés par Ricoh en octobre 2011.
La présentation fait le point sur les deux fonctions juridiques principales de l'archivage: d'une part, remplir des obligations légales ou réglementaires de conservation et d'autre part, conserver des preuves par précaution. Pour chacune de ces fonctions, j'examine si, et à quelles conditions, l'archivage peut être réalisé sous forme électronique sans perdre ses qualités juridiques.
Le recours à un tiers archiveur, un contrat sur mesure [2011]François Coppens
Présentation donnée dans le cadre du cycle de conférences "JuriTIC" organisé par le Centre de recherches information, droit et société (CRIDS) de l'Université de Namur, en mai 2011.
Cette présentation envisage l'archivage électronique sous un angle contractuel. Au-delà d'un régime légal très limité, quelles sont les clauses dont les parties doivent se soucier lors de la rédaction d'un contrat par lequel une organisation confie l'archivage électronique de ses données ou documents à un prestataire tiers.
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?Lexing - Belgium
Que conserver et combien de temps ?
Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?
Après avoir procédé à l’archivage électronique, peut-on détruire les documents au format papier ?
Que garder pour prouver l'effacement des données ?
par Pauline LIMBREE et Anne-Valentine RENSONNET.
Présentation donnée dans le cadre du cycle de conférences "JuriTIC" organisé par le Centre de recherches information, droit et société (CRIDS) de l'Université de Namur, en mai 2010.
Cette présentation envisage une question importante des opérations informatiques complexes: la réversibilité, c'est à dire le transfert à un autre opérateur des services ou des données en fin de contrat.
Elle décrit d'abord le régime juridique de droit commun de la réversibilité, avant de se pencher sur la manière dont celle-ci peut (et devrait) être organisée conventionnellement.
Competitic signature électronique - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Intégrez la signature électronique de votre fonctionnement
La signature électronique est un outils qui permet de garantir l'intégrité de vos documents, et d'identifier la personne signataire de façon officielle. Factures, marchés publics, emails... les usages de la signature électronique sont nombreux
L'usage de signatures électroniques dans le cadre du Règlement eIDASBénédicte Losdyck
L’objectif de la présentation est de faire le point sur les nouveautés qu’apporte le Règlement eIDAS au régime légal applicable aux signatures électroniques.
Pour plus d'informations à ce sujet: L'identification électronique et les services de confiance depuis le règlement elDAS. Bruxelles: Larcier , p. 139-137, Collection du CRIDS; Numéro 39 (https://directory.unamur.be/research/publications/52b4f104-38ab-4842-a813-0a65a5caf5d1)
2011 10 20 signature electronique by competiticCOMPETITIC
Sécurisez vos échanges avec la signature éléctronique.
Simplifiez vos communications éléctroniques avec vos correspondants
La signature électronique : quels sont les modes de fonctionnement ?
Quelles sont les opportunités offertes au niveau des échanges avec ses clients, ses fournisseurs ?
Quelle est sa valeur juridique ?
2011.02.09 - Cloud, enjeux juridiques - Impact de la Dematerialisation - Foru...Club Alliances
Présentation exploitée par Isabelle Renard du Cabinet Racine, Experte associée au Club Alliances, dans le cadre du 6ème Forum SaaS et Cloud IBM - 9 février 2011 - Atelier D2 - Cloud, Enjeux Juridiques, Impact de la Dématérialisation.
Cours de négociation des clauses contractuelles donné à ICHEC PME le 24 janvier 2009. Ce cours est proposé en licence creative communs. Voir dernier slide du cours.
Enjoy!
Présentation sur la Loi C28 à l'Association du Marketing RelationnelPhilippe Le Roux
Présentation sur la Loi C28 :
- Rappel des règles pour les messages électroniques commerciaux
- Nouvelles règles pour les logiciels
- Exemples concrets
- Principaux risques et mythes
- Alternatives pour protéger son entreprise
Aspects juridiques de l'archivage électronique [2011 - avec J. Vandendriessche]François Coppens
Présentation donnée dans le cadre des "open days" organisés par Ricoh en octobre 2011.
La présentation fait le point sur les deux fonctions juridiques principales de l'archivage: d'une part, remplir des obligations légales ou réglementaires de conservation et d'autre part, conserver des preuves par précaution. Pour chacune de ces fonctions, j'examine si, et à quelles conditions, l'archivage peut être réalisé sous forme électronique sans perdre ses qualités juridiques.
Le recours à un tiers archiveur, un contrat sur mesure [2011]François Coppens
Présentation donnée dans le cadre du cycle de conférences "JuriTIC" organisé par le Centre de recherches information, droit et société (CRIDS) de l'Université de Namur, en mai 2011.
Cette présentation envisage l'archivage électronique sous un angle contractuel. Au-delà d'un régime légal très limité, quelles sont les clauses dont les parties doivent se soucier lors de la rédaction d'un contrat par lequel une organisation confie l'archivage électronique de ses données ou documents à un prestataire tiers.
earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?Lexing - Belgium
Que conserver et combien de temps ?
Comment mettre en place un système d’archivage électronique ?
Après avoir procédé à l’archivage électronique, peut-on détruire les documents au format papier ?
Que garder pour prouver l'effacement des données ?
par Pauline LIMBREE et Anne-Valentine RENSONNET.
Présentation donnée dans le cadre du cycle de conférences "JuriTIC" organisé par le Centre de recherches information, droit et société (CRIDS) de l'Université de Namur, en mai 2010.
Cette présentation envisage une question importante des opérations informatiques complexes: la réversibilité, c'est à dire le transfert à un autre opérateur des services ou des données en fin de contrat.
Elle décrit d'abord le régime juridique de droit commun de la réversibilité, avant de se pencher sur la manière dont celle-ci peut (et devrait) être organisée conventionnellement.
Competitic signature électronique - numerique en entrepriseCOMPETITIC
Intégrez la signature électronique de votre fonctionnement
La signature électronique est un outils qui permet de garantir l'intégrité de vos documents, et d'identifier la personne signataire de façon officielle. Factures, marchés publics, emails... les usages de la signature électronique sont nombreux
L'usage de signatures électroniques dans le cadre du Règlement eIDASBénédicte Losdyck
L’objectif de la présentation est de faire le point sur les nouveautés qu’apporte le Règlement eIDAS au régime légal applicable aux signatures électroniques.
Pour plus d'informations à ce sujet: L'identification électronique et les services de confiance depuis le règlement elDAS. Bruxelles: Larcier , p. 139-137, Collection du CRIDS; Numéro 39 (https://directory.unamur.be/research/publications/52b4f104-38ab-4842-a813-0a65a5caf5d1)
2011 10 20 signature electronique by competiticCOMPETITIC
Sécurisez vos échanges avec la signature éléctronique.
Simplifiez vos communications éléctroniques avec vos correspondants
La signature électronique : quels sont les modes de fonctionnement ?
Quelles sont les opportunités offertes au niveau des échanges avec ses clients, ses fournisseurs ?
Quelle est sa valeur juridique ?
2011.02.09 - Cloud, enjeux juridiques - Impact de la Dematerialisation - Foru...Club Alliances
Présentation exploitée par Isabelle Renard du Cabinet Racine, Experte associée au Club Alliances, dans le cadre du 6ème Forum SaaS et Cloud IBM - 9 février 2011 - Atelier D2 - Cloud, Enjeux Juridiques, Impact de la Dématérialisation.
Cours de négociation des clauses contractuelles donné à ICHEC PME le 24 janvier 2009. Ce cours est proposé en licence creative communs. Voir dernier slide du cours.
Enjoy!
Présentation sur la Loi C28 à l'Association du Marketing RelationnelPhilippe Le Roux
Présentation sur la Loi C28 :
- Rappel des règles pour les messages électroniques commerciaux
- Nouvelles règles pour les logiciels
- Exemples concrets
- Principaux risques et mythes
- Alternatives pour protéger son entreprise
Cette checklist donne un aperçu général des problématiques rencontrées lors de la rédaction, de l’examen ou de la négociation de contrats de cloud computing. Pour rendre cette checklist applicable à toutes les formes de cloud computing, certaines problématiques liées à des services cloud spécifiques ont été omises. Le présent document ne peut donc pas être considéré comme exhaustif.
Comment le numérique a-t-il affecté le processus contractuel ? Comment les innovations digitales continuent-elles à impacter et faire évoluer le contrat, de sa formation à sa résolution ?
Au-delà de la "nouvelle" vie du contrat, les experts de Deloitte Legal | Taj sont intervenus, en partenariat avec l’AFJE, lors d’un atelier le 23 mai 2019 sur la manière dont le contrat encadre et régule l'activité numérique et les technologies.
Cette checklist offre un aperçu général des questions liées à la rédaction, l’analyse ou la négociation de contrats de licence. Pour rendre cette checklist applicable à une large variété de contrats de licences, certaines problématiques spécifiques ont été omises. Ce document ne prétend dès lors pas à l’exhaustivité.
5. Valeur d’un document électronique
Distinction entre :
◦ Créé électroniquement
◦ Copie d’un original
6. Le document « électronique »
Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition
dans le Code Civil
Intervention législative :
◦ « Complète »
◦ …..Ou avortée
7. Tentative de définition
Un écrit consiste en un langage exprimé par
une suite de signes dotés d’une signification
intelligible, enregistrés sur un support
durable susceptible d’être consulté après sa
création, quel qu’il soit et quelles qu’en
soient les méthodes de transmission
8. Compléments identique à la notion
classique d’écrit
Signé ou non signé
Preuve ou commencement de preuve
Altérable ou inaltérable
9. Une occasion manquée :
la Loi du 15.05.2007
Loi fixant un cadre juridique pour certains
prestataires de services de confiance.
Un AR devait déterminer la valeur
juridique reconnue aux données
numérisées, archivées de manière
électronique, horodatées de manière
électronique ainsi que les conditions
d'octroi de cette valeur;
10. Suite
Un AR devait être pris avant le
1.12.2007….n’a jamais vu le jour
11. La signature électronique
Peut satisfaire à l'exigence d'une signature,
….un ensemble de données électroniques
pouvant être imputé à une personne
déterminée et établissant le maintien de
l'intégrité du contenu de l'acte( loi du
20.10.2000)
12. La notification électronique
(2281 CC)
Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, par
courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui
se matérialise par un document écrit chez le destinataire, est
également considérée comme une notification écrite.
La notification est également considérée comme écrite si elle ne se
matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la
seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.
A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retard
injustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire original
signé, sinon le destinataire ne peut invoquer l'absence de signature.
13. Pour mémoire
La loi du 11mars 2003 sur certains aspects
juridiques des services de la société de
l'information
Concerne plus particulièrement le
commerce électronique et non la gestion
interne
14. En conclusion
Diverses législations reconnaissent une
certaine valeur à un document créé
électroniquement
L’archivage ne peut bien évidemment se
faire que de manière électronique
17. Droit des sociétés : original
Assemblée, CA, registre….doivent être
conservés en original
5 ans…à dater de la dissolution de la
société
18. Documents comptables
Les pièces justificatives doivent être
conservées, en original ou en copie
durant sept ans (anciennement 10) et être
classées méthodiquement.
Ce délai est réduit à trois ans pour les
pièces qui ne sont pas appelées à faire
preuve à l'égard de tiers.
Attention pour certains biens
d’investissements (construction d’un
immeuble neuf) : 15 ans
19. Quel type de copie ?
En cas de conservation numérisée, les
technologies ou les procédés utilisés doivent
garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du
contenu des factures (article 60, § 3, quatrième
alinéa, du Code de la TVA).
Les autres documents commerciaux ne sont pas
visés par le législateur.
La technique d'un scanning d'images sécurisé au
moyen d'une signature électronique avancée ou
d'un algorithme de sécurisation décrite dans la
circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de
nature à respecter les règles d'authenticité et
d'intégrité.
20. Nuance : la compta électronique
L'A.R. du 25 janvier 2005 permet une
comptabilité électronique pour autant
notamment que :
◦ Elle soit inaltérable
◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes
avec lesquels ces fichiers peuvent être lus
pendant la durée minimale de conservation.
Si comptabilité papier, les livres doivent
être conservés en original
21. Obligations fiscales
Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou
sauf dérogation accordée par
l’administration, les livres et documents de
nature à permettre la détermination du
montant des revenus imposables doivent
être conservés jusqu’à l’expiration de la
cinquième année ou du cinquième exercice
comptable qui suit la période imposable.
22. Obligations sociales
L'employeur conserve pendant cinq ans (le
registre général du personnel et le registre
spécial du personnel), les registres spéciaux
du personnel, les comptes individuels et
leurs annexes, les contrats d'occupation
d'étudiants, les contrats d'occupation de
travailleurs à domicile et les conventions
d'immersion professionnelles.
23. Prévention du blanchiment
Obligation de conserver « sur quelque
support d'archivage que ce soit, pendant
cinq ans au moins après la fin de la relation
d'affaires …ou après la réalisation de
l'opération … les données d'identification
du client …ainsi qu'une copie des
documents probants ayant servi à la
vérification de l'identité de ces personnes»
24.
25.
26.
27. DIV
Faut-il conserver la demande
d’immatriculation ?
L'utilisateur de l'application WEBDIV doit
disposer du formulaire de demande
d'immatriculation complété et signé par le
demandeur.
L'utilisateur s'engage à conserver le
formulaire de demande original pendant
une période de six mois
N’est nécessaire qu’en cas de litige
28. Bon sens
Tout document pouvant servir à établir :
◦ l’existence d’un droit
◦ L’accomplissement d’une obligation
29. Prescription
Délai au terme duquel une action ne peut
être entamée
Jusqu’au terme de la prescription
importance de la conservation
Délais variables :
◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur
un droit de propriété)
◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex.
créances)
◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi-
délictuelles
31. Rappel des principes
Démontrer en justice que l’on a un droit
ou que l’on a correctement exécuté ses
obligations
Lorsque la loi exige un écrit signé les
autres modes de preuve sont irrecevables
Le défaut de conservation d’un original
ou le mode de conservation d’un
document électronique impose une
analyse de risque
32. Quels risques ?
Irrecevabilité d’une preuve :
◦ Refus d’une copie
◦ Copie difficilement lisible
◦ Copie soupçonnée d’altération
Procès en responsabilité
33. Responsabilité du courtier
Destruction d’un original remis par le client
◦ Si destruction avant délai légal : oui
◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer
à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas
avoir conservé un document au-delà du délai
légal de conservation des pièces.
Prudence : conserver les documents pouvant
servir en justice jusqu’à l’écoulement du
délai de prescription
34. Valeur probante d’une copie
Ce n’est pas un original
Preuve si non contesté par la partie
adverse
Commencement de preuve par écrit
Importance de la procédure de
numérisation et d’archivage
35. Eléments pris en considération
les métadonnées du document (nature
contenu historique)
les données de traçabilité (personnes
impliquées dans le traitement,
horodatage de chaque opération…),
les données de signature électronique
les politiques de sécurité, de
numérisation et d’archivage électronique
36. LégislationPropre au secteur
(loi du 24.12.1996)….voir infra
Les copies photographiques, microphotographiques,
magnétiques, électroniques ou optiques des
documents détenus par les entreprises d’assurances
font foi comme les originaux, dont elles sont
présumées, sauf preuve contraire, être une copie
fidèle lorsqu'elles ont été établies par ou sous son
contrôle.
Le Roi peut fixer les conditions et les modalités de
l'établissement de ces copies.
Les reproductions qui en sont délivrées doivent être
certifiées conformes par un agent délégué à cette fin
et revêtues du sceau de la société.
38. Prise de conscience de Feprabel
Projet de loi pour étendre au courtier la
loi de 1996
Négociation d’un protocole d’accord
avec ASSURALIA :
◦ Accord sectoriel anticipant la Loi
◦ Ne lie pas la clientèle
39. Grandes lignes du projet
Que le NON-VIE
Ne concerne pas les documents transmis en
original à la Cie
Doivent être conservés en original :
◦ Le constat d’accident
◦ La citation
◦ Les actes authentiques
◦ Les documents médicaux
◦ Les frais médicaux
◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne
visant à l’étranger
40. Données techniques provisoires
Digitalisation d’un original sans rature ou
ajout
PDF/A-1A ISO 19005-1 Level A
Le résultat doit être lisible
Min 300 dpi
Texte monochrome « grayscale »
Si couleur RGB -24 bits
Envoi avec Metadonnées
E-mail max 10 Mo
41. Sort de l’original
Conservation pendant deux mois
Destruction ensuite, sauf demande de la
Cie
43. Propos non exhaustif
Convention collective de travail 81
relative à la protection de la vie privée
des travailleurs à l'égard du contrôle des
données de communication électroniques
en réseau.
Droit du travailleur à une vie privée sur
son lieu de travail
44. Importance d’une convention interne
Pas (uniquement) Big Brother mais :
◦ Que fait votre employé sur Internet ?
◦ Qu’envoie-t-il vers l’extérieur (fichiers;
données confidentielles…)
◦ Quel risque fait-il courir à l’entreprise ?
45. Principe de finalité
prévenir des faits illicites ou contraires aux
bonnes mœurs ou susceptibles de porter
atteinte à la dignité d'autrui
protéger les intérêts économiques,
commerciaux et financiers de l'entreprise
assurer la sécurité et/ou le fonctionnement
technique de l'ensemble des systèmes
informatiques
respecter la bonne foi des principes et des
règles d'utilisation des technologies en
réseau fixés dans l'entreprise (procédure de
sonnette d’alarme)
46. Principe de proportionnalité
Caractère adéquat, pertinent, non excessif
par rapport aux finalités poursuivies.
Pas d’ingérence dans la vie privée
Procédure pour l’individualisation
47. Principe de transparence
Avertir de l’existence d’un contrôle
Mettre clairement les limites
Annoncer les sanctions