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Vous l’attendiez, la voilà ! La brochure « PDF/A : l’essentiel 2.0 » vous présente (en français) les dernières évolutions du format PDF/A pour l’archivage, de PDF/A-1 à PDF/A-3.

Transition numerique everial petit dejeuner expert aproged
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La Transition numérique A l'heure des grandes transformations digitales, la gestion maîtrisée de la transition numérique représente un défi majeur pour le monde économique ou institutionnel. Le degré de maturité et d'attractivité de l'entreprise ou de l'organisation pour le passage au tout digital est très variable et doit tenir compte de son environnement direct. Au cours de ce petit déjeuner débat, nous préciserons le contexte et les enjeux dans lequel s'inscrit cette transition numérique et proposerons de débattre d'une méthodologie de projet. Cette présentation sera suivie d'échanges.

numérique; data; marketinginformation; économie; digital; entreprises; aven
Gouvernance de l'information RSD (petit déjeuner expert Aproged)
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La Gouvernance de l’information : comment ça marche ? Face aux multiples enjeux liés à la gestion de l'information au sein des entreprises, qu'ils soient légaux, réglementaires ou axés sur la valorisation de ce patrimoine informationnel, la gouvernance de l'information représente une réelle opportunité. Pour autant les nouveaux usages de la transformation numérique comme les approches multi canaux, les environnements cloud , la mobilité sont des facteurs d'explosion du volume de données et rendent encore plus complexe la traçabilité de l'information et la gestion de son cycle de vie. Des solutions existent capables d'apporter une réponse globale et structurée autour des politiques de gouvernance et de leur application selon les contextes métiers et organisationnels des entreprises. Cette présentation est l'occasion également de présenter le Chantier "Gouvernance de l'Information" de l'Aproged.

gouvernance de linformation; big data; marketing;
/ 
Exemple de contrôles pouvant être demandés Cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes. Structures des fichiers utilisés et leur mode d'alimentation. Tables de codification des données et paramétrages utilisés. Modalités de stockage et d'archivage des données. Schéma de circulation des informations et les modalités d'échange et de validation des informations avec les tiers. Modalités d'injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s'assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature). Liste des anomalies et les processus de correction des erreurs. 
21
/ 
22 
La solution ITESOFT vis-à-vis des 3 voies 
Autres factures électroniques 
(non signées) 
Papier 
•Capture 
•Stockage 
•Lecture automatique 
•Vidéocodage 
•Rapprochement 
•Imputation et validation 
•Gestion des litiges 
•Comptabilisation dans l’ERP 
Traitements et Contrôles 
ALIMENTATION DE LA PISTE D’AUDIT DE LA FACTURE 
Factures électroniques signées 
EDI 
Fiscal 
Prestataire EDI 
Une grande partie des données nécessaires pour alimenter la piste d’audit fiable sont dans les bases de données de P2P 
Les données complémentaires (bon de commande, bon de livraison, …) peuvent facilement être associées à la facture 
Vérification de la validité de la signature et du certificat 
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La facture signée : c'est démodé !

  • 1. APROGED – © 2014 1 La facture électronique Petit-déjeuner Mardi 9 décembre 2014 Bienvenue À toutes et à tous Laurent Prével
  • 2. APROGED – © 2014 2 Rappel de quelques notions •Le DROIT constitue les règles du jeu dans la vie sociale. •Du point de vue juridique, certains sujets de droit (personnes physiques ou morales) prennent des engagements envers les autres. •Par effet de réciprocité les "engagements" des uns sont les "droits" des autres et leur existence s’appuient sur des PREUVES.
  • 3. APROGED – © 2014 3 Droit de la preuve Evènements générateurs de droits Fait juridique: En dehors de toute volonté Acte juridique: Manifestation d’une volonté Les limites Le principe Exceptions: •Matière commerciale •Commencement de preuve par écrit •Impossibilité de preuve par écrit •Copies d’actes sous seing privé Preuve des actes juridiques Art. 1341 C. Civ.
  • 4. APROGED – © 2014 4 La notion d’original (en droit) •Par définition, l'authenticité (juridique) est la qualité d'un document qui peut être attribué de façon certaine à son auteur. –Au sens du Records Management (ISO 15489-1) cette notion désigne un document: •Qui est bien ce qu’il prétend être •Qui a été produit ou reçu par la personne qui prétend l’avoir produit ou reçu •Qui a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été •Dès lors que l’on possède un document et qu'on peut l'attribuer à son auteur ce document peut être qualifié d’ORIGINAL.
  • 5. APROGED – © 2014 5 La copie (1) •En 1980, le législateur prend acte des nouvelles technologies : photocopie, télécopie... –Modification du Code civ. (loi n°80-525 du 12 juillet 1980) : création « la copie fidèle et durable » : –"[Les règles de preuve] reçoivent aussi exception lorsqu'une partie ou le dépositaire n'a pas conservé le titre original et présente une copie qui en est la reproduction non seulement fidèle mais aussi durable". – art. 1348 – alinéa 2 Code civ.
  • 6. APROGED – © 2014 6 La copie (2) •La copie « fidèle » –fidélité à l'original  en toute logique, pour apprécier la fidélité il faut donc « avoir accès » à l’original. •La copie « durable » –est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original qui entraîne une modification irréversible du support (art. 1348 C. civ.).  Peut-on détruire l’original lorsque la copie est réputée fidèle et durable ?
  • 7. APROGED – © 2014 7 L’écrit électronique •En 2000, le législateur prend acte de l'émergence des NTIC, notamment d'Internet. •Modification du Code civ. (par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relatif à la signature électronique). •Apparition de l'écrit électronique : –Le document est produit, transmis et conservé sous forme électronique, –Redéfinition de la notion d’original et de copie •Apparition de la signature électronique
  • 8. APROGED – © 2014 8 Un nouveau modèle pour la facture, à base de dématérialisation ! •Un document comptable, fiscal, juridique •Quatre formes reconnues : papier, EDI, facture dématérialisée au sens de la DGI (2003), facture électronique (2012, « piste d’audit ») •Une posture différente Clients / Fournisseurs •La problématique de la signature électronique •Une durée de conservation « variable » La facture
  • 9. APROGED – © 2014 9 Référentiel juridique global •Loi du 3 janvier 1979 sur les Archives, intégrée au code du patrimoine •Loi du 13 mars 2000, « Adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique » •Loi du 21 juin 2004, « Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique » •Loi du 15 juillet 2008 relative aux archives •Loi du 29 décembre 2012 , loi de finances rectificative pour 2012
  • 10. APROGED – © 2014 10 •Code Général des Impôts (art. 289 bis, 289 V,…) •Décret n°2003-632 du 7 juillet 2003 • Décret n°2003-659 du 18 juillet 2003 • BOI n°136 du 7 août 2003 (instruction) • BOI n°4 du 11 janvier 2007, mesure d’assouplissement relatif aux « factures clients » •Directive UE du 13 juillet 2010 •Décret n°2013-346 du 24 avril 2013 •Décret n°2013-350 du 25 avril 2103 •BOIF du 18 octobre 2013 Référentiel spécifique « facture »
  • 11. APROGED – © 2014 11 • Code de commerce • Code général des impôts (art.289/s) • Livre de procédures fiscales • Instruction du 24 janvier 2006  Matière civile et commerciale  Matière comptable et fiscale (accord préalable & administration fiscale) Le contexte de la facture
  • 12. APROGED – © 2014 12 •Matière civile et commerciale : sanction pénale, jusqu’à 375 k€ d’amende, et exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus •Matière comptable et fiscale : comptabilité considérée irrégulière ou non probante par défaut de pièce justificative présentation, 1500 € d’amende (par pièce), redressement fiscal contradictoire Litiges sur facture : les sanctions
  • 13. APROGED – © 2014 13 • Trois formes électroniques (art.289 CGI) • L’échange de données informatisées (respect de la norme EDIFACT, forts volumes, convention d’échange, traducteurs SI,…) • La facture signée électroniquement (signature électronique avancée, certificat , RGS,…) • Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité, processus de facturation, contrôles opérés, personnes responsables,…) La facture « électronique »
  • 14. APROGED – © 2014 14 Angers, le 22 mars 2013 14
  • 15. APROGED – © 2014 15 • L’esprit de la Directive UE 2010, en constat de la Directive UE 1999 • Initiative des pouvoirs publics via Chorus • Le PDF simple et la piste d’audit (traçabilité, processus de facturation, contrôles opérés, personnes responsables,…) • Piste d’audit ? Quoi de plus que ce qui doit (devrait ?) déjà être fait aujourd’hui ? Et, le cas échéant, un S.A.E. ? Certifié NF461 ? Facture signée : c’est démodé !
  • 16. APROGED – © 2014 16 www.aproged.org lprevel.conseil@wanadoo.fr Merci de votre attention
  • 17. Facture signée, Facture démodée ? Mardi 9 décembre 2014
  • 18. / © FIDAL Facture électronique : que retenir des décrets d’applications d’avril 2013 et des BOI du 18 octobre 2013 ? 2
  • 19. / Les évolutions règlementaires 2012 : La France a transposé la directive 2010/45 (3ème LFR pour 2012). Décrets du 24 et 25 avril 2013 / Arrêté du 25 avril 2013 Complètent le régime applicable concernant notamment : -les mentions obligatoires devant figurer sur les factures -les modalités des factures électroniques Mise à jour de la Base BOFIP (Bulletin officiel des finances publiques - Impôts) du 18 octobre 2013 L’administration fiscale met à jour sa doctrine pour tenir compte de ces textes Des précisions sont notamment apportées concernant la notion de piste d’audit fiable © FIDAL 3
  • 20. / Avant 2013 Quel contexte législatif ? Factures originales fiscalement admises Facture papier Facture électronique •EDI fiscal (liste récapitulative des factures + fichier des partenaires) •Signature électronique © FIDAL 4
  • 21. / Depuis le 01/01/2013 Contexte législatif •Principe de Liberté de choix dans le mode transmission des factures •Egalité de traitement entre les factures papiers et les factures électroniques Facture papier Facture électronique* = Authenticité de l’origine Intégrité du contenu Lisibilité de la facture Si * Pour les factures électroniques uniquement : acceptation du client © FIDAL 5
  • 22. / Conservation des documents : les obligations légales 6 Information à conserver Durée de conservation 3 ans 6 ans 10 ans Informations Livres et registres obligatoires Sur leur support original visées par les droits généraux de Autres établis sur support non informatique Sur tout support communication et de contrôle documents ou pièces établis sur support informatique Sur support informatique Sur tout support de l’administration justificatives ouvrant droit à déduction de TVA Sur leur support original Sur tout support Informations supplémentaires du fait qu’elles ont trait à l’informatique Autres informations données ou traitements informatiques non visés ci-dessus mais concourant directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l’élaboration des déclarations rendues obligatoires par le CGI Sur support informatique Aucune obligation de conservation Documentation informatique Sur leur support original © FIDAL
  • 23. / Les 3 voies de sécurisation des factures Voie 1 : •Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. Voie 2 : •Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Voie 3 : •Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts. © FIDAL 7
  • 24. La piste d’audit fiable [Voie 1] © FIDAL
  • 25. / La « piste d’audit fiable » Qui est concerné ? Tous le monde sauf : •Les assujettis ayant recours à la signature électronique conforme fiscalement •ou à l'EDI respectant toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI © FIDAL 9
  • 26. / Quels contrôles mettre en place ? Nature et modalités des contrôles à mettre en place : •L’ampleur des contrôles est déterminée par l’entreprise en fonction de sa propre organisation et de sa taille notamment •Soit les contrôles sont intégrés aux systèmes d’information •Soit réalisés sur papier ou manuellement © FIDAL 10
  • 27. / Objectif des contrôles documentés et permanents Objectifs affichés : •Garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture •Maitriser le fonctionnement du système d’émission, de transmission et de réception des factures •Garantir que les factures correspondent à la réalisation d’une opération effectivement réalisée © FIDAL 11
  • 28. / Objectif des contrôles documentés et permanents Concrètement … : •Etablir le lien entre une facture, justificatif comptable et fiscal, et la réalité de l'opération facturée •S’assurer que •la facture correspond à une opération économique, comptable et financière réelle •les opérations sont traitées dans le respect de la législation en vigueur •les risques significatifs, qu'ils soient opérationnels ou financiers sont pris en compte c'est-à-dire identifiés et maîtrisés © FIDAL 12
  • 29. / Qu’est-ce qu’une piste d’audit « fiable » ? La piste d'audit doit permettre : •De reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation •De garantir que la facture émise/reçue reflète l'opération qui a eu lieu, en permettant d'établir un lien entre la facture et la LB / PS qui la fonde •De justifier toute opération par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture © FIDAL 13
  • 30. La signature Electronique [Voie 2] © FIDAL
  • 31. / Facture électronique signée : comment ça marche ? © FIDAL Vérification de la signature par le client Fournisseur Client Facture Vérification de la signature avec la clé publique Vérification du Certificat Certificat numérique et clé publique Facture Facture n°112277 Vente de crayons Prix TVA Signature avec la clé privée du fournisseur ou de son mandataire Prévoir la lisibilité de la facture Archivage sécurisé de l’original + signature et restitution Archivage sécurisé de l’original + signature et restitution © FIDAL 15
  • 32. Echange de Données Informatisées (EDI) [Voie 3] 16 © FIDAL
  • 33. / Fournisseur Client Liste Récapitulative des factures Message facture + lisible Fichier des partenaires Liste Récapitulative des factures Message facture + lisible Fichier des partenaires Message Facture Structuré Archivage sécurisé et restitution Archivage sécurisé et restitution Facture dématérialisée/EDI : comment ça marche ? © FIDAL 17 Facture dématérialisée / EDI : comment ça marche ?
  • 34. Notre solution pour la mise en place de la piste d’audit fiable Directive 2010/2010/45/EU et BOFIP du 18/10/2013
  • 35. / Rappel : les 3 voies de sécurisation des factures (Directive 2010/45/EU, et BOIs du 18/10/2013) Voie 1 : Mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement. •Obligatoire depuis le 1er Janvier 2014 •Un document PDF simple, non signé, peut-être recevable dès lors qu’il existe une piste d’audit fiable le concernant. Voie 2 : Signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature. Voie 3 : Utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts. 19
  • 36. / Synthèse Les entreprises sont dans l’obligation d’avoir une « piste d’audit fiable » •Pour toutes les factures papier (numérisées ou pas) et électroniques non signées à partir du 1er janvier 2014 (voire même en 2013) La notion de piste d’audit fiable reste floue •Sa mise en oeuvre est différente selon les entreprises (taille, …) •Les contrôleurs seront tolérants avec les entreprises qui démarrent la mise en oeuvre en 2014 •Les contrôles en 2015 seront plus exigeants Il est urgent de s’en occuper ! 20
  • 37. / Exemple de contrôles pouvant être demandés Cartographie des applications informatiques impliquées dans le processus de facturation et les habilitations de sécurité y afférentes. Structures des fichiers utilisés et leur mode d'alimentation. Tables de codification des données et paramétrages utilisés. Modalités de stockage et d'archivage des données. Schéma de circulation des informations et les modalités d'échange et de validation des informations avec les tiers. Modalités d'injection des informations dans la comptabilité et les contrôles effectués pour s'assurer de leur cohérence (périodicité, étendue et nature). Liste des anomalies et les processus de correction des erreurs. 21
  • 38. / 22 La solution ITESOFT vis-à-vis des 3 voies Autres factures électroniques (non signées) Papier •Capture •Stockage •Lecture automatique •Vidéocodage •Rapprochement •Imputation et validation •Gestion des litiges •Comptabilisation dans l’ERP Traitements et Contrôles ALIMENTATION DE LA PISTE D’AUDIT DE LA FACTURE Factures électroniques signées EDI Fiscal Prestataire EDI Une grande partie des données nécessaires pour alimenter la piste d’audit fiable sont dans les bases de données de P2P Les données complémentaires (bon de commande, bon de livraison, …) peuvent facilement être associées à la facture Vérification de la validité de la signature et du certificat 1 2 3