Que conserver et combien de temps ? Comment mettre en place un système d’archivage électronique ? Après avoir procédé à l’archivage électronique, peut-on détruire les documents au format papier ? Que garder pour prouver l'effacement des données ? par Pauline LIMBREE et Anne-Valentine RENSONNET.

1. Archivage et destruction de documents :
comment s'y prendre ?
Pauline LIMBRÉE
Anne-Valentine RENSONNET

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Notre fil conducteur
Société immobilière :
 Volonté de recourir à
l’archivage électronique
 À quelles conditions ?
2

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Inquiétudes
Différentes obligations de conservation qui découlent du
:
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la
production d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-
elle ?
3

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Programme
1) Que conserver et combien de temps ?
2) Comment mettre en place un système d’archivage
électronique ?
3) Après avoir procédé à l’archivage électronique,
peut-on détruire les documents au format
papier ?
4) Comment détruire/effacer ?
4

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Enjeux de l’archivage électronique
Diminution espace de stockage
Classement et recherche facilités
Pas de risque de dégradation du
papier
MAIS
Lisibilité malgré l’écoulement du
temps
Sécurité malgré l’écoulement du temps
5

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Que conserver et combien de temps?
6

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Sondage
Est-ce que vous avez déjà adopté une
politique de conservation ?
• Oui
• Non
• C'est en cours
7

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RGPD = opportunité de régler aussi l’archivage
Réflexion globale
Sécurité:
Fuite de données à
caractère personnel
// fuite de données
financières/commer-
ciales confidentielles
Effacement:
limiter les coûts
8
Intérêt de
conserver
Délai de
conser-
vation
Sécurité

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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
9

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Obligations de conservation
Type de procédure Délai de prescription
Actions personnelles 10 ans
Actions réelles 10-30 ans
Actions en droit du travail 1 an
10

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Que faut-il garder malgré tout ?
Lorsque la responsabilité peut être engagée
Preuve du point de départ du délai de prescription
EX :
Facture de vente
Facture de clôture d’intervention par un avocat
Facture de travaux
Preuve de suspension/résiliation de couverture d’assurance
+ recommandé
11

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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
12

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Obligations de conservation
Obligation légale/réglementaire Durée de conservation Base légale
Documents comptables
Ex. livre journal unique, le livre
central, le livre d’inventaire
7 ans
Àpd 1er janvier de l’année qui suit
Article 6 loi du 17 juillet 1975
relative à la comptabilité des
entreprises
Preuve des revenus imposables
Documents TVA
Ex. Livres, facturiers, factures,
registres
7 ans Art. 315 C.I.R.
Article 60 du Code T.V.A.
Documents statutaires
et PV
5 ans après la clôture de la
liquidation de la société
Art. 2:102 CSA
Documents sociaux 5 ans à compter de la fin du
contrat de travail
Art. 25 AR 8 août 1980
Loi 3 juin 2007 si établis
électroniquements
Dans le secteur des hôpitaux :
dossier médical de chaque
patient
30 ans AR 3 mai 1999
Demande de prêt Jusqu’au remboursement total Art. VII.69 CDE
13
Pas de tableau de tri officiel

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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Une facture d’achats d’ordinateurs ?
5 ans ?
7 ans ?
10 ans ?
14

15. www.earlegal.be
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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Une facture de travaux ?
5 ans ?
7 ans ?
10 ans ?
15

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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Des images de vidéosurveillance ?
1 mois ?
6 mois ?
5 ans ?
16

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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Le contrat de travail d’un employé ?
1 an ?
5 ans ?
10 ans ?
17

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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Le CV et la lettre de motivation envoyé dans le cadre
d’une candidature spontanée ?
1 mois ?
6 mois ?
1 an ?
18

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Notre fil conducteur
Société immobilière :
 Identifier les documents à
archiver
 Déterminer la période durant
laquelle conserver chaque
type de document
19

20. Larcier / Lexing www.earlegal.be
Comment mettre en place
un système d’archivage électronique?
20

21. www.earlegal.be
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Sondage
Est-ce que vous pratiquez déjà l’archivage
électronique dans votre
entreprise/administration?
• Oui
• Non
• C'est en cours de réflexion
21

22. www.earlegal.be
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Notre fil conducteur
Société immobilière :
 Quelles sont les règles à
respecter ?
 Possible d’externaliser ?
22

23. www.earlegal.be
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Cadre européen
Règlement européen e-IDAS du 23 juillet 2014 sur l’identification
électronique et les services de confiance pour les transactions
électroniques au sein du marché intérieur
MAIS pas d’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
23

24. www.earlegal.be
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Cadre européen
Proposition de Règlement modifiant le Règlement eIDAS du 3 juin
2021
Archivage électronique qualifié est ajouté en tant que service de
confiance
24

25. www.earlegal.be
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Cadre belge
Loi belge « Digital Act » du 21 juillet 2016
transpose e-IDAS
y ajoute l’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
Livre XII « Droit de l’économique numérique » du Code de droit économique
En vigueur depuis 28 septembre 2016, sauf certains articles !
25

26. www.earlegal.be
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Doit-on tout archiver électroniquement ?
NON
Libre choix du support (papier ou électronique) par lequel on
pose des actes juridiques
(art. XII.25§1er du CDE)
Objectif du législateur :
cadre juridique ad hoc
pour conservation des données ayant une certaine utilité
juridique
26

27. www.earlegal.be
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Que recouvre le Digital Act ?
27
Quoi ?
• conservation de données
originairement
électroniques
• ou
• numérisation de
documents papiers
Qui ?
• par un « prestataire de
services de confiance »
• ou
• pour son propre compte
(en interne) par un
organisme :
• public
• ou privé

28. www.earlegal.be
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Pour son propre compte ?
2 critères cumulatifs :
Objet de l’activité principale :
l'activité principale de l’entreprise
n’a pas pour objet le service
d'archivage électronique lui-
même
Existence d’un intérêt ou pas à
l’égard des données ou du
document archivés.
28

29. www.earlegal.be
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Avantages respectifs
• Garder le
contrôle
• Pas de souci
de restitution
29
• Moindre coût
• Plus au fait
évolution
technologie
• Responsabilité du
prestataire
• Pas
nécessairement
compétences
inhouse

30. www.earlegal.be
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Deux degrés de protection – lequel choisir ?
30
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?

31. www.earlegal.be
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Archivage « simple » en externe
Quelles exigences ?
• Respecter législation données à caractère personnel
• Mesures techniques et organisationnelles pour gérer les risques liés à la
sécurité
• Pas de contrôle préalable par le SPF Economie
Moins de garantie de choisir un bon prestataire
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
Faute du prestataire à démontrer selon le droit commun
31

32. www.earlegal.be
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Archivage « simple » en interne
Aucune exigence
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
1. Documenter processus de numérisation et de conservation utilisés
pour pouvoir démontrer par la suite que intégrité
2. Respecter législation données à caractère personnel (le cas échéant)
• implique mesures techniques et organisationnelles
• notifier atteinte à la sécurité sous 72 h à l’Autorité de protection des
données
32

33. www.earlegal.be
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Archivage qualifié en externe
• Rapport d’un organisme d’évaluation
• Contrôle a priori du SPF Économie
• Audit tous les 24 mois
• Obligations en cas d’arrêt des activités/fin de contrat
• Prestataire est présumé responsable du dommage
résultant d’un manquement à ses obligations
33
Annexe I au Livre XII

34. www.earlegal.be
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Archivage qualifié en externe
Comment savoir quels sont les prestataires qualifiés?
1) Inscription sur la « liste de confiance »
34

35. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Archivage qualifié en externe
2) AR Normes
Arrêté royal du 29 mars 2019 fixant les numéros de référence des
normes applicables au service d’archivage électronique qualifié
Entré en vigueur depuis le 16 avril 2019
Objectif: fournir un outil au prestataire de service de confiance qui
souhaite offrir un service d’archivage électronique qualifié.
Non-contraignant
35

36. www.earlegal.be
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Arrêté royal Normes
36

37. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Archivage qualifié en interne
Dispenses :
Pas d’autorisation à obtenir
Pas d’audit tous les 24 mois
Pas d’inscription sur la liste de confiance
Absence de tout contrôle ? NON
rapport d’évaluation par un organisme accrédité
déclaration préalable contenant diverses
informations auprès de l’organe de contrôle
37

38. www.earlegal.be
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Différentes exigences
38
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Respect d’obligations
minimales
En interne Aucune exigence
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Obligations de qualité, de
sécurité, de contrôle, etc.
+ approbation préalable du
prestataire
En interne Régime allégé

39. www.earlegal.be
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Contrôle des prestataires de services d’archivage
Contrôle par le SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie
Chargé des taches de contrôle de tous les prestataires de services de
confiance, y compris le service d’archivage électronique
Possibilité de contrôle juridictionnel
39

40. Larcier / Lexing www.earlegal.be
Peut-on détruire tout le papier
accumulé ?
40

41. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Notre fil conducteur
La société immobilière peut-elle détruire
tout le papier accumulé ?
 Y a-t-il une obligation de l’original
papier ?
 En cas de litige, la copie numérique
suffit-elle ?
41

42. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
42

43. www.earlegal.be
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En cas de litige, la copie numérique suffit-elle?
Archivage simple
Principe de non-discrimination
Cf. art. XII.25 du CDE, § 4
Copies numériques peuvent être produites devant les
tribunaux
En cas de contestation : vous avez la charge de la preuve :
que le document est une copie fidèle
qu’il a été conservé dans des conditions de nature à assurer sa pérennité et
l’intégrité de son contenu
La copie n’a pas la valeur de l’original
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie
numérique peut facilement être contestée si archivage
simple (interne ou externe)
43

44. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
En cas de litige, la copie numérique suffit-elle?
Archivage qualifié
Présomption réfragable d’intégrité du contenu du document
électronique
Présomption réfragable de conformité entre l’original papier et
sa copie numérique
Cf. article XII.25 CDE, § 5 et 6 et art. 8.25 du nouveau Code civil
En cas de contestation, la charge de la preuve est renversée
La partie adverse doit prouver :
que la copie a subi des modifications au cours du processus
d’archivage
que la copie n’est pas fidèle et durable
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie
numérique suffit raisonnablement si archivage qualifié (interne
ou externe)
44

45. www.earlegal.be
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En cas de litige
45
•Principe de non discrimination :
• Effet juridique et recevabilité en justice du document
archivé ne peuvent être refusés au seul motif qu’il se
présente sous une forme électronique
• Le juge est obligé d’examiner le document électronique
service d’archivage
électronique
« simple »
• Présomption d’intégrité et de conformité
•  Simplicité de la preuve
service d’archivage
électronique
qualifié

46. www.earlegal.be
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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
46

47. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique qualifié (interne/
externe) : Oui
Présomption irréfragable de conformité à
l’original (XII.25, §6 CDE)
Obligation légale est présumée respectée, sans
pouvoir en apporter la preuve contraire
Destruction de l’original autorisée
47

48. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique simple (interne/
externe) :
• Si obligation de conservation « papier » prévue
expressément par loi/arrêté : Interdit !
Cf. art. XII.25 CDE, § 5, al. 3 (pas encore en vigueur mais
prudence)
48

49. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Tableau récapitulatif
49
Intégrité et conformité
de la copie
Respect de l’obligation
légale de conservation
Service
d’archivage
électronique
QUALIFIE
Par un prestataire
tiers Présomption réfragable
d’intégrité et de
conformité
Présomption irréfragable de
conformité
Destruction des originaux
autorisée
Pour son propre
compte
Service
d’archivage
électronique
SIMPLE
Par un prestataire
tiers
Principe de non
discrimination
Charge de la preuve
Pour son propre
compte

50. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Craintes de ne pas pouvoir récupérer les données ?
• En cours de contrat :
Interdiction pour le prestataire qualifié d’exercer un droit de rétention
des données
• A la fin du contrat ?
Prestataire qualifié doit interroger le client par recommandé sur le sort à
réserver aux données confiées
À défaut de réponse dans les 3 mois : destruction possible
Transfert vers prestataire suivant sous une forme lisible et exploitable
convenue
Si prestataire d’archivage « simple » : précautions contractuelles
50

51. www.earlegal.be
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Comment choisir le type d’archivage ?
51
Niveau de sécurité et de fiabilité que la société veut octroyer aux
documents/données à archiver
Considérations financières : service qualifié a priori plus onéreux en
raison des exigences plus lourdes à respecter
Volonté de détruire le papier (obligation/précaution)
Questions de responsabilité
Risques que la société est disposée à prendre

52. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Respect du RGPD lorsqu’on fait appel à un tiers ?
sous-traitants qui
présentent des garanties
suffisantes
 prestataire qualifié :
pas de soucis
52
Contrat écrit de sous-traitance
obligatoire
+ mentions contractuelles
obligatoires

53. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Respect du RGPD pour la localisation des données
53

54. Larcier / Lexing www.earlegal.be
Comment détruire / effacer ?
54

55. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Sondage
Est-ce que vous avez déjà mis en œuvre la
politique de conservation en effaçant les
données « obsolètes » ?
• Oui
• Non
• C'est en cours
55

56. www.earlegal.be
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Comment mettre en œuvre réellement la politique de
conservation ?
Automatiquement ?
Manuellement ?
1 fois par an ? / calendrier d’effacement ?
Qui est responsable ?
56

57. www.earlegal.be
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Recommandation relative aux techniques de nettoyage
de données et de destruction de supports de données
Recommandation 03/2020 de l’APD
57
Techniques de “nettoyage”existantes pour
supports (HD, SSD, papier,…) :
• Effacement
• Destruction

58. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Recommandation relative aux techniques de nettoyage
de données et de destruction de supports de données
58
Etapes du traitement
1. Politique (sécurité et confidentialité)
2. Inventaire
3. Analyse des risques
4. Mesures de sécurité
5. Evaluation
6. Documentation
Preuve de la bonne exécution

59. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Destruction - Trois niveaux de confidentialité
Objectif
Niveau de
confidentialité
Exemples de techniques
Clear
Empêcher une récupération
des données effectuée à l’aide
d’un logiciel
Modéré
- Réécriture (commandes
standards)
- Réinitialisation de
l’appareil ou du support
Purge
Empêcher une récupération
des données effectuée à l’aide
de techniques de laboratoire
avancées
Plus élevé
- Réécriture (commandes
dédiées/intégrées)
- Démagnétisation
- Effacement
cryptographique
Destroy
Destruction physique (absence
de réutilisation du support)
Le plus élevé
- Incinération
- Déchiquetage
- Broyage
- Désintégration
- Démagnétisation
59

60. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Comment détruire le papier accumulé ?
Techniques de type “destroy”
60

61. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Comment détruire le papier accumulé?
Autorité espagnole de protection des données, 5/7/21 :
RT se débarrassait de tous les papiers dans des poubelles
61
Х Violation du principe de
sécurité des données (article
32 du RGPD).

62. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Comment détruire les supports dématérialisés ?
Recours à des techniques d’effacement (clear et purge) et de
destruction du support (destroy)
Techniques d’effacement (voir Annexe A Recommandation)
Techniques de destruction qui n’endommagent que
partiellement le support
Techniques de désintégration en pièces
Techniques de destruction intégrale
Norme DIN 66399 (ISO/CEI 21964)
62

63. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Quid des supports sous contrat de leasing ?
Exemples :
• imprimantes/photocopieurs,
• infrastructure serveur chez le prestataire de service IT,
• cloud computing
• système de vidéosurveillance avec enregistrement
63
CONTRAT

64. www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Comment prouver la destruction ?
Principe de responsabilité (accountability) du RGPD
Quelles informations faut-il enregistrer/conserver?
- Preuve du bon déroulement du nettoyage et/ou de la destruction
- Technique utilisée (niveau de confidentialité/sécurité sélectionné)
Demander une attestation au sous-traitant
64

65. www.earlegal.be
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Cas particulier du droit à l’effacement (art. 17 RGPD)
Pouvoir prouver l’effacement,
mais aussi pouvoir prouver que le traitement était licite
auparavant (Ex : preuve du consentement)
Ni le RGPD, ni les lignes directrices du CEPD ne disent comment
Décisions d’Autorités de protection des données
Suède:
Droit de conserver la preuve de la suppression des données
Belgique (décision 87/2021) :
Si une demande porte sur l’exercice de plusieurs droits, dont le droit
à l’effacement : Y donner suite avant d’effacer les données.
65

66. Au plaisir de vous revoir lors d'une
prochaine formation
Prochaine formation : 10 décembre 2021 - earlegal - Cyberattaque -
Comment se préparer et bien s'assurer ?
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