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Archivage et destruction de documents :
comment s'y prendre ?
Pauline LIMBRÉE
Anne-Valentine RENSONNET
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Larcier / Lexing
Notre fil conducteur
Société immobilière :
 Volonté de recourir à
l’archivage électronique
 À quelles conditions ?
2
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Inquiétudes
Différentes obligations de conservation qui découlent du
:
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la
production d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-
elle ?
3
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Programme
1) Que conserver et combien de temps ?
2) Comment mettre en place un système d’archivage
électronique ?
3) Après avoir procédé à l’archivage électronique,
peut-on détruire les documents au format
papier ?
4) Comment détruire/effacer ?
4
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Enjeux de l’archivage électronique
Diminution espace de stockage
Classement et recherche facilités
Pas de risque de dégradation du
papier
MAIS
Lisibilité malgré l’écoulement du
temps
Sécurité malgré l’écoulement du temps
5
Larcier / Lexing www.earlegal.be
Que conserver et combien de temps?
6
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Sondage
Est-ce que vous avez déjà adopté une
politique de conservation ?
• Oui
• Non
• C'est en cours
7
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RGPD = opportunité de régler aussi l’archivage
Réflexion globale
Sécurité:
Fuite de données à
caractère personnel
// fuite de données
financières/commer-
ciales confidentielles
Effacement:
limiter les coûts
8
Intérêt de
conserver
Délai de
conser-
vation
Sécurité
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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
9
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Obligations de conservation
Type de procédure Délai de prescription
Actions personnelles 10 ans
Actions réelles 10-30 ans
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10
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Que faut-il garder malgré tout ?
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Preuve du point de départ du délai de prescription
EX :
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Preuve de suspension/résiliation de couverture d’assurance
+ recommandé
11
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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
12
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Obligations de conservation
Obligation légale/réglementaire Durée de conservation Base légale
Documents comptables
Ex. livre journal unique, le livre
central, le livre d’inventaire
7 ans
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Article 6 loi du 17 juillet 1975
relative à la comptabilité des
entreprises
Preuve des revenus imposables
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Ex. Livres, facturiers, factures,
registres
7 ans Art. 315 C.I.R.
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liquidation de la société
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contrat de travail
Art. 25 AR 8 août 1980
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électroniquements
Dans le secteur des hôpitaux :
dossier médical de chaque
patient
30 ans AR 3 mai 1999
Demande de prêt Jusqu’au remboursement total Art. VII.69 CDE
13
Pas de tableau de tri officiel
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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
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14
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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
Une facture de travaux ?
5 ans ?
7 ans ?
10 ans ?
15
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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
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Combien de temps une entreprise devrait-
elle conserver :
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Combien de temps une entreprise devrait-
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1 an ?
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Société immobilière :
 Identifier les documents à
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laquelle conserver chaque
type de document
19
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Comment mettre en place
un système d’archivage électronique?
20
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Sondage
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électronique dans votre
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21
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Société immobilière :
 Quelles sont les règles à
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22
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Cadre européen
Règlement européen e-IDAS du 23 juillet 2014 sur l’identification
électronique et les services de confiance pour les transactions
électroniques au sein du marché intérieur
MAIS pas d’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
23
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Cadre européen
Proposition de Règlement modifiant le Règlement eIDAS du 3 juin
2021
Archivage électronique qualifié est ajouté en tant que service de
confiance
24
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Cadre belge
Loi belge « Digital Act » du 21 juillet 2016
transpose e-IDAS
y ajoute l’encadrement juridique du service d’archivage
électronique
Livre XII « Droit de l’économique numérique » du Code de droit économique
En vigueur depuis 28 septembre 2016, sauf certains articles !
25
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Doit-on tout archiver électroniquement ?
NON
Libre choix du support (papier ou électronique) par lequel on
pose des actes juridiques
(art. XII.25§1er du CDE)
Objectif du législateur :
cadre juridique ad hoc
pour conservation des données ayant une certaine utilité
juridique
26
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Que recouvre le Digital Act ?
27
Quoi ?
• conservation de données
originairement
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• ou
• numérisation de
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Qui ?
• par un « prestataire de
services de confiance »
• ou
• pour son propre compte
(en interne) par un
organisme :
• public
• ou privé
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Pour son propre compte ?
2 critères cumulatifs :
Objet de l’activité principale :
l'activité principale de l’entreprise
n’a pas pour objet le service
d'archivage électronique lui-
même
Existence d’un intérêt ou pas à
l’égard des données ou du
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28
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Avantages respectifs
• Garder le
contrôle
• Pas de souci
de restitution
29
• Moindre coût
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évolution
technologie
• Responsabilité du
prestataire
• Pas
nécessairement
compétences
inhouse
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Deux degrés de protection – lequel choisir ?
30
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Conditions ?
En interne Conditions ?
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Archivage « simple » en externe
Quelles exigences ?
• Respecter législation données à caractère personnel
• Mesures techniques et organisationnelles pour gérer les risques liés à la
sécurité
• Pas de contrôle préalable par le SPF Economie
Moins de garantie de choisir un bon prestataire
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
Faute du prestataire à démontrer selon le droit commun
31
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Archivage « simple » en interne
Aucune exigence
Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique
1. Documenter processus de numérisation et de conservation utilisés
pour pouvoir démontrer par la suite que intégrité
2. Respecter législation données à caractère personnel (le cas échéant)
• implique mesures techniques et organisationnelles
• notifier atteinte à la sécurité sous 72 h à l’Autorité de protection des
données
32
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Archivage qualifié en externe
• Rapport d’un organisme d’évaluation
• Contrôle a priori du SPF Économie
• Audit tous les 24 mois
• Obligations en cas d’arrêt des activités/fin de contrat
• Prestataire est présumé responsable du dommage
résultant d’un manquement à ses obligations
33
Annexe I au Livre XII
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Archivage qualifié en externe
Comment savoir quels sont les prestataires qualifiés?
1) Inscription sur la « liste de confiance »
34
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Larcier / Lexing
Archivage qualifié en externe
2) AR Normes
Arrêté royal du 29 mars 2019 fixant les numéros de référence des
normes applicables au service d’archivage électronique qualifié
Entré en vigueur depuis le 16 avril 2019
Objectif: fournir un outil au prestataire de service de confiance qui
souhaite offrir un service d’archivage électronique qualifié.
Non-contraignant
35
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Arrêté royal Normes
36
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Archivage qualifié en interne
Dispenses :
Pas d’autorisation à obtenir
Pas d’audit tous les 24 mois
Pas d’inscription sur la liste de confiance
Absence de tout contrôle ? NON
rapport d’évaluation par un organisme accrédité
déclaration préalable contenant diverses
informations auprès de l’organe de contrôle
37
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Différentes exigences
38
Archivage
électronique
SIMPLE
art I.18, 17° CDE
Par un
prestataire
Respect d’obligations
minimales
En interne Aucune exigence
Archivage
électronique
QUALIFIE
art. XII.28, § 2 CDE
Par un
prestataire
Obligations de qualité, de
sécurité, de contrôle, etc.
+ approbation préalable du
prestataire
En interne Régime allégé
www.earlegal.be
Larcier / Lexing
Contrôle des prestataires de services d’archivage
Contrôle par le SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie
Chargé des taches de contrôle de tous les prestataires de services de
confiance, y compris le service d’archivage électronique
Possibilité de contrôle juridictionnel
39
Larcier / Lexing www.earlegal.be
Peut-on détruire tout le papier
accumulé ?
40
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Notre fil conducteur
La société immobilière peut-elle détruire
tout le papier accumulé ?
 Y a-t-il une obligation de l’original
papier ?
 En cas de litige, la copie numérique
suffit-elle ?
41
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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 La conservation de la copie numérique suffit-elle ?
42
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Larcier / Lexing
En cas de litige, la copie numérique suffit-elle?
Archivage simple
Principe de non-discrimination
Cf. art. XII.25 du CDE, § 4
Copies numériques peuvent être produites devant les
tribunaux
En cas de contestation : vous avez la charge de la preuve :
que le document est une copie fidèle
qu’il a été conservé dans des conditions de nature à assurer sa pérennité et
l’intégrité de son contenu
La copie n’a pas la valeur de l’original
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie
numérique peut facilement être contestée si archivage
simple (interne ou externe)
43
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En cas de litige, la copie numérique suffit-elle?
Archivage qualifié
Présomption réfragable d’intégrité du contenu du document
électronique
Présomption réfragable de conformité entre l’original papier et
sa copie numérique
Cf. article XII.25 CDE, § 5 et 6 et art. 8.25 du nouveau Code civil
En cas de contestation, la charge de la preuve est renversée
La partie adverse doit prouver :
que la copie a subi des modifications au cours du processus
d’archivage
que la copie n’est pas fidèle et durable
 Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie
numérique suffit raisonnablement si archivage qualifié (interne
ou externe)
44
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En cas de litige
45
•Principe de non discrimination :
• Effet juridique et recevabilité en justice du document
archivé ne peuvent être refusés au seul motif qu’il se
présente sous une forme électronique
• Le juge est obligé d’examiner le document électronique
service d’archivage
électronique
« simple »
• Présomption d’intégrité et de conformité
•  Simplicité de la preuve
service d’archivage
électronique
qualifié
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Points d’attention
Différentes obligations de conservation qui découlent du :
droit judiciaire
droit de la preuve
 Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production
d’une copie numérique ?
droit économique,
droit des sociétés,
droit fiscal,
droit comptable,
droit du travail et de la sécurité sociale.
 Face à une obligation légale, la conservation de la copie
numérique suffit-elle ?
46
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Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique qualifié (interne/
externe) : Oui
Présomption irréfragable de conformité à
l’original (XII.25, §6 CDE)
Obligation légale est présumée respectée, sans
pouvoir en apporter la preuve contraire
Destruction de l’original autorisée
47
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Quid de la destruction des originaux papier ?
Si archivage électronique simple (interne/
externe) :
• Si obligation de conservation « papier » prévue
expressément par loi/arrêté : Interdit !
Cf. art. XII.25 CDE, § 5, al. 3 (pas encore en vigueur mais
prudence)
48
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Tableau récapitulatif
49
Intégrité et conformité
de la copie
Respect de l’obligation
légale de conservation
Service
d’archivage
électronique
QUALIFIE
Par un prestataire
tiers Présomption réfragable
d’intégrité et de
conformité
Présomption irréfragable de
conformité
Destruction des originaux
autorisée
Pour son propre
compte
Service
d’archivage
électronique
SIMPLE
Par un prestataire
tiers
Principe de non
discrimination
Charge de la preuve
Pour son propre
compte
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Larcier / Lexing
Craintes de ne pas pouvoir récupérer les données ?
• En cours de contrat :
Interdiction pour le prestataire qualifié d’exercer un droit de rétention
des données
• A la fin du contrat ?
Prestataire qualifié doit interroger le client par recommandé sur le sort à
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convenue
Si prestataire d’archivage « simple » : précautions contractuelles
50
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Comment choisir le type d’archivage ?
51
Niveau de sécurité et de fiabilité que la société veut octroyer aux
documents/données à archiver
Considérations financières : service qualifié a priori plus onéreux en
raison des exigences plus lourdes à respecter
Volonté de détruire le papier (obligation/précaution)
Questions de responsabilité
Risques que la société est disposée à prendre
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Respect du RGPD lorsqu’on fait appel à un tiers ?
sous-traitants qui
présentent des garanties
suffisantes
 prestataire qualifié :
pas de soucis
52
Contrat écrit de sous-traitance
obligatoire
+ mentions contractuelles
obligatoires
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Respect du RGPD pour la localisation des données
53
Larcier / Lexing www.earlegal.be
Comment détruire / effacer ?
54
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Sondage
Est-ce que vous avez déjà mis en œuvre la
politique de conservation en effaçant les
données « obsolètes » ?
• Oui
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55
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Comment mettre en œuvre réellement la politique de
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Manuellement ?
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Qui est responsable ?
56
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Recommandation relative aux techniques de nettoyage
de données et de destruction de supports de données
Recommandation 03/2020 de l’APD
57
Techniques de “nettoyage”existantes pour
supports (HD, SSD, papier,…) :
• Effacement
• Destruction
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Recommandation relative aux techniques de nettoyage
de données et de destruction de supports de données
58
Etapes du traitement
1. Politique (sécurité et confidentialité)
2. Inventaire
3. Analyse des risques
4. Mesures de sécurité
5. Evaluation
6. Documentation
Preuve de la bonne exécution
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Destruction - Trois niveaux de confidentialité
Objectif
Niveau de
confidentialité
Exemples de techniques
Clear
Empêcher une récupération
des données effectuée à l’aide
d’un logiciel
Modéré
- Réécriture (commandes
standards)
- Réinitialisation de
l’appareil ou du support
Purge
Empêcher une récupération
des données effectuée à l’aide
de techniques de laboratoire
avancées
Plus élevé
- Réécriture (commandes
dédiées/intégrées)
- Démagnétisation
- Effacement
cryptographique
Destroy
Destruction physique (absence
de réutilisation du support)
Le plus élevé
- Incinération
- Déchiquetage
- Broyage
- Désintégration
- Démagnétisation
59
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Larcier / Lexing
Comment détruire le papier accumulé ?
Techniques de type “destroy”
60
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Larcier / Lexing
Comment détruire le papier accumulé?
Autorité espagnole de protection des données, 5/7/21 :
RT se débarrassait de tous les papiers dans des poubelles
61
Х Violation du principe de
sécurité des données (article
32 du RGPD).
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Larcier / Lexing
Comment détruire les supports dématérialisés ?
Recours à des techniques d’effacement (clear et purge) et de
destruction du support (destroy)
Techniques d’effacement (voir Annexe A Recommandation)
Techniques de destruction qui n’endommagent que
partiellement le support
Techniques de désintégration en pièces
Techniques de destruction intégrale
Norme DIN 66399 (ISO/CEI 21964)
62
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Quid des supports sous contrat de leasing ?
Exemples :
• imprimantes/photocopieurs,
• infrastructure serveur chez le prestataire de service IT,
• cloud computing
• système de vidéosurveillance avec enregistrement
63
CONTRAT
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Comment prouver la destruction ?
Principe de responsabilité (accountability) du RGPD
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- Technique utilisée (niveau de confidentialité/sécurité sélectionné)
Demander une attestation au sous-traitant
64
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Cas particulier du droit à l’effacement (art. 17 RGPD)
Pouvoir prouver l’effacement,
mais aussi pouvoir prouver que le traitement était licite
auparavant (Ex : preuve du consentement)
Ni le RGPD, ni les lignes directrices du CEPD ne disent comment
Décisions d’Autorités de protection des données
Suède:
Droit de conserver la preuve de la suppression des données
Belgique (décision 87/2021) :
Si une demande porte sur l’exercice de plusieurs droits, dont le droit
à l’effacement : Y donner suite avant d’effacer les données.
65
Au plaisir de vous revoir lors d'une
prochaine formation
Prochaine formation : 10 décembre 2021 - earlegal - Cyberattaque -
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earlegal #9 - Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ?

  • 1. Archivage et destruction de documents : comment s'y prendre ? Pauline LIMBRÉE Anne-Valentine RENSONNET
  • 2. www.earlegal.be Larcier / Lexing Notre fil conducteur Société immobilière :  Volonté de recourir à l’archivage électronique  À quelles conditions ? 2
  • 3. www.earlegal.be Larcier / Lexing Inquiétudes Différentes obligations de conservation qui découlent du : droit judiciaire droit de la preuve  Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production d’une copie numérique ? droit économique, droit des sociétés, droit fiscal, droit comptable, droit du travail et de la sécurité sociale.  La conservation de la copie numérique suffit- elle ? 3
  • 4. www.earlegal.be Larcier / Lexing Programme 1) Que conserver et combien de temps ? 2) Comment mettre en place un système d’archivage électronique ? 3) Après avoir procédé à l’archivage électronique, peut-on détruire les documents au format papier ? 4) Comment détruire/effacer ? 4
  • 5. www.earlegal.be Larcier / Lexing Enjeux de l’archivage électronique Diminution espace de stockage Classement et recherche facilités Pas de risque de dégradation du papier MAIS Lisibilité malgré l’écoulement du temps Sécurité malgré l’écoulement du temps 5
  • 6. Larcier / Lexing www.earlegal.be Que conserver et combien de temps? 6
  • 7. www.earlegal.be Larcier / Lexing Sondage Est-ce que vous avez déjà adopté une politique de conservation ? • Oui • Non • C'est en cours 7
  • 8. www.earlegal.be Larcier / Lexing RGPD = opportunité de régler aussi l’archivage Réflexion globale Sécurité: Fuite de données à caractère personnel // fuite de données financières/commer- ciales confidentielles Effacement: limiter les coûts 8 Intérêt de conserver Délai de conser- vation Sécurité
  • 9. www.earlegal.be Larcier / Lexing Points d’attention Différentes obligations de conservation qui découlent du : droit judiciaire droit de la preuve  Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production d’une copie numérique ? droit économique, droit des sociétés, droit fiscal, droit comptable, droit du travail et de la sécurité sociale.  La conservation de la copie numérique suffit-elle ? 9
  • 10. www.earlegal.be Larcier / Lexing Obligations de conservation Type de procédure Délai de prescription Actions personnelles 10 ans Actions réelles 10-30 ans Actions en droit du travail 1 an 10
  • 11. www.earlegal.be Larcier / Lexing Que faut-il garder malgré tout ? Lorsque la responsabilité peut être engagée Preuve du point de départ du délai de prescription EX : Facture de vente Facture de clôture d’intervention par un avocat Facture de travaux Preuve de suspension/résiliation de couverture d’assurance + recommandé 11
  • 12. www.earlegal.be Larcier / Lexing Points d’attention Différentes obligations de conservation qui découlent du : droit judiciaire droit de la preuve  Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production d’une copie numérique ? droit économique, droit des sociétés, droit fiscal, droit comptable, droit du travail et de la sécurité sociale.  Face à une obligation légale, la conservation de la copie numérique suffit-elle ? 12
  • 13. www.earlegal.be Larcier / Lexing Obligations de conservation Obligation légale/réglementaire Durée de conservation Base légale Documents comptables Ex. livre journal unique, le livre central, le livre d’inventaire 7 ans Àpd 1er janvier de l’année qui suit Article 6 loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises Preuve des revenus imposables Documents TVA Ex. Livres, facturiers, factures, registres 7 ans Art. 315 C.I.R. Article 60 du Code T.V.A. Documents statutaires et PV 5 ans après la clôture de la liquidation de la société Art. 2:102 CSA Documents sociaux 5 ans à compter de la fin du contrat de travail Art. 25 AR 8 août 1980 Loi 3 juin 2007 si établis électroniquements Dans le secteur des hôpitaux : dossier médical de chaque patient 30 ans AR 3 mai 1999 Demande de prêt Jusqu’au remboursement total Art. VII.69 CDE 13 Pas de tableau de tri officiel
  • 14. www.earlegal.be Larcier / Lexing Combien de temps une entreprise devrait- elle conserver : Une facture d’achats d’ordinateurs ? 5 ans ? 7 ans ? 10 ans ? 14
  • 15. www.earlegal.be Larcier / Lexing Combien de temps une entreprise devrait- elle conserver : Une facture de travaux ? 5 ans ? 7 ans ? 10 ans ? 15
  • 16. www.earlegal.be Larcier / Lexing Combien de temps une entreprise devrait- elle conserver : Des images de vidéosurveillance ? 1 mois ? 6 mois ? 5 ans ? 16
  • 17. www.earlegal.be Larcier / Lexing Combien de temps une entreprise devrait- elle conserver : Le contrat de travail d’un employé ? 1 an ? 5 ans ? 10 ans ? 17
  • 18. www.earlegal.be Larcier / Lexing Combien de temps une entreprise devrait- elle conserver : Le CV et la lettre de motivation envoyé dans le cadre d’une candidature spontanée ? 1 mois ? 6 mois ? 1 an ? 18
  • 19. www.earlegal.be Larcier / Lexing Notre fil conducteur Société immobilière :  Identifier les documents à archiver  Déterminer la période durant laquelle conserver chaque type de document 19
  • 20. Larcier / Lexing www.earlegal.be Comment mettre en place un système d’archivage électronique? 20
  • 21. www.earlegal.be Larcier / Lexing Sondage Est-ce que vous pratiquez déjà l’archivage électronique dans votre entreprise/administration? • Oui • Non • C'est en cours de réflexion 21
  • 22. www.earlegal.be Larcier / Lexing Notre fil conducteur Société immobilière :  Quelles sont les règles à respecter ?  Possible d’externaliser ? 22
  • 23. www.earlegal.be Larcier / Lexing Cadre européen Règlement européen e-IDAS du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur MAIS pas d’encadrement juridique du service d’archivage électronique 23
  • 24. www.earlegal.be Larcier / Lexing Cadre européen Proposition de Règlement modifiant le Règlement eIDAS du 3 juin 2021 Archivage électronique qualifié est ajouté en tant que service de confiance 24
  • 25. www.earlegal.be Larcier / Lexing Cadre belge Loi belge « Digital Act » du 21 juillet 2016 transpose e-IDAS y ajoute l’encadrement juridique du service d’archivage électronique Livre XII « Droit de l’économique numérique » du Code de droit économique En vigueur depuis 28 septembre 2016, sauf certains articles ! 25
  • 26. www.earlegal.be Larcier / Lexing Doit-on tout archiver électroniquement ? NON Libre choix du support (papier ou électronique) par lequel on pose des actes juridiques (art. XII.25§1er du CDE) Objectif du législateur : cadre juridique ad hoc pour conservation des données ayant une certaine utilité juridique 26
  • 27. www.earlegal.be Larcier / Lexing Que recouvre le Digital Act ? 27 Quoi ? • conservation de données originairement électroniques • ou • numérisation de documents papiers Qui ? • par un « prestataire de services de confiance » • ou • pour son propre compte (en interne) par un organisme : • public • ou privé
  • 28. www.earlegal.be Larcier / Lexing Pour son propre compte ? 2 critères cumulatifs : Objet de l’activité principale : l'activité principale de l’entreprise n’a pas pour objet le service d'archivage électronique lui- même Existence d’un intérêt ou pas à l’égard des données ou du document archivés. 28
  • 29. www.earlegal.be Larcier / Lexing Avantages respectifs • Garder le contrôle • Pas de souci de restitution 29 • Moindre coût • Plus au fait évolution technologie • Responsabilité du prestataire • Pas nécessairement compétences inhouse
  • 30. www.earlegal.be Larcier / Lexing Deux degrés de protection – lequel choisir ? 30 Archivage électronique SIMPLE art I.18, 17° CDE Par un prestataire Conditions ? En interne Conditions ? Archivage électronique QUALIFIE art. XII.28, § 2 CDE Par un prestataire Conditions ? En interne Conditions ?
  • 31. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage « simple » en externe Quelles exigences ? • Respecter législation données à caractère personnel • Mesures techniques et organisationnelles pour gérer les risques liés à la sécurité • Pas de contrôle préalable par le SPF Economie Moins de garantie de choisir un bon prestataire Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique Faute du prestataire à démontrer selon le droit commun 31
  • 32. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage « simple » en interne Aucune exigence Moins de sécurité juridique quant à valeur de l’archive numérique 1. Documenter processus de numérisation et de conservation utilisés pour pouvoir démontrer par la suite que intégrité 2. Respecter législation données à caractère personnel (le cas échéant) • implique mesures techniques et organisationnelles • notifier atteinte à la sécurité sous 72 h à l’Autorité de protection des données 32
  • 33. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage qualifié en externe • Rapport d’un organisme d’évaluation • Contrôle a priori du SPF Économie • Audit tous les 24 mois • Obligations en cas d’arrêt des activités/fin de contrat • Prestataire est présumé responsable du dommage résultant d’un manquement à ses obligations 33 Annexe I au Livre XII
  • 34. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage qualifié en externe Comment savoir quels sont les prestataires qualifiés? 1) Inscription sur la « liste de confiance » 34
  • 35. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage qualifié en externe 2) AR Normes Arrêté royal du 29 mars 2019 fixant les numéros de référence des normes applicables au service d’archivage électronique qualifié Entré en vigueur depuis le 16 avril 2019 Objectif: fournir un outil au prestataire de service de confiance qui souhaite offrir un service d’archivage électronique qualifié. Non-contraignant 35
  • 37. www.earlegal.be Larcier / Lexing Archivage qualifié en interne Dispenses : Pas d’autorisation à obtenir Pas d’audit tous les 24 mois Pas d’inscription sur la liste de confiance Absence de tout contrôle ? NON rapport d’évaluation par un organisme accrédité déclaration préalable contenant diverses informations auprès de l’organe de contrôle 37
  • 38. www.earlegal.be Larcier / Lexing Différentes exigences 38 Archivage électronique SIMPLE art I.18, 17° CDE Par un prestataire Respect d’obligations minimales En interne Aucune exigence Archivage électronique QUALIFIE art. XII.28, § 2 CDE Par un prestataire Obligations de qualité, de sécurité, de contrôle, etc. + approbation préalable du prestataire En interne Régime allégé
  • 39. www.earlegal.be Larcier / Lexing Contrôle des prestataires de services d’archivage Contrôle par le SPF Economie, PME, Classes moyennes et Energie Chargé des taches de contrôle de tous les prestataires de services de confiance, y compris le service d’archivage électronique Possibilité de contrôle juridictionnel 39
  • 40. Larcier / Lexing www.earlegal.be Peut-on détruire tout le papier accumulé ? 40
  • 41. www.earlegal.be Larcier / Lexing Notre fil conducteur La société immobilière peut-elle détruire tout le papier accumulé ?  Y a-t-il une obligation de l’original papier ?  En cas de litige, la copie numérique suffit-elle ? 41
  • 42. www.earlegal.be Larcier / Lexing Points d’attention Différentes obligations de conservation qui découlent du : droit judiciaire droit de la preuve  Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production d’une copie numérique ? droit économique, droit des sociétés, droit fiscal, droit comptable, droit du travail et de la sécurité sociale.  La conservation de la copie numérique suffit-elle ? 42
  • 43. www.earlegal.be Larcier / Lexing En cas de litige, la copie numérique suffit-elle? Archivage simple Principe de non-discrimination Cf. art. XII.25 du CDE, § 4 Copies numériques peuvent être produites devant les tribunaux En cas de contestation : vous avez la charge de la preuve : que le document est une copie fidèle qu’il a été conservé dans des conditions de nature à assurer sa pérennité et l’intégrité de son contenu La copie n’a pas la valeur de l’original  Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie numérique peut facilement être contestée si archivage simple (interne ou externe) 43
  • 44. www.earlegal.be Larcier / Lexing En cas de litige, la copie numérique suffit-elle? Archivage qualifié Présomption réfragable d’intégrité du contenu du document électronique Présomption réfragable de conformité entre l’original papier et sa copie numérique Cf. article XII.25 CDE, § 5 et 6 et art. 8.25 du nouveau Code civil En cas de contestation, la charge de la preuve est renversée La partie adverse doit prouver : que la copie a subi des modifications au cours du processus d’archivage que la copie n’est pas fidèle et durable  Dans le cadre d’un litige, la production d’une copie numérique suffit raisonnablement si archivage qualifié (interne ou externe) 44
  • 45. www.earlegal.be Larcier / Lexing En cas de litige 45 •Principe de non discrimination : • Effet juridique et recevabilité en justice du document archivé ne peuvent être refusés au seul motif qu’il se présente sous une forme électronique • Le juge est obligé d’examiner le document électronique service d’archivage électronique « simple » • Présomption d’intégrité et de conformité •  Simplicité de la preuve service d’archivage électronique qualifié
  • 46. www.earlegal.be Larcier / Lexing Points d’attention Différentes obligations de conservation qui découlent du : droit judiciaire droit de la preuve  Dans le cadre d’un litige, problème lors de la production d’une copie numérique ? droit économique, droit des sociétés, droit fiscal, droit comptable, droit du travail et de la sécurité sociale.  Face à une obligation légale, la conservation de la copie numérique suffit-elle ? 46
  • 47. www.earlegal.be Larcier / Lexing Quid de la destruction des originaux papier ? Si archivage électronique qualifié (interne/ externe) : Oui Présomption irréfragable de conformité à l’original (XII.25, §6 CDE) Obligation légale est présumée respectée, sans pouvoir en apporter la preuve contraire Destruction de l’original autorisée 47
  • 48. www.earlegal.be Larcier / Lexing Quid de la destruction des originaux papier ? Si archivage électronique simple (interne/ externe) : • Si obligation de conservation « papier » prévue expressément par loi/arrêté : Interdit ! Cf. art. XII.25 CDE, § 5, al. 3 (pas encore en vigueur mais prudence) 48
  • 49. www.earlegal.be Larcier / Lexing Tableau récapitulatif 49 Intégrité et conformité de la copie Respect de l’obligation légale de conservation Service d’archivage électronique QUALIFIE Par un prestataire tiers Présomption réfragable d’intégrité et de conformité Présomption irréfragable de conformité Destruction des originaux autorisée Pour son propre compte Service d’archivage électronique SIMPLE Par un prestataire tiers Principe de non discrimination Charge de la preuve Pour son propre compte
  • 50. www.earlegal.be Larcier / Lexing Craintes de ne pas pouvoir récupérer les données ? • En cours de contrat : Interdiction pour le prestataire qualifié d’exercer un droit de rétention des données • A la fin du contrat ? Prestataire qualifié doit interroger le client par recommandé sur le sort à réserver aux données confiées À défaut de réponse dans les 3 mois : destruction possible Transfert vers prestataire suivant sous une forme lisible et exploitable convenue Si prestataire d’archivage « simple » : précautions contractuelles 50
  • 51. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment choisir le type d’archivage ? 51 Niveau de sécurité et de fiabilité que la société veut octroyer aux documents/données à archiver Considérations financières : service qualifié a priori plus onéreux en raison des exigences plus lourdes à respecter Volonté de détruire le papier (obligation/précaution) Questions de responsabilité Risques que la société est disposée à prendre
  • 52. www.earlegal.be Larcier / Lexing Respect du RGPD lorsqu’on fait appel à un tiers ? sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes  prestataire qualifié : pas de soucis 52 Contrat écrit de sous-traitance obligatoire + mentions contractuelles obligatoires
  • 53. www.earlegal.be Larcier / Lexing Respect du RGPD pour la localisation des données 53
  • 54. Larcier / Lexing www.earlegal.be Comment détruire / effacer ? 54
  • 55. www.earlegal.be Larcier / Lexing Sondage Est-ce que vous avez déjà mis en œuvre la politique de conservation en effaçant les données « obsolètes » ? • Oui • Non • C'est en cours 55
  • 56. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment mettre en œuvre réellement la politique de conservation ? Automatiquement ? Manuellement ? 1 fois par an ? / calendrier d’effacement ? Qui est responsable ? 56
  • 57. www.earlegal.be Larcier / Lexing Recommandation relative aux techniques de nettoyage de données et de destruction de supports de données Recommandation 03/2020 de l’APD 57 Techniques de “nettoyage”existantes pour supports (HD, SSD, papier,…) : • Effacement • Destruction
  • 58. www.earlegal.be Larcier / Lexing Recommandation relative aux techniques de nettoyage de données et de destruction de supports de données 58 Etapes du traitement 1. Politique (sécurité et confidentialité) 2. Inventaire 3. Analyse des risques 4. Mesures de sécurité 5. Evaluation 6. Documentation Preuve de la bonne exécution
  • 59. www.earlegal.be Larcier / Lexing Destruction - Trois niveaux de confidentialité Objectif Niveau de confidentialité Exemples de techniques Clear Empêcher une récupération des données effectuée à l’aide d’un logiciel Modéré - Réécriture (commandes standards) - Réinitialisation de l’appareil ou du support Purge Empêcher une récupération des données effectuée à l’aide de techniques de laboratoire avancées Plus élevé - Réécriture (commandes dédiées/intégrées) - Démagnétisation - Effacement cryptographique Destroy Destruction physique (absence de réutilisation du support) Le plus élevé - Incinération - Déchiquetage - Broyage - Désintégration - Démagnétisation 59
  • 60. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment détruire le papier accumulé ? Techniques de type “destroy” 60
  • 61. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment détruire le papier accumulé? Autorité espagnole de protection des données, 5/7/21 : RT se débarrassait de tous les papiers dans des poubelles 61 Х Violation du principe de sécurité des données (article 32 du RGPD).
  • 62. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment détruire les supports dématérialisés ? Recours à des techniques d’effacement (clear et purge) et de destruction du support (destroy) Techniques d’effacement (voir Annexe A Recommandation) Techniques de destruction qui n’endommagent que partiellement le support Techniques de désintégration en pièces Techniques de destruction intégrale Norme DIN 66399 (ISO/CEI 21964) 62
  • 63. www.earlegal.be Larcier / Lexing Quid des supports sous contrat de leasing ? Exemples : • imprimantes/photocopieurs, • infrastructure serveur chez le prestataire de service IT, • cloud computing • système de vidéosurveillance avec enregistrement 63 CONTRAT
  • 64. www.earlegal.be Larcier / Lexing Comment prouver la destruction ? Principe de responsabilité (accountability) du RGPD Quelles informations faut-il enregistrer/conserver? - Preuve du bon déroulement du nettoyage et/ou de la destruction - Technique utilisée (niveau de confidentialité/sécurité sélectionné) Demander une attestation au sous-traitant 64
  • 65. www.earlegal.be Larcier / Lexing Cas particulier du droit à l’effacement (art. 17 RGPD) Pouvoir prouver l’effacement, mais aussi pouvoir prouver que le traitement était licite auparavant (Ex : preuve du consentement) Ni le RGPD, ni les lignes directrices du CEPD ne disent comment Décisions d’Autorités de protection des données Suède: Droit de conserver la preuve de la suppression des données Belgique (décision 87/2021) : Si une demande porte sur l’exercice de plusieurs droits, dont le droit à l’effacement : Y donner suite avant d’effacer les données. 65
  • 66. Au plaisir de vous revoir lors d'une prochaine formation Prochaine formation : 10 décembre 2021 - earlegal - Cyberattaque - Comment se préparer et bien s'assurer ? Programme complet : Événements de Lexing et Larcier | Eventbrite

Notes de l'éditeur

  1. 5 ? 7 ? 10? 7 ans à partir de l’année qui suit l’exercice comptable dans lequel elle a été émise Obligation légale de conservation des documents comptables
  2.   5 ?  7 ? 10? 7 ans à partir de l’année qui suit l’exercice comptable dans lequel elle a été émise  10 ans à partir de la réception provisoire/ définitive (selon ce qui est prévu dans le contrat) Obligation légale de conservation des documents comptables 
  3. 1 mois : sauf si utilisées en vue d’une action judiciaire  Loi 21 mars 2018 : du Concernant la vidéosurveillance par les particuliers et les entreprises, la durée de conservation des images (un mois si les images ne sont pas utilisées dans le cadre d’une enquête) demeure inchangée.  
  4.  Contrat de travail d’un employé  P : 1 an après cessation du contrat  DL : 5 ans après cessation du contrat  RGPD : principe de finalité  5 ans 
  5. RGPD : données traitées en vue d’analyser la candidature et de vérifier s’il n’y a pas un post ouvert qui correspond au profil du candidat : c’est une question d’appréciation mais a priori, pas plus de 6 mois  6 mois   
  6. Consultez la suite de notre programme de formations