Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances Paperless. Présentation faite à l'assemblée Générale de la CHABRA

1. Les aspects légaux de la
gestion d’un bureau
d’assurances Paperless
Denis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be

2. Vaste problématique
 Gestion interne (thème d’aujourd’hui)
 Gestion commerciale
 Implique différents « acteurs »
◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons
◦ Les entreprises d’assurances
◦ Les clients
◦ Les tribunaux
◦ …..

3. Que garder…Que jeter
 Obligations légales de conservation
◦ Délai ?
◦ Original ?
◦ Copie ?
 Droit de la preuve
 Droit de la responsabilité

4. L’état du Droit
…..Hélas, si ou presque !

5. Valeur d’un document électronique
 Distinction entre :
◦ Créé électroniquement
◦ Copie d’un original

6. Le document « électronique »
 Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition
dans le Code Civil
 Intervention législative :
◦ « Complète »
◦ …..Ou avortée

7. Tentative de définition
Un écrit consiste en un langage exprimé par
une suite de signes dotés d’une signification
intelligible, enregistrés sur un support
durable susceptible d’être consulté après sa
création, quel qu’il soit et quelles qu’en
soient les méthodes de transmission

8. Compléments identique à la notion
classique d’écrit
 Signé ou non signé
 Preuve ou commencement de preuve
 Altérable ou inaltérable

9. Une occasion manquée :
la Loi du 15.05.2007
 Loi fixant un cadre juridique pour certains
prestataires de services de confiance.
 Un AR devait déterminer la valeur
juridique reconnue aux données
numérisées, archivées de manière
électronique, horodatées de manière
électronique ainsi que les conditions
d'octroi de cette valeur;

10. Suite
 Un AR devait être pris avant le
1.12.2007….n’a jamais vu le jour

11. La signature électronique
 Peut satisfaire à l'exigence d'une signature,
….un ensemble de données électroniques
pouvant être imputé à une personne
déterminée et établissant le maintien de
l'intégrité du contenu de l'acte( loi du
20.10.2000)

12. La notification électronique
(2281 CC)
Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, par
courrier électronique ou par tout autre moyen de communication, qui
se matérialise par un document écrit chez le destinataire, est
également considérée comme une notification écrite.
La notification est également considérée comme écrite si elle ne se
matérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour la
seule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.
A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retard
injustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire original
signé, sinon le destinataire ne peut invoquer l'absence de signature.

13. Pour mémoire
La loi du 11mars 2003 sur certains aspects
juridiques des services de la société de
l'information
Concerne plus particulièrement le
commerce électronique et non la gestion
interne

14. En conclusion
 Diverses législations reconnaissent une
certaine valeur à un document créé
électroniquement
 L’archivage ne peut bien évidemment se
faire que de manière électronique

15. L’archivage électronique de
documents papiers

16. Obligation de conservation

17. Droit des sociétés : original
 Assemblée, CA, registre….doivent être
conservés en original
 5 ans…à dater de la dissolution de la
société

18. Documents comptables
 Les pièces justificatives doivent être
conservées, en original ou en copie
durant sept ans (anciennement 10) et être
classées méthodiquement.
 Ce délai est réduit à trois ans pour les
pièces qui ne sont pas appelées à faire
preuve à l'égard de tiers.
 Attention pour certains biens
d’investissements (construction d’un
immeuble neuf) : 15 ans

19. Quel type de copie ?
 En cas de conservation numérisée, les
technologies ou les procédés utilisés doivent
garantir l'authenticité de l'origine et l'intégrité du
contenu des factures (article 60, § 3, quatrième
alinéa, du Code de la TVA).
 Les autres documents commerciaux ne sont pas
visés par le législateur.
 La technique d'un scanning d'images sécurisé au
moyen d'une signature électronique avancée ou
d'un algorithme de sécurisation décrite dans la
circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de
nature à respecter les règles d'authenticité et
d'intégrité.

20. Nuance : la compta électronique
 L'A.R. du 25 janvier 2005 permet une
comptabilité électronique pour autant
notamment que :
◦ Elle soit inaltérable
◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes
avec lesquels ces fichiers peuvent être lus
pendant la durée minimale de conservation.
 Si comptabilité papier, les livres doivent
être conservés en original

21. Obligations fiscales
Sauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ou
sauf dérogation accordée par
l’administration, les livres et documents de
nature à permettre la détermination du
montant des revenus imposables doivent
être conservés jusqu’à l’expiration de la
cinquième année ou du cinquième exercice
comptable qui suit la période imposable.

22. Obligations sociales
L'employeur conserve pendant cinq ans (le
registre général du personnel et le registre
spécial du personnel), les registres spéciaux
du personnel, les comptes individuels et
leurs annexes, les contrats d'occupation
d'étudiants, les contrats d'occupation de
travailleurs à domicile et les conventions
d'immersion professionnelles.

23. Prévention du blanchiment
Obligation de conserver « sur quelque
support d'archivage que ce soit, pendant
cinq ans au moins après la fin de la relation
d'affaires …ou après la réalisation de
l'opération … les données d'identification
du client …ainsi qu'une copie des
documents probants ayant servi à la
vérification de l'identité de ces personnes»

24. DIV
 Faut-il conserver la demande
d’immatriculation ?
 L'utilisateur de l'application WEBDIV doit
disposer du formulaire de demande
d'immatriculation complété et signé par le
demandeur.
 L'utilisateur s'engage à conserver le
formulaire de demande original pendant
une période de six mois
 N’est nécessaire qu’en cas de litige

25. Bon sens
 Tout document pouvant servir à établir :
◦ l’existence d’un droit
◦ L’accomplissement d’une obligation

26. Prescription
 Délai au terme duquel une action ne peut
être entamée
 Jusqu’au terme de la prescription
importance de la conservation
 Délais variables :
◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur
un droit de propriété)
◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex.
créances)
◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi-
délictuelles

27. Droit de la preuve

28. Rappel des principes
 Démontrer en justice que l’on a un droit
ou que l’on a correctement exécuté ses
obligations
 Lorsque la loi exige un écrit signé les
autres modes de preuve sont irrecevables
 Le défaut de conservation d’un original
ou le mode de conservation d’un
document électronique impose une
analyse de risque

29. Quels risques ?
 Irrecevabilité d’une preuve :
◦ Refus d’une copie
◦ Copie difficilement lisible
◦ Copie soupçonnée d’altération
 Procès en responsabilité

30. Responsabilité du courtier
 Destruction d’un original remis par le client
◦ Si destruction avant délai légal : oui
◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer
à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas
avoir conservé un document au-delà du délai
légal de conservation des pièces.
 Prudence : conserver les documents pouvant
servir en justice jusqu’à l’écoulement du
délai de prescription

31. Valeur probante d’une copie
 Ce n’est pas un original
 Preuve si non contesté par la partie
adverse
 Commencement de preuve par écrit
 Importance de la procédure de
numérisation et d’archivage

32. Eléments pris en considération
 les métadonnées du document (nature
contenu historique)
 les données de traçabilité (personnes
impliquées dans le traitement,
horodatage de chaque opération…),
 les données de signature électronique
 les politiques de sécurité, de
numérisation et d’archivage électronique

33. LégislationPropre au secteur
(loi du 24.12.1996)….voir infra
Les copies photographiques, microphotographiques,
magnétiques, électroniques ou optiques des
documents détenus par les entreprises d’assurances
font foi comme les originaux, dont elles sont
présumées, sauf preuve contraire, être une copie
fidèle lorsqu'elles ont été établies par ou sous son
contrôle.
Le Roi peut fixer les conditions et les modalités de
l'établissement de ces copies.
Les reproductions qui en sont délivrées doivent être
certifiées conformes par un agent délégué à cette fin
et revêtues du sceau de la société.

34. ET DEMAIN ?

35. Prise de conscience de Feprabel
 Projet de loi pour étendre au courtier la
loi de 1996
 Négociation d’un protocole d’accord
avec ASSURALIA :
◦ Accord sectoriel anticipant la Loi
◦ Ne lie pas la clientèle

36. Grandes lignes du projet
 Que le NON-VIE
 Ne concerne pas les documents transmis en
original à la Cie
 Doivent être conservés en original :
◦ Le constat d’accident
◦ La citation
◦ Les actes authentiques
◦ Les documents médicaux
◦ Les frais médicaux
◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne
visant à l’étranger